Avoid migration projects when you upgrade

Upgrade to a standard solution and avoid migration projects
3 challenges when upgrading Dynamics NAV

3 challenges when upgrading Dynamics NAV

When you are considering an upgrade to Microsoft Dynamics NAV 2017 or Microsoft Dynamics 365, you must decide how to migrate only relevant data, and what to do about the customizations, you have made to the old solution.

You should also consider how to move to a 100 % standard solution in order to avoid the samme challenge with future upgrades.

Most companies spend a lot of money upgrading customized ERP solutions. Money is spent on migrating custom built functionality to a new version. It is a lot of money spent without creating any business value.

This is why you should make the next upgrade your last.

Upgrade NAV or buy new?

Unfortunately, there is not always much difference in terms of price and work volume.

If you have an older version Dynamics NAV, it can be quite a substantial undertaking to upgrade to a new version. Typical challenges include the following:

You have customizations in the old version , and they need to be reviewed one by one to ensure that they won’t create problems in the new version. Some of the custom solutions may no longer be relevant, or may no longer work as intended, or you might not even need them any longer. There is considerable work involved in assessing these one by one.

You are locked into the old version . The new version certainly offers new, smart features that your work processes in NAV are not ready to take advantage of. Unfortunately, a lot of companies cannot make use of the new features because they are locked into old processes and customizations.

Data needs to be migrated into the new version . The new version may have a different data structure. Maybe your customizations have been modified to conform to the new version, and now the data needs to be modified accordingly. Perhaps you have some old, cluttered data that you want to get rid of. Unfortunately, you usually need to transfer everything over, with no exceptions, unless you start over with a blank database.

That’s why upgrading causes headaches for NAV owners – even the mere thought of it.

Challenges with Dynamics NAV upgrades
Challenges with Dynamics NAV upgrades

If you have an older version Dynamics NAV, it can be quite a substantial undertaking to upgrade to a new version. Typical challenges include the following:

You have customizations in the old version , and they need to be reviewed one by one to ensure that they won’t create problems in the new version. Some of the custom solutions may no longer be relevant, or may no longer work as intended, or you might not even need them any longer. There is considerable work involved in assessing these one by one.

You are locked into the old version . The new version certainly offers new, smart features that your work processes in NAV are not ready to take advantage of. Unfortunately, a lot of companies cannot make use of the new features because they are locked into old processes and customizations.

Data needs to be migrated into the new version . The new version may have a different data structure. Maybe your customizations have been modified to conform to the new version, and now the data needs to be modified accordingly. Perhaps you have some old, cluttered data that you want to get rid of. Unfortunately, you usually need to transfer everything over, with no exceptions, unless you start over with a blank database.

That’s why upgrading causes headaches for NAV owners – even the mere thought of it.

Short-cuts when upgrading Dynamics NAV

Abakion’s solution to this challenge is to move you over to a standard solution:

All of your old customizations should be deleted . We hold a number of workshops to ensure that your work processes fit in with the new solution. You also need to have an overview of how your processes will have to be adjusted a little.

Your specific needs must be supported through the set-up in the new solution. The Master Data module gives you the option of creating your own data structure. The Dynamic Reports module enables you to customize invoices, delivery notes and so on. Customizations in the old version will become settings in the new version.

You can choose which data you want to transfer – and how many years of history you want to include. We transfer your data into the new solution using a data migration tool that makes the process easy. You choose how the data is mapped to the standard chart of accounts in the new solution. The decision is up to you.

Data migration – this is what we do

We need to move your data from your old solution into the new one. The challenge here, of course, is that the data format is not always the same.

Even if you are moving from an earlier version of Dynamics NAV, the data structure will have changed and you may have added a lot of fields in the old solution that contain important data you need to transfer.

Data migration topic 1
Master Data Information for Dynamics NAV and 365

If you have an earlier version of NAV, then we set to work in your old solution. We have made our Master Data Information module, which you get in the new NAV, available for all earlier versions of NAV.

This means that you can install the Master Data module in your old solution and then you can start moving the data into the new structure, which makes migration to the new version very easy. It is a really smart and efficient process.

