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GESTIÓN DE DATOS MAESTROS
Experto de Business Central
Este es el nº 1 de 8 artículos sobre cómo cubrir todo su negocio con BUSINESS CENTRAL
– sin ampliaciones de clientes
– sólo con APPS
Cubra todas sus necesidades de GESTIÓN DE DATOS MAESTROS en BUSINESS CENTRAL. En este artículo le explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.
¿Qué son los datos maestros?
Todos los sistemas ERP disponen de tablas para almacenar datos sobre artículos, clientes y proveedores. El reto es que las distintas empresas tienen necesidades de datos diferentes, lo que a menudo conduce a la creación de montones de campos nuevos.
Todo el mundo necesita campos adicionales para almacenar datos maestros sobre sus artículos, como el color, la altura, la resistencia eléctrica, el grosor, la dureza, etc. Algunas empresas adquieren sistemas independientes y especializados de gestión de la información sobre productos (PIM), que luego deben integrarse en el sistema ERP.
Los datos maestros también pueden ser fragmentos de texto sobre el artículo que se mostrará en el sitio web o en la tienda virtual de comercio electrónico. O puede que queramos incluir los datos maestros de los artículos en la factura, o que las descripciones de los productos vayan en las etiquetas de los estantes de la tienda.
Los datos maestros también pueden ser archivos, como manuales de usuario, instrucciones de instalación o montaje, o información de producción, documentos de control de calidad, etc.
Los datos maestros pueden ser muchas cosas diferentes, y queremos que estén disponibles en Business Central, pero sin añadir campos personalizados a la ficha del artículo.
También clientes y proveedores
La necesidad de gestionar los datos maestros también se aplica a los clientes y proveedores. Y también queremos evitar los campos personalizados en la tarjeta de cliente y en la tarjeta de proveedor.
Podemos registrar un código de segmento de mercado sobre clientes, clasificaciones ABC, relaciones de cadena, requisitos de servicio, estructuras de propiedad, etc. Tenemos mucha información sobre clientes y proveedores, que también son datos maestros.
Un sistema PIM tradicional se centra únicamente en los artículos. Cada vez más, nos encontramos con que las empresas también quieren datos de tipo PIM sobre clientes y proveedores, pero también sobre otras entidades como artículos de servicio, números de serie, listas de materiales, etc. Debemos ser capaces de trabajar con datos maestros sobre cualquier cosa.
Existen varias necesidades diferentes dentro de la gestión de datos maestros que debemos tener en cuenta.
Enriquecimiento con datos maestros
Una es poder enriquecer con nuevos datos maestros. Nos gustaría tener nuestras propias dimensiones de los datos, por ejemplo, 20 nuevos campos en la ficha del artículo, o un sistema PIM en el que podamos enriquecer los artículos con imágenes y datos, u otras opciones para añadir metadatos a todos los tipos de registros del sistema.
Estamos acostumbrados a trabajar con datos maestros sobre artículos, pero también debemos ser capaces de manejar datos maestros sobre proveedores o clientes, o sobre artículos con valores diferentes en función del proveedor.
Atributos personalizados
También debemos ser capaces de gestionar la información personalizada o la configuración de un pedido de cliente, de modo que podamos añadir datos maestros a una línea de pedido de cliente específica.
Puede ser un mensaje a la producción sobre lo que debe imprimirse en el artículo – o cómo debe embalarse. También podría ser información que hayamos acordado sobre condiciones especiales para las devoluciones, y esa información debe estar impresa en el pedido de venta y en el albarán y la factura.
Esto no es lo que entendemos por datos maestros de artículos “clásicos”, pero se trata de atributos que debemos poder registrar en artículos, pedidos e incluir en documentos.
Debemos poder añadir datos maestros e información adicional a todo en Business Central. Por ejemplo, nos gustaría poder registrar datos maestros sobre números de serie para poder llevar a cabo un control de calidad. También podemos utilizar los datos maestros para gestionar las variantes de los productos. Hay muchos casos de uso en los que tenemos la posibilidad de añadir atributos a todo en Business Central.
» Estructura de datos maestros
Datos maestros en 3 niveles
No basta con poder añadir un campo a la ficha de artículo y escribir en él algún texto. Necesitamos una estructura de 3 pasos en los datos maestros para satisfacer todas las necesidades:
- Necesitamos poder añadir un campo. Podría ser, por ejemplo, en un elemento llamado “diámetro de la rueda”.
- Entonces podemos elegir si el diámetro está en pulgadas o en cm, y
- entonces podemos elegir que el valor sea 27,5. No es un desplegable cualquiera. Esto es lo que se denomina lógica de búsqueda en Business Central, y si no la tenemos en la estructura de datos maestros, nos encontraremos con limitaciones.
Datos maestros unificados
Necesitamos que los datos estén unificados, de modo que tengan la misma estructura y los mismos valores en todas las empresas y sistemas, por ejemplo, ERP, CRM y tienda web, en todas las empresas de la corporación.
Esto se denomina Datos Maestros Unificados. Si tiene empresas en dos países y utiliza Intercompany, no le servirá de nada si un pedido falla porque el cliente se llama de forma diferente en las dos empresas.
Algunos datos serán comunes a todas las empresas, otros serán únicos por empresa. Debemos ser capaces de controlar dónde se poseen los datos y dónde no pueden actualizarse porque son propiedad de otra persona.
» Sincronización global
Datos maestros sobre documentos
Los datos maestros deben incluirse en muchos documentos de salida, por lo que deben transferirse automáticamente entre artículos, clientes, proveedores, pedidos de venta y pedidos de compra. A esto lo llamamos datos maestros sobre documentos.
Cuando añadimos un comentario a un pedido de cliente – ese comentario debe fluir al pedido de producción (o a la empresa proveedora vía Intercompany, si formamos parte de una corporación multiempresa), y cuando el departamento de producción compra componentes para la producción, nuestro comentario debe aparecer en la solicitud de compra que se envía al proveedor. O cuando enviamos un correo electrónico con la factura de un artículo, debe adjuntarse automáticamente el manual de usuario o la documentación pertinente del artículo.
» Datos maestros de los documentos
Filtrado
Si tenemos 100.000 artículos y tenemos al cliente al teléfono que dice que tiene que ser de un determinado color y una determinada talla, necesitamos poder filtrar en los datos maestros y ver los 14 artículos que cumplen los criterios.
Mantenimiento de datos
Cuando un proveedor envía una nueva lista de datos maestros, queremos poder importarla fácilmente a Business Central. Si tenemos 1000 artículos con un código de color determinado, que cambiará de nombre en un futuro próximo, nos gustaría poder crear una vista con los 1000 artículos y actualizar en masa el nombre del color.
La facilidad de mantenimiento y la actualización masiva son importantes cuando tenemos muchos artículos.
Herramientas de gestión
Es muy importante crear una sólida estructura de datos maestros desde el principio. Una vez que empezamos a utilizar Business Central, es difícil cambiar su estructura. Por lo tanto, lo más fácil es introducir una estructura de datos maestros al elegir un nuevo sistema ERP o al actualizarlo.
Pero es importante que la solución de datos maestros disponga de herramientas para actualizar los datos en masa y limpiarlos. Si tenemos un campo personalizado en la ficha de artículo que queremos cambiar por un atributo de datos maestros para deshacernos de las personalizaciones, debemos poder realizar una actualización masiva que mueva los datos de un campo personalizado a la estructura de datos maestros.
ESTRUCTURA DE DATOS MAESTROS
Para algunas empresas, los datos maestros suponen un reto mucho mayor que para otras. Cuando tenemos un requisito de registro, parece fácil limitarse a crear un nuevo campo a tal efecto, y problema resuelto.
Pero, en general, no queremos saturar Business Central con nuevos campos. Hacerlo crea retos de mantenimiento y, desgraciadamente, las empresas no suelen darse cuenta de ello hasta más adelante en el proceso. Veámoslos brevemente:
- Al final, hay tantos campos que la gente pierde la cuenta, y los distintos departamentos registran cada uno la misma información en sus propios campos.
- Todo debe actualizarse en ERP, en la tienda online (CMS) y también en CRM (o el sistema de pedidos).
- Las actualizaciones de ERP se complican debido a las numerosas personalizaciones que deben migrarse.
Queremos crear y gestionar datos maestros sin necesidad de personalizaciones en Business Central.
De la forma tradicional, podríamos acabar con cientos de campos en la ficha de artículo, que sirven para muchos propósitos diferentes, y muchos de ellos probablemente estén relacionados con categorías de artículos concretas.
Estructura de los datos maestros
¿Qué ganamos teniendo una estructura de datos maestros?
Datos coherentes: Podemos tratar situaciones en las que, por ejemplo, el color de un artículo se registra en muchos campos de la ficha del artículo. El código de color de producción es RAL6005, mientras que otro campo dice que un vendedor llama al color British Racing Green. En un tercer campo, sin embargo, Marketing ha escrito “verde oscuro” para la tienda en línea, y un cuarto campo dice simplemente “verde”, porque el color verde debe poder buscarse.
Datos estructurados: Otro problema típico es que los datos no están estructurados. El comprador introduce el color en el artículo, y uno dice “verde carreras” mientras que otro dice “verde británico”. En cuanto a la búsqueda, es una pesadilla.
Si utilizamos datos estructurados, el comprador seleccionará el color de una lista predefinida, y todas las apariciones tendrán el mismo valor. Los datos maestros deben diseñarse y estructurarse cuidadosamente para que puedan utilizarse en toda la organización.
Actualización masiva: Si decidimos cambiar el nombre del color, sólo lo cambiamos en un lugar, y luego se propaga por todo.
Sin una función de actualización masiva, la actualización de muchas entradas suele realizarse contratando a un asesor que pueda configurar un trabajo por lotes para editar los datos.
Vistas, filtros y clasificaciones
También necesitamos buenas herramientas para la visualización y manipulación de los datos.
