Erste Schritte mit Global Master Data Sync

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1. ZWECK

Sie haben sich entschieden, Global Master Data Sync für Dynamics 365 Business Central zu testen oder damit zu beginnen, und Sie haben wahrscheinlich einen der folgenden drei Zwecke:

• • Sie möchten die Rechte zur Änderung von Stammdaten zentral und lokal verwalten. Ihr Konzern verfügt über eine klar definierte Datenstruktur und hat Regeln dafür eingeführt, welche Unternehmen welche Daten erstellen und bearbeiten dürfen. Jeder muss sich an die Verfahren halten, und Sie wollen ein System, das das durchsetzt.
  • Sie möchten eine einfache Möglichkeit, neue Unternehmen zu gründen. Sie möchten nicht jedes Mal, wenn Sie eine neue Firma anlegen, Konfigurationsdaten und Stammdaten manuell eingeben. Sie brauchen ein Tool, das es Ihnen leicht macht.

Sie haben arbeitsintensive, sich wiederholende Arbeitsabläufe mit Daten, bei denen Sie Daten manuell übertragen und eingeben müssen. Sie wollen das automatisieren.

2. INSTALLATION

Der erste Schritt ist die Installation der App von Microsoft AppSource. Sobald Sie das getan haben, überprüfen Sie Ihr Rollenzentrum in Business Central auf eine Benachrichtigung am oberen Bildschirmrand über Global Master Data Sync. Wenn eine Benachrichtigung angezeigt wird, benötigt die App die erforderlichen Informationen, und Sie müssen den Anweisungen in der Benachrichtigung folgen.
Wenn Sie damit fertig sind, ist die App installiert und bereit.

3. ÖFFNEN SIE DAS ROLLENZENTRUM

Global Master Data Sync verfügt über ein eigenes Rollenzentrum, in dem alles Wichtige verfügbar ist. Es gibt Funktionen, Konfigurationen und Vorlagen. Als erstes sollten Sie also in Business Central das Rollencenter für Global Master Data Sync öffnen.

Wählen Sie dazu ‘Meine Einstellungen’ und das Rollenzentrum ‘Globaler Hauptadministrator’. Jetzt haben Sie sichergestellt, dass die App einsatzbereit ist.

4. EINE ÜBERSICHT ERSTELLEN

Bevor Sie mit der Einrichtung von Global Master Data Sync beginnen, müssen Sie eine Übersicht über das Projekt erstellen. Beginnen Sie damit, aufzuschreiben, was Sie insgesamt mit der Synchronisierung erreichen möchten.

Wir schlagen vor, dass Sie dann auf dem Papier festhalten, welche Daten Sie zwischen welchen Unternehmen verschieben möchten. Wählen Sie aus, welche Tabellen und Felder Sie synchronisieren möchten und welchem Unternehmen die Daten gehören sollen.

Es könnte z.B. sein, dass Sie den Kontenplan, die Kunden und die Artikel synchronisieren möchten und dass Sie die Pflege zentralisieren möchten, so dass nur die Zentrale den Kontenplan ändern kann und die Tochtergesellschaften nicht auf eigene Faust neue Konten anlegen können.

5. BERATUNG ERHALTEN

Wenn Sie einen konzeptionellen Überblick über Ihre geplanten Synchronisierungen haben, ist es eine gute Idee, sich von einem Berater mit Erfahrung im Bereich Synchronisierung beraten zu lassen, bevor Sie etwas in Business Central einrichten.

Hierfür gibt es mehrere Gründe:

• Wir würden gerne über die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen sprechen. Sind Sie sicher, dass alle Tochtergesellschaften die Zentrale jedes Mal kontaktieren müssen, wenn sie einen Artikel oder einen Kunden ändern oder anlegen möchten? Oft ist es besser, einen goldenen Mittelweg zu finden, und dabei können wir Ihnen als Berater helfen. Es könnte zum Beispiel sein, dass neue Artikel nur in der “Master”-Firma erstellt werden dürfen, dass Sie aber erlauben, dass der Artikel lokal bearbeitet werden kann, um Artikeltexte in der Landessprache hinzuzufügen. Es sind nicht immer ganze Tabellen, die geöffnet oder gesperrt werden sollten.
• Es gibt auch einfache, praktische Fallstricke. Wenn Sie einen Selbstkostenpreis auf ein anderes Unternehmen übertragen, das in einer anderen Währung arbeitet, dann wird aus einem Selbstkostenpreis von 100 Euro plötzlich 100 Dollar. Wir helfen Ihnen, solche Fallstricke zu vermeiden.
• Wenn Sie den Kontenplan, die Kunden und die Artikel synchronisieren möchten, werden Sie wahrscheinlich denken, dass nur 3 Tabellen synchronisiert werden müssen, aber leider ist Business Central nicht so einfach: Allein beim Kontenplan gibt es 15-20 Tabellen, die synchronisiert werden müssen. Unabhängig davon, welche Tabellen Sie ausgewählt haben, gibt es oft mehrere andere Tabellen mit Konfigurationen und unterstützenden Daten, die einbezogen werden müssen.
• Es gibt auch Felder, von denen Business Central nicht möchte, dass wir sie synchronisieren. Dies sind Felder, die Business Central selbst in den empfangenden Unternehmen berechnen muss, damit die Daten korrekt eingegeben werden können. Wir dürfen diese Felder nicht überschreiben.