  • Her har vi en version 5.01, og her har vi et varekort, og vi har et værktøj til at læse data ud. Det er et ganske simpelt eksempel. På varekortet har vi tilføjet 4 felter: en cykel-type, gear, dæktype og diameter på hjul. Der har været en konsulent ude, som har tilrettet løsningen for at tilføje disse 4 felter. Det her er jo et simpelt eksempel, for som regel ser vi, at der er tilføjet mange flere felter, både på varekortet og på debitorer og kreditorer. Det er jo fornuftigt nok, at felterne er tilføjet, for de skal måske matche de data, der ligger på websitet. De data er vi naturligvis også nødt til at have i Dynamics NAV.

    Modulet Master Data Information er specifikt lavet til at håndtere denne type master data uden at skulle oprette nye felter. Her kan vi se de samme informationer, som er oprettet i Master Data-modulet i stedet for de specialtilrettede felter. Vi mangler en enkelt af informationerne, nemlig ’Gear’ – den tilføjer vi her. Så klarer kørslen i NAV det hele. Den har her oprettet 22 attributter, fordi der er 22 varer, der har en angivelse af Gear. Og hvis jeg sætter et filter på Gear og hæver varefilteret, så kan vi se alle de varer, hvor systemet nu har puttet et Gear på, med de værdier der står på det.

    Når denne forberedelse af data er udført, så ligger alle master data i en struktur, som er nem at eksportere og lægge ind i en ny version af Dynamics NAV. Det betyder, at 4 tilrettede felter som disse kan vi helt slippe for i løsningen, og de kan bare udgå, når vi skifter til den nye version.

Data migration topic 2
Data migration for Dynamics NAV and 365

The next step is to move data from the old version to the new one. We have a migration tool that handles that.

It does not really matter whether you are moving from an earlier version of NAV or from another ERP system. As long as the data can be output in a comma separated file, we can map the data in Excel and execute the transfer, as you will see in a minute.

You will have some work to do in Excel if you are coming from another ERP system, since this package is based on being able to retrieve everything in NAV. But it can easily be done – you will just have an extra task to complete.

If you are coming from an earlier version of NAV, Abakion will take care of it all with our migration tool.

  • Det værktøj, vi skal kigge på nu, flytter data fra dit gamle system til den nye Dynamics NAV. Vi er her i en version 5.01, og vi har lagt vores eksportværktøj ind i løsningen.

    Vi krydser af, at vi gerne vil eksportere kunder, varer, master data og debitorposter. Nu producerer værktøjet Excel-ark til os med alle de data, som vi har bedt om. Og de Excel-ark er klar til at de kan indlæses direkte i den nye version af Dynamics NAV.

    Ovre i Excel kan vi se, at værktøjet har trukket kunder ud til os – og varer – og der er også en masse støttekartoteker – og vi har også alle master data.

    Værktøjet producerede faktisk 2 Excel-ark, og i det andet findes alle posterne. Der er kun debitorposter, for det var det vi krydsede af.

    I udlæsningen er der en rigtig smart funktion: Man kan sætte filtre på. Du kan f.eks. vælge, at du kun vil have de seneste 3 års poster med i udlæsningen. Så slipper du for alle de gamle data, som du alligevel ikke skal bruge til noget.

    Så går vi over i det nye regnskab i den nye version af Dynamics NAV, og vi har værktøjet åbent. Vi har hverken lavet varer eller debitorer endnu. Vi har kun lavet kontoplan og standardopsætning. Så vi åbner værktøjet Import Worksheet. Vi starter med at importere varer fra den Excel-fil vi lige har eksporteret fra den gamle NAV. Excelarket indeholdt mange faner, så vi vælger fanen med varer.

    Så har vi fået data ind. Der er foretaget en mapping ud fra en skabelon, og den skabelon kan vi også åbne og se hvordan mappingen ser ud på varetabellen. Her kan vi ændre felterne, så alt passer sammen. Det er også her vi mapper felterne, hvis vi indlæser en CSV-fil, der kommer fra et andet ERP-system.

    Så beder vi NAV om at oprette varerne, og så arbejder den sig igennem det hele.

    Alt det, du har set her med at eksportere og importere data – det er slet ikke noget du skal udføre. Vi klarer det hele. Grunden til at vi har vist dig værktøjerne her er, at du skal se, hvor nemt det er at overføre data.

Migrering of data to Dynamics NAV and 365

Migration with no effort

If you have been working with Dynamics NAV for many years, then you are used to data migration being a difficult process that takes a long time.

So a little scepticism is understandable.

But you will see that our Master Data module and data migration tool make the process quite simple.

