ENTREPÔT ET
EXPÉDITIONS

Répondez à tous vos besoins de gestion de l'ENTREPÔT et des EXPÉDITIONS dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce que vous devez exiger, comment éviter les personnalisations et quelles APPS utiliser.

La gestion d'entrepôt consiste essentiellement à piloter les processus dans l'entrepôt. En général, la gestion des stocks dans l'ERP porte sur les articles, les variantes, les quantités et les magasins ; avec la gestion d'entrepôt, elle porte aussi sur les documents d'expédition et de réception et sur les emplacements.

Normalement, nous savons seulement que nous avons 10 articles en stock, mais avec la gestion d'entrepôt, nous savons qu'il y a 4 articles sur l'étagère A et 6 articles sur l'étagère B.

Il est important de connaître la différence entre un magasin et un emplacement dans Business Central. Un magasin est un lieu géographique, comme une usine ou un site de production. Ce magasin est lui-même divisé en de nombreux emplacements.

Ce qui est impressionnant avec l'adoption d'une solution de gestion d'entrepôt, c'est la rapidité avec laquelle tout se met en place. Nous rencontrons régulièrement des entreprises qui veulent mettre en place une solution d'entrepôt et qui travaillaient jusque-là sans emplacements. Une fois lancé, le système garde la trace de tout.

Il nous faut simplement clarifier la terminologie, car la gestion des stocks recouvre plusieurs notions dans le monde de l'ERP.

NIVEAU 1 : GESTION FINANCIÈRE DES STOCKS
Suivre la quantité et la valeur de chaque article est la façon financière et quantitative traditionnelle d'aborder la gestion des stocks. C'est le fondement de notre capacité à suivre les articles dans notre système ERP. Elle nous permet d'acheter un article et de le ranger en stock, et nous pouvons aussi le vendre et le sortir du stock.

NIVEAU 2 : GESTION DES STOCKS AVEC EMPLACEMENTS
Avec un système de gestion d'entrepôt, les articles par emplacement entrent en jeu. En plus de connaître la quantité, le système sait aussi dans quels emplacements un article est rangé. Il peut y avoir douze unités sur une étagère et trois sur une autre ; chaque fois que nous déplaçons l'article – physiquement – nous devons immédiatement en informer le système ERP afin que tout reste sous contrôle. Cela exige un tout nouveau niveau d'enregistrement, qui nécessite une solution de scanner.

Processus internes de l'entrepôt

Nous avons une zone de réception, une zone de préparation, une zone d'expédition et une zone arrière. Lorsqu'un camion arrive, nous amenons rapidement la marchandise dans la zone de réception et la faisons enregistrer, mais nous n'avons pas le temps de la ranger tout de suite. Il nous faut alors une logique intelligente qui aide à déterminer où la marchandise doit être rangée.

Nous plaçons des palettes entières dans la zone arrière, puis nous réapprovisionnons la zone de préparation : nous prélevons dans la zone arrière et déplaçons la marchandise vers la zone de préparation. Il peut aussi arriver que nous déplacions de la marchandise du stockage en hauteur vers la zone de préparation.

Nous devons pouvoir réaliser des inventaires et réguler le stock. Si de la marchandise manque ou est cassée, nous devons réduire le stock. La gestion d'entrepôt exige un comptage par emplacement, et c'est un travail que nous devons pouvoir effectuer avec un scanner.

Lorsque la marchandise doit être expédiée, nous préparons une expédition entrepôt et prélevons la marchandise pour l'expédition.

Expéditions – processus externes

Les expéditions concernent la partie de l'envoi qui se déroule en dehors de l'entrepôt. Nous avons des réceptions qui arrivent à l'entrepôt et des expéditions qui en sortent.

Nous devons gérer les articles que nous prévoyons de recevoir et planifier la manière dont nous enverrons les articles aux clients. Nous devons gérer les lettres de transport et les transporteurs.

Si c'est un conteneur entier de marchandise que nous recevons à l'entrepôt, nous aimerions disposer d'outils pour réceptionner la marchandise facilement. Nous devons savoir quels articles devraient se trouver dans le conteneur et pouvoir vérifier que nous avons bien reçu ce que nous attendons.

