¿Cómo puso Gaardbye Supply en marcha Business Central y una tienda online B2B en dos meses?

Gaardbye Supply inició su actividad el 1 de enero de 2025 y vende mercancías a empresas industriales de todo el mundo. Dos meses después, tanto Business Central como una tienda online B2B en danés e inglés estaban funcionando en esta empresa de dos personas.

El proveedor es Abakion, que se encargó tanto del sistema ERP como de la tienda online. Dos decisiones, tomadas mucho antes de la implantación, hicieron posible el calendario: que el sistema ERP y la tienda online procedieran del mismo proveedor y que los datos de producto estuvieran listos antes de poner en marcha la solución.

¿Por qué quería Gaardbye Supply un único proveedor para el ERP y la tienda online?

El requisito era un único proveedor de servicio completo que pudiera encargarse tanto del sistema ERP como de la tienda online. Cuando dos proveedores tienen que encontrarse en una integración, enseguida surge la pregunta de quién lleva la iniciativa y quién tiene la pelota, una situación con la que Freddie O. H. Gaardbye ya se ha visto en apuros varias veces.

El equipo de Gaarbye Supply dedicó varios meses a buscar la solución. «Muchos proyectos fracasan a menudo en relación con las API y las integraciones», afirma Freddie O. H. Gaardbye.

Además de las integraciones, la solución debía cumplir tres requisitos. Los datos tenían que sincronizarse en tiempo real. El mantenimiento tenía que ser mínimo. Y no debía llegar una factura de horas de desarrollo cada mes por faltar un pequeño botón que encajara con el negocio.

Y luego estaba el tiempo de respuesta del proveedor. «Nos gusta el diálogo personal», explica. El requisito era contar con alguien que entienda el negocio y responda con rapidez, en lugar de un chatbot o un centro de llamadas donde uno acaba al final de la cola.

¿Puede Business Central funcionar en una empresa con solo dos empleados?

Sí. Tras investigar el mercado y ver un buen número de vídeos tanto de Abakion como de otros partners, Freddie y su esposa llegaron a la conclusión de que Business Central puede ser, efectivamente, la solución adecuada para una empresa pequeña.

Al principio, en Gaardbye Supply había una preocupación real, y era el tamaño. Business Central y Navision se asocian con empresas más grandes y, con dos empleados, la duda era si la empresa estaba usando un cañón para matar moscas. Ahora, ya al otro lado de la implantación, están seguros de que la elección fue acertada.

¿Por qué deben estar listos los datos de producto antes de la puesta en marcha?

Los datos de producto deben recopilarse y enriquecerse antes de la puesta en marcha de la solución, porque ese trabajo no se hace de forma automática. La preparación en Gaardbye Supply consistió en tres cosas: revisaron su propia especificación de requisitos y añadieron más detalle a lo que era impreciso, elaboraron un plan de acción hasta la fecha límite del 1 de marzo y pusieron en orden sus datos.

Esto último fue la parte que más trabajo requirió. Las imágenes, los atributos y los datos de producto se reunieron en grandes hojas de Excel, de modo que, cuando la solución estuvo lista, Freddie O. H. Gaardbye y su esposa pudieron volcar los datos y ponerse en marcha en poco tiempo.

«No llega de forma automática. Simplemente no lo hace». Freddie O. H. Gaardbye añade que tampoco ocurre con la IA: también ahí alguien tiene que comprobar el resultado y hacer bien el trabajo.

Ese trabajo requiere un responsable. Su recomendación es designar a una persona que se comprometa con el proyecto y reserve el tiempo necesario, para que la tarea no caiga entre varias sillas.

El propio Freddie O. H. Gaardbye y su esposa dedicaron muchas tardes y días a enriquecer los productos con atributos e imágenes.

¿Plantea el B2B exigencias distintas a una tienda online que el B2C?

Sí. Existen buenas plataformas B2C con mucha funcionalidad estándar para el segmento de particulares, pero esas premisas no se cumplen si se vende a empresas. Algo tan sencillo como enviar una factura al cliente no es estándar en una tienda online B2C. Lo mismo ocurre con los clientes que deben pagar mediante factura EAN, como suelen hacer los clientes del sector público. Por eso el trabajo comienza averiguando quiénes son los clientes y qué es lo que les importa en concreto.

En el caso de Gaardbye Supply, el grupo de clientes es amplio. Abarca desde algunas de las mayores empresas de Dinamarca y de Jutlandia del Norte hasta el mecánico autónomo que acaba de empezar y necesita asesoramiento y un interlocutor con quien contrastar ideas.

