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STAMMDATEN VERWALTUNG
Business Central Experte
Dies ist #1 von 8 Artikeln darüber, wie Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit BUSINESS CENTRAL abdecken können
– ohne Kundenerweiterungen
– nur mit APPS
Erfüllen Sie alle Ihre MASTER DATA MANAGEMENT Anforderungen in BUSINESS CENTRAL. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie benötigen, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie verwenden sollten.
Was sind Stammdaten?
Alle ERP-Systeme verfügen über Tabellen zum Speichern von Daten zu Artikeln, Kunden und Lieferanten. Die Herausforderung besteht darin, dass verschiedene Unternehmen unterschiedliche Datenanforderungen haben, was oft zur Schaffung vieler neuer Felder führt.
Jeder benötigt zusätzliche Felder, um Stammdaten zu seinen Artikeln zu speichern, wie Farbe, Höhe, elektrischer Widerstand, Dicke, Härte usw. Einige Unternehmen kaufen eigenständige, spezialisierte Produktinformationsmanagement-Systeme (PIM), die dann in das ERP-System integriert werden müssen.
Stammdaten können auch Textstücke über den Artikel sein, der auf der Website oder im E-Commerce-Webshop angezeigt werden soll. Oder wir möchten Artikelstammdaten in die Rechnung aufnehmen – oder Produktbeschreibungen, die auf den Regaletiketten im Geschäft erscheinen sollen.
Bei den Stammdaten kann es sich auch um Dateien handeln, wie z.B. Benutzerhandbücher, Installations- oder Montageanleitungen oder Produktionsinformationen, Qualitätskontrolldokumente usw.
Stammdaten können sehr viele verschiedene Dinge sein, und wir möchten, dass sie in Business Central verfügbar sind, ohne dass der Artikelkarte benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.
Auch Kunden und Verkäufer
Die Notwendigkeit, Stammdaten zu verwalten, gilt auch für Kunden und Lieferanten. Außerdem möchten wir benutzerdefinierte Felder auf der Kundenkarte und der Lieferantenkarte vermeiden.
Wir können einen Marktsegmentcode für Kunden, ABC-Klassifizierungen, Kettenbeziehungen, Serviceanforderungen, Eigentumsstrukturen usw. erfassen. Wir verfügen über eine Vielzahl von Informationen über Kunden und Lieferanten, die ebenfalls Stammdaten sind.
Ein traditionelles PIM-System konzentriert sich nur auf Artikel. Zunehmend stellen wir fest, dass Unternehmen auch PIM-ähnliche Daten über Kunden und Lieferanten wünschen – aber auch über andere Entitäten wie Serviceartikel, Seriennummern, Stücklisten usw. Wir müssen in der Lage sein, mit Stammdaten für alles zu arbeiten.
Bei der Stammdatenverwaltung gibt es verschiedene Anforderungen, die wir berücksichtigen müssen.
Anreicherung mit Stammdaten
Eine davon ist die Möglichkeit, neue Stammdaten hinzuzufügen. Wir hätten gerne unsere eigenen Datendimensionen, z.B. 20 neue Felder auf der Artikelkarte, oder ein PIM-System, in dem wir die Artikel mit Bildern und Daten anreichern können, oder andere Optionen, um Metadaten zu allen Arten von Datensätzen im System hinzuzufügen.
Wir sind es gewohnt, mit Stammdaten zu Artikeln zu arbeiten – aber wir müssen auch in der Lage sein, Stammdaten zu Lieferanten oder Kunden zu verarbeiten – oder zu Artikeln mit unterschiedlichen Werten je nach Lieferant.
Benutzerdefinierte Attribute
Wir müssen auch in der Lage sein, benutzerdefinierte Informationen oder Konfigurationen für einen Kundenauftrag zu verarbeiten, damit wir einer bestimmten Kundenauftragszeile Stammdaten hinzufügen können.
Es kann eine Mitteilung an die Produktion sein, was auf den Artikel gedruckt werden soll – oder wie er verpackt werden soll. Es könnte sich auch um die Information handeln, dass wir besondere Bedingungen für Rücksendungen vereinbart haben, und diese Information muss auf dem Kundenauftrag sowie auf dem Lieferschein und der Rechnung abgedruckt sein.
Das ist nicht das, was wir unter “klassischen” Artikelstammdaten verstehen, aber das sind Attribute, die wir in Artikeln und Bestellungen registrieren und in Dokumente aufnehmen können müssen.
