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GLOBALES
GESCHÄFT
Business Central Experte
Dies ist #6 von 8 Artikeln darüber, wie Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit BUSINESS CENTRAL abdecken können
– ohne Kundenerweiterungen
– nur mit APPS
Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen für die Verwaltung von GLOBAL BUSINESS in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie benötigen, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie verwenden sollten.
Wenn wir mehrere Unternehmen mit Business Central verwalten, ergeben sich einige zusätzliche Anforderungen. Dies ist oft darauf zurückzuführen, dass Sie Unternehmen in mehreren Ländern haben, aber es kann sich auch einfach um mehrere Unternehmen im selben Land handeln.
Die Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Rollen in der Lieferkette, z.B. Logistikunternehmen, Produktionsunternehmen und Vertriebsunternehmen mit einer Reihe von Prozessen zwischen ihnen.
Intercompany
Wir haben eine Vertriebsgesellschaft, die Kundenaufträge hat, weil sie Aufträge von Endkunden erhält. Die Vertriebsgesellschaft gibt Prognosen an die Zentrale weiter, die den Produktbedarf plant und sich für die Lieferung an das Lager/Logistikunternehmen oder an ein externes Logistikunternehmen wendet. Einige Aufträge kann das Logistikunternehmen direkt an den Endkunden liefern.
Die Zentrale kauft auch Waren von der Produktionsfirma, die eine Reihe von externen Lieferanten einsetzt, produziert die Artikel und liefert sie in einem Container an die Logistik-/Lagerfirma.
Das ist nur ein Beispiel. Unabhängig von unserer Unternehmensstruktur müssen wir in der Lage sein, diese in Business Central zu verwalten, und die Prozesse müssen unterstützt werden, damit wir nicht alle Daten und die Buchhaltung manuell bearbeiten müssen.
Standardmäßig kann Business Central Intercompany-Transaktionen gut handhaben, insbesondere mit der Version vom Oktober 2023, aber wir brauchen schnell mehr Struktur und Automatisierung, damit wir automatisch in mehreren Unternehmen gleichzeitig buchen können.
Wenn die Vertriebsgesellschaft eine Bestellung anlegt, muss automatisch ein Kundenauftrag in der Gesellschaft angelegt werden, die liefern soll – und so weiter durch die Unternehmensstruktur. Wir möchten auch die Lagerbestände in anderen Unternehmen einsehen können, so dass wir bereits bei der Annahme der Bestellung des Kunden sehen können, ob der Artikel in einem anderen Unternehmen auf Lager ist.
» Intercompany-Transaktionen
Wir müssen auch die Preise zwischen den Unternehmen verwalten. Es ist auch eine Herausforderung, wenn wir unterschiedliche Wechselkurse in verschiedenen Unternehmen haben.
Wir müssen die gleiche Quelle für Preise und Wechselkurse verwenden, damit die Eliminierungen einfacher sind und wir die gleichen Werte für die gleichen Positionen in den Konsolidierungskonten erhalten.
Globales Stammdatenmanagement
Master Data Management ist ein wichtiges Thema in einem Unternehmen mit vielen Unternehmen (juristischen Personen). Wir müssen eine globale Struktur für die Stammdaten haben und in der Lage sein, die Stammdaten zwischen den Unternehmen zu synchronisieren, und wir müssen die Stammdaten in die Dokumente aufnehmen, die für Verkaufs-, Einkaufs- und Transportaufträge zwischen allen Unternehmen verwendet werden. Wir gehen in einem separaten Kapitel näher auf Stammdaten ein.
Vielleicht haben wir fünf verschiedene Unternehmen, die in der Praxis dieselben Kunden, Artikel, Stammdaten usw. haben. Wenn wir einen neuen Artikel in der Zentrale erstellen, möchten wir, dass er in den anderen Unternehmen repliziert wird, damit wir ihn nicht mehrmals erstellen und in mehreren Unternehmen pflegen müssen. Wir benötigen Stammdaten, die in einer Stamm- und Abonnentenhierarchie organisiert sind.
Container
Container sind ein wichtiges Thema, wenn wir Waren über große Entfernungen verschicken, sowohl wenn wir Waren in Containern versenden als auch empfangen.
Als Einkäufer kann es sein, dass wir beim Lieferanten einen Container stehen haben, den wir nach und nach mit Bestellungen füllen, und wenn er voll genug ist, lassen wir ihn zu uns liefern. Dann möchten wir alle Bestellungen im Container gemeinsam verwalten. Wenn sich der Container auf dem Weg um 4 Tage verspätet, möchten wir alle Kaufzeilen auf einmal aktualisieren und die dadurch entstehenden Konflikte finden.