¿Cómo se mantienen sincronizados los datos entre la tienda online y el ERP?

Que los datos existan en un solo lugar es otra gran trampa, junto con pasar por alto las exigencias de los clientes B2B.

Con Business Central y la tienda online B2B de Abakion, los datos de producto residen en el sistema ERP, que además funciona como sistema PIM. Esto significa que los mismos datos están disponibles en ambos lugares. El cliente puede ver el producto en la tienda online, y el empleado dispone de la misma información cuando hay que crear un pedido manual para un ayuntamiento, un organismo público o una empresa más grande que no compra a través del portal B2B.

Ese camino no funciona automáticamente en todas las soluciones. Si crea su producto en Shopify, no todos los datos pasan por sí solos a Business Central. Por eso, averigüe cómo son los flujos de trabajo de su negocio antes de elegir una plataforma.

¿Cómo se nota la integración en el día a día de Gaardbye Supply?

La integración entre Business Central y la tienda online se nota en las pequeñas situaciones. Si un cliente llama y necesita ayuda para encontrar el producto adecuado o conseguir otro precio, Freddie O. H. Gaardbye y su esposa pueden ajustar la oferta de venta directamente en la app de Business Central en su móvil. El cliente pulsa F5 y ve el cambio.

Por las mañanas hablan con los clientes, asesoran y buscan mercancías. Por las tardes empaquetan ellos mismos las mercancías y las envían a todo el mundo. Participan de forma directa en todo el proceso.

A partir de ahí, el cliente hace el pedido por sí mismo y este entra en el sistema sin pasos manuales. Y si quieren mostrar más datos a los clientes, pueden ampliar la solución para hacerlo. «Aunque es un sistema terminado, todavía hay muchas posibilidades de hacerlo nuestro».

¿Por qué es crucial la automatización para el crecimiento en una empresa de dos personas?

La automatización mantiene los costes bajos y libera tiempo para lo que genera crecimiento en Gaardbye Supply: los clientes, los nuevos mercados, los nuevos proveedores y los partners.

La digitalización no es un proyecto secundario en la empresa. El cliente hace un pedido, este se procesa automáticamente, se genera el albarán, se envía la mercancía y la reposición se realiza de forma automática.

Cuando se es un equipo de dos, no hay personal de oficina que pase papeles de una caja a otra.

¿Cuál es la recomendación para otras empresas que se planteen lo mismo?

La recomendación de Freddie O. H. Gaardbye es la siguiente:

empiece por el segmento de clientes y averigüe qué exigen las ventas B2B a su tienda online, en lugar de dar por supuesta la funcionalidad
ponga en orden sus datos de producto y haga el trabajo antes de la puesta en marcha
designe a un responsable de producto que tenga tanto la responsabilidad como el tiempo

Si vende mercancías a empresas y todavía no tiene una tienda online, su consejo es breve: tiene que empezar ya.

Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa con solo dos empleados utilizar Business Central?

Sí. Business Central y Navision suelen asociarse con empresas más grandes, pero tras investigar el mercado, Freddie O. H. Gaardbye y su esposa llegaron a la conclusión de que Business Central puede ser, efectivamente, la solución adecuada para una empresa pequeña. Solo requiere algo de trabajo.

¿Hay que enviar una factura EAN a los clientes del sector público en una tienda online B2B?

Sí. Los clientes del sector público suelen tener que pagar mediante factura EAN, que es uno de los requisitos que debe admitir una tienda online B2B, a diferencia de una tienda online B2C, donde enviar una factura no es estándar.

¿Por qué eligió Gaardbye Supply un único proveedor para el ERP y la tienda online?

Porque los proyectos suelen fracasar en las API y las integraciones entre dos proveedores. Cuando dos proveedores tienen que encontrarse en una integración, enseguida surge la duda de quién lleva la iniciativa y quién tiene la pelota.

¿Cómo mantienen Business Central y la tienda online sincronizados los datos de producto?

Los datos de producto residen en Business Central, que además funciona como sistema PIM, de modo que la misma información está disponible tanto en la tienda online como para los empleados que crean pedidos manuales para clientes ajenos al portal B2B.

¿Qué debe estar listo antes de poner en marcha una tienda online B2B?

Los datos de producto, las imágenes, los atributos y la información de producto deben recopilarse y enriquecerse antes de la puesta en marcha, normalmente en grandes hojas de Excel, para poder volcar los datos en cuanto la solución esté lista.