Prélèvement et expédition

Les articles peuvent être prélevés pour des commandes vente ou pour des ordres de fabrication. Nous créons un prélèvement afin que les collaborateurs puissent préparer la marchandise dans l'entrepôt, et dans la zone d'emballage, nous emballons la marchandise dans les cartons optimaux et l'envoyons avec le transporteur.

Nous devons suivre le nombre, le volume et le poids, et nous devons imprimer des étiquettes pour les cartons. C'est dans ce processus que nous passons d'une focalisation sur la marchandise et la quantité à des cartons qui doivent être expédiés, et nous devons garder la trace du contenu de tous les cartons.

Nous devons pouvoir planifier les expéditions pour que les transporteurs viennent à différents moments enlever les envois, et nous devons pouvoir planifier le prélèvement et l'emballage en fonction des expéditions. Une fois la marchandise prélevée et emballée, elle doit être placée dans la zone d'expédition dans l'ordre dans lequel le transporteur l'enlève.

Le prélèvement est probablement le plus grand défi mathématique. Nous devons préparer les commandes pour lesquelles nous avons tous les articles en stock. Les commandes vente doivent être hiérarchisées, à la fois par rapport aux clients et par rapport à l'expédition, et nous devons en même temps planifier un parcours efficace dans l'entrepôt pour le prélèvement et calculer dans quels cartons la marchandise doit être emballée.

Souvent, les articles sont prélevés sur un chariot, mais le plus malin est de prélever directement dans le carton. Cela suppose que Business Central puisse indiquer la taille de carton que le préparateur doit choisir.

3PL et entrepôt en dépôt-vente

Nous pouvons aussi avoir du stock placé ailleurs, par exemple chez des revendeurs qui détiennent de la marchandise en dépôt-vente ; lorsque nous voulons réapprovisionner leur stock, nous devons pouvoir le faire avec des ordres de transfert.

Le stock peut aussi se trouver dans un hôtel logistique, qui est responsable de la gestion de notre entrepôt et de l'expédition de notre marchandise aux clients. Cela nécessite beaucoup d'intégration.

Nous voulons atteindre quatre avantages avec la gestion d'entrepôt :

• Prévisibilité financière
• Niveau de service plus élevé
• Immobilisation de stock minimisée
• Prélèvement optimisé

Si vous n'avez pas encore de solution d'entrepôt, vous devez vous préparer avec soin. Vous devriez par exemple examiner les points suivants :

• la taille de votre entrepôt
• le nombre de prélèvements que vous effectuez
• le type de prélèvements dont vous avez besoin
• si vous souhaitez préparer pour plusieurs clients à la fois
• si vous souhaitez ou non préparer pour un client à travers plusieurs commandes vente
• si vous souhaitez gérer le volume et les dimensions des articles
• si vous souhaitez pouvoir prélever des articles dans différentes unités de mesure
• si les articles se présentent en conditionnements de quantités différentes, et s'ils ont des marquages et des identifiants différents
• si vous avez des prélèvements aux dimensions particulières, comme un balai de 2 mètres de long qui ne rentre pas dans un carton
• si vous avez des codes-barres partout où ils sont nécessaires

Passer du papier à une solution informatique de gestion d'entrepôt représente beaucoup de travail. Passons en revue les quatre avantages que nous devons nous assurer d'obtenir lors de la mise en place d'une solution d'entrepôt.

Avantage 1 : Prévisibilité financière

Le premier avantage est que notre stock est toujours exact – par opposition au modèle traditionnel dans lequel nous devons réaliser un inventaire plusieurs fois par an, ce qui nous oblige à bloquer plusieurs jours dans le calendrier pour compter toute notre marchandise… pour constater finalement un écart très élevé.

Avec une solution d'entrepôt, il est plus facile de maintenir le stock constamment à jour, de sorte que nous n'accumulons jamais un écart important.

Ce qui est bien, c'est que cet avantage apparaît de lui-même. Lorsque nous allons prélever un article et qu'il n'est pas là, nous enregistrons simplement un ajustement. Le comptage se fait ainsi en continu, emplacement par emplacement, plutôt que périodiquement, article par article.

