Wie hat Gaardbye Supply Business Central und einen B2B-Webshop in zwei Monaten zum Laufen gebracht?

Gaardbye Supply startete am 1. Januar 2025 und verkauft Waren an Industrieunternehmen auf der ganzen Welt. Zwei Monate später liefen in dem Zwei-Personen-Unternehmen sowohl Business Central als auch ein B2B-Webshop auf Dänisch und Englisch.

Der Anbieter ist Abakion, das sowohl das ERP-System als auch den Webshop übernommen hat. Zwei Entscheidungen, die lange vor der Implementierung getroffen wurden, machten den Zeitplan möglich: Das ERP-System und der Webshop sollten vom selben Anbieter kommen, und die Produktdaten sollten vorliegen, bevor die Lösung eingeschaltet wurde.

Warum wollte Gaardbye Supply einen einzigen Anbieter für ERP und Webshop?

Gefordert war ein einziger Full-Service-Anbieter, der sowohl das ERP-System als auch den Webshop abdecken kann. Wenn zwei Anbieter sich bei einer Integration treffen müssen, stellt sich schnell die Frage, wer die Führung hat und wer den Ball hält – eine Situation, mit der Freddie O. H. Gaardbye schon mehrfach zu kämpfen hatte.

Das Team von Gaarbye Supply suchte mehrere Monate lang nach der Lösung. „Oft geht bei Projekten gerade im Zusammenhang mit APIs und Integrationen etwas schief“, sagt Freddie O. H. Gaardbye.

Neben den Integrationen gab es drei Anforderungen an die Lösung. Die Daten mussten live synchronisiert werden. Der Wartungsaufwand sollte minimal sein. Und es sollte nicht jeden Monat eine Rechnung für Entwicklungsstunden geben, jedes Mal wenn ein kleiner Button fehlte, der zum Geschäft passte.

Dazu kam die Reaktionszeit des Anbieters. „Wir mögen den persönlichen Dialog“, wie er es ausdrückt. Gefordert war jemand, der das Geschäft versteht und schnell antwortet, statt eines Chatbots oder eines Callcenters, in dem man am Ende der Warteschlange landet.

Kann Business Central für ein Unternehmen mit nur zwei Mitarbeitern funktionieren?

Ja. Nach der Marktrecherche und einer ganzen Reihe von Videos sowohl von Abakion als auch von anderen Partnern kamen Freddie und seine Frau zu dem Schluss, dass Business Central tatsächlich die richtige Lösung für ein kleines Unternehmen sein kann.

Zu Beginn gab es bei Gaardbye Supply eine echte Sorge, nämlich die Größe. Business Central und Navision werden mit größeren Unternehmen in Verbindung gebracht, und bei zwei Mitarbeitern stellte sich die Frage, ob man mit Kanonen auf Spatzen schießt. Jetzt, nach der Implementierung, sind sie sicher, dass die Entscheidung richtig war.

Warum müssen die Produktdaten vor dem Go-live vorliegen?

Produktdaten müssen vor dem Go-live der Lösung zusammengetragen und angereichert werden, denn diese Arbeit erledigt sich nicht von selbst. Die Vorbereitung bei Gaardbye Supply bestand aus drei Dingen: Sie gingen ihr eigenes Lastenheft durch und präzisierten Unklares mit mehr Worten, sie legten einen Aktionsplan bis zur Frist am 1. März fest, und sie brachten ihre Daten in Ordnung.

Der letzte Teil war die größte Arbeit. Bilder, Attribute und Produktdaten wurden in großen Excel-Tabellen gesammelt, sodass Freddie O. H. Gaardbye und seine Frau die Daten nach Fertigstellung der Lösung einspielen und in kurzer Zeit live gehen konnten.

„Das kommt nicht von allein. Es kommt einfach nicht von allein.“ Freddie O. H. Gaardbye fügt hinzu, dass das auch bei KI nicht anders ist: Auch dort muss jemand das Ergebnis prüfen und die Arbeit ordentlich erledigen.

Diese Arbeit braucht einen Verantwortlichen. Seine Empfehlung lautet, eine Person zu benennen, die sich für das Projekt verpflichtet und sich die Zeit dafür freihält, damit die Aufgabe nicht zwischen vielen Stühlen landet.

Freddie O. H. Gaardbye und seine Frau haben selbst viele Abende und Tage damit verbracht, Produkte mit Attributen und Bildern anzureichern.

Stellt B2B andere Anforderungen an einen Webshop als B2C?

Ja. Es gibt gute B2C-Plattformen mit viel Standardfunktionalität für das Privatkundensegment, doch diese Annahmen gelten nicht, wenn Sie an Unternehmen verkaufen. Etwas so Einfaches wie das Versenden einer Rechnung an den Kunden ist in einem B2C-Webshop nicht Standard. Dasselbe gilt für Kunden, die per EAN-Rechnung zahlen müssen, wie es für Kunden aus dem öffentlichen Sektor typisch ist. Deshalb beginnt die Arbeit damit, herauszufinden, wer die Kunden sind und was ihnen konkret wichtig ist.

Bei Gaardbye Supply ist die Kundengruppe breit. Sie reicht von einigen der größten Unternehmen Dänemarks und Nordjütlands bis zum selbstständigen Maschinenbauer, der gerade erst angefangen hat und Beratung und Austausch braucht.

