LAGER &
VERSAND

Erfüllen Sie alle Ihre Anforderungen an die Verwaltung von LAGER und VERSAND in BUSINESS CENTRAL.
In diesem Artikel erklären wir, was Sie fordern sollten, wie Sie Anpassungen vermeiden und welche APPS Sie nutzen.

Lagerverwaltung bedeutet im Kern, die Prozesse im Lager zu steuern. Allgemein geht es bei der Bestandsverwaltung im ERP um Artikel, Varianten, Mengen und Lagerorte, und mit der Lagerverwaltung kommen außerdem Versand- und Wareneingangsbelege sowie Lagerplätze hinzu.

Normalerweise wissen wir nur, dass wir 10 Artikel auf Lager haben, mit der Lagerverwaltung wissen wir aber, dass 4 Artikel in Regal A und 6 Artikel in Regal B liegen.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem Lagerort und einem Lagerplatz in Business Central zu kennen. Ein Lagerort ist ein geografischer Ort wie ein Werk oder eine Fabrik. Der jeweilige Lagerort ist in viele Lagerplätze unterteilt.

Das Beeindruckende an der Einführung einer Lagerverwaltungslösung ist, wie schnell sich alles fügt. Wir treffen regelmäßig auf Unternehmen, die eine Lagerlösung einführen möchten und bisher ohne Lagerplätze gearbeitet haben. Sobald sie damit angefangen haben, behält das System den Überblick über alles.

Wir müssen nur die Begriffe klären, denn Bestandsverwaltung bedeutet in der ERP-Welt mehrere Dinge.

STUFE 1: FINANZIELLE BESTANDSVERWALTUNG
Die Menge und den Wert jedes Artikels im Blick zu behalten, ist die traditionelle finanzielle und mengenmäßige Sicht auf die Bestandsverwaltung. Sie ist die Grundlage dafür, dass wir die Artikel in unserem ERP-System nachverfolgen können. Sie ermöglicht es uns, einen Artikel einzukaufen und einzulagern, und wir können ihn auch verkaufen und aus dem Bestand entnehmen.

STUFE 2: BESTANDSVERWALTUNG MIT LAGERPLÄTZEN
Mit einem Lagerverwaltungssystem kommen Artikel pro Lagerplatz ins Spiel. Neben der Menge hält das System auch fest, auf welchen Lagerplätzen ein Artikel liegt. Es können zwölf Einheiten in einem Regal und drei in einem anderen liegen; jedes Mal, wenn wir den Artikel – physisch – bewegen, müssen wir dies dem ERP-System sofort mitteilen, damit alles unter Kontrolle bleibt. Dafür ist eine ganz neue Ebene der Erfassung erforderlich, die eine Scanner-Lösung verlangt.

Interne Lagerprozesse

Wir haben eine Wareneingangszone, eine Kommissionierzone, eine Versandzone und eine Backend-Zone. Wenn ein Lkw ankommt, bringen wir die Ware schnell in die Wareneingangszone und lassen sie erfassen, haben aber gerade keine Zeit, sie schon einzulagern. Dann brauchen wir eine clevere Logik, die dabei hilft, wohin die Ware gelagert werden soll.

Ganze Paletten stellen wir in der Backend-Zone ab und füllen dann die Kommissionierzone auf: Wir entnehmen aus dem Backend und bringen die Ware in die Kommissionierzone. Es kann auch sein, dass wir Ware aus dem Hochregal in die Kommissionierzone bringen.

Wir müssen Inventuren durchführen und den Bestand korrigieren können. Fehlt Ware oder ist sie beschädigt, müssen wir den Bestand reduzieren. Die Lagerverwaltung erfordert eine Zählung pro Lagerplatz, und diese Aufgabe müssen wir mit einem Scanner erledigen können.

Wenn die Ware versendet werden soll, erstellen wir eine Lagerlieferung und kommissionieren die Ware für den Versand.

Versand – externe Prozesse

Beim Versand geht es um den Teil der Lieferung, der außerhalb des Lagers stattfindet. Wir haben Wareneingänge, die im Lager ankommen, und Lieferungen, die das Lager verlassen.

Wir müssen verwalten, welche Artikel wir erwarten, und planen, wie wir Artikel an Kunden senden. Wir müssen Frachtbriefe und Spediteure verwalten.

Wenn wir einen ganzen Container Ware im Lager erhalten, möchten wir Werkzeuge haben, mit denen sich die Ware einfach annehmen lässt. Wir müssen wissen, welche Artikel im Container sein sollten, und überprüfen können, dass wir das erhalten haben, was wir erwarten.

