PLANIFICATION &
DISPONIBILITÉ

Répondez à tous vos besoins de PLANIFICATION et de gestion de la DISPONIBILITÉ dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce que vous devez exiger, comment éviter les personnalisations et quelles APPLICATIONS utiliser.

En général, la planification part du fait que des clients veulent nous acheter des marchandises, que nous voulons nous assurer d'avoir suffisamment d'articles en stock, mais aussi ne pas avoir plus d'articles en stock que ce que nous pouvons vendre.

Immobilisation de stock ou service client

Le conflit en planification oppose l'immobilisation de stock, c'est-à-dire l'argent immobilisé dans l'entrepôt, et le niveau de service, c'est-à-dire le pourcentage des commandes vente que nous pouvons livrer. Le directeur commercial veut un niveau de service élevé, et le directeur financier veut une faible immobilisation de stock.

Le conflit entre l'immobilisation de stock et le niveau de service client est un classique de la planification.

D'un côté, vous souhaitez offrir aux clients un taux de satisfaction élevé. Cela signifie que vous voulez pouvoir livrer un article aussi vite que possible lorsque le client le demande. Si vous pouvez honorer toutes les commandes du client, vous avez un niveau de service de 100 %.

Cela suppose d'avoir tous les articles en stock en très grandes quantités.

En même temps, vous voulez aussi immobiliser le moins de capital possible dans les stocks. Vous ne voulez pas garder des articles en stock trop longtemps, car ils immobilisent du capital et deviennent obsolètes. Une règle empirique courante est qu'un stock coûte 20 à 25 % par an. Si vous avez 10 millions immobilisés en stock, cela peut vous coûter 2 millions par an en frais de stockage. C'est pourquoi le capital immobilisé en stock est extrêmement important pour vos finances.

Le directeur commercial veut un niveau de service client élevé pour satisfaire les clients, et les questions de capital ne l'intéressent pas. Le directeur financier veut une faible immobilisation de stock, et le niveau de service client ne l'intéresse pas. Et le planificateur a pour mission de trouver le bon équilibre.

Prévisions

La planification et la disponibilité consistent à pouvoir prévoir ce que les clients vont acheter, afin d'acheter et de produire les bons articles, dans la bonne quantité, au bon moment. La planification est mathématiquement complexe, même si nous nous contentons d'acheter et de vendre des marchandises.

Nous achetons des marchandises en grandes quantités et suffisamment tôt pour les obtenir au meilleur prix. Ce qui nous rapporte réellement de l'argent, c'est de prendre le risque de détenir l'article en stock afin qu'il soit disponible quand le client le souhaite.

Plus le délai de livraison du produit est long et plus les lots dans lesquels nous devons l'acheter sont importants, plus le besoin de planification est grand. Nous devons prévoir la quantité d'articles dont nous aurons besoin. Si nous vendons à des détaillants, nous voulons qu'ils prévoient leurs ventes ou passent leurs commandes suffisamment tôt.

Lorsqu'un client souhaite passer commande, nous voulons pouvoir voir ce qui est disponible dans l'entrepôt et réserver la marchandise pour le client.

Conteneurs

Lorsque nous achetons en conteneurs expédiés depuis l'autre bout du monde et qui mettent longtemps à arriver, nous voulons suivre précisément le contenu du conteneur.

Si l'heure d'arrivée change, nous voulons pouvoir modifier la date de toutes les lignes d'achat du conteneur, puis être en mesure de planifier les conséquences que cela entraîne.

MRP

Nous produisons un article composé de plusieurs composants, dont certains sont eux-mêmes produits à partir d'un certain nombre de composants. Nous avons ainsi une structure de nomenclature (BOM) avec une production sur plusieurs niveaux.

Une commande vente contient un certain nombre d'articles finis de niveau supérieur, et nous devons ensuite décomposer ce besoin en besoins d'achat pour tous les composants de la structure de nomenclature. Cette tâche s'appelle la MRP, pour planification des besoins en composants (Material Requirements Planning). Si nous connaissons les commandes vente et les prévisions au niveau supérieur, Business Central peut calculer les besoins en produits aux niveaux inférieurs.

La MRP est complète dans Business Central. Bien sûr, cela suppose que toutes les nomenclatures soient maintenues dans Business Central, ce qui peut représenter beaucoup de travail.

En principe, une MRP automatisée est réalisable. Les difficultés apparaissent lorsque la réalité change, ce qui arrive en permanence.

