BUCHHALTUNG
 

Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen an BUCHHALTUNG und BUSINESS INTELLIGENCE in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir, was Sie fordern sollten, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie einsetzen können.

Die Buchhaltung ist ein Bereich, in dem Business Central sehr stark ist. ERP hat als Buchhaltungssystem begonnen, daher sind Buchhaltung und Finanzwesen in ERP-Systemen im Allgemeinen funktional gut abgedeckt.

Es gibt jedoch das „Reporting“ in Form von Business Intelligence, ein großes Thema in der Finanzabteilung, und es gibt einige Spezialbereiche, in denen wir Zusatzlösungen benötigen. Außerdem möchten wir gern einen Standardkontenplan verwenden – dazu kommen wir etwas später.

Business Intelligence

Beim Reporting geht es darum, Daten zu visualisieren und Einblick zu schaffen, wie es im Unternehmen läuft. Damit wir die Daten haben, sind Dimensionen in Business Central wichtig.

Dimensionen sind die zusätzlichen Attribute, die wir an Datensätzen anbringen können. Finanzleute haben gern viele Dimensionen, weil sie ihnen viele Daten liefern, während andere Mitarbeiter im Unternehmen Dimensionen meist nicht mögen, weil sie dann mehr Daten erfassen müssen.

Die Frage ist, wie wir unser Geschäft messen möchten. Wenn wir in acht Länder exportieren, sollten wir ein Konto mit einer Länderdimension mit acht Ausprägungen anlegen – statt acht getrennter Konten. Das bietet bessere Reporting-Möglichkeiten – und einen Kontenplan, der leichter zu pflegen ist. Fügen Sie Dimensionen statt Konten hinzu, wenn der Bedarf im Reporting liegt.

Business Intelligence und Reporting in ERP-Lösungen haben in den letzten Jahren einen unglaublich weiten Weg zurückgelegt, insbesondere in der Microsoft-Welt.

Früher war es teuer, Daten aus dem ERP zu exportieren und Berichte in externen BI-Systemen zu erstellen. Viele Reporting-Bedürfnisse wurden daher durch die Entwicklung eigener Berichte im ERP-System abgedeckt, und obwohl das teuer war, war es immer noch günstiger als ein „echtes“ BI-System.

Heute sind einfache BI-Systeme günstig, und wir erhalten gebrauchsfertige Vorlagen für unsere ERP-Daten. Eine BI-Vorlage zu nutzen ist günstiger als die Entwicklung eines eigenen Berichts in Business Central – und deutlich flexibler und nützlicher.

Kontenplanvorlage

Damit sind wir beim Kontenplan. Wir möchten einen einfachen Kontenplan, der leicht zu pflegen ist. Ein einfacher, vorlagenbasierter Kontenplan erleichtert auch die Einführung neuer Apps.

Die meisten Unternehmen wollen instinktiv an ihrem alten Kontenplan festhalten. Die meisten glauben nicht, dass sie eine Kontenplanvorlage verwenden können. Wenn sie sich aber die Details ansehen und mit ihrem alten Kontenplan vergleichen, erkennen die allermeisten, dass sie problemlos eine Kontenplanvorlage verwenden können.

Das bringt den Vorteil, dass deutlich weniger Konfigurationsaufwand, weniger Wartung und bessere Reporting-Möglichkeiten anfallen und neue Apps leichter einzusetzen sind.

Die Buchhaltungsabteilung benötigt außerdem eine Reihe zusätzlicher Lösungen, die den Alltag erleichtern. Diese Lösungen möchten wir ins Spiel bringen:

KPIs und Reporting

Was muss ein CFO aus einer ERP-Lösung herausholen? Natürlich müssen Bücher geführt werden, und das ist ein grundlegender Teil von ERP.

Auf das Finanzmodul des ERP-Systems wird bei der Einführung eines ERP-Systems eigentlich nicht besonders viel Zeit verwendet. Die Unternehmen haben in diesem Bereich viel Know-how und Erfahrung.

Viele CFOs sehen die ERP-Lösung als Datenbank, die die Daten liefert, auf denen die Erkenntnisse beruhen, die sie bei der Unternehmensführung nutzen. Wir sehen Reporting und Business Intelligence daher als eines der wichtigsten Themen im Finanzwesen.

Alles beginnt jedoch mit den Unternehmenszielen, die wir verfolgen wollen. Wenn wir sagen können, anhand welcher KPIs wir das Unternehmen führen, wissen wir auch, welche Daten in den IT-Lösungen erfasst werden müssen und was das für das ERP-System bedeutet.

Viele vergessen, was das Management aus Sicht der Lieferkette will. Wir möchten unsere Organisation aus mehreren Perspektiven betrachten, nicht nur aus finanziellen.

Wenn es für die Zufriedenheit unserer Kunden wichtig ist, dass ihre Bestellungen schnell versendet werden, müssen wir herausfinden, wie wir unsere Bearbeitungszeit messen können.

Wenn wir unsere Lieferkette messen und Servicegrad oder Lagerbindung überwachen wollen, sollten wir in der Produktion und im Lager beginnen und sehen, wie wir diese Messwerte am besten erfassen – und dann, wie sie sich im Finanzmodul niederschlagen sollen.