Kommissionierung und Versand

Die Artikel können für Verkaufsaufträge oder für Fertigungsaufträge kommissioniert werden. Wir erstellen eine Kommissionierung, damit die Mitarbeiter die Ware im Lager zusammenstellen können, und in der Packzone verpacken wir die Ware in den optimalen Kartons und senden sie mit dem Spediteur.

Wir müssen Anzahl, Volumen und Gewicht im Blick behalten und Etiketten für die Kartons drucken. In diesem Prozess wechseln wir den Fokus von Ware und Menge hin zu den Kartons, die versendet werden müssen, und wir müssen nachverfolgen, was alle Kartons enthalten.

Wir müssen Lieferungen planen können, damit Spediteure zu verschiedenen Zeiten kommen und Sendungen abholen, und wir müssen Kommissionierung und Verpackung passend zu den Lieferungen planen können. Sobald wir Ware kommissioniert und verpackt haben, sollte sie in der Versandzone in der Reihenfolge bereitgestellt werden, in der der Spediteur sie abholt.

Die Kommissionierung ist wahrscheinlich die größte mathematische Herausforderung. Wir müssen die Aufträge kommissionieren, für die wir alle Artikel auf Lager haben. Die Verkaufsaufträge müssen priorisiert werden, sowohl in Bezug auf die Kunden als auch auf die Lieferung, und gleichzeitig müssen wir eine effiziente Route im Lager für die Kommissionierung planen und berechnen, in welchen Kartons die Ware verpackt werden muss.

Oft werden die Artikel auf einen Wagen kommissioniert, am klügsten ist es aber, direkt in den Karton zu kommissionieren. Das setzt voraus, dass Business Central sagen kann, welche Kartongröße der Kommissionierer wählen muss.

3PL und Konsignationslager

Wir können Bestand auch an anderen Orten lagern lassen, zum Beispiel bei Händlern, die Ware in Konsignation haben. Wenn wir deren Bestand auffüllen wollen, müssen wir das mit Umlagerungsaufträgen tun können.

Der Bestand kann auch in einem Lagerhotel liegen, das für unsere Lagerverwaltung und den Versand unserer Ware an Kunden verantwortlich ist. Das erfordert viel Integration.

Mit der Lagerverwaltung wollen wir vier Vorteile erreichen:

• Finanzielle Planbarkeit
• Höherer Servicegrad
• Minimierte Kapitalbindung im Bestand
• Optimierte Kommissionierung

Wenn Sie noch keine Lagerlösung haben, sollten Sie sich gründlich vorbereiten. Sie sollten zum Beispiel Folgendes betrachten:

• wie groß Ihr Lager ist
• wie viele Kommissionierungen Sie haben
• welche Art von Kommissionierungen Sie benötigen
• ob Sie für mehrere Kunden gleichzeitig kommissionieren möchten
• ob Sie für einen Kunden über Verkaufsaufträge hinweg kommissionieren möchten oder nicht
• ob Sie Volumen und Abmessungen von Artikeln verwalten möchten
• ob Sie Artikel in unterschiedlichen Maßeinheiten kommissionieren können möchten
• ob Artikel in Gebinden mit unterschiedlichen Mengen kommen und ob sie unterschiedliche Kennzeichnungen und IDs haben
• ob Sie Kommissionierungen mit Sondermaßen haben, etwa einen 2 Meter langen Besen, der nicht in einen Pappkarton passt
• ob Sie überall dort Barcodes haben, wo sie benötigt werden

Der Umstieg von Papier auf eine IT-gestützte Lagerverwaltung ist mit viel Arbeit verbunden. Gehen wir die vier Vorteile durch, die wir bei der Einführung einer Lagerlösung sicherstellen sollten.

Vorteil 1: Finanzielle Planbarkeit

Der erste Vorteil ist, dass unser Bestand immer stimmt – im Gegensatz zum traditionellen Modell, in dem wir mehrmals im Jahr eine Inventur durchführen müssen und uns mehrere Tage im Kalender freihalten, um all unsere Ware zusammenzuzählen … nur um dann eine sehr hohe Differenz festzustellen.

Mit einer Lagerlösung lässt sich der Bestand leichter laufend aktuell halten, sodass sich nie eine große Differenz aufbaut.

Das Schöne daran: Dieser Vorteil stellt sich von selbst ein. Wenn wir einen Artikel kommissionieren wollen und er nicht da ist, buchen wir einfach eine Korrektur. So findet die Zählung kontinuierlich pro Lagerplatz statt, statt periodisch pro Artikel.

Der erste Vorteil ist also finanzielle Planbarkeit.