Wenn wir der Verkäufer sind, dann sind wir auch diejenigen, die den Container verschiffen, und wir wollen die Kapazität des Containers so gut wie möglich planen, bevor wir ihn verschicken.
Sortimente
Es gibt oft einen Unterschied darin, welche Waren und Varianten in verschiedenen Unternehmen gekauft und verkauft werden können.
In der Lagerhausgesellschaft haben wir 8 Farben eines Artikels, und eine Vertriebsgesellschaft muss alle 8 kaufen, während eine andere nur 2 der Farben kaufen kann, weil sie nur die 2 Farben vertreibt.
Im Webshop müssen auch alle 8 Farben für Kunden im ersten Land vorhanden sein, aber nur 2 für Kunden im zweiten Land. Und die Zentrale hat entschieden, dass eine der Farben ausläuft und daher nur 7 der Farben beim Lieferanten nachbestellt werden müssen.
Die internationale Struktur muss in der Lage sein, all dies in Business Central zu verwalten.
Verpackungen und Etiketten
Wenn Sie Waren in vielen Ländern anbieten, werden Verpackung und Etiketten zu einer besonderen Herausforderung. Ein Inhaltsstoffetikett kann 3 Sprachen enthalten: Englisch, Spanisch und Portugiesisch. Dies bestimmt, in welchen Ländern das Produkt verkauft werden darf.
Wir haben den gleichen Artikel auch in anderen Sprachkombinationen auf Lager, z.B. Englisch, Italienisch und Griechisch. Es kann sein, dass wir 1000 Stück des Artikels auf Lager haben und alle 1000 in englischsprachige Länder liefern können, aber wir können nur 80 nach Italien liefern, weil die anderen 920 keine italienische Sprache auf dem Zutatenetikett haben.
Viele Varianten von Verpackungen und Etiketten sind eine zusätzliche Herausforderung in Business Central.
Berichterstattung und Follow-up
Bei der Berichterstattung geht es um Business Intelligence. In einem globalen Unternehmen möchten wir in der Lage sein, Berichte über die gesamte Unternehmensstruktur zu erstellen. Was verkaufen wir in welchen Teilen der Welt? Wie lange sind unsere Lieferzeiten?
Wenn Business Intelligence zeigt, dass die Vorlaufzeit für einen Artikel in Wirklichkeit 3 Monate beträgt, in den Stammdaten des Artikels im ERP jedoch 2 Monate angegeben sind, sollten wir die Stammdaten korrigieren, damit wir den Kunden nicht etwas versprechen, was wir nicht halten können.
Konsolidierung
Finanzielle Konsolidierung ist ein weiteres Thema, das oft mit einem Berichtstool behandelt wird.
Wir würden gerne die Einheiten in der Unternehmensstruktur auf vergleichbare Weise analysieren können. Es macht keinen Sinn, die Daten jedes Mal von Grund auf neu zu erfassen, um vergleichbare Zahlen zu erhalten. Wir müssen in der Lage sein, die Struktur zentral für die gesamte Gruppe zu verwalten.
Normalerweise erstellen wir ein Konzernkonto, in dem wir alle Daten der zugrunde liegenden Unternehmen bis zum Konzernkonto konsolidieren und die Transaktion eliminieren. Wenn nicht alle Unternehmen Business Central verwenden, ist es klug, die Konsolidierung mit einer Business Intelligence-Lösung durchzuführen. Dies setzt jedoch voraus, dass wir in allen Unternehmen über harmonisierte Kontenpläne und Dimensionscodes verfügen.
INTERCOMPANY-TRANSAKTIONEN
Wenn unser Unternehmen international tätig ist – oder wenn wir viele Unternehmen in unserem ERP-System haben, die integriert werden müssen – ist ‘Intercompany’ ein wichtiges Thema.
In einer Vertriebsgesellschaft legen wir einen Kundenauftrag für einen Kunden an; wenn wir ihn freigeben, muss eine Bestellung erstellt werden, um den Artikel bei einer anderen Gesellschaft des Konzerns zu kaufen, und es muss (automatisch) ein Kundenauftrag in der Produktions- oder Lagergesellschaft unseres Konzerns erstellt werden.
Jetzt haben wir drei Auftragsdokumente, die über zwei Unternehmen hinweg miteinander verknüpft sind, und wir müssen in der Lage sein, sie gemeinsam zu verwalten und zu ändern.
