STAMMDATENVERWALTUNG

Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen an das STAMMDATENMANAGEMENT in BUSINESS CENTRAL. In diesem Artikel erklären wir, was Sie verlangen sollten, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie nutzen.

Was sind Stammdaten?

Alle ERP-Systeme haben Tabellen zur Speicherung von Daten zu Artikeln, Kunden und Lieferanten. Die Herausforderung besteht darin, dass verschiedene Unternehmen unterschiedliche Datenanforderungen haben, was oft dazu führt, dass viele neue Felder angelegt werden.

Jeder braucht zusätzliche Felder, um Stammdaten zu seinen Artikeln zu speichern, etwa Farbe, Höhe, elektrischer Widerstand, Dicke, Härte usw. Manche Unternehmen kaufen eigenständige, spezialisierte Product-Information-Management-Systeme (PIM), die dann in das ERP-System integriert werden müssen.

Stammdaten können auch Textbausteine zum Artikel sein, die auf der Website oder im E-Commerce-Webshop angezeigt werden sollen. Oder wir möchten Artikelstammdaten auf der Rechnung ausgeben – oder Produktbeschreibungen für die Regaletiketten im Geschäft vorhalten.

Stammdaten können auch Dateien sein, etwa Benutzerhandbücher, Installationsanleitungen oder Montageanleitungen, Produktionsinformationen, Qualitätskontrolldokumente usw.

Stammdaten können sehr vieles sein, und wir möchten sie in Business Central verfügbar haben, ohne der Artikelkarte benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen.

Auch Kunden und Lieferanten

Der Bedarf, Stammdaten zu verwalten, gilt auch für Kunden und Lieferanten. Und auch hier wollen wir benutzerdefinierte Felder auf der Debitorenkarte und der Kreditorenkarte vermeiden.

Wir erfassen bei Kunden möglicherweise einen Marktsegmentcode, ABC-Klassifizierungen, Kettenzugehörigkeiten, Serviceanforderungen, Eigentümerstrukturen usw. Wir haben viele Informationen zu Kunden und Lieferanten, die ebenfalls Stammdaten sind.

Ein klassisches PIM-System konzentriert sich nur auf Artikel. Zunehmend stellen wir fest, dass Unternehmen auch PIM-ähnliche Daten zu Kunden und Lieferanten wünschen – aber auch zu anderen Entitäten wie Serviceartikeln, Seriennummern, Stücklisten usw. Wir müssen mit Stammdaten zu allem arbeiten können.

Im Stammdatenmanagement gibt es mehrere unterschiedliche Anforderungen, die wir berücksichtigen müssen.

Anreicherung mit Stammdaten

Eine ist die Möglichkeit, neue Stammdaten zur Anreicherung hinzuzufügen. Wir hätten gerne eigene Datendimensionen, z. B. 20 neue Felder auf der Artikelkarte, oder ein PIM-System, in dem wir die Artikel mit Bildern und Daten anreichern können, oder andere Möglichkeiten, allen Arten von Datensätzen im System Metadaten hinzuzufügen.

Wir sind es gewohnt, mit Stammdaten zu Artikeln zu arbeiten – aber wir müssen auch Stammdaten zu Lieferanten oder Kunden handhaben können – oder zu Artikeln mit unterschiedlichen Werten je nach Lieferant.

Benutzerdefinierte Attribute

Wir müssen auch benutzerdefinierte Informationen oder Konfigurationen für einen Verkaufsauftrag handhaben können, sodass wir einer bestimmten Verkaufsauftragszeile Stammdaten hinzufügen können.

Das kann eine Nachricht an die Produktion sein, was auf den Artikel gedruckt werden soll – oder wie er verpackt werden soll. Es kann auch die Information sein, dass wir besondere Rückgabebedingungen vereinbart haben und diese Information auf Verkaufsauftrag, Lieferschein und Rechnung gedruckt werden muss.

Das ist nicht das, was wir unter „klassischen“ Artikelstammdaten verstehen, aber es sind Attribute, die wir bei Artikeln und Aufträgen erfassen und in Belege einbinden können müssen.

Wir müssen allem in Business Central Stammdaten und zusätzliche Informationen hinzufügen können. Zum Beispiel möchten wir Stammdaten zu Seriennummern erfassen können, um eine Qualitätskontrolle durchzuführen. Wir können Stammdaten auch zur Verwaltung von Produktvarianten nutzen. Es gibt viele Anwendungsfälle, in denen wir die Möglichkeit haben, allem in Business Central Attribute hinzuzufügen.