In der traditionellen Situation, in der wir den Bestand mehrmals im Jahr zählen, halten alle mehrere Tage lang den Atem an, während wir zählen, weil niemand weiß, ob die Differenz positiv oder negativ ausfällt.

Wie groß sind die Bestandsdifferenzen derzeit? Und was ist das Ziel bei der Einführung einer Lagerlösung?

Wenn wir plötzlich eine Differenz in Millionenhöhe haben, wirkt sich das direkt auf das Betriebsergebnis aus und sorgt für besorgte Mienen in der Finanzabteilung.

Vorteil 2: Höherer Servicegrad

Wenn der Bestand genauer ist, wird es auch leichter, den Servicegrad und die Perfect-Order-Fulfilment-Quote gegenüber den Kunden zu steigern.

Wenn ein Artikel beschädigt ist, können wir ihn sofort verschrotten. Wenn etwas nicht stimmt, können wir es sofort korrigieren, statt auf eine Zählung zu warten.

Beim Perfect Order Fulfilment geht es darum, wie viele Verkaufsaufträge wir perfekt an Kunden liefern: zum vereinbarten Zeitpunkt, zum vereinbarten Preis und ohne Reklamationen. Natürlich möchten wir, dass unsere Kunden zufrieden sind – und das sind sie, wenn sie das bekommen, was sie wollen, wann sie es wollen. Das ist der Inbegriff eines hohen Servicegrads.

Es reicht tatsächlich nicht, zum bestätigten Zeitpunkt zu liefern. Nach SCOR (Supply Chain Operations Reference) sollte der „wahre“ Servicegrad daran gemessen werden, was Kunden bekommen möchten. Wenn wir das liefern können, machen wir unsere Sache gut.

Ist unser Servicegrad zu niedrig, haben wir wahrscheinlich Ware, die wir nur schwer rechtzeitig beschaffen können, weil die Planung nicht konsequent genug ist oder weil wir eine kurze Lieferzeit nach außen und eine lange Beschaffungszeit nach innen haben – wenn wir etwa Ware in China einkaufen und die Lieferung 6 Monate dauert, der Kunde aber erwartet, den Artikel kurzfristig kaufen zu können.

Wir haben also eine Herausforderung. In dieser Situation müssen wir unsere Planung fest im Griff haben.

Allerdings … neben dieser traditionellen Herausforderung müssen wir auch an die Bestandsverwaltung denken.

Wenn wir glauben, der Artikel sei auf Lager, und ihn verkaufen, der Bestand sich dann aber als leer erweist, haben wir ein großes Problem.

Für einen guten Servicegrad ist es unerlässlich, dass der Bestand stimmt. Deshalb brauchen wir eine Bestandsverwaltung mit Echtzeit-Aktualisierung.

Vorteil 3: Minimierte Kapitalbindung im Bestand

Gleichzeitig ermöglicht uns eine Lagerlösung, das im Bestand gebundene Kapital zu reduzieren.

Es ist eine ewige Frage der Prioritäten: ob man den Servicegrad durch höhere Bestände steigert oder das gebundene Kapital minimiert und mit einem niedrigeren Servicegrad oder höheren Nachbestellkosten lebt.

Eine detaillierte Bestandsverwaltung gibt uns mehr Chancen, an beiden Fronten unseren Willen durchzusetzen.

Wenn unsere Bestandsverwaltung chaotisch ist und wir nicht sicher sein können, ob es Differenzen im Bestand gibt, müssen wir größere Mengen einkaufen, um sicher genug auf Lager zu haben – und erhöhen damit die Kapitalbindung.

Wenn wir den Bestand präziser steuern können, können wir klüger einkaufen und so den Bestandswert senken, ohne dass dies den Servicegrad beeinträchtigt.

Vorteil 4: Optimierte Kommissionierung

Eines der Dinge, auf die Unternehmen bei der Einführung einer Lagerlösung am meisten achten, ist die Kommissionierung von Verkaufsaufträgen – die Möglichkeit, im Lager zu kommissionieren und auf einer optimalen Kommissionierroute durch das Lager geführt zu werden. Bei einer optimalen Kommissionierung geht es um die kürzestmögliche, klügste Route.

Es gibt viele verschiedene Modelle, Kommissionierungen zu strukturieren. Wir müssen daher klären, welche Anforderungen die ERP-Lösung bei der Organisation von Kommissionierungen berücksichtigt. Meist gibt es viele verschiedene Szenarien zu bedenken.

