COMPTABILITÉ
 

Répondez à tous vos besoins de gestion de la COMPTABILITÉ et de BUSINESS INTELLIGENCE dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce que vous devez exiger, comment éviter les personnalisations et quelles APPS utiliser.

La comptabilité est un domaine dans lequel Business Central excelle. L'ERP est né des systèmes comptables : la comptabilité et la finance sont donc, en général, bien couvertes sur le plan fonctionnel dans les ERP.

Mais il y a le « reporting » sous forme de Business Intelligence, un sujet majeur pour le service financier, et il existe aussi des domaines spécifiques où des solutions complémentaires sont nécessaires. Nous aimerions en outre utiliser un plan comptable standard – mais nous y reviendrons un peu plus tard.

Business Intelligence

Le reporting consiste à visualiser les données et à donner un aperçu de la marche de l'entreprise. Pour disposer des données, les dimensions sont importantes dans Business Central.

Les dimensions sont les attributs supplémentaires que l'on peut ajouter aux enregistrements. Les financiers aiment toujours avoir de nombreuses dimensions, car elles leur fournissent beaucoup de données, alors que les autres collaborateurs de l'organisation n'aiment généralement pas les dimensions, car ils doivent saisir davantage de données.

La question est de savoir comment nous voulons mesurer notre activité. Si nous exportons vers huit pays, nous devons créer un seul compte avec une dimension pays à huit valeurs – plutôt que huit comptes distincts. Cela offre de meilleures possibilités de reporting – et un plan comptable plus facile à maintenir. Ajoutez des dimensions plutôt que des comptes lorsque le besoin relève du reporting.

La Business Intelligence et le reporting dans les solutions ERP ont fait des progrès considérables ces dernières années, en particulier dans l'univers Microsoft.

Auparavant, il était coûteux d'exporter les données de l'ERP et de créer des rapports dans des systèmes de BI externes. De nombreux besoins de reporting étaient donc satisfaits en développant des rapports spécifiques dans l'ERP, et même si c'était coûteux, c'était encore moins cher qu'un « vrai » système de BI.

Aujourd'hui, les systèmes de BI de base sont bon marché, et nous disposons de modèles prêts à l'emploi pour nos données ERP. Utiliser un modèle de BI coûte moins cher que développer un rapport spécifique dans Business Central, et c'est beaucoup plus flexible et utile.

Modèle de plan comptable

Cela nous amène au plan comptable. Nous voulons un plan comptable simple, facile à maintenir. Un plan comptable simple, basé sur un modèle, facilite aussi l'adoption de nouvelles apps.

La plupart des entreprises veulent instinctivement conserver leur ancien plan comptable. La plupart ne pensent pas pouvoir utiliser un modèle de plan comptable. Mais lorsqu'elles examinent les détails et comparent avec leur ancien plan, la grande majorité reconnaît qu'elle peut très bien utiliser un modèle.

Et cela présente l'avantage de nécessiter beaucoup moins de configuration, moins de maintenance, d'offrir de meilleures possibilités de reporting et de faciliter l'utilisation de nouvelles apps.

Le service comptable a également besoin de plusieurs solutions complémentaires qui facilitent le quotidien. Voici les solutions que nous souhaitons mettre en jeu :

KPI et reporting

Que doit retirer un directeur financier d'une solution ERP ? Il faut bien sûr tenir les comptes, et c'est une composante fondamentale de l'ERP.

Le module financier de l'ERP n'est en réalité pas celui sur lequel on passe le plus de temps lors de la mise en œuvre d'un ERP. Les entreprises ont beaucoup d'expertise et d'expérience dans ce domaine.

Beaucoup de directeurs financiers voient l'ERP comme une base de données qui fournit les données sur lesquelles reposent les analyses qu'ils utilisent pour piloter l'entreprise. Nous considérons donc le reporting et la Business Intelligence comme l'un des sujets les plus importants de la finance.

Tout commence cependant par les objectifs de l'entreprise que nous voulons poursuivre. Quand nous pouvons dire à partir de quels KPI nous pilotons l'entreprise, nous savons aussi quelles données doivent être enregistrées dans les solutions informatiques et ce que cela exige de l'ERP.

Beaucoup oublient ce que la direction attend du point de vue de la chaîne logistique. Nous voulons examiner notre organisation sous plusieurs angles, pas seulement financiers.

S'il est important pour la satisfaction de nos clients que leurs commandes soient expédiées rapidement, nous devons trouver comment mesurer notre délai de traitement.

Si nous voulons mesurer notre chaîne logistique et suivre notre niveau de service ou nos immobilisations de stock, nous devons commencer par la production et l'entrepôt, voir comment collecter au mieux ces mesures – puis voir comment elles doivent se refléter dans le module financier.

Plus nous considérons notre chaîne logistique et notre organisation de manière globale – au lieu de tout voir, par vieille habitude, du seul point de vue du service financier –, plus notre reporting sera ciblé et créateur de valeur.