Stammdaten auf 3 Ebenen

Es reicht nicht aus, der Artikelkarte ein Feld hinzuzufügen und etwas Text hineinzuschreiben. Wir brauchen eine dreistufige Struktur in den Stammdaten, um alle Anforderungen zu erfüllen:

1. Wir müssen ein Feld hinzufügen können. Das könnte zum Beispiel bei einem Artikel das Feld „Raddurchmesser“ sein.
2. Dann können wir wählen, ob der Durchmesser in Zoll oder cm angegeben ist, und
3. anschließend können wir festlegen, dass der Wert 27,5 beträgt. Das ist nicht einfach eine gewöhnliche Dropdown-Liste. Das nennt man Lookup-Logik in Business Central, und wenn wir sie in der Stammdatenstruktur nicht haben, stoßen wir an Grenzen.

Vereinheitlichte Stammdaten

Wir brauchen vereinheitlichte Daten, sodass die Daten über Unternehmen und Systeme hinweg dieselbe Struktur und dieselben Werte haben, z. B. in ERP, CRM und Webshop – über alle Unternehmen des Konzerns hinweg.

Das nennt man Unified Master Data. Wenn Sie Unternehmen in zwei Ländern haben und Intercompany nutzen, nützt es nichts, wenn ein Auftrag scheitert, weil der Kunde in den beiden Unternehmen unterschiedlich heißt.

Manche Daten sind unternehmensübergreifend gemeinsam – andere Daten sind pro Unternehmen einzigartig. Wir müssen steuern können, wo Daten ihren Ursprung haben und wo Daten nicht aktualisiert werden dürfen, weil sie anderswo geführt werden.

Stammdaten auf Belegen

Stammdaten müssen auf vielen Ausgangsbelegen enthalten sein, und deshalb müssen Stammdaten automatisch zwischen Artikeln, Kunden, Lieferanten, Verkaufsaufträgen und Bestellungen übertragen werden. Wir nennen das Stammdaten auf Belegen (Master Data on Documents).

Wenn wir einem Verkaufsauftrag einen Kommentar hinzufügen, muss dieser Kommentar in den Fertigungsauftrag fließen (oder über Intercompany an die Lieferfirma, wenn wir Teil eines Konzerns mit mehreren Unternehmen sind), und wenn die Produktionsabteilung Komponenten für die Produktion einkauft, muss unser Kommentar auf der Bedarfsanforderung erscheinen, die an den Lieferanten geschickt wird. Oder wenn wir eine E-Mail mit einer Rechnung für einen Artikel senden, müssen das passende Benutzerhandbuch oder die Dokumentation zum Artikel automatisch angehängt werden.

Filterung

Wenn wir 100.000 Artikel haben und einen Kunden am Telefon, der sagt, es müsse eine bestimmte Farbe und eine bestimmte Größe sein, dann müssen wir die Stammdaten filtern und die 14 Artikel sehen können, die die Kriterien erfüllen.

Pflege der Daten

Wenn ein Lieferant eine neue Liste mit Stammdaten schickt, möchten wir sie einfach in Business Central importieren können. Wenn wir 1000 Artikel mit einem bestimmten Farbcode haben, der in Kürze umbenannt wird, möchten wir eine Ansicht mit den 1000 Artikeln erstellen und den Namen der Farbe per Massenaktualisierung ändern können.

Einfache Pflege und Massenaktualisierung sind wichtig, wenn wir viele Artikel haben.

Verwaltungswerkzeuge

Es ist sehr wichtig, von Anfang an eine solide Stammdatenstruktur aufzubauen. Sobald wir Business Central nutzen, ist es schwierig, die Struktur zu ändern. Deshalb lässt sich eine Stammdatenstruktur am einfachsten bei der Wahl eines neuen ERP-Systems oder bei einem Upgrade einführen.

Wichtig ist aber, dass die Stammdatenlösung Werkzeuge zur Massenaktualisierung und Bereinigung von Daten hat. Wenn wir ein benutzerdefiniertes Feld auf der Artikelkarte haben, das wir in ein Stammdatenattribut umwandeln möchten, um Anpassungen loszuwerden, müssen wir eine Massenaktualisierung durchführen können, die Daten aus einem benutzerdefinierten Feld in die Stammdatenstruktur verschiebt.