Wenn wir sehr viele Verkaufsaufträge haben, viele davon für denselben Kunden – wenn wir zum Beispiel eine große Handelskette beliefern und zehn verschiedene offene Verkaufsaufträge für sie haben, von denen einige Rückstandsaufträge sind, einige für morgen und einige für gestern –, sollte die Bestandslösung intelligent eine Kommissionierung über die Verkaufsaufträge hinweg zusammenstellen.

Vielleicht wollen wir eine „Sammelkommissionierung“ durchführen und für 20 verschiedene Verkaufsaufträge an unterschiedliche Kunden auf einmal kommissionieren, weil es relativ kleine Aufträge sind; wenn wir im Versandbereich ankommen, trennen wir die Artikel und legen sie in Kartons. Das nennt man „Sammelkommissionierung“.

Es kann auch sein, dass wir mit „Karton-Kommissionierung“ arbeiten möchten, bei der wir direkt in die Versandverpackung kommissionieren. Müssen wir für vier Verkaufsaufträge kommissionieren, fordert uns die Bestandslösung auf, in vier verschiedene Kartons zu kommissionieren.

Das System muss das Volumen im Blick behalten und im Voraus berechnet haben, wie groß diese Kartons sein müssen. So ersparen wir uns das Umpacken der Artikel im Versandbereich, weil wir direkt aus dem Regal in die Versandverpackung kommissioniert haben. Je nach Verpackungsart nennt man das „Karton-Kommissionierung“ oder „Paletten-Kommissionierung“.

Außerdem möchten wir vielleicht alles, was ins Ausland geht, vor 9 Uhr kommissionieren, weil dann der Frachtführer kommt, um die Auslandssendungen abzuholen. Die Bestandslösung muss die Kommissionierungen daher so organisieren, dass wir nicht zuerst alle Aufträge für lokale Adressen kommissionieren, die dann Platz an der Laderampe belegen, wenn der Lkw ins Ausland ankommt.

Bei der Kommissionierung gibt es viele unterschiedliche Anforderungen, die für unsere Fähigkeit zur Optimierung des Lagers entscheidend sind. Der Kommissionierer muss sich natürlich nicht um all das kümmern. Das Handterminal sollte den Kommissionierer einfach entlang der besten Route führen.

„Nehmen Sie einen Wagen mit zwei Kartons der Größen 3 und 5. Kommissionieren Sie die Artikel auf dieser Route.“ Das System sollte all das für den Kommissionierer organisieren.

Wenn ein Auftrag kommissioniert wurde, sollte die Lagerlösung die Versandbelege erstellen und sich in die Frachtführer integrieren.

Wichtig ist, dass die Lösung die Beauftragung des Frachtführers übernimmt und alle notwendigen Daten weitergibt, sodass keine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.

Manche Unternehmen kommen ohne Scanner-Terminals aus, aber nur, weil sie ein kleines Lager haben und mit festen Lagerplätzen arbeiten.

Das erste Paradigma einer Lagerlösung ist also, dass wir alles erfassen müssen, was im Lager geschieht; in der Praxis ist das oft nur mit einer Scanner-Erfassungslösung machbar.

Die meisten Unternehmen brauchen Geräte, um Erfassungen im Lager durchzuführen. Das können teure Handterminals, Staplerscanner oder einfach Smartphones sein, auf denen eine mobile Version des ERP-Systems Business Central läuft.

Haben wir ein kleines Lager, lässt sich das ganz einfach direkt von einem mobilen Client in Business Central erledigen. Aber irgendeine Form von Erfassungslösung ist ein Muss.

Online oder offline

Und die erste Entscheidung dabei ist, ob wir online im ERP-System oder offline arbeiten. Mit anderen Worten: ob unsere Erfassungen ohne Verzögerung (online) oder im Batch-Modus (offline) im ERP-System aktualisiert werden sollen.

Wird alles online im ERP-System aktualisiert, kann ein Verkäufer einen Verkaufsauftrag erstellen, der sofort an das Lager gesendet wird und dort sofort kommissioniert werden kann.

In vielen Lagerlösungen werden Kommissionierungen morgens erzeugt, wenn ein Batch-Job im System berechnet, wie viel wir im Laufe des Tages kommissionieren sollen; er erstellt dann alle Kommissionierungen, und wir erhalten ein Arbeitsblatt mit den Aufgaben für heute.

Neuere Systeme erzeugen jeweils eine Kommissionierung. Wenn der Kommissionierer frei ist oder fertig kommissioniert hat, drückt er an seinem Terminal eine Taste, um die Details der nächsten Kommissionierung zu erhalten, woraufhin das System die nächste Kommissionierung für ihn erstellt. Das bedeutet: Ist gerade ein neuer Verkaufsauftrag mit höchster Priorität eingegangen, wird er als Nächstes kommissioniert.