Data migration topic 3
Migration of data at Abakion

You should also hear how we move your historical data from the old solution into the new one. The simplest way is just to start over from the beginning: make an opening balance and then just get started.

That is what a lot of companies choose to do, which is why we have priced the migration of historical data separately. Remember to include this in your business case if it applies to your company.

If you choose to include historical data, then we need to make sure that we only move a select set of high-quality data over to the new version.

  • Herinde kan vi vise et eksempel med de debitorposter, som vi udlæste fra den gamle version for lidt siden. Vi vælger fanebladet med debitorposter. Husk, at vi i udlæsningen kunne vælge, hvor mange års historik vi ønskede, og om det skulle være åbne og lukkede poster, osv.

    Her kan vi se debitorposterne og alle de tal, som er kommet ind fra det gamle system. Det forudsætter naturligvis, at vi har importeret kunderne først. Nu flytter vi posterne over i en kladde. Og når vi åbner kladden, så kan vi se, at her ligger alle posterne i kladden.

    Det næste er, at vi bogfører posterne med en interim account. Grunden til at vi bogfører posterne ind – det er at det er vigtigt for at få konsistente data. Det er vigtigt at data kommer ind i systemet på den rigtige måde, og det er meget bedre at bogføre data ind i stedet for bare at importere data ind i posttabellerne, for så ville data ikke blive konsistente.

    Til gengæld vil jeg gerne nulstille dem nu, når jeg gerne vil lave en åbningsbalance. Derfor har vi en funktion, hvor vi kan nulstille kunde- og leverandørposter, og det kan vi også gøre for finansposter og lagerposter. Og så kan vi læse en åbningsbalance ind, og så er vi faktisk klar til start.

… now listen to Sune Lohse’s explanation of why you should never go through a migration project again.

Standardløsningen gør opgraderinger overflødige

Sune Lohse hos Abakionaf Sune Lohse, Chief Strategy Officer, Abakion A/S

Den store nyhed i ERP-branchen er, at mange virksomheder sagtens kan dække sine behov med en standardløsning i dag. Vi snakker ikke om de små virksomheder, men systemtunge produktions- og supply chain-virksomheder.

Vi forventer, at om 5 år vil over halvdelen af Dynamics NAV-kunderne i Danmark anvende en 100% standardløsning. Når virksomhederne får øjnene op for det, så kommer det til at gå stærkt.

Jo, du kan godt køre standard

Nu tænker du, at ”vi kan i hvert fald ikke klare os med en standardløsning” – og måske har din virksomhed i dag en NAV eller anden ERP-løsning, som er heftigt tilrettet for at understøtte jeres processer. Men du kan også godt køre ’standard’.

“Jamen, jeg har brug for ekstra felter på de vigtigste tabeller, warehouse, bløde reservationer, detaljeret disponering, avanceret forecasting, intercompany, osv,” tænker du nu. Alt det kan du naturligvis ikke få fra Microsoft med en standard Dynamics NAV, men der er partnere til Microsoft, som har udviklet standardmoduler til alt dette, så hvorfor skal du opfinde den dybe tallerken selv?

Markedet efterspørger standardløsninger, og inden for mange andre IT-områder er standardløsninger en naturlighed, men ERP-området er mere komplekst, så det kræver store investeringer fra leverandørerne at kunne understøtte alle kundernes behov med en standardløsning.

I store træk kan man det samme i Microsoft Dynamics NAV i dag som for 5 år siden. Der er meget få, der kan nøjes med en standard Dynamics NAV fra Microsoft – næsten ingen. Men med tilføjelse af Microsoft-partnernes løsninger kan de fleste virksomheder nå op på 100% standard.

Selv om de fleste ERP-leverandører hænger i bremsen, så er der alligevel mange NAV-partnere, der har foretaget store investeringer i standardiserede brancheløsninger i de seneste år, og producenter som Microsoft har etableret de tekniske rammer, så brancheløsningerne kan afvikles på Microsofts cloud-platform.

Standardløsninger er reelt det, kunderne ønsker

Den håndgribelige fordel ved ’standard’ er, at du ikke længere skal bekymre dig om opgraderinger. Du betaler et abonnement for en standardløsning, og så sørger leverandøren for løbende at opgradere den til nye versioner. Så modtager du en mail med besked om, at ”på mandag er din ERP-løsning blevet opgraderet til version x”.