Le système MRP automatisé propose alors des modifications problématiques, illogiques ou pratiquement impossibles. Il nous faut un moteur de planification beaucoup plus simple à utiliser.

D'après notre expérience, très peu d'entreprises parviennent à faire fonctionner une MRP entièrement automatique. La plupart abandonnent, car elle exige une quantité incroyable de paramétrage ou n'est tout simplement pas assez flexible pour leur situation.

L'exemple très simple que nous voyons souvent est celui où les dates des commandes vente sont dans le passé. Si vous avez des commandes vente qui devaient être livrées il y a un mois, vous rencontrez des problèmes avec la MRP.

Planification pragmatique

Pourquoi la MRP doit-elle absolument prendre la date de besoin comme point de départ de tout ?
Nous voulons planifier sur la base de ce qui est réellement faisable.

Si l'expédition de votre fournisseur est retardée, ou n'aurait jamais pu être livrée à la date souhaitée, il est clairement préférable que le système ERP propose une nouvelle date de livraison à votre client plutôt qu'il ne vous suggère de faire livrer le fournisseur il y a plusieurs mois.

Si le système connaît votre stock, les réceptions que vous avez déjà planifiées, votre délai d'approvisionnement sur les achats et votre temps de production pour un article, il peut proposer des dates de commande vente qui rendent tous les processus de la hiérarchie réalisables.

Si vous suivez l'approche MRP traditionnelle, vous devez passer des heures à modifier manuellement les achats et les productions. Si vous procédez dans l'autre sens, il suffit généralement de modifier une seule date de commande vente.

Les grandes entreprises qui utilisent de grands systèmes ERP vivent souvent dans une réalité différente de celle des petites et moyennes entreprises (PME).

Les grandes entreprises ont relativement plus de facilité à prévoir leurs ventes. Si nous vendons des saucisses en grande quantité depuis 50 ans, nous avons de bonnes chances de prévoir nos ventes, ce qui nous permet de figer tôt notre volume de production et de faciliter la planification.

Si nous avons une production très complexe avec de nombreux composants, parfois coûteux, ou un long temps de production, nous devons figer la prévision de production. Une usine automobile doit décider très tôt combien de voitures produire. Sinon, la production ne peut pas du tout être planifiée. Et nous ne pouvons pas décider, en milieu de mois, que la moitié de la production de berlines doit devenir des SUV.

C'est pourquoi les grands systèmes ERP partent du principe que notre demande est connue relativement tôt, car sinon nous ne pourrions pas y adosser la planification des achats.

Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, la réalité est toutefois différente. Nous devons être très agiles. Les systèmes ERP des petites et moyennes entreprises sont donc souvent remplis de personnalisations pour répondre au besoin de flexibilité.

Lorsque notre client décide soudainement que la livraison dans 2 semaines doit être orange et non noire, nous remuons ciel et terre à l'usine, nous faisons une peinture sur mesure et nous faisons sortir les articles à la dernière minute, et notre client nous trouve alors fantastiques.

C'est ce que beaucoup de petites et moyennes entreprises doivent faire pour rester compétitives, et le système ERP doit le permettre.

L'agilité est devenue extrêmement importante dans la planification de la production et des achats. La plupart des solutions MRP des systèmes ERP ne sont tout simplement pas prêtes pour ce niveau de flexibilité. Elles renvoient des suggestions de modification illogiques lorsque les besoins changent radicalement.

Si nous avons une forte prévisibilité des sorties et relativement peu d'articles, la planification MRP est plus facile à utiliser.

Si nous avons beaucoup d'articles et en créons souvent de nouveaux, ou de nouvelles configurations ou combinaisons, ou s'il est difficile de prévoir les sorties et si les exigences des clients changent souvent, la MRP traditionnelle montrera souvent ses limites.

Nous devons nous demander de quel niveau de flexibilité nous avons besoin, et quelle part de gestion manuelle nous pouvons supporter.

L'approche « à rebours » est une méthode très astucieuse pour de nombreuses PME.

Les obstacles sont nombreux lorsque nous essayons d'automatiser la MRP : tailles de commande, stocks de sécurité, etc. Tout doit être correctement paramétré sur la fiche article et refléter une réalité cohérente pour que le système MRP se comporte intelligemment.

Même si le système dispose de tous les prérequis pour calculer intelligemment, nous pouvons facilement nous retrouver dans une situation où il propose de nombreuses lignes de modification que nous ne jugeons pas optimales.

Cela s'explique par le fait que de nouvelles commandes vente arrivent entre les commandes existantes et que la situation change en permanence. À chaque calcul, la MRP proposera de tout modifier. Cela génère beaucoup de bruit.