Change Management
Das Management von Veränderungen ist der schwierige Teil. In der Produktionsfirma müssen wir in der Lage sein, Mengen oder Preise zu ändern und die Änderung sowohl in die Bestellung als auch in den Kundenauftrag in der Vertriebsfirma zu übertragen.
Wir müssen in der Lage sein, eine Änderung an einem der drei Datensätze vorzunehmen, und die Änderung sollte sich in den anderen wiederfinden. Es ist nicht gut, wenn unsere Lösung zu fest verdrahtet ist, um die Welt, in der wir leben, zu unterstützen.
Es gibt mehrere Bereiche, in denen wir im Alltag Flexibilität brauchen.
Ein Kundenauftrag
Unsere Vertriebsgesellschaft benötigt die Möglichkeit, einen Kundenauftrag zu erstellen, der Positionen von mehreren Unternehmen enthält, z.B. zwei Artikel von der lokalen Vertriebsgesellschaft selbst, vier Artikel von der Lagerfirma in Deutschland und drei Artikel, die von der Firma in Polen produziert werden sollen.
Direkter Versand
Wir müssen angeben können, ob es sich um einen Direktversand handelt – d.h. ob alle Unternehmen die Artikel direkt an den Endkunden schicken sollen – oder ob die deutschen und polnischen Unternehmen die Artikel an unsere lokale Vertriebsgesellschaft schicken sollen, die dann den Versand an den Kunden übernimmt.
Dies ist in der Tat einer der schwierigsten Aspekte von Intercompany-Transaktionen. Wenn die deutschen und polnischen Unternehmen direkt an den Kunden liefern, müssen sie in der Lage sein, einen Lieferschein oder eine Rechnung beizufügen, die nach der Logik des lokalen Unternehmens gedruckt wurde, mit dem der Kunde schließlich zu tun hatte. Dies wird kompliziert, wenn verschiedene Unternehmen und Buchhaltungseinheiten beteiligt sind.
Wenn das lokale Unternehmen an einen lokalen Kunden zu lokalen Preisen und lokalen Rabatten verkauft, müssen die Dokumente auch in Deutschland und Polen gedruckt werden können.
Artikelverfolgung
Wir möchten auch in der Lage sein, Artikel unternehmensübergreifend zu verfolgen.
Wenn der Lagerarbeiter in Deutschland Artikel mit Seriennummern kommissioniert, muss er die Seriennummer scannen, und dann muss sie den ganzen Weg zu unserer lokalen Vertriebsgesellschaft fließen, damit wir vor Ort sehen können, welche Seriennummern für den Auftrag kommissioniert wurden.
Konfiguration
Bei der Artikelkonfiguration müssen die Daten in die andere Richtung fließen. Wir registrieren die Spezifikationen des konfigurierten Artikels und vielleicht die Tatsache, dass ein Firmenlogo auf den Deckel gedruckt werden muss, auf dem lokalen Kundenauftrag. Diese Angaben müssen dann an die polnische Produktionsfirma weitergegeben werden, die die Artikel produziert und das Logo auf den Deckel druckt.
Fehlerbehandlung
Und schließlich, wie geht die Intercompany-Lösung mit Fehlern um? Wenn zwischen den Unternehmen etwas schief läuft (z.B. wenn die Artikelnummer im anderen Unternehmen nicht existiert), wird die Bestellung dann in ein Fehlerprotokoll aufgenommen, dem jemand nachgehen muss, bevor die Bestellung fortgesetzt werden kann?
Wir empfehlen auf jeden Fall, dass die Lösung online ist und dass Fehler in Echtzeit an den Benutzer zurückgegeben werden. Das bedeutet, dass wir, wenn wir in unserer lokalen Vertriebsgesellschaft einen Auftrag eingeben, der Artikel von den deutschen und polnischen Gesellschaften abzieht, eventuelle Fehler sofort bei der Eingabe auf dem Bildschirm sehen und nicht weiter kommen, bis der Fehler behoben ist.
Wir beobachten einen deutlichen Anstieg der Nachfrage nach Intercompany-Lösungen. Es wird sicherlich immer normaler, dass Transaktionen grenz- und unternehmensübergreifend sind.
Die Grundlagen sind recht einfach, aber die Flexibilität bei den täglichen Herausforderungen ist das wahre Kennzeichen einer guten Intercompany-Lösung.