Le premier avantage est donc la prévisibilité financière.

Dans la situation traditionnelle, où nous comptons le stock plusieurs fois par an, tout le monde retient son souffle pendant plusieurs jours pendant l'inventaire, car personne ne sait si l'écart sera positif ou négatif.

Quelle est actuellement l'ampleur des écarts de stock ? Et quel est l'objectif avec la mise en place d'une solution d'entrepôt ?

Si nous nous retrouvons soudain avec un écart de plusieurs millions, cela aura un impact direct sur le résultat d'exploitation et suscitera quelques mines inquiètes au service financier.

Avantage 2 : Niveau de service plus élevé

Lorsque le stock est plus exact, il devient aussi plus facile d'améliorer le niveau de service et le taux de Perfect Order Fulfilment que nous offrons aux clients.

Si un article est cassé, nous pouvons le mettre au rebut immédiatement. Quand quelque chose ne va pas, nous pouvons l'ajuster tout de suite au lieu d'attendre un inventaire.

Le Perfect Order Fulfilment mesure combien de commandes vente nous livrons parfaitement aux clients : dans les délais convenus, au prix convenu et sans réclamation. Bien sûr, nous voulons que nos clients soient satisfaits – et ils le seront s'ils obtiennent ce qu'ils veulent, quand ils le veulent. C'est la quintessence d'un niveau de service élevé.

Il ne suffit en fait pas de livrer à la date confirmée. Selon le SCOR (Supply Chain Operations Reference), le « véritable » niveau de service devrait être mesuré par rapport à ce que les clients veulent obtenir. Si nous pouvons le livrer, nous sommes bons dans ce que nous faisons.

Si notre niveau de service est trop bas, il s'agit probablement de marchandises que nous avons du mal à nous procurer à temps, parce que la planification n'est pas assez rigoureuse ou parce que notre délai de livraison sortant est court et notre délai d'approvisionnement entrant est long – si nous achetons par exemple de la marchandise en Chine et que la livraison prend 6 mois, mais que le client s'attend à pouvoir acheter l'article du jour au lendemain.

Nous avons donc un défi. Dans cette situation, nous devons maîtriser fermement notre planification.

Cependant… en plus de ce défi traditionnel, nous devons aussi penser à la gestion des stocks.

Si nous pensons que l'article est en stock et le vendons, mais que le stock s'avère vide, nous avons un sérieux problème sur les bras.

Pour atteindre un bon niveau de service, il est essentiel que le stock soit cohérent. C'est pourquoi nous avons besoin d'une gestion des stocks avec mise à jour en temps réel.

Avantage 3 : Immobilisation de stock minimisée

En même temps, une solution d'entrepôt nous permet de réduire le capital immobilisé dans le stock.

C'est une éternelle question de priorités : améliorer le niveau de service en augmentant les niveaux de stock, ou minimiser le capital immobilisé et vivre avec un niveau de service plus bas ou des coûts de réapprovisionnement plus élevés.

Une gestion détaillée des stocks nous donne davantage de chances de parvenir à nos fins sur les deux fronts.

Si notre gestion des stocks est désordonnée et que nous ne pouvons pas être certains qu'il n'y a pas d'écarts dans notre stock, nous devons acheter de plus grandes quantités pour être sûrs d'avoir assez en stock – ce qui augmente l'immobilisation de trésorerie.

Lorsque nous pouvons gérer le stock avec plus de précision, nous pouvons acheter plus intelligemment et ainsi réduire la valeur du stock sans que cela n'affecte le niveau de service.

Avantage 4 : Prélèvement optimisé

L'une des choses auxquelles les entreprises accordent le plus d'attention lors de la mise en place d'une solution d'entrepôt est le prélèvement des commandes vente – la possibilité de préparer dans l'entrepôt et d'être guidé dans l'entrepôt selon un parcours de prélèvement optimal. Un prélèvement optimal consiste à emprunter l'itinéraire le plus court et le plus intelligent possible.

Il existe de nombreux modèles différents de structuration des prélèvements. Nous devons donc être clairs sur les exigences que la solution ERP prendra en compte lors de l'organisation des prélèvements. Il y a généralement de nombreux scénarios différents à considérer.

