200 preguntas para su Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central
Las 200 preguntas más importantes

Este libro destaca todas las necesidades empresariales en las que debe centrarse cuando considere una nueva solución ERP, especialmente cuando hablamos de Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente conocido como Dynamics NAV).

El libro tiene 237 páginas divididas en 9 secciones principales:

1. Su proyecto ERP
2. La estrategia ERP y la nube
3. Visión general de sus procesos

4. Ventas
5. Compras y planificación
6. Inventario

7. Producción
8. Finanzas
9. Tecnología

Examino las necesidades empresariales de su empresa y le planteo las preguntas que debe responder. Esto le prepara para hablar con los posibles proveedores de la solución ERP.

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Estrategia

Business Central: Su proyecto ERP
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Su proyecto ERP

Empiezo esbozando cómo se debe abordar un proyecto de ERP hoy en día. El mío es un modelo de ocho etapas, pero no el asunto tradicional que implica especificación de requisitos, presupuestos, etc. El tiempo de ese modelo ya pasó.

Hablo de vincular su proyecto de ERP a los objetivos empresariales, trazar los beneficios deseados, planificar los cambios de comportamiento que el proyecto provocará en la organización, trabajar con una cartera de proyectos… y de cómo implicar a su personal para sentar las bases de una gestión eficaz del cambio, clave hoy en día para el éxito de un proyecto de ERP.

Business Central: La estrategia ERP y la nube
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Estrategia ERP y la nube

Si tiene muchos años de experiencia con Dynamics NAV, sin duda está familiarizado con las personalizaciones – pero en este punto debería estar considerando estratégicamente si evitar las personalizaciones por completo.

Por parte de Microsoft, la dirección a seguir es definitivamente hacia soluciones estándar para evitar onerosos proyectos de actualización y costosos tiempos de consultoría.

Nube frente a no-nube pronto dejará de ser un problema. Los indicios apuntan con fuerza hacia la nube. Esta es la ruta que todos los fabricantes de ERP quieren que sigan sus clientes y la más flexible para ellos. En este sentido, hablo de seguridad, rendimiento y escalabilidad, que tienen que formar parte de la ecuación.

Business Central: Visión general de sus procesos
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Visión general de sus procesos

Tendrá problemas con una solución ERP moderna si no tiene claro qué procesos desea que reciban soporte -cuáles son importantes para usted- y cuáles está dispuesto a cambiar para que encajen en la solución ERP.

Construyo una visión general para usted. Es un diagrama complejo, pero es importante saber lo que quiere de su solución ERP.

Ventas

Business Central: Configuración de ventas
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Configuración de ventas

La configuración consiste esencialmente en gestionar las formas en que los productos configurables pueden ensamblarse según los deseos de los clientes.

Aquí me fijo en facilitar al cliente la toma de decisiones correctas al configurar el artículo, y en hacer que Dynamics 365 Business Central se ocupe de todo en segundo plano: por ejemplo, asegurándose de que el cliente sólo haga selecciones válidas que usted pueda realmente entregar, o de que el cliente pueda tomar decisiones en cualquier orden.

Otro tema es cómo gestionará el sistema los artículos y las producciones, es decir, si se crearán artículos configurados, si el configurador utilizará plantillas de artículos, etc.

Business Central: Vendedores exteriores
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Vendedores exteriores

Cuando se trata de vendedores externos y toma de pedidos en tiendas, se trata mucho de tener acceso móvil a Dynamics 365 Business Central. Tiene que ser fácil tomar un pedido cuando se está en movimiento.

Me fijo en el dispositivo móvil que se va a utilizar, y la integración real entre el dispositivo móvil y Dynamics 365 Business Central también es importante.

¿Debe el cliente móvil contener la misma lógica de negocio que Dynamics 365 Business Central? En otras palabras, ¿todo debe ocurrir en línea o fuera de línea?

Business Central: Punto de venta (TPV)
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Punto de venta (TPV)

TPV significa Punto de Venta, por supuesto. Se trata de tener un terminal de ventas que pueda hablar con Dynamics 365 Business Central.

Se trata de un mercado que ha avanzado mucho tecnológicamente. Repaso todas las funciones que su TPV puede necesitar hoy en día. La integración y la cuestión online/offline son extremadamente importantes en este sentido.

A continuación hablo de la estructura de los artículos y de la gestión del inventario, porque muchas tiendas, por desgracia, no llevan un control adecuado de lo que hay en sus estanterías y de cuándo necesitan reponer. En realidad, los TPV pueden proporcionar una manipulación eficaz, una gestión inteligente del inventario y una reposición inteligente.

Business Central: La tienda en línea
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La tienda en línea

Muchas empresas necesitan una tienda en línea, y ésta debe estar estrechamente conectada con su Dynamics 365 Business Central. Empiezo explicando que lo mejor es gestionar los datos de forma centralizada en ERP y replicarlos a la tienda online.

