Primeros pasos con Global Master Data Sync

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1. PROPÓSITO

Ha decidido evaluar o empezar a utilizar Global Master Data Sync para Dynamics 365 Business Central, y probablemente tenga uno de los tres propósitos siguientes:

• • Desea gestionar los derechos para modificar los datos maestros de forma centralizada y local. Su grupo tiene una estructura de datos bien definida y ha introducido normas sobre qué empresas pueden crear y editar qué datos. Todo el mundo debe seguir los procedimientos y usted quiere un sistema que lo haga cumplir.
  • Quiere una forma fácil de crear nuevas empresas. No querrá introducir manualmente los datos de configuración y los datos maestros cada vez que cree una nueva empresa. Necesita una herramienta que se lo facilite.

Tiene procesos de trabajo intensivos y repetitivos con datos en los que tiene que transferir e introducir datos manualmente. Usted quiere automatizar eso.

2. INSTALACIÓN

El primer paso es instalar la app desde Microsoft AppSource. Una vez hecho esto, compruebe su Centro de funciones en Business Central para ver si aparece una notificación en la parte superior de la pantalla sobre Global Master Data Sync. Si aparece una notificación, la app requiere la información necesaria, y entonces debe empezar siguiendo las instrucciones de la notificación.
Cuando termine con eso, la app estará instalada y lista.

3. ABRA EL CENTRO DE FUNCIONES

Global Master Data Sync cuenta con su propio Centro de funciones, donde está disponible todo lo relevante. Existen funciones, configuraciones y plantillas. Así pues, lo primero que debe hacer en Business Central es abrir el Centro de funciones para Global Master Data Sync.

Para ello, seleccione “Mi configuración” y seleccione el Centro de funciones denominado “Administrador maestro global”. Ahora ha comprobado que la app está lista para su uso.

4. CREAR UNA VISIÓN GENERAL

Antes de empezar a configurar Global Master Data Sync, debe crear una visión general del proyecto. Empiece escribiendo lo que le gustaría conseguir en general mediante la sincronización.

Le sugerimos que a continuación dibuje sobre el papel qué datos le gustaría trasladar entre qué empresas. Elija qué tablas y campos desea sincronizar y a qué empresa pertenecerán los datos.

Podría ser, por ejemplo, que deseara sincronizar el Plan General de Contabilidad, los Clientes y los Artículos, y que quisiera centralizar el mantenimiento, de modo que sólo la sede central pueda modificar el Plan General de Contabilidad y las filiales no puedan crear nuevas cuentas por iniciativa propia.

5. BUSQUE ASESORAMIENTO

Cuando tenga una visión conceptual de las sincronizaciones previstas, es una buena idea pedir consejo a un consultor con experiencia en sincronización antes de configurar nada en Business Central.

Hay varias razones para ello:

• Nos gustaría hablar de las consecuencias de sus decisiones. ¿Está seguro de que todas las filiales deben ponerse en contacto con la central cada vez que necesiten modificar o crear un artículo o un cliente? A menudo, es mejor encontrar un término medio, y en eso podemos ayudarle como asesores. Podría ser, por ejemplo, que los nuevos artículos sólo se crearan en la empresa “maestra”, pero que usted permitiera que el artículo se editara localmente para añadir textos del artículo en el idioma local. No siempre son las tablas enteras las que deben estar abiertas o bloqueadas.
• También existen escollos sencillos y prácticos. Si traslada un precio de coste a otra empresa que opera en una moneda diferente, entonces un precio de coste de 100 euros se convierte de repente en 100 dólares. Le ayudamos a evitar esos escollos.
• Si desea sincronizar el Plan General de Contabilidad, los Clientes y los Artículos, probablemente pensará que hay que sincronizar 3 tablas, pero lamentablemente Business Central no es tan sencillo.Sólo en el Plan General de Contabilidad, hay entre 15 y 20 tablas que deben sincronizarse. Independientemente de las tablas que haya elegido, a menudo hay otras tablas con configuraciones y datos de apoyo que deben incluirse.
• También hay campos que Business Central no quiere que sincronicemos. Se trata de campos que el propio Business Central debe calcular en las empresas receptoras para que los datos se introduzcan correctamente. No debemos sobrescribir esos campos.

6. APRENDER LA FUNCIONALIDAD

Una vez que tenemos un plan sólido, estamos listos para ponerlo todo en marcha en Business Central. Puede optar por hacerlo usted mismo o pedir ayuda a un asesor.

Si quiere hacer todo el trabajo usted mismo, o sólo una parte, entonces debe aprender a utilizar Global Master Data Sync. Es bastante intuitivo si está acostumbrado a utilizar Business Central, pero es una buena idea ver los vídeos de formación sobre Use Dynamics.

Se trata de un curso guiado de 59 vídeos instructivos que le llevarán a través de las siguientes áreas funcionales:

• Cómo empezar
• Introducción a los campos y acciones en las plantillas
• Creación de plantillas
• Cómo utilizar los paquetes de plantillas
• Introducción al centro de funciones del Administrador Maestro Global
• Configuración maestra global
• Socios / tarjeta de abonado
• Particularidades de las plantillas
• Uso diario para el abonado

7. EMPEZAR PROBANDO

Debe probarlo todo en una caja de arena. Este es un punto importante.

La sincronización puede hacer mucho daño porque es una herramienta diseñada para sobrescribir datos y bloquear datos en otras empresas. Si se configura incorrectamente, puede corromper los datos o paralizar las operaciones.

Existen herramientas para deshacer acciones, pero no siempre se puede deshacer todo. Y si bloquea campos en las filiales, debe asegurarse de que esto no detenga sus procesos de trabajo diarios.

Hay pocas personas que tengan una función en la que conozcan todos los procesos de todos los departamentos de todas las empresas. Por lo tanto, es importante probar la configuración en una caja de arena. Es obligatorio.

8. UTILIZAR PLANTILLAS

No hay ninguna razón para construirlo todo usted mismo desde cero. Puede utilizar una de las plantillas que vienen con la solución. Entonces también estará protegido contra los errores de configuración básicos.

Si transfiere demasiadas tablas y datos, destruirá la configuración existente, y si transfiere muy pocas tablas y datos, faltarán datos y se producirá un error en la sincronización.

Para hacerlo más fácil, hemos creado plantillas. Las plantillas garantizan que obtendrá todas las tablas pertinentes cuando elija sincronizar el plan contable, por ejemplo, y que sincronizaremos todos los campos que debamos y sólo aquellos que nos estén permitidos.

Utilice la plantilla. Lleva demasiado tiempo configurarlo uno mismo desde cero. Encontrará las plantillas en el Centro de funciones para la sincronización global de datos maestros.

9. COMPLETE LA CONFIGURACIÓN

Si ha seguido esta guía, probablemente no experimente ningún problema por el camino, pero si ha saltado directamente a este punto, es probable que experimente errores de sincronización cuando empiece a transferir datos porque al sistema le faltan datos específicos. Esto suele deberse a que faltan datos o no se cargan en el orden correcto. Puede que necesite sincronizar un grupo de contabilización antes de sincronizar otros datos que dependan de ese grupo de contabilización.

Si no entiende bien el mensaje de error, es fácil quedarse atascado. Entonces se siente difícil. En realidad, lo difícil no es la herramienta de sincronización, pero sí requiere cierta experiencia con la estructura de datos de Business Central para configurar las primeras sincronizaciones.

Si le ocurre esto, vuelva a los primeros pasos del proceso de dibujar conceptualmente la sincronización y pida a un asesor experimentado en sincronización que verifique el concepto. Entonces alcanzará inmediatamente la meta.