EINKAUF &
LIEFERANTEN

Erfüllen Sie alle Anforderungen an die Verwaltung von EINKAUF und KREDITOREN in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir, was Sie fordern sollten, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie nutzen.

Im Einkauf geht es darum, mit den Lieferanten im Dialog zu stehen, um Waren zum bestmöglichen Preis, in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt zu kaufen – und anschließend die Vereinbarungen zu verwalten und etwaige Änderungen zu handhaben.

Meist beanspruchen Mengen und Lieferzeiten den größten Teil der Zeit des Einkäufers. Sobald eine Zusammenarbeit mit einem Lieferanten etabliert ist, ist der Preis verhandelt, und wir kennen die Qualität des Produkts. Dann müssen Menge und Lieferzeit von Zeit zu Zeit abgestimmt werden.

Rollen

Bei den Rollen gibt es zwischen Einkauf und Verkauf einen interessanten Unterschied.

Im Verkauf gibt es zwei Arten von Rollen:
1) Diejenigen, die Beziehungen pflegen und im CRM arbeiten – und
2) die Auftragssachbearbeiter, die Mengen und Preise handhaben und Verkaufsaufträge im ERP erfassen.

In der Einkaufsabteilung arbeiten Personen, die sich auf Mengen und Preise konzentrieren. Sie sind nicht in der gleichen Weise auf den Verkauf ausgerichtet wie Vertriebsmitarbeiter und müssen mit den Lieferanten keinen Verkaufsdialog führen.

Ihre Aufgabe ist es, Einkäufe im ERP-System zu verwalten. Daher muss das ERP auch unterstützen, dass die Einkäufer den gesamten Dialog mit den Lieferanten im ERP führen. Das ist ein Punkt, an dem Business Central im Standard nicht genug leistet.

1. Planung

Im Einkauf geht es sehr viel um Planung, und die Rolle des Einkäufers umfasst häufig auch die Planung. Wir müssen steuern, wie viel wir wann einkaufen sollten, damit die Lagerbindung nicht zu groß wird und wir dennoch alles liefern können, was die Kunden bestellt haben.

Planung & Verfügbarkeit hat ein eigenes Kapitel, daher geht es in diesem Artikel nur um die Verwaltung von Einkäufen.

Einkaufsvereinbarungen und die Nachverfolgung aufgegebener Bestellungen sind wichtige Themen im Einkauf. Wir müssen den Lieferanten wählen, der das richtige Produkt in der richtigen Menge zur richtigen Zeit liefern kann.

2. Einkaufsanfragen

Wir müssen einen oder mehrere Lieferanten fragen können, ob sie einen Artikel in einer bestimmten Menge und innerhalb einer Frist liefern können und was er kosten wird. Wir müssen den Dialog im ERP verwalten und den richtigen Lieferanten für die Bestellung auswählen können.

Wir müssen den Überblick über alle offenen Posten behalten, sodass wir alle Einkaufsbestellungen im Blick haben und zugleich die Kontrolle über die Einkaufsanfragen behalten, bei denen uns Antworten der Lieferanten fehlen.

Preisvereinbarungen mit Lieferanten sind in allen Bereichen des Unternehmens wichtig und gut zu verwalten, und Business Central kann das sehr gut.

3. Einkaufsbestellungen

Integrationen
Integrationen sind oft ein wichtiges Thema, wenn wir die Zusammenarbeit mit Lieferanten automatisieren wollen. Dabei kann es um EDI oder Einkaufsportale gehen. Wichtig ist, dass nicht alles manuell eingegeben werden muss.

Nachdem die Bestellung aufgegeben wurde, müssen wir sicherstellen, dass der Lieferant seinen Teil der Vereinbarung erfüllt, und währenddessen mit Änderungen umgehen, wenn ein Lieferant nicht wie vereinbart liefern kann.

Im ERP sind Bedarfsanforderungen, der Dialog über Bestellungen und das Änderungsmanagement die wichtigen Themen.

Intercompany
Wenn wir eine internationale Organisation mit Produktionsgesellschaften, Lagergesellschaften und Vertriebsgesellschaften in verschiedenen Ländern haben, müssen wir unter Umständen sowohl bei internen Gesellschaften als auch bei externen Lieferanten einkaufen.

In diesem Fall müssen Intercompany-Transaktionen automatisiert sein, damit wir Einkäufe und Verkäufe zwischen vielen Gesellschaften einfach erfassen können – und damit wir beispielsweise nachsehen können, wie viel in einer anderen Gesellschaft der Gruppe auf Lager ist.

Belege
Oft gibt es Anforderungen an das Aussehen von Einkaufsbelegen. Möglicherweise haben wir Lieferanten, die ein bestimmtes Belaglayout oder bestimmte Angaben auf der Einkaufsbestellung verlangen.

Vielleicht erfassen die Vertriebsmitarbeiter Informationen im Verkaufsauftrag, die auf der Einkaufsbestellung stehen müssen, weil der externe Lieferant sie benötigt. Das kann zum Beispiel eine Anpassung des Produkts sein oder ein Logo, das auf das Produkt gedruckt werden muss.

4. Lieferung

Frachtplanung
Wir müssen im Blick behalten, wann wir die Sendung vom Lieferanten erhalten. In Business Central können wir das Lieferdatum und einige Angaben zur Liefermethode erfassen, aber einige Verwaltungswerkzeuge fehlen.

Ein Einkäufer möchte steuern, wie lang die Lieferzeit bei verschiedenen Liefermethoden wie Luftfracht, Container, Lkw usw. ist – und zwar für jeden einzelnen Lieferanten. Dann können wir die Lieferung viel besser planen.

Außerdem müssen wir steuern können, ob das vereinbarte Lieferdatum das Datum ist, an dem der Lieferant das Paket versendet, oder das Datum, an dem wir es erhalten.

Container
Wenn wir Waren bestellen, die in Containern verschifft werden, müssen wir den Container klug packen. Er sollte möglichst vollständig gefüllt sein, wir müssen aber auch darauf achten, dass die Lieferzeit nicht zu lang wird.

Wir müssen das so verwalten können, dass die Einkaufsbestellung aktuell bleibt, und wenn sich der Container verzögert, müssen wir die Änderungen für alle Einkaufsbestellungen auf einfache Weise handhaben können.

Änderungsmanagement
Wenn wir bei einem weit entfernten Lieferanten einkaufen, lassen wir die Ware am liebsten verschiffen, weil das am günstigsten ist.

In der Planung sehen wir jedoch, dass der Artikel möglicherweise nicht rechtzeitig eintrifft, weil der Seeversand mit großer Unsicherheit behaftet ist. Vielleicht sollten wir erwägen, den Artikel per Flugzeug liefern zu lassen. Das ist teurer, aber schneller. Der Einkäufer muss solche Abwägungen auf der Einkaufsbestellung steuern können.

Wenn wir Waren bestellen, die in einem Container verschifft werden, kann es sein, dass 5 Einkaufsbestellungen im Container sind, die 100 Verkaufsaufträge beliefern. Verzögert sich dieser Container, müssen wir das Lieferdatum des Containers ändern, Termine auf Einkaufsbestellungen und Verkaufsaufträgen einfach anpassen – und die dadurch entstehenden Konflikte auf Verkaufsaufträgen überblicken können, um die Konflikte proaktiv zu behandeln.