Esto requiere que tenga bajo control sus datos maestros, datos de búsqueda estructurados, variantes, descripciones con formato HTML, imágenes, jerarquías de artículos, etc. – en Dynamics 365 Business Centrales decir.

También hablo de cómo la ERP y la tienda en línea son en realidad dos disciplinas diferentes, cada una de las cuales exige diferentes habilidades del equipo si se quiere tener éxito.

Business Central: CRM y marketing
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CRM y marketing

La solución CRM de la empresa, y las soluciones de marketing con datos de clientes, deben integrarse en la solución ERP. Me fijo en dónde debe estar la interfaz entre los sistemas, algo para lo que no existe una regla general.

Se trata en gran medida de saber qué datos, procesos empresariales, dependencias y reglas del sistema ERP añadirán valor para el personal de ventas y marketing en sus sistemas.

La solución elegante es que el vendedor (por ejemplo) utilice, en el sistema CRM, componentes integrados del ERP puestos a disposición del CRM por el ERP. Otras áreas requerirán una integración a la antigua usanza.

Business Central: Documentos
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Documentos

La solución debe ser capaz de producir una gran cantidad de documentos como presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, abonos, extractos bancarios, recordatorios, etc.

Desde la versión 2013 de Dynamics NAV, los documentos suponen un reto constante, ya que las modificaciones son ahora una tarea de gran envergadura. Esto es cierto también para Dynamics 365 Business Centraltambién.

Veo cómo puede hacer que una solución DIY edite documentos mediante la configuración de parámetros, utilice plantillas de documentos, gestione varios idiomas en los documentos y consiga que los datos fluyan desde los clientes y los artículos hasta cualquier documento.

Compras y planificación

Business Central: Planificación
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Planificación

Empiezo con el dilema clásico: capital inmovilizado en inventario frente a nivel de servicio. La cuestión es cómo la solución ERP puede ayudarle mejor a conseguir tanto un alto nivel de servicio como una baja inmovilización de capital.

Examino varias fórmulas de planificación, desde la tradicional fórmula de Wilson hasta una forma alternativa de planificación en la que Dynamics 365 Business Central puede utilizar el nivel de servicio y las rotaciones de inventario como punto de partida para sus cálculos.

También muestro cómo los códigos ABC multidimensionales en Dynamics 365 Business Central pueden ayudar a optimizar (y automatizar parcialmente) la planificación.

Business Central: Planificación MRP
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Planificación MRP

Aquí, profundizo en MPS, MRP y MRP2 – y los retos que suelen conllevar en Dynamics 365 Business Central. El MRP automatizado suena muy bien, pero los retos surgen cuando la realidad cambia, como ocurre todo el tiempo.

Hablo de cómo puede hacer Dynamics 365 Business Central planificar a la inversa, partiendo de lo que es realmente factible; cómo puede evitar tener muchas líneas de enmienda en el cálculo del MRP; y cómo, para la mayoría de las empresas, es mejor combinar el MRP con otras funciones de planificación.

También toco los perfiles de inventario, las previsiones y un montón de retos cotidianos.

Business Central: Reservas
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Reservas

En Dynamics 365 Business Central, una reserva se bloquea muy fuertemente. La partida se bloquea “fuertemente”. Esto significa que, si quiere cambiar de plan porque se han alterado las fechas de la demanda, tiene que romper la reserva manualmente.

En muchas empresas, las reservas “suaves” (en las que el sistema recalcula continuamente las demandas y modifica las asignaciones) son la clave para elevar el nivel de servicio. Aquí examino cómo puede conseguirlo.

También examino las reservas en el contexto de la gestión de almacenes y los pedidos de venta.

Inventario

Business Central: Gestión de inventarios
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Gestión de existencias

En cuanto a la gestión de inventarios, hablo tanto de la gestión financiera de inventarios como de la verdadera gestión de almacenes, es decir, la gestión de inventarios con ubicaciones.

La solución de registro -tanto la selección del equipo como la integración con el ERP- es un tema importante. También hablo de la forma de optimizar el picking, elevar el nivel de servicio y minimizar el capital inmovilizado.

A continuación examino un gran número de Dynamics 365 Business Central requisitos de características como los códigos de barras, el volumen de ruptura y las unidades de medida alternativas no lineales.

Business Central: Seguimiento del artículo
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Seguimiento del artículo

Empiezo con el seguimiento tradicional del número de lote o de serie, y examino aspectos como la forma de manipular los artículos únicamente a través del terminal manual.

Los mayores retos para Business Central están relacionados con la gestión de las fechas de caducidad y la vida útil restante. Discuto cómo el algoritmo de selección debe manejar la vida útil restante, el lote único y el lote de una sola capa.

Si utiliza un hotel de almacenamiento externo, se plantea un reto especial para la preparación de pedidos y la gestión del inventario.

Business Central: Datos maestros
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Datos maestros

No sólo en los artículos tiene sentido estructurar sus datos maestros en Business Central, sino también en los clientes y proveedores. Y optar por incorporar los datos maestros en Business Central, o por utilizar un sistema PIM externo, son dos retos diferentes.

Examino la estructura de los datos maestros, la relación entre campos, vistas, filtros, clasificaciones, unidades en campos separados, jerarquías con dependencias lógicas… y el gran reto: la gestión lingüística de los datos maestros.

Producción

Business Central: Control de producción
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Control de producción

Empiezo analizando la planificación de la producción por cuellos de botella y cómo pasar del papel al registro con una solución para el taller.

A continuación, me centraré en la práctica a pie de taller, donde hay mucho que ganar mejorando la accesibilidad, facilitando el registro y, por ejemplo, estableciendo procesos entre el personal del almacén y los operarios que sean eficaces y proporcionen registros precisos.

Por supuesto, también hablo de las licencias de usuario de Business Central y de la cuestión online/offline.

Business Central: Control de calidad
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Control de calidad

El control de calidad no es un área de funcionalidad particularmente bien soportada en Dynamics 365 Business Central. El reto consiste en encontrar una solución que sea lo suficientemente flexible y no encierre demasiado a los usuarios.

Presto mucha atención a las restricciones duras en el control de calidad. Necesita una solución de control de calidad que pueda bloquear un artículo pero que le dé la flexibilidad de especificar a qué se bloquea.

También hablo de todas las cosas que no tienen que ver con la calidad del producto, porque el control de calidad puede servir, de hecho, para muchísimas cosas.

El libro sobre Dynamics 365 Business Central

Finanzas

Business Central: Indicadores clave de rendimiento e informes
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Indicadores clave de rendimiento e informes

Esta sección trata de las cosas para las que un director financiero utiliza los datos. Hablo de los KPI financieros y no financieros, incluidos algunos de los KPI difíciles que implican a toda la cadena de suministro, como el cumplimiento perfecto de los pedidos y la duración del ciclo de caja. Si desea informar sobre KPI de este tipo, esto supondrá una exigencia para su Dynamics 365 Business Central.

Naturalmente, en este sentido, hablo de Business Intelligence, que se ha vuelto mucho más fácil y barato con Microsoft Power BI y de los cubos estándar para Dynamics 365 Business Central, con los que es fácil ponerse en marcha.

Business Central: El plan contable
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El plan contable

No se podría pensar que el plan contable fuera un tema de un libro como éste, pero de hecho el plan contable es un área en la que muchas empresas deberían replantearse.

Discuto cómo debe enfocar el plan contable en función de las necesidades de gestión, y cómo utilizar plantillas que pueden ahorrarle consultoría para la configuración de la contabilización.

Business Central: Intercompany
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Intercompany

Si su empresa opera a escala internacional – o si tiene varias empresas en Dynamics 365 Business Central que necesitan integrarse – el tema interempresarial es importante. Necesita tener dos cosas bajo control: la sincronización de los datos maestros y las transacciones entre empresas.

Describo cómo puede tener una estrategia híbrida con sincronización bidireccional de los datos maestros.

El segundo aspecto es que las transacciones interempresariales deben crearse automáticamente entre diferentes empresas, y debe prestar atención a la gestión de cambios y errores.

Tecnología

Business Central: Soluciones financieras
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Soluciones financieras

Además de los temas principales como el plan contable y la elaboración de informes, hay una serie de necesidades relacionadas con las Finanzas en las que existe una gran tradición de utilizar complementos para Dynamics 365 Business Central.

Entre ellas se incluyen soluciones de pago, contabilidad de nóminas, gastos de viaje, digitalización de facturas y cuentas de consolidación.

Business Central: Integraciones
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Integraciones

Las integraciones son un área importante cuando se trata de Dynamics 365 Business Central – y también una costosa. Mi recomendación es que asuma el control de toda el área de integración, aunque no vaya a configurar nada usted mismo.

Aquí le explico cómo mantener el control.

Toco específicamente las integraciones que necesita en el almacén (por ejemplo, la gestión de inventarios) y en la tienda en línea.

Business Central: Portales
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Portales

Algo nuevo en Dynamics 365 Business Central es que puede hacer que las funciones estén disponibles como un servicio.

Puede utilizarlo para crear portales de clientes y proveedores que ofrezcan a los usuarios externos acceso a determinadas funciones, sin que tengan la sensación de estar en un sistema ERP.

Creo que los portales de clientes y proveedores se generalizarán cada vez más en un futuro próximo.

Eche un vistazo al interior del libro sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central