Wie werden die Daten zwischen Webshop und ERP synchron gehalten?

Daten, die nur an einer Stelle existieren, sind neben dem Übersehen der Anforderungen von B2B-Kunden eine weitere große Falle.

Bei Business Central und dem B2B-Webshop von Abakion liegen die Produktdaten im ERP-System, das zugleich als PIM-System fungiert. Das bedeutet, dass dieselben Daten an beiden Stellen verfügbar sind. Der Kunde sieht den Artikel im Webshop, und der Mitarbeiter hat dieselben Informationen, wenn ein manueller Auftrag für eine Kommune, eine öffentliche Einrichtung oder ein größeres Unternehmen angelegt werden muss, das nicht über das B2B-Portal einkauft.

Dieser Weg funktioniert nicht in allen Lösungen automatisch. Wenn Sie Ihren Artikel in Shopify anlegen, wandern nicht alle Daten von selbst nach Business Central. Finden Sie deshalb heraus, wie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aussehen, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.

Wie zeigt sich die Integration im Alltag bei Gaardbye Supply?

Die Integration zwischen Business Central und dem Webshop zeigt sich in den kleinen Situationen. Wenn ein Kunde anruft und Hilfe bei der Suche nach dem richtigen Produkt oder einen anderen Preis braucht, können Freddie O. H. Gaardbye und seine Frau das Verkaufsangebot direkt in der Business-Central-App auf dem Handy anpassen. Der Kunde drückt F5 und sieht die Änderung.

Morgens sprechen sie mit Kunden, beraten und beschaffen Waren. Nachmittags packen sie die Waren selbst und schicken sie in die Welt hinaus. Sie sind beim gesamten Prozess selbst mit Hand angelegt.

Von dort aus legt der Kunde die Bestellung selbst auf, und sie gelangt ohne manuelle Schritte ins System. Und wenn sie Kunden mehr Daten zeigen möchten, können sie die Lösung entsprechend erweitern. „Auch wenn es ein fertiges System ist, gibt es noch viele Möglichkeiten, es zu unserem zu machen.“

Warum ist Automatisierung in einem Zwei-Personen-Unternehmen entscheidend für das Wachstum?

Automatisierung hält die Kosten niedrig und schafft bei Gaardbye Supply Zeit für das, was Wachstum erzeugt: die Kunden, neue Märkte, neue Lieferanten und Partner.

Digitalisierung ist im Unternehmen kein Nebenprojekt. Der Kunde gibt eine Bestellung auf, sie wird automatisch verarbeitet, der Lieferschein wird erzeugt, die Waren werden versendet, und die Nachbestellung erfolgt automatisch.

Wenn man zu zweit ist, gibt es kein Backoffice-Personal, das Papier von einem Kasten in den anderen legt.

Welche Empfehlung gibt es für andere Unternehmen, die dasselbe erwägen?

Die Empfehlung von Freddie O. H. Gaardbye lautet:

Beginnen Sie mit dem Kundensegment und finden Sie heraus, was der B2B-Verkauf von Ihrem Webshop verlangt, statt Funktionalität als selbstverständlich vorauszusetzen
Bringen Sie Ihre Produktdaten in Ordnung und erledigen Sie die Arbeit vor dem Go-live
Benennen Sie einen Product Owner, der sowohl die Verantwortung als auch die Zeit hat

Wenn Sie Waren an Unternehmen verkaufen und noch keinen Webshop haben, ist sein Rat kurz: Sie müssen jetzt damit anfangen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Unternehmen mit nur zwei Mitarbeitern Business Central nutzen?

Ja. Business Central und Navision werden typischerweise mit größeren Unternehmen in Verbindung gebracht, doch nach der Marktrecherche kamen Freddie O. H. Gaardbye und seine Frau zu dem Schluss, dass Business Central tatsächlich die richtige Lösung für ein kleines Unternehmen sein kann. Es erfordert nur etwas Arbeit.

Muss man in einem B2B-Webshop Kunden aus dem öffentlichen Sektor eine EAN-Rechnung senden?

Ja. Kunden aus dem öffentlichen Sektor müssen typischerweise per EAN-Rechnung zahlen. Das ist eine der Anforderungen, die ein B2B-Webshop unterstützen muss – anders als ein B2C-Webshop, in dem das Versenden einer Rechnung nicht Standard ist.

Warum hat sich Gaardbye Supply für einen einzigen Anbieter für ERP und Webshop entschieden?

Weil Projekte oft gerade im Zusammenhang mit APIs und Integrationen zwischen zwei Anbietern scheitern. Wenn zwei Anbieter sich bei einer Integration treffen müssen, entstehen schnell Zweifel, wer die Führung hat und wer den Ball hält.

Wie halten Business Central und der Webshop die Produktdaten synchron?

Die Produktdaten liegen in Business Central, das zugleich als PIM-System fungiert. Dieselben Informationen stehen daher sowohl im Webshop als auch den Mitarbeitern zur Verfügung, die manuelle Aufträge für Kunden außerhalb des B2B-Portals anlegen.

Was muss vor dem Go-live eines B2B-Webshops vorliegen?

Produktdaten, Bilder, Attribute und Produktinformationen müssen vor dem Go-live zusammengetragen und angereichert werden, typischerweise in großen Excel-Tabellen, damit die Daten eingespielt werden können, sobald die Lösung bereit ist.