Es kann auch sein, dass Artikel gerade erst im Wareneingang angekommen sind und das System nun sieht, dass dieser Artikel verfügbar ist, und ihn in Kommissionierungen einbeziehen kann. Die Debatte, ob die Erfassung online oder offline stattfinden soll, ist sehr wichtig. Die Echtzeitplanung von Kommissionierungen hat natürlich Vorteile, bedeutet aber nicht, dass sie immer die beste Lösung ist.

Wir müssen zum Beispiel bedenken, wie gut unsere Netzabdeckung ist. Online erfordert natürlich einen unterbrechungsfreien Internetzugang. Access Points werden normalerweise im gesamten Lager installiert, und das ist einfach, solange wir uns in einem gewöhnlichen Hallenlager befinden.

Wir empfehlen normalerweise, so weit wie möglich online zu arbeiten, aber wenn wir keine unterbrechungsfreie Internetabdeckung haben, müssen wir offline arbeiten.

Ausstattung

Die oben besprochenen Entscheidungen können bestimmen, welche Art von Handterminals wir brauchen, ansonsten gilt:

Wenn wir viele Kommissionierungen und viele Kommissionierer in einem großen Lager haben, gibt es meist gute wirtschaftliche Gründe, richtige Scanner-Terminals mit vielen Funktionen zu wählen – solche, die Dauerbetrieb und das Überfahren durch einen Gabelstapler aushalten.

Haben wir ein relativ kleines Lager und möchten nur gelegentlich Erfassungen durchführen, kommen wir möglicherweise mit einem Tablet oder Mobiltelefon aus, das direkt mit dem ERP-System verbunden ist. Diese sind deutlich günstiger, aber auch deutlich empfindlicher.

Das Volumen bestimmt hauptsächlich die Wahl der Ausstattung.

Gehen wir auf einige der funktionalen Anforderungen näher ein, die bei einer neuen Lagerlösung häufig Herausforderungen darstellen.

Gebinde

Wir verkaufen einen Artikel, etwa eine Cola, pro Stück, und auf jeder Dose Cola ist ein Barcode, aber sie sind zu 6 Stück verpackt.

Sollen wir deshalb einen anderen Barcode außen auf dem Gebinde haben, oder soll es derselbe Barcode sein – und müssen wir uns dann merken, beim Scannen eines Gebindes 6 Stück zu erfassen?

Wenn die 6er-Gebinde in einen Karton mit insgesamt 24 Stück verpackt werden, bekommt dieser Karton dann ebenfalls einen neuen Barcode?

Gibt es nun unterschiedliche Barcodes auf der Cola und kann das System die Menge erkennen, gilt dasselbe Prinzip für alle anderen Artikel. Andernfalls kommt es zwangsläufig zu Fehlkommissionierungen. Wenn wir diese Herausforderung im ERP-System gut meistern wollen, muss das System eine Artikelstruktur mit Gebinden in verschiedenen Mengen unterstützen.

Andernfalls wird es umständlich zu verwalten – entweder in der Artikelstruktur des ERP-Systems oder beim Scannen im Lager. Wir müssen die Gebinde und Mengen, die wir kommissionieren, gut im Blick behalten.

Barcodes

Wenn wir eine neue Lagerlösung einführen, gehören zu den zeitaufwendigsten Aufgaben, die Barcodes in unser ERP-System zu übernehmen, die Lagerplätze einzurichten und Etiketten an allen Regalen im Lager anzubringen, in denen wir Handterminals zum Scannen verwenden wollen.

Mit der ERP-Lösung selbst hat das wenig zu tun; es ist eine Low-Tech-Arbeit, die erledigt werden muss. Leider gibt es viele Unternehmen, die nicht auf allen ihren Artikeln und all ihren Kleinteilen Barcodes haben.

Wenn wir zum Beispiel ein Lebensmittelunternehmen sind und eine Charge Blumenkohl einkaufen, wird sie nicht mit einem Barcode auf jedem einzelnen Blumenkohlkopf geliefert. Wie erfassen wir sie also? Müssen wir den Code für einen Blumenkohl im Kopf behalten, oder müssen wir zu einer Tafel gehen und bis zum Bild eines Blumenkohls blättern, damit wir einen Barcode scannen können?

Dieses Problem beschränkt sich nicht auf die Lebensmittelbranche. Das Scannen von Barcodes ist in vielen Branchen eine Herausforderung.