Un exemple classique : nous avons enregistré une commande vente qui est décomposée en plusieurs besoins, et nous avons créé une commande achat pour obtenir les composants nécessaires.

Le client souhaite maintenant être livré un jour plus tôt, et vous avancez d'un jour la date de la commande vente. La MRP recalcule alors aussi votre commande achat et propose de la décaler d'un jour. Elle continue ainsi chaque fois qu'une nouvelle commande vente arrive ou que quelque chose change.

Il se peut que la commande achat ne puisse pas du tout être décalée. Le bateau est parti. Heureusement, dans la plupart des solutions MRP, vous pouvez verrouiller la commande achat afin que la MRP sache qu'aucune planification ne doit plus être faite dessus. Elle est verrouillée.

Nous avons toutefois toujours un besoin en matières premières pour la veille, si bien que la MRP propose immédiatement de créer une nouvelle commande achat pour la veille.

Si l'acheteur n'est pas vigilant dans cette situation, nous risquons d'acheter de nouveau le même article, peut-être avec une livraison express pour respecter la date.

Avec la bonne vue d'ensemble, nous préférerions peut-être modifier le mode de livraison de la commande achat existante (vers un mode plus rapide) ou convaincre le client d'accepter la livraison de la commande vente un jour plus tard.

Le problème est que la MRP ne fournit pas toujours la vue d'ensemble nécessaire.

Nous voulons pouvoir fonder la planification sur ce qui est réellement faisable, et pas seulement sur la date de besoin. C'est ce qu'on appelle la planification « à rebours ».

Si nous produisons des articles composés de centaines de composants, la MRP est très pertinente, mais le volume de
suggestions de modification dans la MRP peut aussi devenir ingérable.

La MRP est efficace lorsqu'elle est correctement paramétrée et que toutes les données sont en place. Mais elle devient un obstacle si la livraison d'un composant est retardée, nous obligeant à parcourir manuellement de nombreux niveaux de la hiérarchie pour procéder à des ajustements.

Nous constatons rarement que la MRP peut tout gérer automatiquement via les suggestions de modification renvoyées par l'algorithme. Ce qui se passe généralement en pratique, c'est que les entreprises exécutent la MRP sur un sous-ensemble de leurs articles.

Cela peut avoir du sens si nous exécutons la MRP sur les 10 % de nos articles qui représentent l'essentiel de notre flux.

Les 90 % restants, sur lesquels il y a relativement peu de mouvements en pratique, devraient plutôt être traités au moyen d'un simple contrôle de disponibilité des articles, qui ne crée de nouvelles suggestions de commande que sur la base du point de commande.

Exécuter la MRP sur tous les articles pose généralement trop de problèmes.

Lorsque nous avons choisi d'utiliser la MRP, il existe toutes sortes de choses détaillées que nous aimerions pouvoir faire dans notre planification dans le système ERP.

Voici quelques-unes des situations que nous rencontrons le plus souvent, des situations qui ne sont pas toujours couvertes en standard par le système ERP.

Planifier des lignes de commande vente sélectionnées

Nous voulons pouvoir planifier à l'aide d'un filtre sur une ligne de commande vente. Si un client important passe une grosse commande et souhaite une date de livraison précise, il serait pratique de pouvoir isoler la planification de l'article commandé par le client.

Cela suppose de pouvoir appliquer un filtre sur la ligne de commande vente afin que le calcul ne tienne compte que de l'article concerné et de tous les articles de la hiérarchie située en dessous.

La raison pratique est que, si nous exécutons une planification MRP complète, il peut y avoir 3 000 lignes dans la feuille, et il peut donc falloir un certain temps pour identifier celles qui concernent notre commande, alors que, si nous planifions seulement les articles situés sous la hiérarchie des articles de niveau supérieur, il n'y aurait peut-être que 30 lignes.

Vue d'ensemble du profil de stock

Nous aurons également besoin d'une vue d'ensemble du profil de stock.

Sur une ligne de commande vente, nous constatons peut-être que nous ne pouvons pas livrer un article donné, et nous voulons donc disposer d'une vue d'ensemble indiquant quand il arrivera en stock. Cela peut nous aider à éviter de commander des articles qui arriveront en stock le lendemain.

Cette connaissance et cette vue d'ensemble nous permettent de prendre des décisions judicieuses.

La version la plus conviviale est une vue d'ensemble graphique montrant les niveaux de stock dans le temps ainsi que toutes les réceptions et sorties prévues.