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BUCHHALTUNG
Business Central Experte
Dies ist #8 von 8 Artikeln darüber, wie Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit BUSINESS CENTRAL abdecken können
– ohne Kundenerweiterungen
– nur mit APPS
Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen für die Verwaltung von ACCOUNTING und BUSINESS INTELLIGENCE in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie benötigen, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie verwenden sollten.
Buchhaltung ist ein Bereich, in dem Business Central sehr gut ist. ERP begann als Buchhaltungssystem, daher sind Buchhaltung und Finanzen in ERP-Systemen im Allgemeinen funktional gut abgedeckt.
Aber es gibt das “Reporting” in Form von Business Intelligence, das in der Finanzabteilung ein großes Thema ist, und dann gibt es noch einige spezielle Bereiche, in denen wir Zusatzlösungen benötigen. Und dann möchten wir auch noch einen Standardkontenplan verwenden – aber darauf kommen wir etwas später zurück.
Business Intelligence
Bei der Berichterstattung geht es darum, Daten zu visualisieren und Einblicke in den Geschäftsverlauf zu gewinnen. Damit wir über Daten verfügen können, sind Dimensionen in Business Central wichtig.
Dimensionen sind die zusätzlichen Attribute, die wir zu Datensätzen hinzufügen können. Finanzleute haben immer gerne viele Dimensionen, weil sie dadurch viele Daten erhalten, während andere Mitarbeiter im Unternehmen normalerweise keine Dimensionen mögen, weil sie dann mehr Daten erfassen müssen.
Die Frage ist, wie wir unser Geschäft messen möchten. Wenn wir in acht Länder exportieren, sollten wir ein Konto mit einer Länderdimension mit acht Optionen erstellen – anstatt acht separate Konten. Es bietet bessere Berichtsoptionen – und einen Kontenplan, der leichter zu pflegen ist. Fügen Sie Dimensionen anstelle von Konten hinzu, wenn es um die Berichterstattung geht.
Business Intelligence und Reporting in ERP-Lösungen haben in den letzten Jahren einen unglaublich langen Weg zurückgelegt, insbesondere in der Microsoft-Welt.
Früher war es teuer, Daten aus dem ERP zu exportieren und Berichte in externen BI-Systemen zu erstellen. Viele Berichtsanforderungen wurden daher durch die Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten innerhalb des ERP-Systems erfüllt, und obwohl dies teuer war, war es immer noch billiger als ein ‘echtes’ BI-System.
Heutzutage sind grundlegende BI-Systeme billig, und wir können fertige Vorlagen für unsere ERP-Daten erhalten. Die Verwendung einer BI-Vorlage ist billiger als die Entwicklung eines benutzerdefinierten Berichts in Business Central, und sie ist viel flexibler und nützlicher.
Kontenplan Vorlage
Das bringt uns zum Kontenplan. Wir möchten einen einfachen Kontenplan, damit er leicht zu pflegen ist. Ein einfacher, auf Vorlagen basierender Kontenplan erleichtert auch die Einführung neuer Apps.
Die meisten Unternehmen möchten instinktiv mit ihrem alten Kontenplan weitermachen. Die meisten Leute glauben nicht, dass sie eine Vorlage für einen Kontenplan verwenden können. Aber wenn sie sich die Details ansehen und mit ihrem alten Kontenplan vergleichen, erkennt die große Mehrheit, dass sie problemlos eine Kontenplanvorlage verwenden können.
Und es bietet den Vorteil, dass es viel weniger Konfigurationsaufwand gibt, weniger Wartung, bessere Berichtsmöglichkeiten und es ist einfacher, neue Apps zu verwenden.
» Kontenplan Vorlage
Auch die Buchhaltung benötigt eine Reihe von zusätzlichen Lösungen, die den Alltag erleichtern. Hier sind die Lösungen, die wir gerne ins Spiel bringen möchten:
BUSINESS INTELLIGENCE
KPIs und Berichterstattung
Was muss ein CFO von einer ERP-Lösung haben? Natürlich müssen Bücher geführt werden, und das ist ein wesentlicher Bestandteil von ERP.
Auf das Finanzmodul in der ERP-Lösung wird bei der Implementierung einer ERP-Lösung eigentlich nicht viel Zeit verwendet. Die Unternehmen verfügen über viel Fachwissen und Erfahrung in diesem Bereich.
Viele CFOs betrachten die ERP-Lösung als eine Datenbank, die die Daten zur Verfügung stellt, um die Erkenntnisse zu untermauern, die sie bei der Führung des Unternehmens anwenden. Daher sehen wir das Berichtswesen und die Business Intelligence als eines der wichtigsten Themen im Finanzwesen an.
Alles beginnt jedoch mit den Unternehmenszielen, die wir verfolgen wollen. Wenn wir sagen können, nach welchen KPIs wir das Unternehmen führen, wissen wir auch, welche Daten in den IT-Lösungen erfasst werden müssen und welche Anforderungen dies an das ERP-System stellt.
Viele Menschen vergessen, was das Management aus Sicht der Lieferkette will. Wir wollen unser Unternehmen aus mehreren Perspektiven betrachten, nicht nur aus der finanziellen.
Wenn es für die Zufriedenheit unserer Kunden wichtig ist, dass ihre Bestellungen schnell versandt werden, müssen wir herausfinden, wie wir unsere Bearbeitungszeit messen können.
Wenn wir Messungen an unserer Lieferkette vornehmen und unsere Servicelevel oder Bestandsbindungen überwachen möchten, sollten wir im Produktionsbereich und im Lager beginnen und sehen, wie wir diese Messungen am besten erfassen können – und dann sehen, wie sich das im Finanzmodul widerspiegeln sollte.