Si nous avons un très grand nombre de commandes vente, dont beaucoup pour le même client – par exemple si nous approvisionnons une grande chaîne de distribution et avons dix commandes vente ouvertes différentes pour elle, dont certaines sont des reliquats, certaines pour demain et certaines pour hier –, la solution de stock devrait intelligemment composer un prélèvement à travers les commandes vente.

Peut-être voulons-nous faire un « prélèvement groupé », en préparant 20 commandes vente différentes pour des clients différents en une seule fois, parce qu'il s'agit de commandes relativement petites ; en arrivant à la zone d'expédition, nous séparons les articles et les mettons dans des cartons. C'est ce qu'on appelle le « prélèvement groupé ».

Il se peut aussi que nous voulions travailler avec des « prélèvements par carton », où nous prélevons directement dans l'emballage d'expédition. Si nous devons préparer quatre commandes vente, la solution de stock nous demandera de prélever dans quatre cartons différents.

Le système doit suivre le volume et avoir calculé à l'avance la taille de ces cartons. Cela nous évite de réemballer les articles dans la zone d'expédition, car nous avons prélevé directement de l'étagère dans l'emballage d'expédition. On parle de « prélèvement par carton » ou de « prélèvement par palette » selon le type d'emballage.

De plus, nous voudrons peut-être préparer tout ce qui part à l'étranger avant 9 h, car c'est l'heure à laquelle le transporteur vient enlever les envois pour l'étranger. La solution de stock doit donc veiller à organiser les prélèvements de manière à ne pas préparer d'abord toutes les commandes à destination locale, qui occuperaient de la place sur le quai de chargement lorsque le camion à destination de l'étranger arrive.

En matière de prélèvement, de nombreuses exigences différentes sont déterminantes pour notre capacité à optimiser l'entrepôt. Bien sûr, le préparateur n'a pas à s'en soucier. Le terminal portable doit simplement le guider sur le meilleur parcours.

« Prenez un chariot avec deux cartons, de tailles 3 et 5. Prélevez les articles sur ce parcours. » Le système doit organiser tout cela pour le préparateur.

Lorsqu'une commande a été préparée, la solution d'entrepôt doit créer les documents d'expédition et s'intégrer aux transporteurs.

L'important est que la solution se charge de réserver le transporteur et de transmettre toutes les données nécessaires, de sorte qu'aucun traitement manuel ne soit requis.

Certaines entreprises peuvent se passer de terminaux scanner, mais seulement parce qu'elles ont un petit entrepôt et travaillent avec des emplacements fixes.

Le premier paradigme d'une solution d'entrepôt est donc que nous devons enregistrer tout ce qui se passe dans l'entrepôt ; en pratique, cela n'est souvent réalisable qu'avec une solution d'enregistrement par scanner.

La plupart des entreprises ont besoin d'appareils pour effectuer les enregistrements dans l'entrepôt. Il peut s'agir de terminaux portables coûteux, de scanners pour chariots élévateurs ou simplement de smartphones exécutant une version mobile du système ERP Business Central.

Si nous avons un petit entrepôt, cela peut se faire très simplement, directement depuis un client mobile vers Business Central. Mais une forme de solution d'enregistrement est indispensable.

En ligne ou hors ligne

Et la première décision à prendre est de savoir si nous travaillerons en ligne dans le système ERP, ou hors ligne. En d'autres termes, si nous voulons que nos enregistrements soient mis à jour dans le système ERP sans délai (en ligne) ou par lots (hors ligne).

Si tout est mis à jour en ligne dans le système ERP, un commercial peut créer une commande vente qui sera immédiatement envoyée à l'entrepôt, où la commande pourra être préparée aussitôt.

Dans de nombreuses solutions d'entrepôt, les prélèvements sont générés le matin, lorsqu'un traitement par lots dans le système calcule ce que nous devons préparer au cours de la journée ; il crée alors tous les prélèvements, et nous obtenons une feuille de travail indiquant ce que nous avons à faire aujourd'hui.

