CONTABILIDAD
 

Cubra todas sus necesidades de gestión de CONTABILIDAD y BUSINESS INTELLIGENCE en BUSINESS CENTRAL.
En este artículo explicamos qué debe exigir, cómo evitar las personalizaciones y qué APPS utilizar.

La contabilidad es un área en la que Business Central destaca. Los ERP nacieron como sistemas de contabilidad, por lo que la contabilidad y las finanzas están muy bien cubiertas, desde el punto de vista funcional, en los sistemas ERP en general.

Pero está el «reporting» en forma de Business Intelligence, que es un gran tema en el departamento financiero, y además hay algunas áreas especiales en las que necesitamos soluciones complementarias. Y también nos gustaría utilizar un plan de cuentas estándar, pero volveremos sobre ello un poco más adelante.

Business Intelligence

El reporting consiste en visualizar datos y generar una visión de cómo va el negocio. Para que los datos estén disponibles, las dimensiones son importantes en Business Central.

Las dimensiones son los atributos adicionales que podemos añadir a los registros. A los profesionales de finanzas siempre les gusta tener muchas dimensiones porque les aportan muchos datos, mientras que al resto de empleados de la organización normalmente no les gustan, porque implican registrar más datos.

La cuestión es cómo queremos medir nuestro negocio. Si exportamos a ocho países, deberíamos crear una cuenta con una dimensión de países con ocho opciones, en lugar de ocho cuentas distintas. Así obtenemos mejores opciones de reporting y un plan de cuentas más fácil de mantener. Añada dimensiones en lugar de cuentas cuando la necesidad sea de reporting.

La Business Intelligence y el reporting en las soluciones ERP han avanzado muchísimo en los últimos años, especialmente en el mundo de Microsoft.

Antes era caro exportar datos del ERP y crear informes en sistemas de BI externos. Por ello, muchas necesidades de reporting se cubrían desarrollando informes a medida dentro del propio ERP y, aunque era caro, seguía siendo más barato que un sistema de BI «de verdad».

Hoy en día los sistemas de BI básicos son baratos y podemos obtener plantillas listas para usar para los datos de nuestro ERP. Utilizar una plantilla de BI es más barato que desarrollar un informe a medida en Business Central, y mucho más flexible y útil.

Plantilla de plan de cuentas

Esto nos lleva al plan de cuentas. Queremos un plan de cuentas sencillo, que sea fácil de mantener. Un plan de cuentas sencillo y basado en una plantilla también facilita la adopción de nuevas apps.

La mayoría de las empresas quieren, por instinto, seguir con su antiguo plan de cuentas. La mayoría de las personas no creen que puedan utilizar una plantilla de plan de cuentas. Pero cuando examinan los detalles y lo comparan con su plan de cuentas anterior, la gran mayoría reconoce que puede utilizar sin problemas una plantilla de plan de cuentas.

Y ofrece la ventaja de que supone mucho menos trabajo de configuración, menos mantenimiento, mejores opciones de reporting y mayor facilidad para utilizar nuevas apps.

El departamento de contabilidad también necesita una serie de soluciones adicionales que facilitan el día a día. Estas son las soluciones que nos gustaría poner en juego:

KPI y reporting

¿Qué necesita obtener un CFO de una solución ERP? Por supuesto, hay que llevar la contabilidad, y eso es una parte fundamental del ERP.

En realidad, el módulo de finanzas no es algo a lo que se dedique mucho tiempo cuando se implanta una solución ERP. Las empresas tienen mucha experiencia y conocimiento en esta área.

Muchos CFO ven la solución ERP como una base de datos que proporciona los datos que sustentan la visión con la que dirigen la empresa. Por eso consideramos que el reporting y la Business Intelligence son uno de los temas más importantes de Finanzas.

Sin embargo, todo empieza por los objetivos de la empresa que queremos alcanzar. Cuando podamos decir por qué KPI dirigimos la empresa, también sabremos qué datos hay que registrar en las soluciones de TI y qué exige esto al sistema ERP.

Mucha gente olvida lo que la dirección espera desde el punto de vista de la cadena de suministro. Queremos analizar nuestra organización desde múltiples perspectivas, no solo desde la financiera.

Si para la satisfacción de nuestros clientes es importante que sus pedidos se envíen con rapidez, debemos averiguar cómo podemos medir nuestro tiempo de gestión.

Si queremos medir nuestra cadena de suministro y supervisar nuestro nivel de servicio o el capital inmovilizado en inventario, deberíamos empezar por el área de producción y el almacén, ver cuál es la mejor forma de recopilar estas mediciones y, después, ver cómo debe reflejarse en el módulo de finanzas.