Je mehr wir unsere Lieferkette und unser Unternehmen ganzheitlich betrachten können – anstatt alles aus langjähriger Gewohnheit nur aus der Sicht der Finanzabteilung zu sehen – desto gezielter und wertschöpfender wird unsere Berichterstattung sein.
Wir glauben, dass ein CFO zukunftsorientiert sein muss und dem Rest des Unternehmens Einblicke und Möglichkeiten bieten muss. Die Finanzabteilung darf sich nicht auf ihren Daten ausruhen. Sie muss die Daten aktivieren, indem sie sie innerhalb des Unternehmens an die Personen weitergibt, die auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse handeln können.
Power BI
Business Intelligence (BI) war früher extrem schwierig, und plötzlich ist es etwas, das die Benutzer selbst einrichten können. Sie können Daten aus allen möglichen Quellen sammeln, ihre eigenen Dashboards einrichten und diese auf einer Vielzahl von Geräten mit all ihren Kollegen teilen.
Microsoft hat mit seinem Power BI in dieser Hinsicht richtig Fahrt aufgenommen.
Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren fortsetzen. Es ist bereits einfach, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und miteinander in Beziehung zu setzen – und bei der BI-Übung geht es nicht mehr darum, was das ERP-System ausrechnen kann, sondern darum, wie wir die Verbindung zwischen den Daten aus dem ERP und allen anderen Daten in unserem Unternehmen verstehen können.
Wir müssen dafür sorgen, dass Daten leicht miteinander in Verbindung gebracht werden können – indem wir ihnen in verschiedenen Systemen und Datenbanken die gleichen Namen und die gleiche Struktur geben.
Letztendlich geht es darum, Daten in Erkenntnisse umzuwandeln – und nicht darum, Energie darauf zu verwenden, technische Hindernisse zu überwinden.
Die Buchhaltung ist das Herzstück eines ERP-Systems. Alle ERP-Systeme begannen einst als Finanzsysteme. Und da er das Herzstück des ERP-Systems ist, infiziert ein schlechter Kontenplan alle möglichen anderen Dinge mit seinem Übel.
Managementbedarf im Kontenplan
Viele Unternehmen beziehen die Bedürfnisse des Managements instinktiv in ihre Finanzsysteme ein. Sie könnten zum Beispiel viele Konten anlegen, um detaillierte Berichte zu erstellen.
Das ist keine gute Idee. ERP-Systeme verfügen über intelligentere Möglichkeiten zur Unterstützung von Management- und Berichtsanforderungen. Seit Jahrzehnten ist es möglich, mit Dimensionen zu arbeiten, wodurch die Notwendigkeit, für alles Konten anzulegen, obsolet wird.
Wir wünschen uns einen einfachen, verständlichen Kontenplan mit der Möglichkeit, Filter für Datenanforderungen zu verwenden – oder einfach die Berichterstattung in ein völlig anderes System zu verlagern, in dem die Daten auf intelligentere Weise extrahiert werden können.
Anstatt also die ganze Komplexität in den Kontenplan einzubauen und alle Berichte direkt aus dem Finanzmodul zu erstellen, können wir andere Tools für eine einfachere, grafischere Berichterstattung verwenden und so die Struktur der Finanzdaten viel überschaubarer halten.
Anstatt 100 Kostenkonten für alle möglichen Zwecke zu haben… haben wir jetzt eine Handvoll Kostenkonten und können Filter verwenden, um die gewünschten Informationen zu finden.
Wir müssen den Kontenplan und die Einrichtung der Dimensionen von Anfang an gründlich durchdenken, denn es ist nicht einfach, sie später zu ändern.
Es ist die Berichterstattung, die wirklich bestimmt, wie das Ganze aufgebaut sein sollte. Wir müssen uns darüber im Klaren sein, was wir messen wollen und wie die Dimensionen dies unterstützen sollen.
Kontenplan Vorlage
Wir wollen noch einen Schritt weiter gehen. Wir möchten eine standardisierte Kontenplanvorlage anstelle der alten angepassten Vorlage verwenden.
Alle Unternehmen können sich an eine Kontenplanvorlage anpassen, aber die erste Reaktion ist oft Widerstand.
Wir haben viele Jahre lang an der Konsolidierung eines standardisierten Kontenplans gearbeitet. Es vereint den Input und die Bedürfnisse einer Vielzahl von Unternehmen. Es basiert auf der Beitragsmethode und ist relativ einfach, aber dennoch recht detailliert, ohne zu viele Konten.
Die meisten Unternehmen bestätigen, dass die Vorlage tatsächlich ihren Bedürfnissen entspricht, sobald sie sich die Details ansehen und sie mit ihrem alten Kontenplan vergleichen.
Jetzt kommen wir zum Vorteil der Verwendung eines Standards.
Konfiguration vermeiden
Wenn wir mit der Nutzung eines ERP-Systems beginnen, egal ob es sich um ein neues System handelt oder ob wir lediglich ein altes Dynamics NAV oder ein ähnliches System aktualisiert haben, muss der Anbieter eine Vielzahl von Parametern konfigurieren.
Natürlich müssen alle Funktionen und Module des ERP-Systems wissen, wie sie im Finanzmodul gebucht werden können. Diese Buchungskonfiguration ist mühsam, denn wenn wir, sagen wir, 100 Erlöskonten haben, müssen 100 verschiedene Buchungsregeln eingerichtet werden.
Oft lassen sich Hunderte von Stunden einsparen, weil Sie keine Lagerverwaltung, Intercompany, Fertigung, Einkauf usw. einrichten müssen.
Das Tolle daran ist, dass eine Vorlage uns nicht daran hindert, darauf aufzubauen. Wir können problemlos weitere Konten hinzufügen und die Komplexität erhöhen, wenn dies sinnvoll ist.