Les systèmes plus récents créent un prélèvement à la fois. Lorsque le préparateur est libre ou a terminé un prélèvement, il appuie sur un bouton de son terminal pour obtenir les détails du prélèvement suivant, après quoi le système crée le prélèvement suivant pour lui. Cela signifie que, si une nouvelle commande vente de priorité maximale vient d'arriver, ce sera la prochaine à être préparée.

Il peut aussi arriver que des articles viennent d'être réceptionnés à l'instant et que le système voie maintenant que cet article est disponible et puisse commencer à l'intégrer dans les prélèvements. Le débat sur la question de savoir si l'enregistrement doit se faire en ligne ou hors ligne est très important. La planification des prélèvements en temps réel présente évidemment des avantages, mais cela ne signifie pas que ce soit toujours la meilleure solution.

Par exemple, nous devons considérer la qualité de notre couverture réseau. Le mode en ligne exige naturellement un accès internet ininterrompu. Des points d'accès sont généralement installés dans tout l'entrepôt, et c'est facile tant que nous sommes dans un entrepôt couvert ordinaire.

Nous recommandons normalement de travailler en ligne autant que possible, mais si nous n'avons pas de couverture internet ininterrompue, nous devrons travailler hors ligne.

Équipement

Les choix évoqués ci-dessus peuvent déterminer le type de terminaux portables dont nous avons besoin ; sinon :

Si nous avons beaucoup de prélèvements et beaucoup de préparateurs dans un grand entrepôt, il y a généralement de bonnes raisons économiques de choisir de véritables terminaux scanner dotés de nombreuses fonctionnalités – des terminaux qui résistent à une utilisation continue et au passage d'un chariot élévateur.

Si nous avons un entrepôt relativement petit et ne voulons effectuer que des enregistrements occasionnels, nous pouvons peut-être nous contenter d'une tablette ou d'un téléphone mobile directement connecté au système ERP. Ils sont beaucoup moins chers, mais aussi nettement plus fragiles.

Le volume est ce qui détermine principalement le choix de l'équipement.

Examinons de plus près certaines exigences fonctionnelles qui posent souvent des difficultés dans une nouvelle solution d'entrepôt.

Conditionnements

Nous vendons un article, par exemple un cola, à l'unité, et chaque canette de cola porte un code-barres, mais elles sont emballées par 6.

Devons-nous donc avoir un autre code-barres à l'extérieur du pack, ou doit-ce être le même code-barres – auquel cas devrons-nous penser à enregistrer 6 unités lorsque nous scannons un pack ?

Si les packs de 6 sont emballés dans un carton contenant 24 unités au total, ce carton a-t-il lui aussi un nouveau code-barres ?

Maintenant, s'il y a des codes-barres différents sur le cola et que le système peut reconnaître la quantité, le même principe s'applique alors à tous les autres articles. Sinon, des erreurs de prélèvement sont inévitables. Pour bien relever ce défi dans le système ERP, celui-ci doit prendre en charge une structure d'articles avec des conditionnements de quantités variées.

Sinon, ce sera pénible à gérer – que ce soit dans la structure d'articles du système ERP ou lors du scan dans l'entrepôt. Nous devons bien suivre les conditionnements et les quantités que nous prélevons.

Codes-barres

Lorsque nous mettons en place une nouvelle solution d'entrepôt, les aspects les plus chronophages sont la saisie des codes-barres dans notre système ERP, la configuration des emplacements et la pose d'étiquettes sur toutes les étagères de l'entrepôt où nous voulons utiliser des terminaux portables pour scanner.

Cela n'a pas grand-chose à voir avec la solution ERP elle-même ; c'est un travail low-tech qui doit être fait. Malheureusement, de nombreuses entreprises n'ont pas de codes-barres sur tous leurs articles et sur tous leurs petits éléments.

Par exemple, si nous sommes une entreprise alimentaire et achetons un lot de choux-fleurs, il ne sera pas livré avec un code-barres sur chaque chou-fleur. Comment les enregistrer alors ? Devons-nous garder le code d'un chou-fleur en tête, ou devons-nous aller jusqu'à un panneau et feuilleter jusqu'à l'image d'un chou-fleur pour pouvoir scanner un code-barres ?