Je mehr wir unsere Lieferkette und unsere Organisation ganzheitlich betrachten – statt aus alter Gewohnheit alles nur aus der Sicht der Finanzabteilung zu sehen –, desto fokussierter und wertschöpfender wird unser Reporting.

Wir sind der Überzeugung, dass ein CFO vorausschauend sein und den Rest der Organisation mit Erkenntnissen und Möglichkeiten versorgen muss. Die Finanzabteilung darf nicht auf ihren Daten sitzen; sie muss die Daten aktivieren, indem sie sie an die Personen in der Organisation weitergibt, die auf die gewonnenen Erkenntnisse reagieren können.

Power BI

Business Intelligence (BI) war früher extrem schwierig, und plötzlich können Anwender sie selbst einrichten. Sie können Daten aus allen möglichen Quellen sammeln, eigene Dashboards einrichten und sie einfach mit allen Kollegen auf unterschiedlichen Geräten teilen.

Microsoft hat mit Power BI in diesem Bereich wirklich Fahrt aufgenommen.

Diesen Trend werden wir in den kommenden Jahren noch stärker sehen. Es ist bereits einfach, Daten aus mehreren Quellen zu sammeln und miteinander zu verknüpfen – und bei BI geht es nicht mehr darum, was das ERP-System berechnen kann, sondern darum, wie wir den Zusammenhang zwischen den Daten aus dem ERP und allen anderen Daten in unserem Unternehmen verstehen können.

Wir müssen Daten leicht verknüpfbar machen – indem wir ihnen in verschiedenen Systemen und Datenbanken dieselben Namen und dieselbe Struktur geben.

Letztlich geht es darum, Daten in Erkenntnisse zu verwandeln – statt Energie darauf zu verwenden, technische Hindernisse zu überwinden.

Die Buchhaltung ist der Kern eines ERP-Systems. Alle ERP-Systeme haben einst als Finanzsysteme begonnen. Und weil sie der Kern des ERP-Systems ist, steckt ein schlechter Kontenplan allerlei andere Dinge mit seinen Mängeln an.

Management-Anforderungen im Kontenplan

Viele Unternehmen bauen Management-Anforderungen instinktiv in ihre Finanzsysteme ein. Sie legen zum Beispiel viele Konten an, um detailliert berichten zu können.

Das ist keine gute Idee. ERP-Systeme bieten klügere Wege, Management- und Reporting-Anforderungen zu unterstützen. Seit Jahrzehnten ist es möglich, mit Dimensionen zu arbeiten, wodurch es überflüssig wird, für alles Konten anzulegen.

Wir wollen einen einfachen, verständlicheren Kontenplan, bei dem sich Filter für Datenbedarfe nutzen lassen – oder das Reporting ganz in ein anderes System verlagern, in dem sich Daten intelligenter auswerten lassen.

Also … statt die ganze Komplexität in den Kontenplan zu packen und alle Berichte direkt aus dem Finanzmodul zu ziehen … können wir andere Werkzeuge für einfacheres, grafischeres Reporting nutzen und so die Finanzdatenstruktur deutlich schlanker halten.

Statt 100 Kostenkonten für alle möglichen Zwecke haben wir jetzt eine Handvoll Kostenkonten und können mit Filtern die gewünschten Informationen finden.

Wir müssen Kontenplan und Dimensionsaufbau von Anfang an gründlich durchdenken, weil sie sich später nur schwer ändern lassen.

Es ist das Reporting, das wirklich bestimmt, wie alles eingerichtet werden sollte. Wir müssen uns klar darüber sein, was wir messen wollen und wie der Dimensionsaufbau dies unterstützt.

Kontenplanvorlage

Wir wollen einen Schritt weitergehen. Wir wollen statt des alten, individuell angepassten Kontenplans eine standardisierte Kontenplanvorlage verwenden.

Alle Unternehmen können sich an eine Kontenplanvorlage anpassen, doch die erste Reaktion ist oft Widerstand.

Wir arbeiten seit vielen Jahren an der Konsolidierung eines standardisierten Kontenplans. Er bündelt die Erfahrungen und Anforderungen sehr vieler Unternehmen. Er basiert auf der Deckungsbeitragsrechnung und ist relativ einfach, aber dennoch recht detailliert, ohne zu viele Konten.

Die meisten Unternehmen räumen ein, dass die Vorlage ihre Anforderungen tatsächlich erfüllt, sobald sie sich die Details ansehen und mit ihrem alten Kontenplan vergleichen.

Nun kommen wir zum Vorteil eines Standards.

Konfiguration vermeiden

Wenn wir ein ERP-System einführen – ob ein neues oder lediglich ein Upgrade eines alten Dynamics NAV oder ähnlichem –, muss der Hersteller viele Parameter konfigurieren.

Natürlich müssen alle Funktionen und Module des ERP-Systems wissen, wie sie im Finanzmodul buchen sollen. Diese Buchungskonfiguration ist mühsam, denn bei beispielsweise 100 Erlöskonten müssen 100 verschiedene Buchungsregeln eingerichtet werden.

Oft lassen sich hunderte Stunden sparen, wenn Lagerverwaltung, Intercompany, Fertigung, Einkauf usw. nicht eingerichtet werden müssen.

Das Tolle ist, dass uns eine Vorlage nicht daran hindert, darauf aufzubauen. Wir können problemlos zusätzliche Konten hinzufügen und die Komplexität erhöhen, wenn es sinnvoll ist.