Nous pensons qu'un directeur financier doit être tourné vers l'avenir et fournir au reste de l'organisation des analyses et des opportunités. Le service financier ne doit pas rester assis sur ses données ; il doit les activer en les diffusant dans l'organisation auprès des personnes qui peuvent agir sur les enseignements qu'elles apportent.

Power BI

La Business Intelligence (BI) était autrefois extrêmement difficile, et c'est soudain quelque chose que les utilisateurs peuvent mettre en place eux-mêmes. Ils peuvent rassembler des données de toutes sortes de sources, créer leurs propres tableaux de bord et les partager facilement avec tous leurs collègues sur différents appareils.

Microsoft a vraiment passé la vitesse supérieure sur ce terrain avec Power BI.

Nous verrons davantage cette tendance dans les années à venir. Il est déjà facile de collecter et de mettre en relation des données issues de plusieurs sources – et l'exercice de BI ne consiste plus à savoir ce que l'ERP peut calculer, mais à comprendre comment les données de l'ERP s'articulent avec toutes les autres données de notre entreprise.

Nous devons faciliter la mise en relation des données – en leur donnant les mêmes noms et la même structure dans les différents systèmes et bases de données.

En fin de compte, il s'agit de transformer les données en connaissances – plutôt que de dépenser son énergie à surmonter des obstacles techniques.

La comptabilité est le cœur d'un système ERP. Tous les ERP ont commencé comme des systèmes financiers. Et comme c'est le cœur de l'ERP, un mauvais plan comptable contamine toutes sortes d'autres éléments avec ses défauts.

Les besoins de pilotage dans le plan comptable

De nombreuses entreprises intègrent instinctivement les besoins de pilotage dans leurs systèmes financiers. Elles créent par exemple de très nombreux comptes pour pouvoir produire un reporting détaillé.

Ce n'est pas une bonne idée. Les ERP offrent des moyens plus intelligents de répondre aux besoins de pilotage et de reporting. Depuis des décennies, il est possible de travailler avec des dimensions, ce qui rend obsolète la création de comptes pour tout.

Nous voulons un plan comptable simple et plus compréhensible, avec la possibilité d'utiliser des filtres pour les besoins en données – ou de déplacer simplement le reporting vers un tout autre système où les données peuvent être extraites plus intelligemment.

Donc… au lieu d'intégrer toute la complexité dans le plan comptable et de faire tout notre reporting directement depuis le module financier… nous pouvons utiliser d'autres outils pour un reporting plus simple et plus graphique, et garder ainsi la structure des données financières beaucoup plus claire.

Au lieu d'avoir 100 comptes de charges pour toutes sortes de besoins… nous avons maintenant une poignée de comptes de charges et pouvons utiliser des filtres pour trouver l'information voulue.

Nous devons réfléchir soigneusement au plan comptable et à la configuration des dimensions dès le départ, car il n'est pas facile de les modifier par la suite.

C'est le reporting qui détermine vraiment la façon dont tout doit être configuré. Nous devons être clairs sur ce que nous voulons mesurer et sur la manière dont la configuration des dimensions le soutiendra.

Modèle de plan comptable

Nous voulons aller un cran plus loin. Nous voulons utiliser un modèle de plan comptable standardisé à la place de l'ancien plan personnalisé.

Toutes les entreprises peuvent se conformer à un modèle de plan comptable, mais la première réaction est souvent la résistance.

Nous travaillons depuis de nombreuses années à consolider un plan comptable standardisé. Il rassemble les contributions et les besoins d'un très grand nombre d'entreprises. Il repose sur la méthode de la contribution et reste relativement simple, tout en étant assez détaillé sans comporter trop de comptes.

La plupart des entreprises reconnaissent que le modèle répond en réalité à leurs besoins, dès qu'elles examinent les détails et le comparent à leur ancien plan comptable.

Venons-en maintenant à l'avantage d'utiliser un standard.

Éviter le paramétrage

Quand nous commençons à utiliser un ERP, qu'il soit nouveau ou qu'il s'agisse simplement d'une mise à niveau d'un ancien Dynamics NAV ou équivalent, l'éditeur doit configurer de nombreux paramètres.

Bien entendu, toutes les fonctions et tous les modules de l'ERP doivent savoir comment comptabiliser dans le module financier. Ce paramétrage des écritures est fastidieux, car si nous avons, par exemple, 100 comptes de produits, 100 règles de comptabilisation différentes doivent être définies.

On peut souvent économiser des centaines d'heures en évitant de devoir paramétrer la gestion d'entrepôt, l'intersociétés, la production, les achats, etc.

L'avantage est qu'un modèle ne nous empêche pas de construire par-dessus. Nous pouvons facilement ajouter des comptes supplémentaires et accroître la complexité si cela a du sens.