Ce problème ne se limite pas à l'industrie alimentaire. Le scan de codes-barres est un défi dans de nombreux secteurs.

Unités de mesure alternatives non linéaires

Il existe un autre grand défi pour les systèmes ERP dans l'entrepôt : les unités de mesure différentes. La plupart des systèmes ERP gèrent parfaitement les codes d'unité. Nous stockons le cola en canettes à l'unité, mais nous l'avons aussi en pack de 6 et en pack de 24.

Nous gérons cela en créant des relations entre les codes d'unité dans le système ERP. Nous avons ainsi des unités, des packs, des caisses, des cartons, des colis, etc. La plupart des systèmes ERP s'en accommodent très bien.

Le plus difficile, ce sont les unités de mesure non linéaires.

Un exemple classique peut être celui des poulets surgelés. Nous vendons des poulets surgelés en cartons de 20. Il y en a aussi 20 par carton à l'achat, mais le règlement, aussi bien pour les ventes que pour les achats, se fait au poids réel.

Nous commandons à notre fournisseur une palette, soit 40 cartons. Puis ils arrivent ; nous enregistrons la réception de 40 cartons sur la ligne achat dans le système ERP, et il calcule de lui-même que cela fait 800 unités.

En pratique, cependant, lorsque nous les scannons à l'entrepôt, nous pouvons scanner chaque carton séparément et enregistrer le poids, qui peut s'avérer inférieur de quelques kilos à ce que l'acheteur pensait. Le poids des poulets peut beaucoup varier, et nous voulons aussi gérer cela dans l'ERP.

En fin de compte, tout doit être réglé au poids ; le système ERP doit donc gérer plusieurs unités de mesure non linéaires pour le même article. Dans la terminologie ERP, nous parlons de codes d'unité alternatifs ou de « seconde unité de mesure ».

Si nous importons des jambons d'Italie et les achetons en quantité, il peut y avoir de grandes variations. Les jambons pèsent entre 1,2 et 3,5 kilos pièce. Notre client commande 3 jambons et en reçoit 3, mais le paiement doit se faire au poids. Dans cette situation, il est crucial que notre système ERP suive les unités.

En règle générale, le défi pour le système ERP n'est pas que les unités de mesure changent entre l'achat et la vente. Cela se gère assez facilement tant que les unités de mesure sont linéaires, 1 kg équivalant par exemple à 8 unités.

Le système ERP travaille avec une unité de base, généralement celle utilisée pour l'inventaire et celle dans laquelle les articles sont stockés d'un point de vue financier. Même si nous achetons 100 kg, le système les stockera en unité de base, soit une quantité de 800.

Lorsque la relation est non linéaire, en revanche, il n'y a pas toujours d'unité de base naturelle, et les choses se compliquent dans le système ERP.

Ce n'est pas très agréable d'avoir 100 mètres de planches en stock si elles ne mesurent toutes que 20 cm de long parce que ce sont des chutes de bois scié sur mesure pour des clients. Dans quelle unité compterons-nous les planches si nous devons faire un inventaire ? « Plusieurs » est probablement la meilleure réponse.

Côté ERP, un système de types d'écriture distinct est nécessaire pour gérer en arrière-plan les différents codes d'unité.

Nous ne voulons pas que cela soit développé sur mesure dans notre système ERP, car c'est une entreprise de grande ampleur. Nous voulons que la solution de gestion d'entrepôt s'en charge.

Fractionnement de conditionnements (breakbulk)

Nous devons peut-être aussi gérer le breakbulk dans l'entrepôt. Nous voyons que nous avons 10 000 canettes de cola en stock, mais peut-être ne voyons-nous pas dans quels conditionnements elles se trouvent. Combien sont emballées en packs de 6 ou en cartons de 24 ?

Dans l'exemple des jambons ci-dessus, un client pourrait commander 3 jambons, chacun d'au moins 2,8 kilos. Notre système devrait-il pouvoir nous dire si nous pouvons livrer ? Il se peut très bien que nous puissions livrer 3 unités et aussi 8,4 kilos, mais cela ne signifie pas nécessairement que nous pouvons livrer 3 unités d'au moins 2,8 kilos chacune.