Cuanto más podamos considerar nuestra cadena de suministro y nuestra organización de forma holística, en lugar de verlo todo desde el punto de vista del departamento financiero por una costumbre de largo recorrido, más centrado y generador de valor será nuestro reporting.

Creemos que un CFO debe mirar al futuro y aportar al resto de la organización información y oportunidades. El departamento financiero no debe quedarse con sus datos; debe activarlos, haciéndolos llegar por toda la organización a las personas que pueden actuar con la visión que aportan.

Power BI

La Business Intelligence (BI) solía ser extremadamente difícil y, de repente, es algo que los usuarios pueden configurar por sí mismos. Pueden reunir datos de todo tipo de fuentes, crear sus propios paneles y compartirlos fácilmente con todos sus compañeros en una gran variedad de dispositivos.

Microsoft se ha puesto realmente manos a la obra en este frente con su Power BI.

Veremos más de esta tendencia en los próximos años. Ya es fácil recopilar y relacionar datos de múltiples fuentes, y el reto de la BI ya no es qué puede calcular el sistema ERP, sino cómo podemos entender la interconexión entre los datos del ERP y todos los demás datos de nuestra empresa.

Debemos facilitar que los datos puedan relacionarse, dándoles los mismos nombres y la misma estructura en los distintos sistemas y bases de datos.

En última instancia, se trata de convertir los datos en conocimiento, en lugar de gastar energía en superar obstáculos técnicos.

La contabilidad es el núcleo de un sistema ERP. Todos los sistemas ERP nacieron como sistemas financieros. Y, precisamente por ser el núcleo del ERP, un mal plan de cuentas contagia sus males a todo lo demás.

Necesidades de la dirección en el plan de cuentas

Muchas empresas incorporan por instinto las necesidades de la dirección a sus sistemas financieros. Por ejemplo, pueden crear muchísimas cuentas para poder hacer un reporting detallado.

No es una buena idea. Los sistemas ERP tienen formas más inteligentes de dar soporte a la dirección y al reporting. Desde hace décadas es posible trabajar con dimensiones, lo que hace innecesario crear cuentas para todo.

Queremos un plan de cuentas más sencillo y comprensible, con la posibilidad de utilizar filtros para las necesidades de datos, o simplemente trasladar el reporting a un sistema completamente distinto, donde los datos puedan extraerse de forma más inteligente.

Así que… en lugar de meter toda la complejidad en el plan de cuentas y hacer todo nuestro reporting directamente desde el módulo de finanzas… podemos utilizar otras herramientas para un reporting más fácil y más gráfico, y mantener así la estructura de datos financieros mucho más sencilla.

En lugar de tener 100 cuentas de costes para todo tipo de fines… ahora tenemos un puñado de cuentas de costes y podemos utilizar filtros para encontrar la información que queremos.

Debemos pensar a fondo el plan de cuentas y la configuración de dimensiones desde el principio, porque no es fácil cambiarlos más adelante.

Es el reporting lo que realmente determina cómo debe configurarse todo. Debemos tener claro qué queremos medir y cómo lo apoyará la configuración de dimensiones.

Plantilla de plan de cuentas

Queremos ir un paso más allá. Queremos utilizar una plantilla de plan de cuentas estandarizada en lugar del antiguo plan personalizado.

Todas las empresas pueden adaptarse a una plantilla de plan de cuentas, pero la reacción inicial suele ser de resistencia.

Llevamos muchos años trabajando en la consolidación de un plan de cuentas estandarizado. Reúne las aportaciones y las necesidades de un gran número de empresas. Se basa en el método de contribución y es relativamente sencillo, pero aun así bastante detallado, sin un exceso de cuentas.

La mayoría de las empresas reconocen que la plantilla cubre realmente sus necesidades una vez que empiezan a examinar los detalles y a compararla con su antiguo plan de cuentas.

Ahora llegamos a la ventaja de utilizar un estándar.

Evite la configuración

Cuando empezamos a utilizar un sistema ERP, ya sea nuevo o simplemente una actualización de un antiguo Dynamics NAV o similar, el proveedor tiene que configurar muchos parámetros.

Por supuesto, todas las funciones y módulos del sistema ERP necesitan saber cómo contabilizar en el módulo de finanzas. Esta configuración de contabilización es laboriosa, porque si tenemos, por ejemplo, 100 cuentas de ingresos, hay que configurar 100 reglas de contabilización distintas.

A menudo se pueden ahorrar cientos de horas al no tener que configurar la gestión de almacén, intercompañía, fabricación, compras, etc.

Lo mejor es que una plantilla no nos impide, en realidad, construir sobre ella. Podemos añadir fácilmente cuentas adicionales y aumentar la complejidad si tiene sentido hacerlo.