Som kunde på en Dynamics NAV-løsning er der kun ulemper ved at specialtilrette sin løsning. Det er naturligvis rart, at den lige nu understøtter virksomhedens specielle behov, men på længere sigt giver det hovedpine.

Når du skal opgradere og vil flytte dine tilpasninger over i den nye version, så er du nødt til at begynde med et projekt, hvor din leverandør sammenligner al den eksisterende kode med den nye version. Det er nødvendigt for at kunne foretage en opgradering uden problemer.

Du kan ikke engang få de løbende hotfixes, for du kan ikke være sikker på, at de ikke kolliderer med din specialudviklede kode. På det seneste har Microsoft øget hyppigheden af nye versioner, og det gør kun problemet værre.

Vi snakker om 100% standard – ikke 99%

Det kan godt lade sig gøre at køre 100% standard. Det tror folk ikke på, og det skyldes, at deres ERP-leverandør siger, at det ikke kan lade sig gøre.

Det nytter ikke noget, at det kun er 99%, for så skal du alligevel til at sammenligne kode, hver gang du vil opgradere til en ny version. Det er 100%, der giver den store besparelse. 100% betyder, at du kan være med i en automatisk, løbende opgraderingsplan.

Vi plejer (lidt provokerende) at sige, at den første, lille specialtilretning koster en halv million – ikke nu, men når du skal opgradere.

Hvad gør du så med dine specielle behov?

Hvis du skal passe ind i en standardløsning, så er du naturligvis nogle steder nødt til at erkende, at din virksomhed ikke er unik. Der er sikkert mange andre, som har de samme processer og udfordringer.

Med nogle mindre ændringer i dine processer kan du måske finde en standardløsning, der opfylder dit behov. Men der kan naturligvis være nogle områder, hvor det er forretningskritisk for dig, at ERP-løsningen fungerer på en bestemt måde.

I så fald, så vil ERP-leverandøren hellere tilføje dit specielle behov til standarden end at sælge dig en specialudvikling. Det er sådan vi gør hos Abakion. Du betaler det samme, men vi udvider standardløsningen til at dække dit behov. Det kommer alle til gode, og på den måde får du også løbende nye funktioner, som andre kunder har betalt for.

Standardløsningen Microsoft Dynamics NAV 2017

Opgradering til Dynamics NAV 2017
eller Dynamics 365

Hvordan du kommer ud af et gammelt ERP-system uden at det koster en formue

Opgradering til Microsoft Dynamics NAV 2017

En opgradering har naturligvis som formål at give dig nye muligheder i dit ERP-system. Men i realiteten handler en opgradering ofte om at slippe ud af sit gamle ERP, uden at det koster en formue.

To udfordringer

Hvis din situation er, at du gerne vil over på en Microsoft Dynamics NAV 2017 eller Microsoft Dynamics 365 fra en gammel version af Dynamics NAV eller et andet ældre ERP-system, så har du følgende udfordringer:

1) Du skal finde add-ons til Dynamics NAV / Dynamics 365, som funktionsmæssigt kan dække din virksomheds behov. Der kan standardløsningerne hjælpe dig, som vi har skrevet om ovenfor.

2) Du skal flytte dine data fra den gamle ERP-løsning til den nye, og da de to løsninger uden tvivl har forskellige strukturer, så skal du bruge et værktøj til at mappe, hvor data skal ende henne.

I Microsofts verden kan du kun vælge mellem at flytte alle data (hvilket er dyrt og fylder meget) eller ingen data (hvorved du mister al historik). Det er et valg mellem pest eller kolera.

Vælg selv mængden af historik

Den rigtige løsning er at kunne vælge at konvertere et antal års historiske data til det nye system, f.eks. de seneste 3 års historik.

Hos Abakion har vi forfinet værktøjerne, så vi kan tage et udpluk af historikken og ’re-mappe’ dine finansposter ind i din nye kontoplan, eller dine vareposter efter dine ændringer til varedata. Du får lejligheden til at rydde op i de gamle data, og du får ikke noget fyld med over i den nye løsning.

Du får til gengæld alle de historiske data med over, som er vigtige for din forretning.

Du kan selv vælge, hvor mange år vi skal kigge bagud, og du kan faktisk nuancere overførslen, så vi f.eks. tager 3 års historik på salgsordrer, 5 år på indkøbsordrer osv.

Find out what it will cost to upgrade and future-proof your solution: