Avoid migration projects when you upgrade

Her har vi en version 5.01, og her har vi et varekort, og vi har et værktøj til at læse data ud. Det er et ganske simpelt eksempel. På varekortet har vi tilføjet 4 felter: en cykel-type, gear, dæktype og diameter på hjul. Der har været en konsulent ude, som har tilrettet løsningen for at tilføje disse 4 felter. Det her er jo et simpelt eksempel, for som regel ser vi, at der er tilføjet mange flere felter, både på varekortet og på debitorer og kreditorer. Det er jo fornuftigt nok, at felterne er tilføjet, for de skal måske matche de data, der ligger på websitet. De data er vi naturligvis også nødt til at have i Dynamics NAV.

Modulet Master Data Information er specifikt lavet til at håndtere denne type master data uden at skulle oprette nye felter. Her kan vi se de samme informationer, som er oprettet i Master Data-modulet i stedet for de specialtilrettede felter. Vi mangler en enkelt af informationerne, nemlig ’Gear’ – den tilføjer vi her. Så klarer kørslen i NAV det hele. Den har her oprettet 22 attributter, fordi der er 22 varer, der har en angivelse af Gear. Og hvis jeg sætter et filter på Gear og hæver varefilteret, så kan vi se alle de varer, hvor systemet nu har puttet et Gear på, med de værdier der står på det.

Når denne forberedelse af data er udført, så ligger alle master data i en struktur, som er nem at eksportere og lægge ind i en ny version af Dynamics NAV. Det betyder, at 4 tilrettede felter som disse kan vi helt slippe for i løsningen, og de kan bare udgå, når vi skifter til den nye version.

Det værktøj, vi skal kigge på nu, flytter data fra dit gamle system til den nye Dynamics NAV. Vi er her i en version 5.01, og vi har lagt vores eksportværktøj ind i løsningen.

Vi krydser af, at vi gerne vil eksportere kunder, varer, master data og debitorposter. Nu producerer værktøjet Excel-ark til os med alle de data, som vi har bedt om. Og de Excel-ark er klar til at de kan indlæses direkte i den nye version af Dynamics NAV.

Ovre i Excel kan vi se, at værktøjet har trukket kunder ud til os – og varer – og der er også en masse støttekartoteker – og vi har også alle master data.

Værktøjet producerede faktisk 2 Excel-ark, og i det andet findes alle posterne. Der er kun debitorposter, for det var det vi krydsede af.

I udlæsningen er der en rigtig smart funktion: Man kan sætte filtre på. Du kan f.eks. vælge, at du kun vil have de seneste 3 års poster med i udlæsningen. Så slipper du for alle de gamle data, som du alligevel ikke skal bruge til noget.

Så går vi over i det nye regnskab i den nye version af Dynamics NAV, og vi har værktøjet åbent. Vi har hverken lavet varer eller debitorer endnu. Vi har kun lavet kontoplan og standardopsætning. Så vi åbner værktøjet Import Worksheet. Vi starter med at importere varer fra den Excel-fil vi lige har eksporteret fra den gamle NAV. Excelarket indeholdt mange faner, så vi vælger fanen med varer.

Så har vi fået data ind. Der er foretaget en mapping ud fra en skabelon, og den skabelon kan vi også åbne og se hvordan mappingen ser ud på varetabellen. Her kan vi ændre felterne, så alt passer sammen. Det er også her vi mapper felterne, hvis vi indlæser en CSV-fil, der kommer fra et andet ERP-system.

Så beder vi NAV om at oprette varerne, og så arbejder den sig igennem det hele.

Alt det, du har set her med at eksportere og importere data – det er slet ikke noget du skal udføre. Vi klarer det hele. Grunden til at vi har vist dig værktøjerne her er, at du skal se, hvor nemt det er at overføre data.

Herinde kan vi vise et eksempel med de debitorposter, som vi udlæste fra den gamle version for lidt siden. Vi vælger fanebladet med debitorposter. Husk, at vi i udlæsningen kunne vælge, hvor mange års historik vi ønskede, og om det skulle være åbne og lukkede poster, osv.

Her kan vi se debitorposterne og alle de tal, som er kommet ind fra det gamle system. Det forudsætter naturligvis, at vi har importeret kunderne først. Nu flytter vi posterne over i en kladde. Og når vi åbner kladden, så kan vi se, at her ligger alle posterne i kladden.

Det næste er, at vi bogfører posterne med en interim account. Grunden til at vi bogfører posterne ind – det er at det er vigtigt for at få konsistente data. Det er vigtigt at data kommer ind i systemet på den rigtige måde, og det er meget bedre at bogføre data ind i stedet for bare at importere data ind i posttabellerne, for så ville data ikke blive konsistente.

Til gengæld vil jeg gerne nulstille dem nu, når jeg gerne vil lave en åbningsbalance. Derfor har vi en funktion, hvor vi kan nulstille kunde- og leverandørposter, og det kan vi også gøre for finansposter og lagerposter. Og så kan vi læse en åbningsbalance ind, og så er vi faktisk klar til start.