6. LERNEN SIE DIE FUNKTIONALITÄT

Sobald wir einen soliden Plan haben, sind wir bereit, alles in Business Central einzurichten. Sie können dies entweder selbst tun oder sich von einem Berater helfen lassen.

Wenn Sie die ganze Arbeit selbst erledigen möchten oder nur einen Teil davon, dann müssen Sie lernen, wie man Global Master Data Sync verwendet. Es ist recht intuitiv, wenn Sie mit Business Central vertraut sind, aber es ist eine gute Idee, sich die Schulungsvideos auf Use Dynamics anzusehen.

Es handelt sich um einen geführten Kurs mit 59 Lehrvideos, die Sie durch die folgenden Funktionsbereiche führen:

• Erste Schritte
• Einführung in Felder und Aktionen auf Vorlagen
• Erstellung von Vorlagen
• Wie Sie Vorlagenpakete verwenden
• Einführung in das Global Master Administrator Rollenzentrum
• Globale Master-Einrichtung
• Partner-/Abonnentenkarte
• Besondere Merkmale der Vorlagen
• Täglicher Gebrauch für den Abonnenten

7. MIT DEM TESTEN BEGINNEN

Sie müssen alles in einer Sandbox testen. Dies ist ein wichtiger Punkt.

Die Synchronisierung kann viel Schaden anrichten, denn sie ist ein Werkzeug, mit dem Daten überschrieben und Daten in anderen Unternehmen gesperrt werden können. Wenn es falsch konfiguriert ist, kann es Daten beschädigen oder den Betrieb lahm legen.

Es gibt Tools, mit denen Sie Aktionen rückgängig machen können, aber Sie können nicht immer alles rückgängig machen. Und wenn Sie Felder in Tochtergesellschaften sperren, müssen Sie sicherstellen, dass dies deren tägliche Arbeitsabläufe nicht behindert.

Es gibt nur wenige Menschen, die eine Rolle haben, in der sie alle Prozesse in allen Abteilungen in allen Unternehmen kennen. Daher ist es wichtig, die Einrichtung in einer Sandbox zu testen. Es ist obligatorisch.

8. TEMPLATES VERWENDEN

Es gibt keinen Grund, alles von Grund auf selbst zu bauen. Sie können eine der Vorlagen verwenden, die im Lieferumfang der Lösung enthalten sind. Dann sind Sie auch gegen grundlegende Fehlkonfigurationen geschützt.

Wenn Sie zu viele Tabellen und Daten übertragen, zerstören Sie die bestehende Einrichtung, und wenn Sie zu wenige Tabellen und Daten übertragen, fehlen Daten und Sie erhalten einen Fehler bei der Synchronisierung.

Um es einfacher zu machen, haben wir Vorlagen erstellt. Die Vorlagen stellen sicher, dass Sie alle relevanten Tabellen erhalten, wenn Sie z.B. den Kontenplan synchronisieren möchten, und dass wir alle Felder synchronisieren, die wir synchronisieren sollten, und nur diejenigen, die wir synchronisieren dürfen.

Verwenden Sie die Vorlage. Es dauert zu lange, es selbst von Grund auf einzurichten. Sie finden die Vorlagen im Role Center für Global Master Data Sync.

9. DIE EINRICHTUNG ABSCHLIESSEN

Wenn Sie diesen Leitfaden befolgt haben, werden Sie wahrscheinlich keine Probleme haben. Wenn Sie jedoch direkt zu diesem Punkt übergegangen sind, werden wahrscheinlich Synchronisierungsfehler auftreten, wenn Sie mit der Übertragung von Daten beginnen, weil dem System bestimmte Daten fehlen. Dies ist oft darauf zurückzuführen, dass Daten fehlen oder nicht in der richtigen Reihenfolge geladen werden. Möglicherweise müssen Sie eine Buchungsgruppe synchronisieren, bevor Sie andere Daten synchronisieren, die von dieser Buchungsgruppe abhängen.

Wenn Sie die Fehlermeldung nicht ganz verstehen, kann es leicht passieren, dass Sie nicht weiterkommen. Dann fühlt es sich schwierig an. Es ist nicht wirklich das Synchronisierungstool, das schwierig ist, aber es erfordert einige Erfahrung mit der Datenstruktur in Business Central, um die ersten Synchronisierungen einzurichten.

Wenn Sie diese Erfahrung machen, gehen Sie zu den ersten Schritten des Prozesses zurück, um die Synchronisierung konzeptionell zu zeichnen, und lassen Sie einen erfahrenen Synchronisierungsberater das Konzept überprüfen. Dann werden Sie das Ziel sofort erreichen.