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Experto de Business Central
Este es el #6 de 8 artículos sobre cómo cubrir todo su negocio con BUSINESS CENTRAL
– sin ampliaciones de clientes
– sólo con APPS
Satisfaga todas sus necesidades de gestión de NEGOCIOS GLOBALES en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo le explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.
Cuando gestionamos varias empresas con Business Central, surgen algunas necesidades adicionales. Esto se debe a menudo a tener empresas en varios países, pero también puede tratarse simplemente de varias empresas en el mismo país.
Las empresas suelen desempeñar diferentes funciones en la cadena de suministro, por ejemplo, empresas de logística, empresas de producción y empresas de venta, con una serie de procesos entre ellas.
Intercompany
Tenemos una empresa de ventas que tiene pedidos de venta porque recibe pedidos de clientes finales. La empresa de ventas proporciona previsiones a la central, que planifica las necesidades de producto, y recurren al almacén/empresa de logística para la entrega, o a una empresa de logística de terceros, y algunos pedidos la empresa de logística puede entregarlos directamente al cliente final.
La sede central también compra mercancías a la empresa de producción, que recurre a una serie de proveedores externos, produce los artículos y los entrega en un contenedor a la empresa de logística/almacén.
Es sólo un ejemplo. Sea cual sea la estructura de nuestra empresa, debemos poder manejarla en Business Central, y los procesos deben estar soportados para que no tengamos que manejar todos los datos y la contabilidad manualmente.
Por defecto, Business Central puede gestionar bien las transacciones Intercompany, especialmente con la versión de octubre de 2023, pero rápidamente necesitamos más estructura y automatización para poder contabilizar automáticamente en varias empresas a la vez.
Cuando la empresa de ventas crea un pedido de compra, debe crearse automáticamente un pedido de venta en la empresa que debe realizar la entrega, y así sucesivamente a través de la estructura empresarial. También queremos poder ver los niveles de existencias en otras empresas, para que, ya cuando tomemos el pedido del cliente, podamos ver si el artículo está en existencias en otra empresa.
» Transacciones Intercompany
También tenemos que gestionar los precios entre empresas. También es un reto si tenemos diferentes tipos de cambio en las distintas empresas.
Necesitamos utilizar la misma fuente para los precios y los tipos de cambio para que las eliminaciones sean más fáciles y para que obtengamos los mismos valores en las mismas partidas en las cuentas de consolidación.
Gestión global de datos maestros
La gestión de datos maestros es un tema importante en una corporación con muchas empresas (entidades jurídicas). Debemos disponer de una estructura global para los datos maestros y ser capaces de sincronizar los datos maestros entre las empresas, y debemos incluir los datos maestros en los documentos utilizados en las órdenes de venta, compra y transferencia entre todas las empresas. Profundizaremos en los datos maestros en un capítulo aparte.
Tal vez tengamos cinco empresas diferentes que en la práctica tendrán los mismos clientes, artículos, datos maestros, etc. Cuando creamos un nuevo artículo en la sede central, queremos que se replique en las demás empresas para no tener que crearlo varias veces y mantenerlo en varias empresas. Necesitamos datos maestros organizados en una jerarquía de maestros y abonados.
Contenedores
Los contenedores son un tema importante si enviamos mercancías a largas distancias, tanto si enviamos como si recibimos mercancías en contenedores.
Como comprador, puede ser que tengamos un contenedor parado en el proveedor, que vamos llenando poco a poco con pedidos de compra, y cuando está lo suficientemente lleno, hacemos que nos lo envíen. A continuación, nos gustaría gestionar conjuntamente todos los pedidos de compra del contenedor. Si el contenedor se retrasa 4 días por el camino, entonces nos gustaría actualizar todas las líneas de compra a la vez y encontrar los conflictos que crea.
Del mismo modo, si somos el vendedor, somos nosotros los que enviamos el contenedor, y queremos planificar la capacidad del contenedor lo mejor posible antes de enviarlo.
Surtidos
A menudo existe una diferencia en cuanto a las mercancías y variantes que pueden comprarse y venderse en las distintas empresas.
En la empresa de almacén, tenemos 8 colores de un artículo, y una empresa de ventas debe comprar los 8, mientras que otra sólo puede comprar 2 de los colores porque sólo comercializa los 2 colores.
En la tienda web también debe haber los 8 colores para los clientes del primer país, pero sólo 2 para los del segundo. Y la oficina central ha decidido que uno de los colores debe ser descatalogado, por lo que sólo 7 de los colores deben ser pedidos de nuevo al proveedor.
La estructura internacional debe ser capaz de gestionar todo eso en Business Central.
