Comment Gaardbye Supply a-t-elle mis en service Business Central et une boutique en ligne B2B en deux mois ?

Gaardbye Supply a démarré le 1er janvier 2025 et vend des marchandises à des entreprises industrielles du monde entier. Deux mois plus tard, Business Central et une boutique en ligne B2B en danois et en anglais fonctionnaient dans cette entreprise de deux personnes.

Le fournisseur est Abakion, qui a pris en charge à la fois le système ERP et la boutique en ligne. Deux décisions, prises bien avant la mise en œuvre, ont rendu ce calendrier possible : le système ERP et la boutique en ligne devaient provenir du même fournisseur, et les données produit devaient être prêtes avant la mise en service de la solution.

Pourquoi Gaardbye Supply voulait-elle un seul fournisseur pour l'ERP et la boutique en ligne ?

L'exigence était un fournisseur unique, en full service, capable de prendre en charge à la fois le système ERP et la boutique en ligne. Lorsque deux fournisseurs doivent se rencontrer autour d'une intégration, la question devient vite de savoir qui est aux commandes et qui a la balle, une situation à laquelle Freddie O. H. Gaardbye a déjà été confronté à plusieurs reprises.

L'équipe de Gaarbye Supply a cherché la solution pendant plusieurs mois. « C'est souvent à propos des API et des intégrations que de nombreux projets tournent mal », explique Freddie O. H. Gaardbye.

Outre les intégrations, la solution devait répondre à trois exigences. Les données devaient se synchroniser en direct. La maintenance devait être minimale. Et il ne devait pas y avoir chaque mois une facture d'heures de développement chaque fois qu'il manquait un petit bouton adapté à l'activité.

Il y avait aussi le temps de réponse du fournisseur. « Nous aimons le dialogue personnel », dit-il. L'exigence était d'avoir quelqu'un qui comprend l'activité et répond rapidement, plutôt qu'un chatbot ou un centre d'appels où l'on se retrouve en fin de file d'attente.

Business Central peut-il convenir à une entreprise de seulement deux salariés ?

Oui. Après avoir étudié le marché et regardé un bon nombre de vidéos d'Abakion comme d'autres partenaires, Freddie et sa femme ont conclu que Business Central peut effectivement être la bonne solution pour une petite entreprise.

Au départ, chez Gaardbye Supply, il y avait une vraie inquiétude : la taille. Business Central et Navision sont associés à de plus grandes entreprises, et avec deux salariés, on pouvait se demander si l'on ne sortait pas le marteau-pilon pour écraser une noix. Aujourd'hui, de l'autre côté de la mise en œuvre, ils sont certains d'avoir fait le bon choix.

Pourquoi les données produit doivent-elles être prêtes avant la mise en production ?

Les données produit doivent être rassemblées et enrichies avant la mise en service de la solution, car ce travail ne se fait pas automatiquement. La préparation chez Gaardbye Supply a consisté en trois choses : ils ont relu leur propre cahier des charges et précisé ce qui était imprécis, ils ont établi un plan d'action jusqu'à l'échéance du 1er mars, et ils ont mis leurs données en ordre.

Cette dernière partie a été la plus gros travail. Les images, les attributs et les données produit ont été rassemblés dans de grands fichiers Excel, de sorte que, lorsque la solution a été prête, Freddie O. H. Gaardbye et sa femme ont pu y verser les données et passer en production en peu de temps.

« Cela ne vient pas tout seul. Ça ne vient tout simplement pas. » Freddie O. H. Gaardbye ajoute qu'il en va de même avec l'IA : là aussi, quelqu'un doit vérifier le résultat et faire le travail correctement.

Ce travail nécessite un responsable. Sa recommandation est de désigner une personne qui s'engage dans le projet et réserve le temps nécessaire, afin que la tâche ne tombe pas entre plusieurs chaises.

Freddie O. H. Gaardbye et sa femme ont eux-mêmes passé de nombreuses soirées et journées à enrichir les produits avec des attributs et des images.

Le B2B impose-t-il à une boutique en ligne des exigences différentes du B2C ?

Oui. Il existe de bonnes plateformes B2C dotées de nombreuses fonctionnalités standard pour le segment des particuliers, mais ces hypothèses ne tiennent plus si vous vendez à des entreprises. Quelque chose d'aussi simple que l'envoi d'une facture au client n'est pas standard dans une boutique en ligne B2C. Il en va de même pour les clients qui doivent payer par facture EAN, comme c'est généralement le cas des clients du secteur public. C'est pourquoi le travail commence par déterminer qui sont les clients et ce qui compte spécifiquement pour eux.

Chez Gaardbye Supply, le groupe de clients est large. Il va de certaines des plus grandes entreprises du Danemark et du Jutland du Nord au mécanicien indépendant qui vient de se lancer et a besoin de conseils et d'échanges.

Comment les données restent-elles synchronisées entre la boutique en ligne et l'ERP ?

Des données qui n'existent qu'à un seul endroit constituent un autre piège majeur, à côté de la méconnaissance des exigences des clients B2B.

Avec Business Central et la boutique en ligne B2B d'Abakion, les données produit résident dans le système ERP, qui fait également office de système PIM. Les mêmes données sont donc disponibles aux deux endroits. Le client voit l'article dans la boutique en ligne, et le collaborateur dispose des mêmes informations lorsqu'il doit créer une commande manuelle pour une commune, un organisme public ou une grande entreprise qui n'achète pas via le portail B2B.

Ce chemin ne fonctionne pas automatiquement dans toutes les solutions. Si vous créez votre article dans Shopify, toutes les données ne passent pas d'elles-mêmes dans Business Central. Déterminez donc à quoi ressemblent les flux de travail de votre entreprise avant de choisir une plateforme.

Comment l'intégration se manifeste-t-elle au quotidien chez Gaardbye Supply ?

L'intégration entre Business Central et la boutique en ligne se voit dans les petites situations. Si un client appelle et a besoin d'aide pour trouver le bon produit ou pour obtenir un autre prix, Freddie O. H. Gaardbye et sa femme peuvent ajuster le devis vente directement dans l'app Business Central sur leur mobile. Le client appuie sur F5 et voit la modification.

Le matin, ils parlent avec les clients, conseillent et s'approvisionnent en marchandises. L'après-midi, ils emballent eux-mêmes les marchandises et les envoient dans le monde entier. Ils sont les mains dans le cambouis sur l'ensemble du processus.

À partir de là, le client passe lui-même la commande, qui arrive dans le système sans étape manuelle. Et s'ils veulent montrer davantage de données aux clients, ils peuvent étendre la solution en conséquence. « Même si c'est un système fini, il reste de nombreuses possibilités de le faire nôtre. »

Pourquoi l'automatisation est-elle cruciale pour la croissance d'une entreprise de deux personnes ?

L'automatisation maintient les coûts bas et libère du temps pour ce qui crée la croissance chez Gaardbye Supply : les clients, les nouveaux marchés, les nouveaux fournisseurs et partenaires.

La digitalisation n'est pas un projet annexe dans l'entreprise. Le client passe une commande, elle est traitée automatiquement, le bon de livraison est généré, les marchandises sont expédiées, et le réapprovisionnement se fait automatiquement.

Quand on est deux, il n'y a pas de personnel administratif pour déplacer du papier d'une boîte à l'autre.

Quelle est la recommandation aux autres entreprises qui envisagent la même chose ?

La recommandation de Freddie O. H. Gaardbye est la suivante :

commencez par le segment de clientèle et déterminez ce que la vente B2B exige de votre boutique en ligne, au lieu de considérer les fonctionnalités comme acquises
mettez vos données produit en ordre et faites ce travail avant la mise en production
désignez un product owner qui a à la fois la responsabilité et le temps

Si vous vendez des marchandises à des entreprises et n'avez pas encore de boutique en ligne, son conseil est bref : il faut vous y mettre dès maintenant.

Questions fréquentes

Une entreprise de seulement deux salariés peut-elle utiliser Business Central ?

Oui. Business Central et Navision sont généralement associés à de plus grandes entreprises, mais après avoir étudié le marché, Freddie O. H. Gaardbye et sa femme ont conclu que Business Central peut effectivement être la bonne solution pour une petite entreprise. Cela demande simplement un peu de travail.

Faut-il envoyer une facture EAN aux clients du secteur public sur une boutique en ligne B2B ?

Oui. Les clients du secteur public doivent généralement payer par facture EAN, ce qui fait partie des exigences qu'une boutique en ligne B2B doit prendre en charge, contrairement à une boutique en ligne B2C où l'envoi d'une facture n'est pas standard.

Pourquoi Gaardbye Supply a-t-elle choisi un seul fournisseur pour l'ERP et la boutique en ligne ?

Parce que c'est souvent à propos des API et des intégrations entre deux fournisseurs que les projets tournent mal. Lorsque deux fournisseurs doivent se rencontrer autour d'une intégration, le doute s'installe vite sur qui est aux commandes et qui a la balle.

Comment Business Central et la boutique en ligne maintiennent-ils les données produit synchronisées ?

Les données produit résident dans Business Central, qui fait également office de système PIM ; les mêmes informations sont donc disponibles à la fois dans la boutique en ligne et pour les collaborateurs qui créent des commandes manuelles pour des clients hors du portail B2B.

Que faut-il avoir prêt avant la mise en production d'une boutique en ligne B2B ?

Les données produit, les images, les attributs et les informations produit doivent être rassemblés et enrichis avant la mise en production, généralement dans de grands fichiers Excel, afin que les données puissent être versées dès que la solution est prête.