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CONTABILIDAD
Experto de Business Central
Este es el #8 de 8 artículos sobre cómo cubrir todo su negocio con BUSINESS CENTRAL
– sin ampliaciones de clientes
– sólo con APPS
Satisfaga todas sus necesidades de gestión de CONTABILIDAD e INTELIGENCIA EMPRESARIAL en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo le explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.
La contabilidad es un área en la que Business Central es muy bueno. Los ERP comenzaron como sistemas de contabilidad, por lo que la contabilidad y las finanzas están funcionalmente bien cubiertas en los sistemas ERP en general.
Pero existe la “elaboración de informes” en forma de Business Intelligence, que es un gran tema en el departamento financiero, y también hay algunas áreas especiales en las que necesitamos soluciones complementarias. Y también nos gustaría utilizar un plan contable estándar, pero volveremos sobre ello un poco más adelante.
Business Intelligence
La elaboración de informes consiste en visualizar los datos y crear una visión de cómo van las cosas en la empresa. Para que dispongamos de datos, las dimensiones son importantes en Business Central.
Las dimensiones son los atributos adicionales que podemos poner en los registros, y a la gente de finanzas siempre le gusta tener muchas dimensiones porque les da muchos datos, mientras que a otros empleados de la organización no les suelen gustar las dimensiones porque significa que tienen que registrar más datos.
La cuestión es cómo queremos medir nuestro negocio. Si vamos a exportar a ocho países, deberíamos crear una cuenta con una dimensión de países con ocho opciones, en lugar de ocho cuentas separadas. Ofrece mejores opciones de elaboración de informes y un plan contable más fácil de mantener. Añada dimensiones en lugar de cuentas cuando la necesidad sea informar.
La Business Intelligence y los informes en las soluciones ERP han recorrido un camino increíblemente largo en los últimos años, especialmente en el mundo Microsoft.
Antes resultaba costoso exportar datos del ERP y crear informes en sistemas de BI externos. Por lo tanto, muchas de las necesidades de elaboración de informes se satisfacían desarrollando informes personalizados dentro del sistema ERP y, aunque resultaba caro, seguía siendo más barato que un sistema de BI “real”.
Hoy en día, los sistemas básicos de BI son baratos y podemos obtener plantillas listas para usar para nuestros datos ERP. Utilizar una plantilla de BI es más barato que desarrollar un informe personalizado en Business Central, y es mucho más flexible y útil.
Plantilla del plan contable
Eso nos lleva al plan de cuentas. Nos gustaría tener un plan contable sencillo para que sea fácil de mantener. Un sencillo plan contable basado en plantillas también facilita la adopción de nuevas Apps.
La mayoría de las empresas quieren instintivamente continuar con su antiguo plan contable. La mayoría de la gente no cree que pueda utilizar una plantilla de plan contable. Pero cuando observan los detalles y los comparan con su antiguo plan contable, la gran mayoría reconoce que puede utilizar fácilmente una plantilla de plan contable.
Y ofrece la ventaja de que hay mucho menos trabajo de configuración, menos mantenimiento, mejores opciones de informes y es más fácil utilizar nuevas Apps.
» Plantilla del plan contable
El departamento de contabilidad también necesita una serie de soluciones adicionales que le faciliten el día a día. He aquí las soluciones que nos gustaría poner en juego:
BUSINESS INTELLIGENCE
Indicadores clave de rendimiento e informes
¿Qué necesita obtener un director financiero de una solución ERP? Por supuesto, hay que llevar las cuentas, y esa es una parte fundamental de la ERP.
En realidad, el módulo de finanzas de la solución ERP no es algo a lo que se dedique mucho tiempo cuando se implanta una solución ERP. Las empresas tienen muchos conocimientos y experiencia en este ámbito.
Muchos directores financieros consideran la solución ERP como una base de datos que proporciona los datos que sustentan la información que aplican en la gestión de la empresa. Por ello, consideramos que la elaboración de informes y la Business Intelligence son uno de los temas más importantes de las finanzas.
Sin embargo, todo comienza con los objetivos de la empresa que queremos perseguir. Cuando podamos decir en función de qué KPI dirigimos la empresa, sabremos también qué datos deben registrarse en las soluciones informáticas y qué exige esto al sistema ERP.
Mucha gente olvida lo que quiere la dirección desde el punto de vista de la cadena de suministro. Queremos contemplar nuestra organización desde múltiples perspectivas, no sólo desde la financiera.
Si para la satisfacción de nuestros clientes es importante que sus pedidos se envíen rápidamente, debemos averiguar cómo podemos medir nuestro tiempo de manipulación.
Si queremos realizar mediciones de nuestra cadena de suministro y supervisar nuestro nivel de servicio o nuestras obligaciones de inventario, deberíamos empezar en el área de producción y en el almacén, y ver cuál es la mejor forma de recopilar estas mediciones, y después ver cómo debería reflejarse en el módulo de finanzas.
