Die Ecommerce-Einführung bei Harlem Kitesurfing erforderte keine Nacharbeit

Als Harlem Kitesurfing einen B2B-Webshop startete, kamen keine Rückfragen von Kunden. Die Bestellungen liefen einfach an.

Für Wouter de Ridder, COO bei Harlem Kitesurfing, war genau diese Stille das größte Kompliment, denn ein Projekt, das niemand hinterfragt, ist ein Projekt, das funktioniert. Der Webshop löste Bestellungen per Telefon, E-Mail und WhatsApp durch eine Lösung ab, die auf dem unternehmenseigenen ERP-System aufbaut, sodass Daten nur an einer Stelle gepflegt werden müssen.

Als Harlem Kitesurfing allen Kunden eine E-Mail schickte, dass es nun einen B2B-Webshop gibt, kamen keine Rückfragen. Niemand meldete sich. Die Bestellungen liefen einfach an, und die Kunden nutzten den Webshop ohne zu zögern.

Für Wouter de Ridder, COO bei Harlem Kitesurfing, war es gerade die Stille, die das größte Kompliment war. Ein Projekt, das niemand hinterfragt, ist ein Projekt, das funktioniert. Und sowohl die Kunden als auch das Unternehmen selbst waren mit dem Ergebnis zufrieden.

Harlem Kitesurfing entwirft Kitesurf-Ausrüstung: Kites, Boards und Bars. Alles, was man für den Sport braucht. Die Produktion übernehmen Lieferanten auf der ganzen Welt, die nach dem Design des Unternehmens fertigen und die Ware zurück ins Lager senden, von wo sie weiter zu Kunden in aller Welt geht.

Wie bestellten Kunden, bevor Harlem Kitesurfing einen Webshop hatte?

Bevor Harlem Kitesurfing einen Webshop hatte, bestellten Kunden auf jede erdenkliche Weise. Telefon, E-Mail, WhatsApp, ein Gespräch am Strand. Und jede dieser Anfragen musste im System in eine echte Bestellung übersetzt werden, oft mit ein paar Rückfragerunden beim Kunden.

Das war sehr zeitaufwendig. Die Grundaufgabe selbst, eine Bestellung ins System zu bringen und versandfertig zu machen, kostete so viele Stunden, dass die Rechnung kaum zu übersehen war. Wenn das Unternehmen so weitermachte und wie erwartet wuchs, würden allein für die Auftragsbearbeitung viele Hände gebraucht.

Der Kernprozess musste verschlankt werden, bevor das Wachstum richtig einsetzte.

Was war das Ziel des Webshop-Projekts von Harlem Kitesurfing?

Das Ziel des Webshop-Projekts bei Harlem Kitesurfing war klar. Für den Bestelleingang sollte keine manuelle Arbeit aufgewendet werden, bevor die Ausrüstung tatsächlich im Lager kommissioniert und für den Versand verpackt werden muss. Das Verpacken selbst erfordert natürlich weiterhin Hände. Aber Arbeitsstunden sollten nicht mehr dafür verwendet werden, dem Kunden bei der Produktauswahl zu helfen, die Bestellung einzutippen und sie Richtung Kommissionierung weiterzuleiten.

Dafür brauchte es einen Webshop, in dem Kunden selbst bestellen können. Mit ein paar zusätzlichen Schritten: Die Versandkosten mussten berechnet werden, bevor der Kunde zur Kasse geht, damit der Preis feststeht. Das bekommen Sie, das kostet es. Von dort kann die Bestellung mit minimalem Eingreifen durch das System laufen.

Für Wouter de Ridder ging es langfristig um das Ergebnis. Wenn man kein großes Volumen hat, kann man mit dem Zeitaufwand leben. Aber mit Wachstumsambitionen zählt jede Minute, die man aus dem Kernprozess nehmen kann. Das war auch das Gespräch, das er mit seinen Management-Kollegen führen musste: Die Werkzeuge kosten Geld, aber die eingesparte Arbeitszeit holt es wieder herein und zahlt sich wirklich aus, wenn das Volumen auf das Fünf- oder Zehnfache steigt.

Warum war die Bereinigung des ERP-Systems die wichtigste Vorbereitung?

Die Bereinigung des ERP-Systems erwies sich als die wichtigste Vorbereitung für den Webshop bei Harlem Kitesurfing. Denn alles, was Sie in einem Webshop anbieten möchten, funktioniert nur gut, wenn das System die richtigen Produkte mit den richtigen Informationen enthält. Wenn die Daten in Ordnung sind, ist es viel einfacher, eine Website darauf aufzubauen.

Kurz zuvor hatte Harlem Kitesurfing auf ein neues ERP-System umgestellt. Das zwang das Unternehmen, die Anzahl der Artikel auf Lager gründlich zu bereinigen und sich ein klares Bild davon zu machen, was genau in den Regalen lag.