GLOBALE SYNCHRONISIERUNG
Wir haben vielleicht fünf verschiedene Unternehmen (juristische Personen), die in der Praxis dieselben Kunden, Artikel, Stammdaten usw. haben. Wenn wir in der Zentrale einen neuen Artikel erstellen, möchten wir, dass er in den anderen Unternehmen repliziert wird, damit wir ihn nicht mehrfach einrichten müssen.
Es kann auch sein, dass wir in einer der Tochtergesellschaften ein anderes ERP-System haben. Wir müssen die Stammdaten über alle Plattformen hinweg synchronisieren, sowohl mit Business Central als auch mit anderen ERP-Systemen innerhalb des Unternehmens.
Die Herausforderung besteht darin, die verschiedenen ERP-Systeme mit ihren unterschiedlichen Datenstrukturen miteinander ins Gespräch zu bringen. Wir müssen bei der Entwicklung einer Datenstruktur sorgfältig darauf achten, dass die Schlüssel in allen Unternehmen übereinstimmen – über die verschiedenen ERP-Systeme hinweg.
Strategien zur Datensynchronisierung
Es gibt verschiedene Strategien, die wir wählen können.
Eine zentralisierte Strategie bedeutet, dass wir ein Hauptunternehmen haben, in dem wir alle Stammdaten in konsolidierter Form einrichten und alle Debitoren, alle Artikel und alles andere, was wir von einem zentralen Team verwalten lassen wollen, zusammenführen. Das System ‘pusht’ Daten vom Hauptunternehmen an die peripheren Unternehmen.
Die zentrale Verwaltung hat gewisse Vorteile, aber der Nachteil ist, dass die Daten schwerer zu pflegen sind, wenn weniger Mitarbeiter Zugang haben.
Vielleicht gibt es einen lokalen Benutzer in Frankreich, der bemerkt, dass eine bestimmte Information zu einem Artikel falsch ist, aber er lässt sie nicht korrigieren, weil es sehr mühsam ist, dies der Zentrale zu melden. Wenn er seine lokalen Daten korrigiert, werden sie beim nächsten Synchronisierungsauftrag einfach durch die Daten des Hauptunternehmens überschrieben.
Wir tendieren daher zu einer hybriden Strategie, bei der die Daten in beide Richtungen synchronisiert werden können.
Es ist in Ordnung, wenn die Daten in einem zentralen Hauptunternehmen gesammelt werden, aber wir halten es für entscheidend, dass die lokalen Benutzer die Daten aktualisieren können, so dass der Franzose die lokalen Artikeldaten aktualisieren kann und die Änderung zurück zum zentralen Unternehmen synchronisiert wird und der nächste Synchronisierungsauftrag seine Änderung an alle Unternehmen repliziert.
Natürlich müssen wir die Bearbeitungsrechte, die er benötigt, im Auge behalten, d.h. welche Felder er aktualisieren kann und welche er nicht bearbeiten darf.
Außerdem benötigt er Zugang zu Eingabedaten in Französisch, ohne dass diese andere Sprachvarianten überschreiben.
Er braucht auch die Möglichkeit, einen Artikel zu erstellen, der nur in Frankreich relevant ist und nicht an andere Unternehmen weitergegeben werden soll.
Je größer das Unternehmen ist und je weniger Artikel wir haben oder je weniger dynamisch die Artikelstruktur ist, desto wichtiger ist unserer Meinung nach eine zentralisierte Strategie mit einer Hauptgesellschaft.
Dies gilt auch, wenn wir strenge Qualitätskontrollen für unsere Artikel durchführen und unsere Entwicklungs- oder Qualitätsabteilung die Daten sehr streng sichert und bereinigt. In diesen Fällen ist es sinnvoll, auf dezentrale Aktualisierung und Innovation zu verzichten.
Abonnieren von Daten
Wir müssen in der Lage sein, eine Stammdatenstruktur mit einem Datenbesitzer und Datenabonnenten aufzubauen. In jeder Filiale wählen wir die Daten, die wir abonnieren möchten.
Wenn es z.B. eine französische Tochtergesellschaft in einem deutschen Konzern gibt, kann die französische Tochtergesellschaft gemeinsame Artikel, Kunden und andere Stammdaten abonnieren – aber sie kann auch lokale Artikel erstellen, die nur in Frankreich relevant sind.
Wenn die französische Tochtergesellschaft einen Artikel kauft, den es nur in Frankreich gibt, macht es keinen Sinn, diese Artikelnummer in 20 anderen Tochtergesellschaften auf der ganzen Welt zu replizieren.
