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KAUFEN &
LIEFERANTEN
Business Central Experte
Dies ist #3 von 8 Artikeln darüber, wie Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit BUSINESS CENTRAL abdecken können
– ohne Kundenerweiterungen
– nur mit APPS
Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen für die Verwaltung von EINKAUF und VERKÄUFER in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie benötigen, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie verwenden sollten.
Beim Einkauf geht es darum, einen Dialog mit den Lieferanten zu führen, um Waren zum bestmöglichen Preis, in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt zu kaufen – und anschließend die Vereinbarungen zu verwalten und alle Änderungen zu handhaben.
In der Regel sind es die Mengen und die Lieferzeiten, die den größten Teil der Zeit des Käufers in Anspruch nehmen. Sobald wir eine Zusammenarbeit mit einem Lieferanten aufgebaut haben, ist der Preis ausgehandelt und wir kennen die Qualität des Produkts. Dann müssen von Zeit zu Zeit die Menge und die Lieferfrist vereinbart werden.
Rollen
Es gibt einen interessanten Unterschied zwischen Kaufen und Verkaufen in Bezug auf die Rollen, die Sie einnehmen.
Im Vertrieb haben wir zwei Arten von Rollen:
1) Diejenigen, die Beziehungen pflegen und im CRM arbeiten – und
2) Die Auftragserfasser, die Mengen und Preise bearbeiten und Kundenaufträge in ERP eingeben.
In der Einkaufsabteilung haben wir Leute, die sich auf Mengen und Preise konzentrieren. Sie sind nicht so sehr auf den Verkauf fokussiert wie die Verkäufer, und sie müssen keinen Verkaufsdialog mit den Lieferanten führen.
Ihre Aufgabe ist es, die Einkäufe im ERP-System zu verwalten. Daher muss das ERP-System auch unterstützen, dass die Einkäufer den gesamten Dialog mit den Lieferanten im ERP-System verwalten. Dies ist ein Punkt, an dem Business Central nicht genug tun kann.
1. Planung
Einkauf hat viel mit Planung zu tun, und die Rolle des Einkäufers beinhaltet oft auch Planung. Wir müssen kontrollieren, wie viele wir wann einkaufen sollen, damit die Bestandsbindung nicht zu groß wird, während wir alles liefern können, was die Kunden bestellt haben.
Planung & Verfügbarkeit hat ein eigenes Kapitel, daher geht es in diesem Artikel nur um die Verwaltung von Einkäufen.
Kaufverträge und die Nachverfolgung von Bestellungen sind wichtige Themen im Einkauf. Wir müssen den Anbieter wählen, der das richtige Produkt in der richtigen Menge zur richtigen Zeit liefern kann.
2. Kaufanträge
Wir müssen in der Lage sein, einen oder mehrere Lieferanten zu fragen, ob sie einen Artikel in einer bestimmten Menge und innerhalb einer bestimmten Frist liefern können und was er kosten wird. Wir müssen in der Lage sein, den Dialog im ERP zu verwalten und den richtigen Lieferanten für den Auftrag auszuwählen.
Wir müssen einen Überblick über alle Außenstände behalten, damit wir einen Überblick über alle Bestellungen haben und gleichzeitig die Kontrolle über die Kaufanfragen haben, bei denen uns Antworten von den Lieferanten fehlen.
Preisvereinbarungen mit Lieferanten müssen in allen Bereichen des Unternehmens gut verwaltet werden, und Business Central kann dies sehr gut tun.
3. Kaufaufträge
Integrationen
Integrationen sind oft ein wichtiges Thema, wenn wir die Zusammenarbeit mit Lieferanten automatisieren wollen. Dabei kann es sich um EDI oder Einkaufsportale handeln. Das Wichtigste ist, dass Sie nicht alles manuell eingeben müssen.
Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, müssen wir dafür sorgen, dass der Lieferant seinen Teil der Vereinbarung erfüllt, und in der Zwischenzeit müssen wir uns um Änderungen kümmern, wenn ein Lieferant nicht wie vereinbart liefern kann.
In ERP sind die wichtigen Themen Bestellanforderungen, Dialog über Bestellungen und Änderungsmanagement.
Intercompany
Wenn wir ein internationales Unternehmen mit Produktions-, Lager- und Vertriebsgesellschaften in verschiedenen Ländern haben, müssen wir möglicherweise sowohl bei internen Unternehmen als auch bei externen Lieferanten einkaufen.
In diesem Fall müssen die Intercompany-Transaktionen automatisiert werden, damit wir problemlos Käufe und Verkäufe zwischen vielen Unternehmen registrieren können – und damit wir zum Beispiel nachsehen können, wie viele davon in einem anderen Unternehmen des Konzerns auf Lager sind.
Dokumente
Oft gibt es Anforderungen an das Aussehen von Einkaufsdokumenten. Wir haben möglicherweise Lieferanten, die ein bestimmtes Dokumentenlayout oder bestimmte Informationen auf der Bestellung verlangen.
Vielleicht erfassen die Vertriebsmitarbeiter Informationen auf dem Kundenauftrag, die in die Bestellung aufgenommen werden müssen, weil der externe Lieferant diese Informationen benötigt. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Anpassung des Produkts oder ein Logo handeln, das auf das Produkt gedruckt werden muss.
4. Lieferung
Planung des Güterverkehrs
Wir müssen im Auge behalten, wann wir die Lieferung vom Lieferanten erhalten, und in Business Central können wir das Lieferdatum und einige Informationen über die Liefermethode eingeben, aber es fehlen einige Verwaltungswerkzeuge.
Ein Käufer möchte kontrollieren, wie lange die Lieferzeit für verschiedene Liefermethoden wie Luftfracht, Container, LKW usw. ist. – für jeden einzelnen Anbieter. Dann können wir die Lieferung viel besser planen.
Wir müssen auch in der Lage sein zu kontrollieren, ob das vereinbarte Lieferdatum das Datum ist, an dem der Lieferant das Paket versendet oder an dem wir es erhalten.
Container
Wenn wir Waren zum Versand in Containern bestellen, müssen wir den Container vernünftig packen. Er sollte möglichst vollständig gefüllt sein, aber wir müssen auch darauf achten, dass die Lieferzeit nicht zu lang ist.
Wir müssen in der Lage sein, dies so zu verwalten, dass die Bestellung auf dem neuesten Stand bleibt, und wenn sich der Container verzögert, müssen wir in der Lage sein, die Änderungen für alle Bestellungen auf einfache Art und Weise zu verarbeiten.
Handhabung ändern
Wenn wir einen Einkauf bei einem weit entfernten Lieferanten tätigen wollen, bevorzugen wir den Versand, weil er am billigsten ist.
Aber bei der Planung sehen wir, dass der Artikel möglicherweise nicht rechtzeitig ankommt, weil es große Unsicherheiten bei der Versendung von Waren gibt. Vielleicht sollten wir in Erwägung ziehen, den Artikel per Flugzeug liefern zu lassen. Es ist teurer, aber es ist schneller. Der Einkäufer muss in der Lage sein, diese Art von Überlegungen in der Bestellung zu verwalten.
Wenn wir Waren bestellen, die in einem Container versandt werden, dann haben wir vielleicht 5 Bestellungen im Container, die 100 Kundenaufträge liefern. Wenn sich der Container verzögert, müssen wir in der Lage sein, das Lieferdatum des Containers zu ändern, die Daten von Bestellungen und Kundenaufträgen einfach zu ändern – und die dadurch entstehenden Konflikte bei Kundenaufträgen zu überwachen, damit wir diese Konflikte proaktiv behandeln können.