Envases y etiquetas
Cuando ofrece mercancías a muchos países, el envasado y las etiquetas se convierten en un reto especial. Una etiqueta de ingredientes puede contener 3 idiomas: Inglés, español y portugués, y esto determina en qué países puede venderse el producto.
Tenemos el mismo artículo en stock con otras combinaciones lingüísticas, por ejemplo, inglés, italiano y griego. Puede ocurrir que tengamos 1000 unidades del artículo en stock y podamos entregar las 1000 a países de habla inglesa, pero sólo podamos entregar 80 a Italia porque las otras 920 no tienen el idioma italiano en la etiqueta de ingredientes.
Las numerosas variantes de envases y etiquetas suponen un reto adicional en Business Central.
Informes y seguimiento
La elaboración de informes tiene que ver con el Business Intelligence. En una configuración global, nos gustaría poder informar a través de toda la estructura de la empresa. ¿Qué vendemos en qué partes del mundo? ¿Cuáles son nuestros plazos de entrega?
Si Business Intelligence muestra que el plazo de entrega de un artículo es en realidad de 3 meses, pero los datos maestros del artículo en ERP dicen 2 meses, debemos corregir los datos maestros para no prometer a los clientes algo que no podemos cumplir.
Consolidación
La consolidación financiera es otro tema que suele tratarse con una herramienta de información.
Nos gustaría poder analizar las unidades de la estructura empresarial de forma comparable. No tiene sentido tener que trazar los datos desde cero cada vez para obtener cifras comparables. Debemos ser capaces de gestionar la estructura de forma centralizada para todo el grupo.
Normalmente, preparamos una cuenta de grupo, en la que consolidamos todos los datos de las empresas subyacentes hasta la cuenta de grupo y eliminamos la transacción. A menos que todas las empresas utilicen Business Central, lo más inteligente es llevar a cabo la consolidación con una solución de Business Intelligence, pero para ello es necesario disponer de planes contables y códigos de dimensión armonizados en todas las empresas.
TRANSACCIONES INTERCOMPANY
Si nuestra empresa opera a escala internacional -o si tenemos muchas empresas en nuestro sistema ERP que deben integrarse- el “intercompany” es un tema importante.
En una empresa de ventas, creamos un pedido de venta para un cliente; cuando lo liberamos, debe crearse un pedido de compra para comprar el artículo a otra empresa del grupo, y debe crearse (automáticamente) un pedido de venta en la empresa de producción o de inventario de nuestro grupo.
Ahora tenemos tres documentos de pedido vinculados entre dos empresas, y debemos poder gestionarlos juntos y modificarlos como si fueran uno solo.
Gestión del cambio
La gestión de los cambios es la parte difícil. En la empresa de producción, debemos poder cambiar las cantidades o los precios, y hacer que el cambio se propague tanto al pedido de compra como al pedido de venta en la empresa de ventas.
Debemos poder realizar un cambio en cualquiera de los tres registros, y el cambio debe reflejarse en los demás. No sirve de nada si nuestra solución está demasiado programada para soportar el mundo en el que vivimos.
Hay varias áreas en las que necesitamos flexibilidad en el día a día.
Un pedido de venta
Nuestra empresa de ventas necesita poder crear un pedido de venta que contenga líneas de varias empresas, por ejemplo, dos artículos de la propia empresa de ventas local, cuatro artículos de la empresa de inventario de Alemania y tres artículos que deba producir la empresa de Polonia.
Envío directo
Debemos poder indicar si se trata de un envío directo -es decir, si todas las empresas deben enviar los artículos directamente al cliente final- o si las empresas alemanas y polacas deben enviar los artículos a nuestra empresa de ventas local, que a su vez los enviará al cliente.
Este es, de hecho, uno de los aspectos más difíciles de las transacciones Intercompany. Si las empresas alemanas y polacas envían directamente al cliente, deben poder adjuntar un albarán o una factura impresa siguiendo la lógica de la empresa de venta local original, que al fin y al cabo es con la que ha tratado el cliente. Esto se complica cuando intervienen diferentes empresas y entidades contables.
Cuando la empresa local vende a un cliente local a precios y descuentos locales, los documentos deben poder salir de la impresora en Alemania y Polonia.
Seguimiento del artículo
También queremos poder hacer un seguimiento de los artículos en todas las empresas.
Cuando el trabajador del almacén en Alemania recoge artículos con números de serie, debe escanear el número de serie, y luego debe fluir hasta nuestra empresa de ventas local para que localmente podamos ver qué números de serie se han recogido para el pedido.
Configuración
Con la configuración de artículos, los datos deben fluir en sentido contrario. Registramos las especificaciones del artículo configurado, y quizás el hecho de que es necesario imprimir el logotipo de una empresa en la tapa, en el pedido de venta local. A continuación, estos datos deben transmitirse a la empresa de producción polaca, que fabricará los artículos e imprimirá el logotipo en la tapa.