Alternative nichtlineare Maßeinheiten

Es gibt noch eine weitere große Herausforderung für ERP-Systeme im Lager: unterschiedliche Maßeinheiten. Die meisten ERP-Systeme kommen mit Einheitencodes bestens zurecht. Wir lagern Cola in Dosen pro Stück, haben sie aber auch im 6er-Pack und im 24er-Pack.

Das lösen wir, indem wir im ERP-System Beziehungen zwischen den Einheitencodes anlegen. So haben wir Stück, Gebinde, Steigen, Kartons, Colli und so weiter. Die meisten ERP-Systeme bewältigen das problemlos.

Schwierig sind nichtlineare Maßeinheiten.

Ein klassisches Beispiel können Tiefkühlhähnchen sein. Wir verkaufen Tiefkühlhähnchen in Kartons zu 20 Stück. Auch beim Einkauf sind es 20 pro Karton, aber die Abrechnung, sowohl im Verkauf als auch im Einkauf, erfolgt nach tatsächlichem Gewicht.

Wir bestellen bei unserem Lieferanten eine Palette, das sind 40 Kartons. Dann kommen sie an; wir erfassen den Wareneingang von 40 Kartons in der Einkaufszeile im ERP-System, und es rechnet selbst aus, dass das 800 Stück sind.

In der Praxis scannen wir sie im Lager aber möglicherweise Karton für Karton ein und erfassen das Gewicht, das sich als weniger Kilo herausstellen kann, als der Einkäufer dachte. Hähnchen können stark im Gewicht variieren, und wir wollen das auch im ERP verwalten.

Letztlich muss alles nach Gewicht abgerechnet werden, daher muss das ERP-System mehrere nichtlineare Maßeinheiten für denselben Artikel verwalten. In der ERP-Terminologie sprechen wir von alternativen Einheitencodes oder „zweiter Maßeinheit“.

Wenn wir Schinken aus Italien importieren und sie in größeren Mengen einkaufen, kann es große Schwankungen geben. Die Schinken wiegen zwischen 1,2 und 3,5 Kilo pro Stück. Unser Kunde bestellt 3 Schinken und bekommt 3 geliefert, aber bezahlt werden muss nach Gewicht. In dieser Situation ist es entscheidend, dass unser ERP-System die Einheiten im Blick behält.

In der Regel besteht die Herausforderung für das ERP-System nicht darin, dass sich die Maßeinheiten zwischen Einkauf und Verkauf ändern. Das lässt sich ziemlich einfach handhaben, solange die Maßeinheiten linear sind, etwa 1 kg entspricht 8 Stück.

Das ERP-System arbeitet mit einer Basiseinheit, typischerweise der, die für die Inventur verwendet wird und in der die Artikel finanziell eingelagert werden. Obwohl wir 100 kg einkaufen, lagert das System sie in der Basiseinheit ein, als Menge von 800.

Ist die Beziehung jedoch nichtlinear, gibt es nicht immer eine natürliche Basiseinheit, und im ERP-System wird es schwierig.

Es macht wenig Spaß, 100 Meter Bretter auf Lager zu haben, wenn sie alle nur 20 cm lang sind, weil es Verschnitt von für Kunden auf Länge gesägtem Holz ist. In welcher Einheit zählen wir die Bretter, wenn wir eine Inventur durchführen müssen? „Mehrere“ ist wahrscheinlich die beste Antwort.

Im ERP wird dafür ein eigenes System von Postenarten benötigt, das die verschiedenen Einheitencodes im Hintergrund verwaltet.

Wir wollen das nicht individuell in unserem ERP-System entwickeln, da das ein großes Vorhaben ist. Wir wollen, dass die Lagerverwaltungslösung das übernimmt.

Teilmengen und Gebindegrößen (Breakbulk)

Vielleicht müssen wir im Lager auch Breakbulk verwalten. Wir sehen, dass wir 10.000 Dosen Cola auf Lager haben, aber vielleicht sehen wir nicht, in welchen Gebindegrößen sie vorliegen. Wie viele sind in 6er-Packs oder in Kartons zu 24 verpackt?

Im obigen Beispiel mit den Schinken könnte ein Kunde 3 Schinken bestellen, jeder mit mindestens 2,8 Kilo. Sollte unser System uns sagen können, ob wir liefern können? Es kann gut sein, dass wir 3 Stück liefern können und auch 8,4 Kilo liefern können, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass wir 3 Stück mit je mindestens 2,8 Kilo liefern können.

Betreiben wir einen Holzhandel und kaufen Bretter in festen Längen, wie viele Details muss das ERP-System dann verwalten? Vielleicht sehen wir, dass wir 400 Meter auf Lager haben, aufgeteilt auf 200 Bretter, aber nicht, welche Längen sie haben.