Manche Unternehmen empfinden Stammdaten als deutlich größere Herausforderung als andere. Wenn wir eine Erfassungsanforderung haben, scheint es einfach, dafür ein neues Feld anzulegen – und das Problem ist gelöst.

Generell wollen wir Business Central jedoch nicht mit neuen Feldern überfrachten. Das schafft Wartungsprobleme, und leider erkennen Unternehmen das oft erst später im Prozess. Betrachten wir sie kurz:

• Irgendwann gibt es so viele Felder, dass man den Überblick verliert, und verschiedene Abteilungen erfassen dieselbe Information jeweils in eigenen Feldern.
• Alles muss auch im ERP, im Onlineshop (CMS) und im CRM (oder im Auftragssystem) aktualisiert werden.
• ERP-Upgrades werden kompliziert wegen der vielen Anpassungen, die migriert werden müssen.

Wir wollen Stammdaten anlegen und verwalten, ohne dass Anpassungen in Business Central nötig sind.

Auf traditionelle Weise könnten wir am Ende Hunderte von Feldern auf der Artikelkarte haben, die vielen verschiedenen Zwecken dienen, und viele davon beziehen sich vermutlich auf bestimmte Artikelkategorien.

Stammdatenstruktur

Was gewinnen wir durch eine Stammdatenstruktur?

Kohärente Daten: Wir können Situationen beherrschen, in denen zum Beispiel die Farbe eines Artikels in vielen Feldern der Artikelkarte erfasst ist. Der Produktionsfarbcode lautet RAL6005, während ein anderes Feld besagt, dass ein Lieferant die Farbe British Racing Green nennt. In einem dritten Feld hat das Marketing für den Onlineshop „Dunkelgrün“ geschrieben, und ein viertes Feld lautet nur „Grün“, weil die Farbe Grün durchsuchbar sein muss.

Strukturierte Daten: Ein weiteres typisches Problem ist, dass Daten unstrukturiert sind. Der Einkäufer trägt die Farbe beim Artikel ein, und einer schreibt „Racing Green“, ein anderer „British Green“. Für die Suche ist das ein Albtraum.

Wenn wir strukturierte Daten verwenden, wählt der Einkäufer die Farbe aus einer vordefinierten Liste aus, und alle Vorkommen haben denselben Wert. Stammdaten müssen sorgfältig entworfen und strukturiert sein, damit sie im gesamten Unternehmen verwendet werden können.

Massenaktualisierung: Wenn wir beschließen, den Namen der Farbe zu ändern, ändern wir ihn nur an einer Stelle, und er wird dann überall übernommen.

Ohne Funktion zur Massenaktualisierung wird die Aktualisierung vieler Einträge üblicherweise damit gelöst, dass ein Berater beauftragt wird, der einen Batchjob zur Bearbeitung der Daten einrichten kann.

Ansichten, Filter und Sortierungen

Wir brauchen außerdem gute Werkzeuge zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten.

Zum Beispiel möchte der Marketingverantwortliche die Artikeltabelle filtern und sich bestimmte Artikel für den Onlineshop ansehen, dabei wählen, welche Spalten in der Ansicht enthalten sein sollen und wie die Daten sortiert werden. Er will außerdem Daten direkt in der Ansicht ändern und aktualisieren, damit er die Daten im Griff behält.

Und Einheiten müssen in separaten Feldern stehen. Handelt es sich um ein Dezimalfeld, darf keine Texteingabe möglich sein. Oft sind Einheiten im Feldinhalt enthalten: Bei einem Artikel steht vielleicht „2,8 m“ und bei einem anderen „280 cm“, und eine Suche nach Artikeln mit mehr als 2 Metern Länge liefert keine Ergebnisse, weil die Daten als Text und nicht als Zahlen interpretiert werden. Wir brauchen Werte und Einheiten in getrennten Feldern.

Wenn wir filtern und sortieren oder Stammdaten intelligent in der Planung nutzen wollen, müssen die Daten in strukturierter Form gespeichert sein.

Sprachverwaltung

Das Stammdatenmanagement muss eine Sprachverwaltung enthalten, wenn wir in mehreren Sprachen arbeiten. Wenn wir bei einem Artikel die Farbe „Rot“ wählen, muss das System über eine weitere Tabelle verfügen, mit der es steuern kann, wie der Wert „Rot“ in anderen Sprachen erscheint.

