English
Deutschutilizando APPS
COMPRAR &
VENDEDORES
Experto de Business Central
Este es el #3 de 8 artículos sobre cómo cubrir todo su negocio con BUSINESS CENTRAL
– sin ampliaciones de clientes
– sólo con APPS
Satisfaga todas sus necesidades de gestión de COMPRAS y VENDEDORES en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo le explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.
Las compras consisten en mantener un diálogo con los proveedores sobre la compra de mercancías al mejor precio posible, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno, y posteriormente gestionar los acuerdos y tramitar cualquier cambio.
Suelen ser las cantidades y los plazos de entrega los que ocupan la mayor parte del tiempo del comprador. Una vez que hemos establecido una colaboración con un proveedor, se ha negociado el precio y conocemos la calidad del producto. Entonces, la cantidad y el plazo de entrega deben acordarse de vez en cuando.
Roles
Existe una diferencia entre la compra y la venta en términos de funciones que es interesante señalar.
En ventas, tenemos dos tipos de funciones:
1) Los que manejan las relaciones y trabajan en CRM – y
2) Los encargados de los pedidos que manejan las cantidades y los precios e introducen los pedidos de venta en el ERP.
En el departamento de compras, tenemos personas que se centran en las cantidades y los precios. No se centran en las ventas del mismo modo que los vendedores y no tienen que mantener un diálogo de ventas con los proveedores.
Su trabajo consiste en gestionar las compras en el sistema ERP, por lo que éste también debe apoyar que los compradores gestionen todo el diálogo con los proveedores en el ERP. Este es un punto en el que Business Central no puede hacer lo suficiente fuera de la caja.
1. Planificación
Las compras tienen mucho que ver con la planificación, y el papel de comprador a menudo también incluye la planificación. Debemos controlar cuántas debemos comprar y cuándo, para que el inventario vinculante no sea demasiado grande, mientras podemos entregar todo lo que los clientes han pedido.
La planificación y la disponibilidad tienen su propio capítulo, por lo que este artículo sólo trata de la gestión de las compras.
Los acuerdos de compra y el seguimiento de los pedidos realizados son temas importantes en las compras. Debemos elegir al proveedor que pueda suministrar el producto adecuado en la cantidad adecuada y en el momento oportuno.
2. Solicitudes de compra
Debemos ser capaces de preguntar a uno o varios proveedores si pueden entregar un artículo en una cantidad determinada y dentro de un plazo, y cuál será su coste. Debemos ser capaces de gestionar el diálogo en el ERP y elegir al proveedor adecuado para el pedido.
Debemos mantener una visión de conjunto de todos los pedidos pendientes, de modo que tengamos una visión de conjunto de todos los pedidos de compra y, al mismo tiempo, tengamos un control sobre las solicitudes de compra en las que nos faltan respuestas de los proveedores.
Es importante gestionar bien los acuerdos de precios con los proveedores en todas las áreas de la empresa, y Business Central puede hacerlo muy bien.
3. Órdenes de compra
Integraciones
Las integraciones suelen ser un tema importante cuando queremos automatizar la colaboración con los proveedores. Puede tratarse de EDI o de portales de compras. Lo importante es evitar tener que introducirlo todo manualmente.
Una vez realizado el pedido, debemos asegurarnos de que el proveedor cumple su parte del acuerdo, y mientras tanto debemos ocuparnos de los cambios cuando un proveedor no puede cumplir lo acordado.
En ERP, los temas importantes son las solicitudes de compra, el diálogo sobre pedidos y la gestión de cambios.
Intercompany
Cuando tenemos una organización internacional con empresas de producción, empresas de almacenaje y empresas de venta en diferentes países, es posible que necesitemos hacer compras tanto a empresas internas como a proveedores externos.
En ese caso, las transacciones Intercompany deben estar automatizadas para que podamos registrar fácilmente las compras y ventas entre muchas empresas – y para que podamos, por ejemplo, consultar cuántas hay en stock en otra empresa del grupo.
Documentos
A menudo existen requisitos sobre el aspecto que deben tener los documentos de compra. Podemos tener proveedores que requieran un diseño específico del documento o información concreta en la orden de compra.
Tal vez los vendedores registren en el pedido de venta información que debe incluirse en el pedido de compra porque el proveedor externo necesita la información. Podría ser, por ejemplo, una personalización del producto, o un logotipo que debe imprimirse en el producto.
4. Entrega
Planificación del transporte de mercancías
Debemos controlar cuándo recibiremos el envío del proveedor, y en Business Central podemos introducir la fecha de entrega y alguna información sobre el método de entrega, pero faltan algunas herramientas de gestión.
A un comprador le gustaría controlar cuál es el plazo de entrega para los distintos métodos de entrega, como avión, contenedor, camión, etc. – para cada proveedor individual. Así podremos planificar mucho mejor la entrega.
También debemos poder controlar si la fecha de entrega acordada es la fecha en la que el proveedor envía el paquete o cuando nosotros lo recibimos.
Contenedores
Cuando encargamos mercancías para ser enviadas en contenedores, debemos embalar el contenedor sabiamente. Es preferible que esté completamente lleno, pero también hay que asegurarse de que el plazo de entrega no sea demasiado largo.
Debemos ser capaces de gestionar esto para que mantenga el pedido de compra al día, y si el contenedor se retrasa, debemos ser capaces de gestionar los cambios para todos los pedidos de compra de una manera fácil.
Manipulación de cambios
Cuando queremos hacer una compra a un proveedor lejano, preferimos que nos lo envíen porque es lo más barato.
Pero en la planificación, podemos ver que el artículo puede no llegar a tiempo, porque hay una gran incertidumbre en el envío de mercancías. Tal vez deberíamos considerar la posibilidad de que el artículo se entregue por avión. Es más caro, pero es más rápido. El comprador debe ser capaz de gestionar este tipo de consideraciones en la orden de compra.
Si hacemos un pedido de mercancías que se enviarán en un contenedor, puede que tengamos 5 pedidos de compra en el contenedor, que abastecerán a 100 pedidos de venta. Si ese contenedor se retrasa, debemos ser capaces de cambiar la fecha de entrega en el contenedor, cambiar fácilmente las fechas en los pedidos de compra y de venta – y supervisar los conflictos en los pedidos de venta que esto crea, para que podamos manejar los conflictos de forma proactiva.
