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Comment réussir avec BUSINESS CENTRAL
grâce aux APPS
grâce aux APPS
ACHATS &
par SUNE LOHSE
Expert Business Central
Expert Business Central
Voici l’article n° 3 sur 8 articles expliquant comment couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL
- sans extensions spécifiques client
- uniquement avec des APPS
Répondez à tous vos besoins de gestion des ACHATS et des FOURNISSEURS dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'il faut exiger, comment éviter les personnalisations et quelles APPS utiliser.
Les achats consistent à dialoguer avec les fournisseurs pour acheter des marchandises au meilleur prix possible, dans la bonne quantité et au bon moment, puis à gérer les accords et à traiter les éventuelles modifications.
Ce sont généralement les quantités et les délais de livraison qui occupent le plus le temps de l'acheteur. Une fois la collaboration établie avec un fournisseur, le prix a été négocié et nous connaissons la qualité du produit. Il faut alors convenir de temps à autre de la quantité et du délai de livraison.
Rôles
Il existe entre l'achat et la vente une différence de rôles intéressante à noter.
Dans la vente, il y a deux types de rôles :
1) ceux qui gèrent les relations et travaillent dans le CRM, et
2) les gestionnaires de commandes, qui traitent les quantités et les prix et saisissent les commandes vente dans l'ERP.
Au service achats, les personnes se concentrent sur les quantités et les prix. Elles ne sont pas tournées vers la vente comme les commerciaux et n'ont pas à mener de dialogue commercial avec les fournisseurs.
Leur travail consiste à gérer les achats dans le système ERP ; l'ERP doit donc aussi permettre aux acheteurs de mener tout le dialogue avec les fournisseurs dans l'ERP. C'est un point sur lequel Business Central ne fait pas assez en standard.
1. Planification
Les achats relèvent en grande partie de la planification, et le rôle d'acheteur inclut souvent aussi la planification. Nous devons maîtriser combien acheter et quand, afin que l'immobilisation des stocks ne devienne pas trop importante tout en pouvant livrer tout ce que les clients ont commandé.
La planification et la disponibilité ont leur propre chapitre ; cet article ne traite donc que de la gestion des achats.
Les accords d'achat et le suivi des commandes passées sont des sujets importants dans les achats. Nous devons choisir le fournisseur capable de livrer le bon produit, dans la bonne quantité et au bon moment.
2. Demandes d'achat
Nous devons pouvoir demander à un ou plusieurs fournisseurs s'ils peuvent livrer un article dans une certaine quantité et dans un délai donné, et à quel coût. Nous devons pouvoir gérer le dialogue dans l'ERP et choisir le bon fournisseur pour la commande.
Nous devons garder une vue d'ensemble de tous les engagements en cours, afin d'avoir une vision de toutes les commandes achat tout en gardant le contrôle sur les demandes d'achat pour lesquelles il nous manque des réponses de fournisseurs.
APP
Purchase Order Management
Maîtrisez le processus d’achat et obtenez une vue d’ensemble exploitable de toutes les demandes restées sans réponse de la part des fournisseurs
Il est important de bien gérer les accords tarifaires avec les fournisseurs dans tous les domaines de l'entreprise, et Business Central sait très bien le faire.
3. Commandes achat
Intégrations
Les intégrations sont souvent un sujet important lorsque nous voulons automatiser la collaboration avec les fournisseurs. Il peut s'agir d'EDI ou de portails d'achat. L'essentiel est d'éviter de tout saisir manuellement.
APP
Commerce Manager
Gestion automatisée du dépôt-vente et du réapprovisionnement avec une interface unifiée pour l’import automatique des commandes vente
Une fois la commande passée, nous devons nous assurer que le fournisseur respecte sa part de l'accord et, entre-temps, gérer les changements lorsqu'un fournisseur ne peut pas livrer comme convenu.
Dans l'ERP, les sujets importants sont les demandes d'achat, le dialogue sur les commandes et la gestion des changements.
Intersociétés
Lorsque nous avons une organisation internationale avec des sociétés de production, des sociétés d'entrepôt et des sociétés de vente dans différents pays, il peut être nécessaire d'acheter aussi bien auprès de sociétés internes que de fournisseurs externes.
Dans ce cas, les transactions intersociétés doivent être automatisées afin de pouvoir enregistrer facilement les achats et les ventes entre de nombreuses sociétés, et par exemple de consulter le stock disponible dans une autre société du groupe.
APP
Intercompany
Réduisez les tâches manuelles grâce à une intégration des commandes simple, automatisée et riche en fonctionnalités entre plusieurs sociétés
Documents
Il existe souvent des exigences sur l'aspect des documents d'achat. Certains fournisseurs peuvent exiger une mise en page de document précise ou des informations spécifiques sur la commande achat.
Les commerciaux saisissent peut-être sur la commande vente des informations qui doivent figurer sur la commande achat parce que le fournisseur externe en a besoin. Il peut s'agir, par exemple, d'une personnalisation du produit ou d'un logo à imprimer sur le produit.
APP
Document Customizer
Le moyen simple de personnaliser et de mettre en page les documents, avec un pack de bonnes pratiques couvrant les documents sortants les plus courants
4. Livraison
Planification du fret
Nous devons suivre la date à laquelle nous recevrons l'expédition du fournisseur. Dans Business Central, nous pouvons saisir la date de livraison et quelques informations sur le mode de livraison, mais certains outils de gestion manquent.
Un acheteur souhaite maîtriser le délai de livraison selon les différents modes de livraison, comme l'avion, le conteneur, le camion, etc., pour chaque fournisseur. Nous pouvons alors planifier bien mieux la livraison.
Nous devons aussi pouvoir contrôler si la date de livraison convenue est la date à laquelle le fournisseur expédie le colis ou celle à laquelle nous le recevons.
Conteneurs
Lorsque nous commandons des marchandises expédiées en conteneurs, nous devons remplir le conteneur intelligemment. Il doit de préférence être entièrement plein, mais nous devons aussi veiller à ce que le délai de livraison ne soit pas trop long.
Nous devons pouvoir gérer cela de façon à maintenir la commande achat à jour et, si le conteneur est retardé, traiter simplement les changements pour toutes les commandes achat.
APP
Purchase Container Handling
Planifiez les conteneurs entrants avec plusieurs commandes achat – et gérez facilement les retards
Gestion des changements
Lorsque nous achetons auprès d'un fournisseur éloigné, nous préférons faire expédier par voie maritime, car c'est le moins cher.
Mais, dans la planification, nous constatons que l'article risque de ne pas arriver à temps, car le transport maritime comporte une grande incertitude. Peut-être devrions-nous envisager une livraison par avion. C'est plus cher, mais plus rapide. L'acheteur doit pouvoir gérer ce type d'arbitrage sur la commande achat.
Si nous commandons des marchandises expédiées dans un conteneur, nous pouvons avoir 5 commandes achat dans le conteneur, qui approvisionneront 100 commandes vente. Si ce conteneur est retardé, nous devons pouvoir modifier sa date de livraison, changer facilement les dates des commandes achat et des commandes vente, et visualiser les conflits que cela crée sur les commandes vente, afin de les traiter de façon proactive.