Wir müssen in der Lage sein, Stammdaten und Zusatzinformationen zu allem in Business Central hinzuzufügen. Wir würden zum Beispiel gerne Stammdaten zu Seriennummern registrieren, damit wir eine Qualitätskontrolle durchführen können. Wir können Stammdaten auch zur Verwaltung von Produktvarianten verwenden. Es gibt viele Anwendungsfälle, in denen wir die Möglichkeit haben, Attribute zu allem in Business Central hinzuzufügen.
» Struktur der Stammdaten
Stammdaten in 3 Ebenen
Es reicht nicht aus, der Artikelkarte ein Feld hinzuzufügen und einen Text hineinzuschreiben. Wir brauchen eine 3-stufige Struktur bei den Stammdaten, um allen Anforderungen gerecht zu werden:
- Wir müssen in der Lage sein, ein Feld hinzuzufügen. Das könnte zum Beispiel ein Element namens “Raddurchmesser” sein.
- Dann können wir wählen, ob der Durchmesser in Zoll oder cm angegeben wird, und
- dann können wir den Wert 27,5 wählen. Es ist nicht nur ein gewöhnliches Dropdown. Dies wird in Business Central als Lookup-Logik bezeichnet, und wenn wir sie nicht in der Stammdatenstruktur haben, stoßen wir auf Einschränkungen.
Vereinheitlichte Stammdaten
Wir brauchen einheitliche Daten, so dass die Daten in allen Unternehmen und Systemen, z.B. ERP, CRM und Webshop, die gleiche Struktur und die gleichen Werte haben – in allen Unternehmen des Konzerns.
Dies wird als Unified Master Data bezeichnet. Wenn Sie Unternehmen in zwei Ländern haben und Intercompany verwenden, nützt es Ihnen nichts, wenn eine Bestellung fehlschlägt, weil der Kunde in den beiden Unternehmen anders heißt.
Einige Daten werden für alle Unternehmen gleich sein – andere Daten werden für jedes Unternehmen einzigartig sein. Wir müssen in der Lage sein, zu kontrollieren, wo sich die Daten befinden und wo sie nicht aktualisiert werden können, weil sie sich in fremdem Besitz befinden.
» Globale Synchronisierung
Stammdaten zu Dokumenten
Stammdaten müssen in vielen Ausgangsdokumenten enthalten sein, und daher müssen Stammdaten automatisch zwischen Artikeln, Kunden, Lieferanten, Kundenaufträgen und Bestellungen übertragen werden. Wir nennen dies Stammdaten zu Dokumenten.
Wenn wir einen Kommentar zu einem Kundenauftrag hinzufügen, muss dieser Kommentar in den Produktionsauftrag einfließen (oder über Intercompany an das Lieferunternehmen, wenn wir Teil eines Konzerns mit mehreren Unternehmen sind), und wenn die Produktionsabteilung Komponenten für die Produktion einkauft, muss unser Kommentar in der Bestellanforderung erscheinen, die an den Lieferanten gesendet wird. Oder wenn wir eine E-Mail mit einer Rechnung für einen Artikel versenden, muss das entsprechende Benutzerhandbuch oder die Dokumentation für den Artikel automatisch angehängt werden.
» Stammdaten zu Dokumenten
Filtern
Wenn wir 100.000 Artikel haben und der Kunde am Telefon sagt, dass es eine bestimmte Farbe und eine bestimmte Größe sein muss, dann müssen wir in der Lage sein, die Stammdaten zu filtern und die 14 Artikel anzuzeigen, die den Kriterien entsprechen.
Pflege der Daten
Wenn ein Lieferant eine neue Liste mit Stammdaten schickt, möchten wir diese einfach in Business Central importieren können. Wenn wir 1000 Artikel mit einem bestimmten Farbcode haben, dessen Name sich in naher Zukunft ändern wird, dann möchten wir eine Ansicht mit den 1000 Artikeln erstellen und den Namen der Farbe massenweise aktualisieren können.
Einfache Wartung und Massenaktualisierung sind wichtig, wenn wir viele Artikel haben.
Management-Tools
Es ist sehr wichtig, von Anfang an eine solide Stammdatenstruktur zu erstellen. Wenn wir einmal mit Business Central angefangen haben, ist es schwierig, die Struktur zu ändern. Daher ist es am einfachsten, eine Stammdatenstruktur einzuführen, wenn Sie sich für ein neues ERP-System entscheiden oder ein Upgrade durchführen.
Es ist jedoch wichtig, dass die Stammdatenlösung über Tools zur Massenaktualisierung und Bereinigung von Daten verfügt. Wenn wir ein benutzerdefiniertes Feld auf der Artikelkarte haben, das wir in ein Stammdatenattribut ändern möchten, um Anpassungen loszuwerden, dann müssen wir eine Massenaktualisierung durchführen können, die Daten aus einem benutzerdefinierten Feld in die Stammdatenstruktur verschiebt.
