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Deutschutilizando APPS
PLANIFICACIÓN Y
DISPONIBILIDAD
Experto de Business Central
Este es el #4 de 8 artículos sobre cómo cubrir todo su negocio con BUSINESS CENTRAL
– sin ampliaciones de clientes
– sólo con APPS
Satisfaga todas sus necesidades de PLANIFICACIÓN y gestión de la DISPONIBILIDAD en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo le explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.
Normalmente, la planificación consiste básicamente en que los clientes quieren comprarnos productos, y queremos asegurarnos de que tenemos suficientes artículos en stock, pero tampoco queremos tener más artículos en stock de los que podemos vender.
Encuadernación de inventarios vs. Atención al cliente
El conflicto en la planificación está entre la vinculación del inventario, que es el dinero inmovilizado en el almacén, y el nivel de servicio, que es el porcentaje de los pedidos de venta que podemos entregar. El director de ventas quiere un alto nivel de servicio, y el director financiero quiere un bajo nivel de existencias.
El conflicto entre la fijación del inventario y el nivel de servicio al cliente es un clásico de la planificación.
Por un lado, usted desea un alto nivel de cumplimiento proporcionado a los clientes. Eso significa que quiere ser capaz de entregar un artículo lo antes posible cuando el cliente lo solicite. Si puede satisfacer todos los pedidos de los clientes, tendrá un nivel de servicio del 100%.
Requiere que tenga todos los artículos en stock en cantidades muy grandes.
Al mismo tiempo, también querrá tener el menor capital posible inmovilizado en existencias. No querrá tener artículos en inventario durante demasiado tiempo, inmovilizando capital y volviéndose obsoletos. Una regla empírica común es que un inventario cuesta entre un 20% y un 25% al año. Si tiene 10 millones inmovilizados en inventario, puede costarle 2 millones al año en costes de inventario. Esta es la razón por la que el capital inmovilizado en existencias es increíblemente importante para sus finanzas.
El jefe de Ventas quiere un alto nivel de servicio al cliente para que los clientes estén contentos, y no le interesan las cuestiones de capital. El jefe de Finanzas quiere un bajo nivel de atado de inventarios, y no le interesa el nivel de servicio al cliente. Y el planificador tiene la tarea de encontrar el equilibrio adecuado.
Previsiones
La planificación y la disponibilidad consisten en poder predecir lo que los clientes van a comprar, de modo que podamos adquirir y producir los artículos adecuados -en la cantidad adecuada- en el momento oportuno. La planificación es matemáticamente compleja, aunque sólo compremos y vendamos mercancías.
Compramos mercancías en grandes cantidades y a su debido tiempo para obtenerlas al mejor precio. De lo que realmente ganamos dinero es de asumir el riesgo teniendo el artículo en stock para que esté disponible cuando el cliente lo quiera.
Cuanto más largo sea el plazo de entrega del producto y mayores sean los lotes en los que tengamos que comprar el producto, mayor será la necesidad de planificación. Tenemos que prever el número de artículos que necesitaremos. Si vendemos a minoristas, queremos que prevean sus ventas o hagan pedidos a tiempo.
Cuando un cliente quiere hacer un pedido, nos gustaría poder ver lo que hay disponible en el almacén y reservar la mercancía para el cliente.
» Reservas y asignaciones
Contenedores
Cuando compramos en contenedores que se envían desde el otro lado del mundo y tardan mucho en llegar, queremos estar al tanto de lo que hay exactamente en el contenedor.
Si la hora de llegada cambia, nos gustaría poder cambiar la fecha de todas las líneas de compra del contenedor, y entonces necesitamos poder planificar qué consecuencias tiene esto.
MRP
Producimos un artículo que consta de varios componentes, y algunos de esos componentes también se producen a partir de varios componentes. De este modo, tenemos una estructura de lista de materiales (BOM) con producción en varios niveles.
Un pedido de cliente contiene un número del artículo superior acabado, y entonces tenemos que desglosar esta necesidad en necesidades de compra para todos los componentes incluidos en la estructura de la lista de materiales. Esa tarea se denomina MRP, que significa planificación de necesidades de material. Si conocemos los pedidos de venta y las previsiones en el nivel superior, Business Central puede calcular las necesidades de productos en los niveles inferiores.
MRP es integral para utilizar en Business Central. Por supuesto, esto requiere que todas las listas de materiales se mantengan en Business Central, y eso puede suponer mucho trabajo.
En principio, el MRP automatizado es factible. Los retos surgen cuando la realidad cambia, como ocurre todo el tiempo.
Entonces, el sistema automatizado MRP sugerirá cambios que son problemáticos, ilógicos o prácticamente imposibles. Necesitamos un motor de planificación mucho más sencillo de utilizar.