Warum musste der Webshop auf einem zentralen System statt auf mehreren Datenbanken aufgebaut werden?

Harlem Kitesurfing baute den Webshop auf einem zentralen System auf, weil Wouter de Ridder nicht noch eine weitere Stelle einführen wollte, an der Artikelnummern, Preise und Lagerbestände gepflegt werden müssen. Es sollte eine zentrale Datenbank geben, das ERP-System, und genau deshalb hatte Harlem Kitesurfing darauf umgestellt.

Statt sich mit mehreren Datenbanken zu verbinden und Daten hin und her zu pumpen, sollte alles an einem Ort liegen. Die Aufgabe bestand also darin, ein Werkzeug zu finden, das genau das ermöglicht.

Wie reagierten Kunden und Kollegen auf den neuen Webshop?

Nach dem Start des Webshops gab es bei Harlem Kitesurfing Verbesserungen an mehreren Fronten. Die Kunden begrüßten die Möglichkeit, über einen Webshop zu bestellen. Sie mochten es auch nicht besonders, anrufen, mailen oder eine WhatsApp-Nachricht schreiben zu müssen, und sind mit der jetzigen Lösung zufrieden.

Den Kollegen in der Auftragsbearbeitung bei Harlem Kitesurfing ging es genauso. Sie erhalten saubere Bestellungen im System statt Nachrichten, die sie interpretieren müssen. Das macht den Bestelleingang sowohl einfacher als auch genauer.

Was Wouter de Ridder am meisten überraschte, war das Ausbleiben von Überraschungen. Beim ERP-System hatte es viele Diskussionen darüber gegeben, was das System kann und was nicht, und es tauchen immer noch Dinge auf, die einfach klingen, aber nicht unterstützt werden. Beim B2B-Webshop gab es nichts davon. Was ihm zugesagt wurde, bekam er auch.

Was ist die wichtigste Erkenntnis aus dem Webshop-Projekt von Harlem Kitesurfing?

Wenn es eine Erkenntnis gibt, dann den Wert, den Webshop auf den Daten aufzubauen, die Sie bereits im ERP-System haben. Wenn die Struktur steht, lässt sich der Webshop fast auf der Stelle aufbauen, und das Einzige, was Sie danach pflegen müssen, sind Ihre eigenen Daten. Der Rest geschieht automatisch.

Zum Vergleich: Harlem Kitesurfing verwendet für seine B2C-Webshops ein anderes Werkzeug. Hier müssen Daten zuerst im eigenen System korrigiert und dann im Webshop erneut geprüft und korrigiert werden. Das ist sowohl umständlich als auch eine Fehlerquelle, weil man vergessen kann, eine Änderung zu synchronisieren oder zu übertragen.

Genau deshalb ist der Wert eines zentralen Systems so groß, wenn der Webshop nur ein Spiegel dessen ist, was bereits im eigenen System steht. Die meisten anderen Lösungen, die sich Wouter de Ridder ansah, bauten stattdessen einen völlig neuen Datenbestand neben dem bestehenden auf. Dem Modell stand er skeptisch gegenüber, und seine Erfahrung zeigt, dass eine einzige Datenquelle der bessere Weg ist.

Nach drei Monaten gibt es nichts mehr zu besprechen. Es funktioniert einfach. Und ein Projekt, auf das man nicht zurückkommen muss, ist vielleicht die beste Empfehlung, die ein Kernprozess bekommen kann.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist Wouter de Ridder?

Wouter de Ridder ist COO bei Harlem Kitesurfing, einem Unternehmen, das Kitesurf-Ausrüstung wie Kites, Boards und Bars entwirft.

Warum war die Bereinigung des ERP-Systems vor dem Aufbau des Webshops wichtig?

Weil ein Webshop nur dann gut funktioniert, wenn das System dahinter die richtigen Produkte mit den richtigen Informationen enthält. Harlem Kitesurfing hatte kurz zuvor auf ein neues ERP-System umgestellt, was das Unternehmen zwang, seine Artikel zu bereinigen, und diese Bereinigung erwies sich als die wichtigste Vorbereitung für den Webshop.

Warum entschied sich Harlem Kitesurfing, den Webshop auf einem zentralen System statt auf mehreren Datenbanken aufzubauen?

Weil Wouter de Ridder neben dem ERP-System nicht noch eine weitere Stelle einführen wollte, an der Artikelnummern, Preise und Lagerbestände gepflegt werden müssen. Der Webshop sollte nur ein Spiegel der Daten sein, die bereits im ERP-System vorhanden sind.

Was änderte sich für Kunden und Kollegen nach dem Start des Webshops?

Die Kunden begrüßten es, online bestellen zu können, statt anzurufen, zu mailen oder über WhatsApp zu schreiben, während die Kollegen in der Auftragsbearbeitung nun saubere Bestellungen im System erhielten statt Nachrichten, die sie selbst interpretieren mussten.