Die richtige Sprachversion der Stammdaten muss intelligent mit dem Onlineshop synchronisiert und intelligent in Belege eingebunden werden.

Wir müssen alle Belege in der Sprache unserer Wahl sehen können. Dann kann unser englischsprachiges Lagerpersonal den chinesischen Lieferschein auf Englisch sehen, und ein spanischsprachiger Kollege im Lager kann alle Belege auf Spanisch sehen.

Business Central muss viele Belege erzeugen können, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge, Mahnungen und so weiter.

Seit Version 2013 von Dynamics NAV sind Belege eine ständige Herausforderung, denn es ist seither ein großes Unterfangen, das Design von Belegen und Berichten zu ändern.

Wir wollen ein Werkzeug, mit dem wir sowohl Inhalt als auch Layout unserer Belege steuern können, ohne jedes Mal einen Entwickler beauftragen zu müssen, wenn wir einen Beleg anpassen möchten.

Die Verwaltung von Belegen muss die folgenden fünf Fähigkeiten haben:

1. Vorlagen
Wir brauchen Vorlagen für Belege in Business Central. Wenn wir einen Verkaufsauftrag anlegen, möchten wir wählen können, welche Auftragsbestätigungsvorlage im jeweiligen Fall passt.

Die Vorlagenauswahl muss außerdem vom Kundendatensatz abhängen und automatisch gesteuert werden, sodass unterschiedliche Kunden unterschiedliche Berichtsdesigns haben können.

2. Bedingter Text
Es sollte auch möglich sein, dass der ausführliche Textinhalt eines Angebots, einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung usw. je nach den im Auftrag enthaltenen Artikeln oder dem Kunden, an den verkauft wird, variiert.

So können wir einen Kommentar „Bitte beachten Sie …“ hinzufügen, wenn ein bestimmter Artikel enthalten ist und wir den Kunden auf etwas Wichtiges hinweisen müssen.

3. Stammdaten
Wir müssen Kunden- oder Artikeldaten speichern können, die im System weitergereicht werden, vom Verkaufsangebot zum Verkaufsauftrag, von dort zum Fertigungsauftrag, zu den gebuchten Verkaufsbelegen und so weiter.

Zum Beispiel möchten wir bei einem bestimmten Artikel, dass der Lieferschein besagt, dass der Kunde den Artikel bei Ankunft prüfen muss.

Ein weiteres Beispiel: Die Kontaktdaten des Verkäufers müssen auf der Rechnung erscheinen, und diese Daten stammen von der Debitorenkarte und müssen über Angebot und Verkaufsauftrag fließen, damit sie auf der Rechnung erscheinen. Dasselbe könnte für Zollvorschriften, Reklamationsbedingungen usw. gelten.

4. Sprachen
Die Sprachverwaltung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen mit internationalen Kunden. Sie darf nicht von Hand erfolgen – das ist Zeitverschwendung.

Es muss möglich sein, Daten in verschiedenen Sprachen zu speichern. Wir haben vielleicht Zollvorschriften, die auf Rechnungen in verschiedenen Sprachen angezeigt werden müssen – und jeder Zollvorschriftscode sollte den Text in verschiedenen Sprachen enthalten, damit wir denselben Code bei allen Kunden hinterlegen können, ohne uns darum zu kümmern, in welcher Sprache sie die Rechnung benötigen – das wird über den Sprachcode des Kunden gesteuert.

5. E-Mail
Nicht zuletzt müssen wir natürlich einen Beleg erzeugen können, der an eine E-Mail angehängt wird, und den E-Mail-Text automatisch generieren lassen. Wir müssen Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. per E-Mail an Kunden senden können.

Wir müssen im Kundendatensatz angeben können, welche Sprache der Kunde bevorzugt und dass der Lieferschein an eine Adresse, die Rechnung an eine andere gesendet werden soll und so weiter.

Wir haben möglicherweise fünf verschiedene Unternehmen (juristische Personen), die in der Praxis dieselben Kunden, Artikel, Stammdaten usw. haben. Wenn wir in der Zentrale einen neuen Artikel anlegen, möchten wir, dass er in die anderen Unternehmen repliziert wird, damit wir ihn nicht mehrfach einrichten müssen.

Alles über diese Struktur lesen Sie im Artikel über Global Business.