Bestellt ein Kunde 100 Bretter zu 3 Metern, haben wir vielleicht sowohl nach Länge als auch nach Menge genug auf Lager, aber wenn viele davon in kleine Stücke zerschnitten sind, ist nicht garantiert, dass wir 100 Stücke zu 3 Metern haben.

Wenn wir wissen wollen, welche Bretter wir tatsächlich kommissionieren können, muss das ERP-System sowohl Breakbulk als auch Einheitencodes fest im Griff haben.

Artikelverfolgung – entweder die Verwaltung von Verfallsdaten oder die gewöhnliche Chargen- oder Seriennummernverwaltung – ist ein klassisches Thema. Business Central muss sie elegant unterstützen (und ja, es gibt viele unelegante Wege, sie zu verwalten).

Es gibt viele Branchen, in denen Artikelverfolgung inzwischen entweder relevant oder eine klare Anforderung ist.

Chargennummern und Seriennummern

Im Wesentlichen gibt es die Verfolgung über Chargennummern (auch Losnummern genannt) und die Verfolgung über Seriennummern.

Der Unterschied ist, dass die Seriennummer für die Einheit eindeutig ist. Es ist immer eine Menge von 1 Einheit, die eine eindeutige Seriennummer hat. Seriennummern sind zum Beispiel in der Elektronikbranche sehr verbreitet.

Chargennummern werden verwendet, wenn ein Artikel in einer Charge produziert wird und alle Einheiten dieser Charge eine Chargennummer erhalten, damit sie erkannt werden können. Das kann für flüssige Produkte gelten, die abgefüllt werden, oder für gewöhnliche Ware, die kommissioniert werden kann. Es kann durchaus für Artikel gelten, die in größerer Menge produziert werden, aber eine Chargennummer erhalten, weil sie chargenweise produziert werden.

Zum Beispiel könnten 5.000 Schalen Pastete in einem Zug produziert und daher mit derselben Chargennummer versehen werden. Oder ein Kubikmeter Plastikteile usw.

Eines der Kriterien für die Wahl der Seriennummernverwaltung ist, dass die Seriennummer auf dem einzelnen Artikel angebracht sein muss. Andernfalls ergibt es keinen Sinn.

Es gibt auch Branchen, die sowohl Chargennummern als auch Seriennummern auf demselben Artikel führen, um zu zeigen, dass eine bestimmte Seriennummer in einer bestimmten Chargenproduktion hergestellt wurde.

Business Central kann Chargen- und Seriennummern verwalten. Sobald ein Artikel so eingerichtet wurde, dass er eine Chargen- oder Seriennummer hat, verwaltet Business Central sie sauber durch die gesamte Hierarchie.

Wollen wir zum Beispiel diese 5.000 Schalen Pastete produzieren und kaufen dafür Fleisch und Milch ein, erfassen wir im Wareneingang eine Chargennummer auf den eingekauften Artikeln.

Und wenn wir vom Lieferanten keine Chargennummer erhalten, können wir eine eigene erzeugen, bestehend aus einem Datum und einer ID-Nummer. So wissen wir, wann der einzelne Rohstoff eingegangen ist und von welchem Lieferanten.

Jedes Mal, wenn wir die Rohstoffe im Lager bewegen, geben wir die Chargennummer der entnommenen Artikel an. Gehen die Rohstoffe in die Produktion eines Fertigprodukts oder vielleicht eines Halbfertigprodukts ein, erfassen wir die verwendeten Chargennummern, und das Ergebnis des Fertigungsauftrags erhält eine neue, nachverfolgbare Chargennummer.

Eine Schale Pastete endet so als Hierarchie von Chargennummern, sodass wir uns durch die Hierarchie nach unten klicken und alle in einer bestimmten Schale Pastete enthaltenen Rohstoffe nachverfolgen können.

Entdecken wir einen problematischen Rohstoff, können wir in der Hierarchie nach oben navigieren und alle Fertigprodukte zurückverfolgen, die die problematische Rohstoff-Chargennummer enthalten.

Das ist die traditionelle Artikelverfolgung, die das ERP-System ganz unkompliziert unterstützen kann.

Klar ist, dass die Artikelverfolgung mehr Erfassungen im Lager und in der Produktion verlangt, aber wir sollten sicherstellen, dass die Struktur im ERP-System es nicht zusätzlich erschwert. Wir sollten uns immer „herausscannen“ können. Wir sollten manuelle Erfassungen minimieren.