Por ejemplo, al responsable de marketing le gustaría filtrar la tabla de artículos y ver algunos artículos concretos para la tienda en línea, eligiendo qué columnas deben incluirse en la vista y cómo deben ordenarse los datos. También quiere modificar y actualizar los datos directamente en la vista para poder estar al tanto de los datos.
Y las unidades deben estar en campos separados. Si se trata de un campo decimal, no debemos poder introducir texto. A menudo, las unidades se incluyen en el contenido del campo: puede decir “2,8 m” en un artículo y “280 cm” en otro, y una búsqueda de artículos de más de 2 metros de longitud no dará ningún resultado, porque los datos se están interpretando como texto, no como cifras. Necesitamos valores y unidades en campos separados.
Si queremos filtrar y clasificar, o utilizar los datos maestros de forma inteligente en la planificación, debemos disponer de datos almacenados de forma estructurada.
Gestión lingüística
La gestión de datos maestros debe incluir la gestión lingüística si operamos en varios idiomas. Si elegimos el color ‘Rojo’ en un artículo, el sistema debe disponer de otra tabla que le permita controlar cómo aparece el valor ‘Rojo’ en otros idiomas.
La versión lingüística correcta de los datos maestros debe sincronizarse de forma inteligente con la tienda en línea y fusionarse de forma inteligente en los documentos.
Debemos poder ver todos los documentos en la lengua que elijamos. Entonces, nuestro personal de almacén anglófono puede ver el albarán chino en inglés, y un colega hispanohablante del almacén puede ver todos los documentos en español.
DATOS MAESTROS DE LOS DOCUMENTOS
Business Central debe ser capaz de producir una gran cantidad de documentos como presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, abonos, extractos bancarios, recordatorios, etc.
Desde la versión 2013 de Dynamics NAV, los documentos han sido un desafío constante, porque ahora es una tarea importante cambiar el diseño de los documentos e informes.
Queremos una herramienta que nos permita controlar tanto el contenido como la maquetación de nuestros documentos, sin necesidad de enviar a un desarrollador cada vez que queramos retocar un documento.
La gestión de documentos debe disponer de las cinco capacidades siguientes:
1. Plantillas
Necesitamos plantillas para los documentos en Business Central. Cuando creamos un pedido de cliente, queremos poder
elija qué plantilla de confirmación de pedido es la adecuada en este caso.
La selección de plantillas también debe depender del registro del cliente y controlarse automáticamente, de modo que distintos clientes puedan tener distintos diseños de informes.
2. Texto condicional
También debería ser posible que el contenido de texto detallado de un presupuesto, una confirmación de pedido, una factura, etc. varíe en función de los artículos incluidos en el pedido o del cliente al que se vende.
De este modo, podemos añadir un comentario “Tenga en cuenta…” si se incluye un artículo en particular y necesitamos llamar la atención del cliente sobre algo importante.
3. Datos maestros
Debemos ser capaces de almacenar datos de clientes o artículos que recorrerán el sistema desde una oferta de venta a un pedido de venta, de ahí a una orden de fabricación, a los documentos de venta contabilizados, etc.
Por ejemplo, para un artículo concreto podemos querer que la nota de envío diga que el cliente debe comprobar el artículo a su llegada.
Otro ejemplo podría ser que los datos de contacto del vendedor tengan que aparecer en la factura, y estos datos proceden de la tarjeta de cliente y tienen que fluir a través del presupuesto y el pedido de venta para aparecer en la factura. Lo mismo podría aplicarse a la normativa aduanera, las condiciones de reclamación, etc.
4. Idiomas
La gestión lingüística es una cuestión importante para las empresas con clientes internacionales. No debe hacerse a mano, es una pérdida de tiempo.
Debe ser posible almacenar datos en diferentes idiomas. Podemos tener reglamentos aduaneros que deban figurar en las facturas en diferentes idiomas – y cada código de reglamento aduanero debe contener el texto en diferentes idiomas para que podamos poner el mismo código a todos los clientes sin preocuparnos de en qué idioma necesitan la factura – que será controlado por el código de idioma del cliente.
5. Correo electrónico
Por último, pero no por ello menos importante, debemos ser capaces, por supuesto, de crear un documento para adjuntarlo a un correo electrónico y hacer que el texto del mismo se genere automáticamente. Debemos poder enviar por correo electrónico confirmaciones de pedidos, facturas, etc. a los clientes.
Debemos poder indicar en el registro del cliente qué idioma prefiere, y que el albarán de envío se envíe por correo electrónico a una dirección, la factura a otra, etc.
SINCRONIZACIÓN GLOBAL
Podemos tener cinco empresas diferentes (entidades jurídicas) que en la práctica tendrán los mismos clientes, artículos, datos maestros, etc. Cuando creamos un nuevo artículo en la sede central, queremos que se replique en las demás empresas para no tener que configurarlo varias veces.
Lea todo sobre esta estructura en el artículo sobre Negocios Globales.