» Planificación ágil para PYME
Según nuestra experiencia, muy pocas empresas consiguen ejecutar una planificación de necesidades totalmente automática. La mayoría de las empresas se rinden porque exige una cantidad increíble de configuración o simplemente no es lo suficientemente flexible para su situación.
El ejemplo más sencillo que vemos a menudo es cuando las fechas de los pedidos de venta están en el pasado. Si tiene pedidos de venta que debían entregarse hace un mes, tendrá problemas con la planificación de necesidades.
» Planificación de necesidades de material (MRP)
Planificación práctica
¿Por qué la planificación de necesidades debe utilizar absolutamente la fecha de demanda como punto de partida para todo?
Queremos planificar sobre la base de lo que es realmente factible.
Si el envío de su proveedor se retrasa, o nunca pudo ser entregado en la fecha que usted prefería, entonces es claramente mejor que el sistema ERP sugiera una nueva fecha de entrega a su cliente – que que le sugiera que el proveedor le entregue hace varios meses.
Si el sistema sabe lo que tiene en existencias, y qué recibos tiene ya planificados, y cuál es su plazo de entrega de las compras, y cuál es su plazo de producción de un artículo, entonces el sistema puede sugerir fechas de pedidos de venta para hacer viables todos los procesos a lo largo de la jerarquía.
Si sigue el enfoque MRP tradicional, deberá pasar horas modificando manualmente las compras y las producciones. Si lo resuelve al revés, normalmente sólo requiere un único cambio en la fecha de un pedido de cliente.
» Reverse Planning
planificación ágil para pymes
Las grandes empresas que utilizan grandes sistemas ERP suelen vivir en una realidad distinta a la de las pequeñas y medianas empresas (PYME).
A las grandes empresas les resulta relativamente más fácil prever sus ventas. Si llevamos 50 años vendiendo lotes de salchichas, tenemos muchas posibilidades de prever nuestras ventas, por lo que podemos fijar nuestro volumen de producción con antelación, lo que facilita la planificación.
Si tenemos una producción muy compleja con muchos componentes, quizá caros, o un tiempo de producción largo, necesitamos bloquear la previsión de producción. Una fábrica de automóviles debe decidir con antelación cuántos coches va a producir. De lo contrario, la producción no podrá planificarse en absoluto. Y no podemos decidir, a mitad de mes, que la mitad de la producción de berlinas sean SUV en su lugar.
Por eso, los grandes sistemas ERP parten del supuesto de que nuestra demanda se conoce con relativa antelación, porque de lo contrario no podremos basar en ella la planificación de las compras.
Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, sin embargo, la realidad es diferente. Debemos ser muy ágiles. Por ello, los sistemas ERP para pequeñas y medianas empresas suelen estar repletos de personalizaciones para responder a la necesidad de flexibilidad.
Cuando nuestro cliente decide de repente que el envío de dentro de 2 semanas tiene que ser naranja en lugar de negro, movemos cielo y tierra en la fábrica, hacemos un poco de pintura en spray personalizada y apuramos los artículos para que salgan por la puerta en el último momento… y entonces nuestro cliente piensa que somos fantásticos.
Esto es lo que muchas pequeñas y medianas empresas deben hacer para seguir siendo competitivas, y el sistema ERP debe respaldarlo.
La agilidad se ha vuelto increíblemente importante en la planificación de la producción y las compras. La mayoría de las soluciones MRP de los sistemas ERP simplemente no están preparadas para este nivel de flexibilidad. Devuelven sugerencias de cambio ilógicas si las demandas cambian drásticamente.
Si tenemos una alta previsibilidad de retirada y relativamente pocos artículos, la planificación MRP es más fácil de utilizar.
Si tenemos muchos artículos y creamos a menudo otros nuevos, o nuevas configuraciones o combinaciones, o si nos resulta difícil predecir la retirada y si las demandas de los clientes cambian a menudo, la planificación de necesidades tradicional se quedará a menudo corta.
Debemos preguntarnos qué nivel de flexibilidad necesitamos y hasta qué punto podemos soportar tener que gestionarla manualmente.
PLANIFICAR A LA INVERSA
El enfoque “inverso” es un método muy inteligente para muchas PYME.
Existen muchos obstáculos cuando intentamos automatizar la planificación de necesidades: tamaños de los pedidos, existencias de seguridad, etc. Todo debe estar correctamente configurado en la ficha de artículo y reflejar una realidad sensata para que el sistema MRP se comporte de forma inteligente.
Aunque el sistema tenga todos los requisitos previos para calcular de forma inteligente, podemos encontrarnos fácilmente en una situación en la que nos sugiera muchas líneas de cambio que no consideramos óptimas.