Cuanto más podamos considerar nuestra cadena de suministro y nuestra organización de forma holística -en lugar de verlo todo desde el punto de vista del departamento financiero por una costumbre arraigada-, más centrados y creadores de valor serán nuestros informes.
Creemos que un director financiero debe tener visión de futuro y proporcionar al resto de la organización ideas y oportunidades. El departamento financiero no debe sentarse sobre sus datos; debe activar los datos enviándolos por toda la organización a las personas que pueden actuar en función de la información que aportan.
Power BI
La Business Intelligence (BI) solía ser extremadamente difícil y, de repente, ahora es algo que los usuarios pueden configurar por sí mismos. Pueden recopilar datos de todo tipo de fuentes, configurar sus propios cuadros de mando y compartirlos fácilmente con todos sus colegas en diversos dispositivos.
Microsoft se ha puesto las pilas en este frente con su Power BI.
Veremos más de esta tendencia en los próximos años. Ya es fácil recopilar y relacionar datos de múltiples fuentes, y el ejercicio de BI ya no consiste en lo que puede elaborar el sistema ERP, sino en cómo podemos comprender la interconexión entre los datos del ERP y todos los demás datos de nuestra empresa.
Debemos hacer que los datos sean fáciles de relacionar, dándoles los mismos nombres y la misma estructura en diferentes sistemas y bases de datos.
En última instancia, se trata de convertir los datos en conocimiento, en lugar de gastar energía superando obstáculos técnicos.
PLAN DE CUENTAS
La contabilidad es el núcleo de un sistema ERP. Todos los sistemas ERP empezaron una vez como sistemas financieros. Y como es el núcleo del sistema ERP, un mal plan contable infecta con sus males todo tipo de otras cosas.
Necesidades de gestión en el Plan General de Contabilidad
Muchas empresas incorporan instintivamente las necesidades de gestión a sus sistemas financieros. Por ejemplo, podrían crear muchas cuentas para poder realizar informes detallados.
No es una buena idea. Los sistemas ERP tienen formas más inteligentes de apoyar las necesidades de gestión y elaboración de informes. Desde hace décadas es posible trabajar con dimensiones, lo que hace obsoleta la necesidad de crear cuentas para todo.
Queremos un plan contable sencillo y más comprensible, con la opción de utilizar filtros para las necesidades de datos, o simplemente trasladar la elaboración de informes a un sistema completamente distinto en el que los datos puedan extraerse de forma más inteligente.
Así que… en lugar de incorporar toda la complejidad al plan contable y realizar todos nuestros informes directamente desde el módulo financiero… podemos utilizar otras herramientas para realizar informes más sencillos y gráficos, y mantener así la estructura de datos financieros mucho más sencilla.
En lugar de tener 100 cuentas de costes para todo tipo de propósitos… ahora tenemos un puñado de cuentas de costes y podemos utilizar filtros para encontrar la información que queremos.
Debemos reflexionar a fondo sobre el plan contable y la configuración de las dimensiones desde el principio porque no es fácil cambiarlo más adelante.
Son los informes los que realmente determinan cómo debe configurarse todo. Debemos tener claro qué queremos medir y cómo la configuración de las dimensiones lo apoyará.
Plantilla del plan contable
Queremos ir un paso más allá. Queremos utilizar una plantilla de plan contable estandarizada en lugar de la antigua personalizada.
Todas las empresas pueden ajustarse a un modelo de plan contable, pero la reacción inicial suele ser de resistencia.
Hemos trabajado durante muchos años en la consolidación de un plan contable normalizado. Reúne las aportaciones y las necesidades de un gran número de empresas. Se basa en el método de cotización y es relativamente sencillo, aunque bastante detallado sin demasiadas cuentas.
La mayoría de las empresas reconocen que la plantilla satisface realmente sus necesidades, una vez que empiezan a fijarse en los detalles y a compararla con su antiguo plan contable.
Ahora llegamos a la ventaja de utilizar una norma.
Evite la configuración
Cuando empezamos a utilizar un sistema ERP, tanto si es nuevo como si simplemente hemos actualizado un antiguo Dynamics NAV o similar, el proveedor tiene que configurar un montón de parámetros.
Por supuesto, todas las funciones y módulos del sistema ERP necesitan saber cómo contabilizar en el módulo de finanzas. Esta configuración de la contabilización es ardua, porque si tenemos, digamos, 100 cuentas de ingresos, hay que configurar 100 reglas de contabilización diferentes.
A menudo se ahorran cientos de horas al no tener que configurar la gestión de almacenes, Intercompany, fabricación, compras, etc.
Lo bueno es que, en realidad, una plantilla no nos impide construir sobre ella. Podemos añadir fácilmente cuentas adicionales y aumentar la complejidad si tiene sentido hacerlo.