STAMMDATENSTRUKTUR
Für manche Unternehmen sind Stammdaten eine größere Herausforderung als für andere. Wenn wir eine Registrierungsanforderung haben, scheint es einfach, ein neues Feld für diesen Zweck zu erstellen – und das Problem ist gelöst.
Aber im Allgemeinen möchten wir Business Central nicht mit neuen Feldern überladen. Dies führt zu Problemen bei der Wartung, und leider merken die Unternehmen dies oft erst später im Prozess. Schauen wir sie uns kurz an:
- Schließlich gibt es so viele Felder, dass man den Überblick verliert und verschiedene Abteilungen dieselben Informationen in ihre eigenen Felder eintragen.
- Alles muss im ERP, im Online Shop (CMS) und auch im CRM (oder dem Bestellsystem) aktualisiert werden.
- ERP-Upgrades werden durch die vielen Anpassungen, die migriert werden müssen, kompliziert.
Wir möchten Stammdaten erstellen und verwalten, ohne dass wir Anpassungen in Business Central vornehmen müssen.
Auf herkömmliche Weise könnten wir Hunderte von Feldern auf der Artikelkarte haben, die vielen verschiedenen Zwecken dienen, und viele davon beziehen sich wahrscheinlich auf bestimmte Artikelkategorien.
Struktur der Stammdaten
Was haben wir von einer Stammdatenstruktur?
Kohärente Daten: Wir können mit Situationen umgehen, in denen z.B. die Farbe eines Artikels in vielen Feldern auf der Artikelkarte erfasst ist. Der Produktionsfarbcode ist RAL6005, während ein anderes Feld besagt, dass ein Verkäufer die Farbe British Racing Green nennt. In ein drittes Feld hat das Marketing jedoch ‘dunkelgrün’ für den Online-Shop geschrieben, und in einem vierten Feld steht einfach ‘grün’, weil die Farbe Grün durchsuchbar sein muss.
Strukturierte Daten: Ein weiteres typisches Problem ist, dass die Daten unstrukturiert sind. Der Käufer gibt die Farbe auf dem Artikel an, und auf einem steht ‘racing green’, auf einem anderen ‘British green’. Was die Suche angeht, ist es ein Alptraum.
Wenn wir strukturierte Daten verwenden, wählt der Käufer die Farbe aus einer vordefinierten Liste aus, und alle Vorkommen haben den gleichen Wert. Stammdaten müssen sorgfältig entworfen und strukturiert werden, damit sie im gesamten Unternehmen verwendet werden können.
Massenaktualisierung: Wenn wir uns entscheiden, den Namen der Farbe zu ändern, ändern wir ihn nur an einer Stelle, und die Änderung verbreitet sich dann überall.
Ohne eine Funktion zur Massenaktualisierung wird die Aktualisierung vieler Einträge in der Regel von einem Berater vorgenommen, der einen Batch-Job zur Bearbeitung der Daten einrichten kann.
Ansichten, Filter und Sortierungen
Wir brauchen auch gute Tools für die Anzeige und Bearbeitung von Daten.
Der Marketingverantwortliche möchte zum Beispiel die Artikeltabelle filtern und einige bestimmte Artikel für den Online-Shop betrachten. Er wählt aus, welche Spalten in die Ansicht aufgenommen werden sollen und wie die Daten sortiert werden sollen. Außerdem möchte er die Daten direkt in der Ansicht ändern und aktualisieren, damit er den Überblick über die Daten behält.
Und die Einheiten müssen in separaten Feldern stehen. Wenn es sich um ein Dezimalfeld handelt, dürfen wir keinen Text eingeben können. Oft sind die Einheiten in den Feldinhalten enthalten: So kann es sein, dass auf einem Artikel ‘2,8 m’ steht und auf einem anderen ‘280 cm’. Eine Suche nach Artikeln, die länger als 2 Meter sind, führt zu keinem Ergebnis, da die Daten als Text und nicht als Zahlen interpretiert werden. Wir benötigen Werte und Einheiten in separaten Feldern.
Wenn wir filtern und sortieren oder Stammdaten intelligent in der Planung verwenden möchten, müssen wir die Daten in einer strukturierten Form speichern.
Sprachverwaltung
Das Stammdatenmanagement muss auch die Sprachverwaltung umfassen, wenn wir in mehreren Sprachen arbeiten. Wenn wir für einen Artikel die Farbe ‘Rot’ wählen, muss das System über eine weitere Tabelle verfügen, mit der es steuern kann, wie der Wert ‘Rot’ in anderen Sprachen erscheint.