Si nous exploitons un négoce de bois et achetons des planches en longueurs fixes, combien de détails le système ERP doit-il suivre ? Nous voyons peut-être que nous avons 400 mètres en stock, répartis en 200 planches, mais pas de quelles longueurs.

Si un client commande 100 planches de 3 mètres, nous avons peut-être assez en stock en longueur comme en quantité, mais si beaucoup d'entre elles ont été découpées en petits morceaux, nous n'avons aucune garantie d'avoir 100 longueurs de 3 mètres.

Si nous voulons savoir quelles planches nous pouvons réellement prélever, le système ERP doit maîtriser fermement à la fois le breakbulk et les codes d'unité.

Le suivi des articles – soit la gestion des dates de péremption, soit la gestion ordinaire des numéros de lot ou de série – est une question classique. Business Central doit la prendre en charge avec élégance (et oui, il existe de nombreuses façons peu élégantes de la gérer).

Il existe de nombreux secteurs dans lesquels le suivi des articles est désormais soit pertinent, soit une exigence formelle.

Numéros de lot et numéros de série

Il existe essentiellement le suivi par numéro de lot (aussi appelé numéro de batch) et le suivi par numéro de série.

La différence est que le numéro de série est propre à l'unité. C'est toujours une quantité de 1 unité qui porte un numéro de série unique. Les numéros de série sont très courants, par exemple, dans l'industrie électronique.

Les numéros de lot sont utilisés lorsqu'un article est produit par lot, et toutes les unités de ce lot reçoivent un numéro de lot afin de pouvoir être reconnues. Cela peut s'appliquer aux produits liquides qui peuvent être soutirés, ou à des marchandises ordinaires qui peuvent être prélevées. Cela peut certainement s'appliquer à des articles produits en quantité mais qui reçoivent un numéro de lot parce qu'ils sont produits par lots.

Par exemple, vous pouvez avoir 5 000 barquettes de pâté produites d'un seul coup et donc portant le même numéro de lot. Ou un mètre cube de pièces en plastique, etc.

L'un des critères de choix de la gestion par numéro de série est que le numéro de série doit figurer sur chaque article. Sinon, cela n'a aucun sens.

Certains secteurs portent aussi à la fois des numéros de lot et des numéros de série sur le même article, afin de montrer qu'un numéro de série donné a été produit dans une production par lot donnée.

Business Central sait gérer les numéros de lot et de série. Une fois qu'un article a été paramétré pour indiquer s'il a un numéro de lot ou de série, Business Central le gère proprement à travers toute la hiérarchie.

Si nous allons produire ces 5 000 barquettes de pâté, par exemple, et que nous achetons de la viande et du lait, nous enregistrons dans les réceptions un numéro de lot sur les articles achetés.

Et si nous ne recevons pas de numéro de lot du fournisseur, nous pouvons en créer un nous-mêmes, composé d'une date et d'un numéro d'identification. Nous savons ainsi quand chaque matière première a été reçue et de quel fournisseur elle provient.

Chaque fois que nous manipulons les matières premières dans l'entrepôt, nous indiquons le numéro de lot des articles que nous prélevons. Lorsque les matières premières entrent dans la production d'un produit fini ou peut-être d'un produit semi-fini, nous enregistrons les numéros de lot utilisés, et le résultat de l'ordre de fabrication se voit attribuer un nouveau numéro de lot traçable.

Une barquette de pâté se retrouve ainsi avec une hiérarchie de numéros de lot, ce qui nous permet de descendre dans la hiérarchie et de suivre toutes les matières premières entrant dans une barquette de pâté donnée.

Si nous identifions une matière première problématique, nous pouvons remonter dans la hiérarchie et retrouver tous les produits finis qui contiennent le numéro de lot de la matière première problématique.

C'est le suivi traditionnel des articles, que le système ERP peut prendre en charge très simplement.

Il est clair que le suivi des articles exige davantage d'enregistrements dans l'entrepôt et en production, mais nous devons veiller à ce que la structure du système ERP n'ajoute pas à la difficulté. Nous devrions toujours pouvoir nous « en sortir en scannant ». Nous devrions minimiser les enregistrements manuels.