Esto sucede porque llegan nuevos pedidos de venta entre los ya existentes, y el panorama cambia constantemente. Cada vez que realicemos un cálculo, MRP nos sugerirá cambiarlo todo. Esto genera mucho ruido.
Un ejemplo clásico es cuando hemos registrado un pedido de venta que se desglosa en algunas demandas, y hemos creado un pedido de compra para obtener los componentes necesarios.
Ahora, el cliente quiere la entrega un día antes, y usted adelanta un día la fecha del pedido de venta. Entonces MRP también recalcula su orden de compra y propone desplazarla un día. Continúa haciéndolo cada vez que llega un nuevo pedido de venta o algo cambia.
Puede ocurrir que la orden de compra no pueda moverse en absoluto. Ese barco ha zarpado. Afortunadamente, en la mayoría de las soluciones MRP se puede bloquear el pedido para que MRP sepa que no se va a realizar más planificación sobre él. Está bien cerrada.
Sin embargo, todavía tenemos una demanda de materia prima para el día anterior, por lo que MRP nos sugerirá inmediatamente que creemos un nuevo pedido para el día anterior.
A menos que el comprador esté alerta en esta situación, corremos el riesgo de volver a comprar el mismo artículo, quizás con entrega urgente para poder cumplir con la fecha.
Con la visión de conjunto adecuada, quizá prefiramos cambiar el tipo de entrega en el pedido de compra existente (a un tipo de entrega más rápido) o persuadir al cliente para que nos entregue el pedido de venta un día más tarde.
El problema es que el MRP no siempre proporciona la visión de conjunto necesaria.
Queremos poder basar la planificación en lo que es realmente factible, y no sólo en la fecha de la demanda. Esto es lo que se denomina planificación “inversa”.
PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE MATERIAL
Si producimos artículos formados por cientos de componentes, el MRP tiene mucho sentido, pero el volumen de
Las sugerencias de cambio en MRP también pueden llegar a ser bastante inmanejables.
MRP es inteligente cuando está correctamente configurado y todos los datos están en su sitio. Pero se convierte en un obstáculo si se retrasa el envío de un componente, lo que nos obliga a trabajar manualmente a través de muchos niveles de la jerarquía y realizar ajustes.
Rara vez nos encontramos con que el MRP puede hacer frente a todo automáticamente a través de las sugerencias de cambio devueltas por el algoritmo. Lo que suele ocurrir en la práctica es que las empresas ejecutan el MRP en un subconjunto de sus artículos.
Esto puede tener sentido si ejecutamos MRP en el 10% de nuestros artículos que representan la mayor parte de nuestro flujo.
El otro 90%, sobre el que hay relativamente poco movimiento en la práctica, debería gestionarse más bien mediante una simple comprobación de disponibilidad de artículos que sólo cree nuevas sugerencias de pedido en función del punto de reordenación.
Ejecutar la planificación de necesidades en todos los artículos suele causar demasiados problemas.
Cuando hemos optado por utilizar MRP, hay todo tipo de cosas detalladas que nos gustaría poder hacer en nuestra planificación en el sistema ERP.
Éstas son algunas de las cosas con las que nos encontramos más a menudo, cosas que no siempre se abordan de forma estándar en el sistema ERP.
Planificar las líneas de pedido seleccionadas
Queremos tener la posibilidad de planificar utilizando un filtro en una línea de pedido de cliente. Si un cliente importante realiza un gran pedido y desea una fecha de entrega concreta, estaría bien poder aislar la planificación del artículo que el cliente ha pedido.
Esto requiere que podamos poner un filtro en la línea del pedido de cliente para que el cálculo sólo tenga en cuenta el artículo en cuestión y todos los artículos de la jerarquía inferior.
La razón práctica es que, si estamos ejecutando una planificación MRP completa, puede haber 3.000 líneas en el diario, por lo que puede llevar algún tiempo saber qué líneas tienen que ver con nuestro pedido, mientras que, si sólo planificáramos en los Artículos por debajo de la jerarquía superior de Artículos, puede que sólo hubiera 30 líneas.
Resumen del perfil de inventario
También necesitaremos tener una visión general del perfil del inventario.
En una línea de pedido de venta, tal vez nos enteremos de que no podemos entregar un artículo concreto, por lo que queremos tener una visión general que muestre cuándo llegará al almacén. Esto puede ayudarnos a evitar pedidos de artículos que llegarán en stock al día siguiente.
Este conocimiento y esta visión de conjunto nos pondrán en condiciones de tomar decisiones sensatas.
La versión más fácil de usar es un resumen gráfico que muestra los niveles de inventario a lo largo del tiempo y todas las entradas y salidas previstas.