Die korrekte Sprachversion der Stammdaten muss auf intelligente Weise mit dem Online-Shop synchronisiert und intelligent in Dokumente eingebunden werden.
Wir müssen in der Lage sein, alle Dokumente in der Sprache unserer Wahl zu sehen. Dann kann unser englischsprachiges Lagerpersonal den chinesischen Lieferschein auf Englisch sehen, und ein spanischsprachiger Kollege im Lager kann alle Dokumente auf Spanisch sehen.
STAMMDATEN ZU DOKUMENTEN
Business Central muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumenten zu erstellen, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge, Mahnungen und so weiter.
Seit Version 2013 von Dynamics NAV sind Dokumente eine ständige Herausforderung, denn es ist nun ein großes Unterfangen, das Design von Dokumenten und Berichten zu ändern.
Wir wollen ein Tool, mit dem wir sowohl den Inhalt als auch das Layout unserer Dokumente kontrollieren können, ohne jedes Mal einen Entwickler zu holen, wenn wir ein Dokument ändern wollen.
Die Verwaltung von Dokumenten muss über die folgenden fünf Funktionen verfügen:
1. Schablonen
Wir benötigen Vorlagen für Dokumente in Business Central. Wenn wir einen Kundenauftrag erstellen, möchten wir in der Lage sein
wählen Sie, welche Bestellbestätigungsvorlage in diesem Fall geeignet ist.
Die Auswahl der Vorlagen muss auch vom Kundendatensatz abhängen und automatisch gesteuert werden, damit verschiedene Kunden unterschiedliche Berichtsdesigns haben können.
2. Bedingter Text
Es sollte auch möglich sein, dass der detaillierte Textinhalt eines Angebots, einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung usw. je nach den in der Bestellung enthaltenen Artikeln oder dem Kunden, an den verkauft wird, variiert.
Auf diese Weise können wir einen “Bitte beachten Sie…”-Kommentar hinzufügen, wenn ein bestimmter Artikel enthalten ist und wir den Kunden auf etwas Wichtiges aufmerksam machen müssen.
3. Stammdaten
Wir müssen in der Lage sein, Kunden- oder Artikeldaten zu speichern, die im System von einem Angebot zu einem Kundenauftrag, von dort zu einem Produktionsauftrag, zu den gebuchten Verkaufsbelegen und so weiter weiter übertragen werden.
Für einen bestimmten Artikel möchten wir zum Beispiel, dass auf dem Lieferschein steht, dass der Kunde den Artikel bei Ankunft überprüfen muss.
Ein anderes Beispiel wäre, dass die Kontaktdaten des Verkäufers auf der Rechnung erscheinen müssen. Diese Daten stammen von der Kundenkarte und müssen durch das Angebot und den Kundenauftrag fließen, damit sie auf der Rechnung erscheinen. Das Gleiche gilt für Zollbestimmungen, Beschwerdebedingungen usw.
4. Sprachen
Sprachmanagement ist ein wichtiges Thema für Unternehmen mit internationalen Kunden. Es darf nicht von Hand gemacht werden – das ist Zeitverschwendung.
Es muss möglich sein, Daten in verschiedenen Sprachen zu speichern. Wir haben möglicherweise Zollvorschriften, die auf Rechnungen in verschiedenen Sprachen angegeben werden müssen – und jeder Zollvorschriftscode sollte den Text in verschiedenen Sprachen enthalten, so dass wir denselben Code für alle Kunden verwenden können, ohne uns Gedanken darüber zu machen, in welcher Sprache sie die Rechnung benötigen.
5. E-Mail
Zu guter Letzt müssen wir natürlich in der Lage sein, ein Dokument zu erstellen, das an eine E-Mail angehängt wird, und den E-Mail-Text automatisch generieren zu lassen. Wir müssen in der Lage sein, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. per E-Mail an Kunden zu senden.
Wir müssen in der Lage sein, im Kundendatensatz anzugeben, welche Sprache der Kunde bevorzugt, und dass der Lieferschein an eine Adresse, die Rechnung an eine andere usw. gemailt werden soll.
GLOBALE SYNCHRONISIERUNG
Wir haben vielleicht fünf verschiedene Unternehmen (juristische Personen), die in der Praxis dieselben Kunden, Artikel, Stammdaten usw. haben. Wenn wir in der Zentrale einen neuen Artikel erstellen, möchten wir, dass er in den anderen Unternehmen repliziert wird, damit wir ihn nicht mehrfach einrichten müssen.
Lesen Sie alles über diese Struktur in dem Artikel über Global Business.
