COMPRAS Y
PROVEEDORES

Cubra todas sus necesidades de gestión de COMPRAS y PROVEEDORES en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.

Comprar consiste en dialogar con los proveedores para adquirir mercancías al mejor precio posible, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno, y después gestionar los acuerdos y los posibles cambios.

Lo que suele ocupar más tiempo al comprador son las cantidades y los plazos de entrega. Una vez establecida la colaboración con un proveedor, el precio está negociado y conocemos la calidad del producto. Después hay que acordar de vez en cuando la cantidad y el plazo de entrega.

Roles

Hay una diferencia interesante entre comprar y vender en cuanto a los roles.

En ventas tenemos dos tipos de roles:
1) Quienes gestionan las relaciones y trabajan en el CRM, y
2) quienes registran los pedidos, gestionan cantidades y precios e introducen los pedidos de venta en el ERP.

En el departamento de compras tenemos personas centradas en cantidades y precios. No se enfocan en la venta como los comerciales y no tienen que mantener un diálogo comercial con los proveedores.

Su trabajo es gestionar las compras en el sistema ERP, por lo que el ERP también debe permitir que los compradores gestionen todo el diálogo con los proveedores dentro del ERP. Este es uno de los puntos en los que Business Central no ofrece lo suficiente de serie.

1. Planificación

Comprar tiene mucho que ver con planificar, y el rol de comprador suele incluir también la planificación. Debemos controlar cuánto comprar y cuándo, para que el capital inmovilizado en inventario no sea demasiado grande y, al mismo tiempo, podamos entregar todo lo que los clientes han pedido.

Planificación y disponibilidad tiene su propio capítulo, así que este artículo trata solo de la gestión de compras.

Los acuerdos de compra y el seguimiento de los pedidos realizados son temas importantes en compras. Debemos elegir al proveedor que pueda entregar el producto adecuado, en la cantidad adecuada y en el momento adecuado.

2. Solicitudes de compra

Debemos poder preguntar a uno o varios proveedores si pueden entregar un artículo en una cantidad determinada y dentro de un plazo, y cuánto costará. Debemos poder gestionar el diálogo en el ERP y elegir al proveedor adecuado para el pedido.

Debemos mantener una visión general de todo lo pendiente, de modo que tengamos controlados todos los pedidos de compra y, al mismo tiempo, las solicitudes de compra en las que aún faltan respuestas de los proveedores.

Es importante gestionar bien los acuerdos de precios con los proveedores en todas las áreas del negocio, y Business Central puede hacerlo muy bien.

3. Pedidos de compra

Integraciones
Las integraciones suelen ser un tema importante cuando queremos automatizar la colaboración con los proveedores. Pueden ser EDI o portales de compras. Lo importante es evitar tener que introducirlo todo manualmente.

Una vez realizado el pedido, debemos asegurarnos de que el proveedor cumple su parte del acuerdo y, mientras tanto, gestionar los cambios cuando un proveedor no puede entregar según lo acordado.

En el ERP, los temas importantes son las solicitudes de compra, el diálogo sobre los pedidos y la gestión de cambios.

Intercompany
Cuando tenemos una organización internacional con empresas de producción, de almacén y de ventas en distintos países, es posible que tengamos que comprar tanto a empresas internas como a proveedores externos.

En ese caso, las transacciones intercompany deben estar automatizadas para poder registrar fácilmente compras y ventas entre muchas empresas y, por ejemplo, consultar cuántas unidades hay en stock en otra empresa del grupo.

Documentos
Con frecuencia existen requisitos sobre el aspecto de los documentos de compra. Puede haber proveedores que exijan un diseño de documento concreto o información específica en el pedido de compra.

Quizá los comerciales registren en el pedido de venta información que debe incluirse en el pedido de compra porque el proveedor externo la necesita. Puede ser, por ejemplo, una personalización del producto o un logotipo que debe imprimirse en él.

4. Entrega

Planificación de fletes
Debemos saber cuándo recibiremos el envío del proveedor. En Business Central podemos introducir la fecha de entrega y algo de información sobre el método de entrega, pero faltan algunas herramientas de gestión.

A un comprador le gustaría controlar cuál es el plazo de entrega de los distintos métodos, como avión, contenedor, camión, etc., para cada proveedor. Así podemos planificar mucho mejor la entrega.

También debemos poder controlar si la fecha de entrega acordada es la fecha en que el proveedor envía el paquete o aquella en que lo recibimos nosotros.

Contenedores
Cuando pedimos mercancías que se envían en contenedores, debemos llenar el contenedor con criterio. Lo ideal es que quede completamente lleno, pero también debemos asegurarnos de que el plazo de entrega no sea demasiado largo.

Debemos poder gestionarlo de forma que el pedido de compra se mantenga actualizado y, si el contenedor se retrasa, poder gestionar los cambios de todos los pedidos de compra de manera sencilla.

Gestión de cambios
Cuando queremos comprar a un proveedor lejano, preferimos que se envíe por barco porque es lo más barato.

Pero en la planificación podemos ver que quizá el artículo no llegue a tiempo, porque el transporte marítimo conlleva mucha incertidumbre. Quizá deberíamos plantearnos que el artículo se entregue por avión. Es más caro, pero es más rápido. El comprador debe poder gestionar este tipo de decisiones en el pedido de compra.

Si pedimos mercancías que se enviarán en un contenedor, podemos tener 5 pedidos de compra en el contenedor que abastecerán 100 pedidos de venta. Si ese contenedor se retrasa, debemos poder cambiar la fecha de entrega del contenedor, modificar fácilmente las fechas de los pedidos de compra y de venta, y ver los conflictos que esto genera en los pedidos de venta, para poder gestionarlos de forma proactiva.