Tratamiento de errores
Por último, ¿cómo gestiona los errores la solución Intercompany? Si algo va mal entre empresas (por ejemplo, si el número de artículo no existe en la otra empresa), ¿el pedido pasa entonces a un registro de errores que alguien debe seguir antes de que el pedido pueda continuar?
Definitivamente, recomendamos que la solución esté en línea y que los errores se devuelvan al usuario en tiempo real. Esto significa que, si en nuestra empresa de ventas local introducimos un pedido que retirará artículos de las empresas alemana y polaca, veremos cualquier error en pantalla inmediatamente mientras tecleamos, por lo que no podremos avanzar más en el proceso hasta que se haya solucionado el error.
Observamos un claro aumento de la demanda de soluciones Intercompany. Ciertamente, cada vez es más normal que las transacciones traspasen fronteras y empresas.
Los fundamentos son razonablemente sencillos, pero la flexibilidad en los retos cotidianos es la verdadera marca de una buena solución Intercompany.
SINCRONIZACIÓN GLOBAL
Podemos tener cinco empresas diferentes (entidades jurídicas) que en la práctica tendrán los mismos clientes, artículos, datos maestros, etc. Cuando creamos un nuevo artículo en la sede central, queremos que se replique en las demás empresas para no tener que configurarlo varias veces.
También podemos tener un sistema ERP diferente en una de las filiales. Necesitamos que los datos maestros estén sincronizados en todas las plataformas, tanto en Business Central como en otros sistemas ERP de la empresa. Esto también se aplica a los datos maestros que hemos creado nosotros mismos, es decir, color, tamaño, material o muchos otros tipos de datos maestros sobre artículos, clientes y proveedores.
El reto consiste en conseguir que los distintos sistemas ERP, con estructuras de datos diferentes, se comuniquen entre sí. Debemos pensar detenidamente a la hora de desarrollar una estructura de datos para asegurarnos de que las claves coinciden en todas las empresas, en los distintos sistemas ERP.
Estrategias de sincronización de datos
Podemos elegir varias estrategias.
Una estrategia centralizada significa que tenemos una empresa principal en la que establecemos todos los datos maestros de forma consolidada, reuniendo a todos los deudores, todas las partidas y todo lo demás que queremos que gestione el equipo central. El sistema “empuja” los datos desde la empresa principal a las empresas periféricas.
La gestión central tiene ciertas ventajas, pero la desventaja es que los datos son más difíciles de mantener cuando menos personal tiene acceso.
Tal vez haya un usuario local en Francia que se dé cuenta de que un dato concreto de un artículo es incorrecto, pero no lo hace corregir porque es muy engorroso comunicarlo a la sede central. Si corrige sus datos locales, simplemente serán sobrescritos por los de la empresa principal cuando se ejecute el siguiente trabajo de sincronización.
Por ello, nos inclinamos por una estrategia híbrida en la que los datos puedan sincronizarse en ambos sentidos.
Está bien que los datos se recojan en una empresa central principal, pero consideramos crucial que los usuarios locales puedan actualizar los datos, de modo que el francés puede actualizar los datos de los artículos locales, y la modificación se sincronizará de nuevo con la empresa central, y el siguiente trabajo de sincronización replicará su modificación a todas las empresas.
Naturalmente, tenemos que controlar los derechos de edición que necesita, es decir, qué campos puede actualizar y en cuáles no puede entrometerse.
También necesita acceder a los datos de entrada en francés sin que sobrescriban otras variantes lingüísticas.
También necesita la posibilidad de crear un artículo que sólo sea relevante en Francia y que no se difunda a otras empresas.
Cuanto más grande sea la corporación y menos artículos tengamos o menos dinámica sea nuestra estructura de artículos, más relevante nos parece una estrategia centralizada con una empresa principal.
Esto también se aplica si tenemos estrictos controles de calidad en nuestros artículos y nuestro departamento de desarrollo o de calidad asegura y limpia los datos de forma muy rigurosa. En estos casos, tiene sentido prescindir de la actualización y la innovación descentralizadas.
Suscripción de datos
Debemos ser capaces de construir una estructura de datos maestros con un propietario de datos y suscriptores de datos. En cada filial elegimos los datos a los que queremos suscribirnos.
Por ejemplo, si hay una filial francesa en un grupo alemán, la filial francesa puede suscribirse a artículos compartidos, clientes y otros datos maestros, pero también puede crear artículos locales que sólo sean relevantes en Francia.
Si la filial francesa compra un artículo que sólo existe en Francia, no tiene sentido replicar ese número de artículo a otras 20 filiales de todo el mundo.
