MASTER DATA MANAGEMENT

Cubra todas sus necesidades de GESTIÓN DE DATOS MAESTROS en BUSINESS CENTRAL. En este artículo explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.

¿Qué son los datos maestros?

Todos los sistemas ERP tienen tablas para almacenar datos de artículos, clientes y proveedores. El reto es que cada empresa tiene requisitos de datos distintos, lo que suele llevar a crear una gran cantidad de campos nuevos.

Todo el mundo necesita campos adicionales para guardar datos maestros de sus artículos, como color, altura, resistencia eléctrica, grosor, dureza, etc. Algunas empresas compran sistemas independientes y especializados de gestión de información de producto (PIM), que después hay que integrar con el sistema ERP.

Los datos maestros también pueden ser fragmentos de texto sobre el artículo que se mostrarán en el sitio web o en la tienda online. O puede que queramos incluir datos maestros del artículo en la factura, o disponer de descripciones de producto para las etiquetas de los estantes de la tienda.

Los datos maestros también pueden ser archivos, como manuales de usuario, instrucciones de instalación o de montaje, información de producción, documentos de control de calidad, etc.

Los datos maestros pueden ser muchas cosas distintas, y queremos que estén disponibles dentro de Business Central, pero sin añadir campos personalizados a la ficha del artículo.

También clientes y proveedores

La necesidad de gestionar datos maestros también se aplica a clientes y proveedores. Y también queremos evitar los campos personalizados en la ficha del cliente y en la del proveedor.

Podemos registrar en los clientes un código de segmento de mercado, clasificaciones ABC, relaciones de cadena, requisitos de servicio, estructuras de propiedad, etc. Tenemos mucha información sobre clientes y proveedores, que también son datos maestros.

Un sistema PIM tradicional se centra únicamente en los artículos. Cada vez más, vemos que las empresas también quieren datos de tipo PIM sobre clientes y proveedores, pero también sobre otras entidades como artículos de servicio, números de serie, listas de materiales, etc. Debemos poder trabajar con datos maestros sobre cualquier cosa.

Hay varias necesidades distintas dentro de la gestión de datos maestros que debemos tener en cuenta.

Enriquecimiento con datos maestros

Una es poder enriquecer con nuevos datos maestros. Nos gustaría tener nuestras propias dimensiones de datos, por ejemplo 20 campos nuevos en la ficha del artículo, o un sistema PIM en el que podamos enriquecer los artículos con imágenes y datos, u otras opciones para añadir metadatos a todos los tipos de registros del sistema.

Estamos acostumbrados a trabajar con datos maestros en los artículos, pero también debemos poder gestionar datos maestros de proveedores o clientes, o de artículos con valores diferentes según el proveedor.

Atributos personalizados

También debemos poder gestionar información o configuración personalizada de un pedido de venta, de modo que podamos añadir datos maestros a una línea concreta del pedido de venta.

Puede ser un mensaje para producción sobre lo que debe imprimirse en el artículo o sobre cómo debe embalarse. También puede ser información sobre condiciones especiales de devolución que hemos acordado, y esa información debe imprimirse en el pedido de venta, en el albarán y en la factura.

Esto no es lo que entendemos por datos maestros "clásicos" de artículos, pero son atributos que debemos poder registrar en artículos y pedidos e incluir en los documentos.

Debemos poder añadir datos maestros e información adicional a todo en Business Central. Por ejemplo, nos gustaría poder registrar datos maestros en los números de serie para poder realizar el control de calidad. También podemos usar datos maestros para gestionar variantes de producto. Hay muchos casos de uso en los que necesitamos poder añadir atributos a todo en Business Central.

Datos maestros en 3 niveles

No basta con poder añadir un campo a la ficha del artículo y escribir algo de texto en él. Necesitamos una estructura de 3 pasos en los datos maestros para cubrir todas las necesidades:

1. Necesitamos poder añadir un campo. Por ejemplo, en un artículo, uno llamado "diámetro de la rueda".
2. Después podemos elegir si el diámetro está en pulgadas o en cm, y
3. a continuación podemos elegir que el valor es 27,5. No es simplemente una lista desplegable normal. Esto es lo que en Business Central se llama lógica de búsqueda (lookup), y si no la tenemos en la estructura de datos maestros, nos encontraremos con limitaciones.

Datos maestros unificados

Necesitamos que los datos estén unificados, de modo que tengan la misma estructura y los mismos valores en todas las empresas y sistemas, por ejemplo ERP, CRM y tienda online, en todas las empresas del grupo.

Esto se denomina datos maestros unificados (Unified Master Data). Si tiene empresas en dos países y utiliza intercompany, de nada sirve que un pedido falle porque el cliente se llama de forma distinta en las dos empresas.