Aucune saisie manuelle

Normalement, nous aurons soit le numéro de lot sur nos matières premières, soit nous imprimerons des étiquettes portant le numéro de lot lorsque nous produisons l'article.

Ainsi, par exemple, si nous produisons un article auquel le système attribue automatiquement un numéro de lot, le système doit pouvoir l'imprimer afin qu'il figure sur une étiquette avec un code-barres et puisse donc être facilement scanné.

Rien ne devrait avoir à être saisi manuellement. Nous devrions pouvoir gérer l'article uniquement au moyen du terminal scanner. Cela peut être paramétré dans la plupart des solutions d'entrepôt.

Nous pouvons très bien avoir des articles suivis et d'autres non. Le lait et la viande du pâté sont suivis par numéro de lot, mais le sel et le poivre ne le sont peut-être pas. La plupart des systèmes savent gérer cela.

Gestion des dates de péremption

Des difficultés surviennent généralement dans Business Central avec la gestion des dates de péremption. Lorsque nous achetons un article, la date à laquelle il expire y figure, et nous devons pouvoir l'enregistrer dans le système ERP.

Et lorsque nous produisons un article, nous devons pouvoir sélectionner sur la fiche article une formule de date de péremption afin que le système calcule une date, par ex. 1 an après la date de production, et inscrive cette date de péremption précise dans le système.

Cela en soi est assez simple pour la plupart des systèmes ERP

Les choses se compliquent un peu lorsque l'on considère la « durée de vie restante » (remaining shelf life, RSL).

Durée de vie restante

Lorsque notre client achète l'article qui expire 1 an après la date de production, il peut fixer une exigence sur la durée de vie restante. Lorsque l'article arrive en rayon au supermarché, celui-ci peut exiger que la durée de vie restante soit d'au moins 75 %.

L'exigence de durée de vie restante n'est pas toujours exprimée en jours ; elle peut être un pourcentage de la durée de vie totale de l'article.

Nos clients ont normalement des exigences différentes en matière de durée de vie restante, et il peut être très difficile de gérer cela et de faire en sorte que le système ERP en tienne compte lors du calcul des prélèvements de stock.

Pour commencer, l'algorithme de prélèvement doit être assez intelligent pour prélever les articles destinés aux clients aux exigences les moins restrictives, afin qu'ils reçoivent les articles les plus anciens. Nous pouvons ainsi être sûrs de pouvoir respecter les exigences de durée de vie restante sur le plus grand nombre de commandes possible.

Nos clients peuvent aussi compliquer un peu les choses en stipulant « lot unique » (single batch), ce qui signifie que le client exige que toute la livraison porte le même numéro de lot, ou « lot unique par couche » (single-layer batch), où toutes les couches d'une palette doivent porter le même numéro de lot.

De nombreux clients posent ce type d'exigences parce qu'ils ne veulent pas scanner de nombreux numéros de lot différents, avec des quantités différentes, dans leur zone de réception.

Le « lot unique » simplifie beaucoup les choses pour le client – mais les complique pour notre système ERP.

Si un client passe une grosse commande avec une exigence de « lot unique », le système ERP devra probablement préparer d'abord pour ce client afin d'être sûr de pouvoir livrer. Mais cela peut provoquer des conflits.

Si un autre client n'exige que 50 % de durée de vie restante, nous voulons en réalité préparer d'abord pour ce client, car nous pouvons alors prendre l'article le plus ancien. Mais si ce prélèvement scinde un lot, nous ne pourrons peut-être plus du tout livrer la grosse commande à « lot unique ».

En réalité, nous devons donc souvent considérer d'abord ceux qui ont les exigences de « commande unique » les plus restrictives, puis la durée de vie restante ensuite.

Cela devient vite un exercice mathématique où le système ERP doit jongler avec toutes les exigences et combiner les articles de manière à préparer le plus grand nombre de commandes possible.

Cela exige, ne serait-ce que pour cela, que le stock soit exact à 100 %.

Et cela exige une solution de gestion d'entrepôt capable de bien planifier les prélèvements selon tous les critères fixés par les clients.