Keine manuelle Eingabe

Normalerweise haben wir die Chargennummer entweder auf unseren Rohstoffen, oder wir drucken Etiketten mit der Chargennummer, wenn wir den Artikel produzieren.

Wenn wir also zum Beispiel einen Artikel produzieren, dem das System automatisch eine Chargennummer zuweist, muss das System sie ausdrucken können, sodass sie auf einem Etikett mit Barcode erscheint und sich somit leicht scannen lässt.

Nichts sollte manuell eingetippt werden müssen. Wir sollten den Artikel allein mit dem Scanner-Terminal verwalten können. Das lässt sich in den meisten Lagerlösungen einrichten.

Es kann durchaus Artikel geben, die verfolgt werden, und andere, bei denen das nicht der Fall ist. Milch und Fleisch für die Pastete werden über Chargennummern verfolgt, Salz und Pfeffer vielleicht nicht. Die meisten Systeme können das.

Verwaltung von Verfallsdaten

Herausforderungen entstehen in Business Central meist bei der Verwaltung von Verfallsdaten. Wenn wir einen Artikel einkaufen, steht darauf, wann er abläuft, und das müssen wir im ERP-System erfassen können.

Und wenn wir einen Artikel produzieren, müssen wir auf der Artikelkarte eine Verfallsdatumsformel wählen können, sodass das System ein Datum berechnet, z. B. 1 Jahr ab Produktionsdatum, und genau dieses Verfallsdatum im System hinterlegt.

Das ist für die meisten ERP-Systeme an sich recht einfach

Etwas kniffliger wird es bei der „Restlaufzeit“ (Remaining Shelf Life, RSL).

Restlaufzeit

Kauft unser Kunde den Artikel, der 1 Jahr nach dem Produktionsdatum abläuft, kann der Kunde eine Anforderung an die verbleibende Haltbarkeit stellen. Wenn der Artikel im Supermarktregal ankommt, kann der Supermarkt verlangen, dass die Restlaufzeit mindestens 75 % beträgt.

Die Anforderung an die Restlaufzeit wird nicht immer in Tagen ausgedrückt; sie kann ein Prozentsatz der gesamten Haltbarkeit des Artikels sein.

Unsere Kunden haben normalerweise unterschiedliche Anforderungen an die Restlaufzeit, und es kann sehr schwierig sein, das zu verwalten und das ERP-System dazu zu bringen, es bei der Berechnung der Bestandskommissionierungen zu berücksichtigen.

Zunächst sollte der Kommissionieralgorithmus klug genug sein, Artikel für die Kunden mit den am wenigsten restriktiven Anforderungen zu kommissionieren, sodass diese die ältesten Artikel erhalten. So können wir sicher sein, die Anforderungen an die Restlaufzeit bei möglichst vielen Aufträgen erfüllen zu können.

Unsere Kunden können es auch etwas komplexer machen, indem sie „Single Batch“ vorschreiben, d. h. der Kunde besteht darauf, dass die gesamte Lieferung dieselbe Chargennummer hat, oder „Single-Layer-Batch“, bei dem alle Lagen einer Palette dieselbe Chargennummer haben müssen.

Viele Kunden stellen solche Anforderungen, weil sie in ihrem Wareneingangsbereich nicht viele verschiedene Chargennummern mit unterschiedlichen Mengen scannen wollen.

„Single Batch“ macht es für den Kunden viel einfacher – aber für unser ERP-System komplexer.

Haben wir einen Kunden, der einen großen Auftrag mit der Anforderung „Single Batch“ aufgibt, muss das ERP-System wahrscheinlich zuerst für diesen Kunden kommissionieren, um sicher liefern zu können. Das kann aber zu Konflikten führen.

Verlangt ein anderer Kunde nur 50 % Restlaufzeit, möchten wir eigentlich zuerst für diesen Kunden kommissionieren, denn dann können wir den ältesten Artikel nehmen. Wird dabei jedoch eine Charge aufgeteilt, können wir den großen „Single-Batch“-Auftrag möglicherweise gar nicht mehr liefern.

In der Realität müssen wir daher oft zuerst diejenigen mit den restriktivsten „Single-Order“-Anforderungen berücksichtigen und erst danach die Restlaufzeit.

Das wird schnell zu einer mathematischen Übung, bei der das ERP-System alle Anforderungen jonglieren und Artikel so kombinieren muss, dass möglichst viele Aufträge kommissioniert werden.

Dafür muss der Bestand schon allein zu 100 % stimmen.

Und es erfordert eine Lagerverwaltungslösung, die gut darin ist, Kommissionierungen nach allen Kriterien zu planen, die Kunden stellen.