Algunos datos serán comunes a todas las empresas y otros serán únicos de cada empresa. Debemos poder controlar dónde reside la propiedad de los datos y dónde no se pueden actualizar porque pertenecen a otro lugar.

Datos maestros en los documentos

Los datos maestros deben incluirse en muchos documentos salientes, por lo que deben transferirse automáticamente entre artículos, clientes, proveedores, pedidos de venta y pedidos de compra. A esto lo llamamos datos maestros en los documentos (Master Data on Documents).

Cuando añadimos un comentario a un pedido de venta, ese comentario debe pasar a la orden de producción (o a la empresa proveedora mediante intercompany, si formamos parte de un grupo de varias empresas), y cuando el departamento de producción compra componentes para la producción, nuestro comentario debe aparecer en la solicitud de compra que se envía al proveedor. O, cuando enviamos por correo electrónico una factura de un artículo, el manual de usuario o la documentación correspondiente del artículo debe adjuntarse automáticamente.

Filtrado

Si tenemos 100.000 artículos y el cliente nos dice por teléfono que tiene que ser de un color y un tamaño determinados, necesitamos poder filtrar por los datos maestros y ver los 14 artículos que cumplen los criterios.

Mantenimiento de datos

Cuando un proveedor nos envía una nueva lista de datos maestros, queremos poder importarla fácilmente a Business Central. Si tenemos 1000 artículos con un determinado código de color que cambiará de nombre próximamente, nos gustaría poder crear una vista con esos 1000 artículos y actualizar de forma masiva el nombre del color.

El mantenimiento sencillo y la actualización masiva son importantes cuando tenemos muchos artículos.

Herramientas de gestión

Es muy importante crear desde el principio una estructura sólida de datos maestros. Una vez que empezamos a usar Business Central, es difícil cambiar su estructura. Por eso, lo más sencillo es introducir una estructura de datos maestros al elegir un nuevo sistema ERP o al actualizar.

Pero es importante que la solución de datos maestros cuente con herramientas para actualizar datos de forma masiva y depurarlos. Si tenemos un campo personalizado en la ficha del artículo que queremos convertir en un atributo de datos maestros para eliminar personalizaciones, debemos poder realizar una actualización masiva que traslade los datos del campo personalizado a la estructura de datos maestros.

Para algunas empresas, los datos maestros son un reto mucho mayor que para otras. Cuando tenemos una necesidad de registro, parece fácil crear simplemente un campo nuevo para ello, y problema resuelto.

Pero, en general, no queremos saturar Business Central con campos nuevos. Hacerlo genera problemas de mantenimiento, y por desgracia las empresas a menudo no se dan cuenta hasta más adelante. Veámoslos brevemente:

• Con el tiempo hay tantos campos que la gente pierde el control, y cada departamento registra la misma información en sus propios campos.
• Todo debe actualizarse también en el ERP, en la tienda online (CMS) y en el CRM (o en el sistema de pedidos).
• Las actualizaciones del ERP se complican por las numerosas personalizaciones que hay que migrar.

Queremos crear y gestionar datos maestros sin necesidad de personalizaciones en Business Central.

De la forma tradicional, podríamos acabar con cientos de campos en la ficha del artículo, con muchas finalidades distintas, y es probable que muchos de ellos estén relacionados con categorías de artículos concretas.

Estructura de datos maestros

¿Qué ganamos con una estructura de datos maestros?

Datos coherentes: Podemos resolver situaciones en las que, por ejemplo, el color de un artículo se registra en muchos campos de la ficha del artículo. El código de color de producción es RAL6005, mientras que otro campo indica que un proveedor llama al color British Racing Green. En un tercer campo, sin embargo, Marketing ha escrito «verde oscuro» para la tienda online, y un cuarto campo dice simplemente «verde», porque el color verde debe poder buscarse.

Datos estructurados: Otro problema típico es que los datos no están estructurados. El comprador introduce el color en el artículo, y uno dice «verde carreras» mientras que otro dice «verde británico». En cuanto a las búsquedas, es una pesadilla.

Si utilizamos datos estructurados, el comprador seleccionará el color de una lista predefinida y todas las apariciones tendrán el mismo valor. Los datos maestros deben diseñarse y estructurarse con cuidado para que puedan utilizarse en toda la organización.

Actualización masiva: Si decidimos cambiar el nombre del color, solo lo cambiamos en un lugar y el cambio se propaga a todas partes.

Sin una función de actualización masiva, la actualización de muchos registros suele hacerse contratando a un consultor que pueda configurar un proceso por lotes para editar los datos.

Vistas, filtros y ordenaciones

También necesitamos buenas herramientas para visualizar y manipular los datos.

Por ejemplo, el responsable de marketing quiere filtrar la tabla de artículos y ver algunos artículos concretos para la tienda online, eligiendo qué columnas se incluyen en la vista y cómo se ordenan los datos. También quiere modificar y actualizar los datos directamente en la vista para estar al tanto de ellos.

Y las unidades deben estar en campos separados. Si es un campo decimal, no debe ser posible introducir texto. A menudo las unidades se incluyen en el contenido del campo: puede poner «2,8 m» en un artículo y «280 cm» en otro, y una búsqueda de artículos de más de 2 metros de longitud no dará resultados, porque los datos se interpretan como texto y no como cifras. Necesitamos valores y unidades en campos separados.

Si queremos filtrar y ordenar, o usar los datos maestros de forma inteligente en la planificación, debemos tener los datos almacenados de forma estructurada.

Gestión de idiomas

La gestión de datos maestros debe incluir la gestión de idiomas si trabajamos en varios idiomas. Si elegimos el color «Rojo» en un artículo, el sistema debe tener otra tabla que le permita controlar cómo aparece el valor «Rojo» en otros idiomas.

La versión en el idioma correcto de los datos maestros debe sincronizarse de forma inteligente con la tienda online y combinarse de forma inteligente en los documentos.

Debemos poder ver todos los documentos en el idioma que elijamos. Así, el personal de almacén de habla inglesa puede ver en inglés el albarán chino, y un compañero de almacén de habla hispana puede ver todos los documentos en español.

Business Central debe poder generar muchos documentos, como ofertas, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, abonos, extractos bancarios, recordatorios de pago, etc.

Desde la versión 2013 de Dynamics NAV, los documentos han supuesto un reto constante, porque cambiar el diseño de documentos e informes es ahora una tarea de gran envergadura.

Queremos una herramienta que controle tanto el contenido como el diseño de nuestros documentos, sin necesidad de recurrir a un desarrollador cada vez que queramos retocar un documento.

La gestión de documentos debe contar con las cinco capacidades siguientes:

1. Plantillas
Necesitamos plantillas para los documentos en Business Central. Cuando creamos un pedido de venta, queremos poder elegir qué plantilla de confirmación de pedido es la adecuada en ese caso.

La selección de plantilla también debe depender de la ficha del cliente y controlarse automáticamente, de modo que distintos clientes puedan tener diseños de informe diferentes.

2. Texto condicional
También debe ser posible que el contenido detallado del texto de una oferta, confirmación de pedido, factura, etc. varíe según los artículos incluidos en el pedido o el cliente al que se vende.

De este modo, podemos añadir un comentario de tipo «Tenga en cuenta…» si se incluye un artículo concreto y necesitamos llamar la atención del cliente sobre algo importante.

3. Datos maestros
Debemos poder almacenar datos de clientes o artículos que se trasladen por el sistema desde una oferta de venta a un pedido de venta, de ahí a una orden de producción, a los documentos de venta registrados, etc.

Por ejemplo, para un artículo concreto podemos querer que el albarán indique que el cliente debe revisar el artículo a su llegada.

Otro ejemplo sería que los datos de contacto del vendedor tengan que aparecer en la factura, y que esos datos procedan de la ficha del cliente y deban fluir a través de la oferta y el pedido de venta para aparecer finalmente en la factura. Lo mismo podría aplicarse a la normativa aduanera, los términos y condiciones de reclamación, etc.

4. Idiomas
La gestión de idiomas es una cuestión importante para las empresas con clientes internacionales. No debe hacerse a mano: es una pérdida de tiempo.

Debe ser posible almacenar datos en distintos idiomas. Puede que tengamos normativa aduanera que deba aparecer en facturas en distintos idiomas, y cada código de normativa aduanera debería contener el texto en varios idiomas para que podamos asignar el mismo código a todos los clientes sin preocuparnos del idioma en que necesitan la factura, que lo controlará el código de idioma del cliente.

5. Correo electrónico
Por último, pero no menos importante, por supuesto debemos poder crear un documento para adjuntarlo a un correo electrónico y que el texto del correo se genere automáticamente. Debemos poder enviar por correo electrónico confirmaciones de pedido, facturas, etc. a los clientes.

Debemos poder indicar en la ficha del cliente qué idioma prefiere, y que el albarán se envíe a una dirección, la factura a otra, etc.

Podemos tener cinco empresas distintas (entidades legales) que en la práctica tendrán los mismos clientes, artículos, datos maestros, etc. Cuando creamos un artículo nuevo en la sede central, queremos que se replique en las demás empresas para no tener que configurarlo varias veces.

Lea todo sobre esta estructura en el artículo sobre Global Business.