Gestion des dossiers et conformité avec Microsoft Teams

Rencontrez vos clients sur Microsoft Teams. Avec Abakion Legal, vous disposez de nombreux outils pour Teams, afin de gérer le dialogue interne comme externe dans Teams – en toute sécurité et dans le respect du RGPD.

Lorsque vous utilisez Teams pour rencontrer vos clients, il y a une partie interne et une partie externe, et vous n'avez pas à changer constamment d'application.

Vous disposez d'un espace interne que le client ne peut pas voir, où vous pouvez ouvrir tous les documents et échanger avec vos collègues. Beaucoup trouvent l'e-mail un peu trop lourd pour les discussions et préfèrent un chat dans Teams.

Vous disposez également d'un espace dans lequel vous menez la conversation avec votre client, partagez des documents, etc. Cet espace est entièrement chiffré et conforme au RGPD, ce qui est très important. Si votre échange avec le client a lieu dans Teams, vous évitez d'envoyer un e-mail sécurisé. Renoncer à l'e-mail présente un avantage : 80 % de toutes les fuites de données sont dues à des e-mails envoyés au mauvais destinataire. C'est une source d'erreurs que vous pouvez supprimer complètement.

Le chiffrement de Teams pour une conformité totale

Teams peut aussi vous aider à respecter les exigences de conformité. Par exemple, si vous devez recevoir le scan du permis de conduire d'un client, cela ne peut évidemment se faire ni par e-mail ni par courrier ordinaire. Il doit être chiffré. Et c'est facile à gérer dans Teams, car l'espace Teams est chiffré.

Autre atout de Teams : vous y avez peut-être déjà accès avec Office 365. Vous n'avez alors même pas besoin de payer en plus une plateforme de dialogue chiffrée, conforme au RGPD et intégrée à votre solution pour cabinet d'avocats.

Gestion documentaire avec Microsoft Sharepoint

Accédez aux documents, travaillez dessus et collaborez de la meilleure façon possible, en ligne et hors ligne.

En matière de gestion documentaire, l'intéressant n'est pas de savoir quel système gère les documents. Ce sont les possibilités qui en découlent dans votre travail quotidien.

Vous pouvez être au tribunal avec tous les documents du dossier sur votre PC ou votre iPad.

Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez emporter le dossier hors ligne.

Sans connexion réseau, vous pouvez continuer à travailler sur le dossier et le synchroniser à votre retour au bureau.

La solution

D'un point de vue technique, c'est un système de gestion documentaire qui vous offre ces possibilités. Nous utilisons souvent Microsoft SharePoint, mais il peut s'agir d'un autre système documentaire. Abakion Legal est ouvert à de nombreux systèmes documentaires différents. L'intérêt de Microsoft SharePoint est que de nombreuses entreprises y ont déjà accès dans le cadre d'Office 365, auquel cas il ne coûte rien.

Autant utiliser ce que vous avez déjà payé.

Le bureau à distance, c'est du passé

Avec Abakion Legal, vous n'avez plus besoin de bureau à distance.

Presque personne n'aime utiliser un bureau à distance sur son ordinateur. Ce n'est pas particulièrement efficace. Si vous devez actuellement utiliser un bureau à distance dans votre travail, vous serez heureux d'apprendre que vous n'en aurez plus besoin avec Abakion Legal.

Pourquoi a-t-on besoin d'un bureau à distance ?

Le besoin d'un bureau à distance vient du fait que votre solution pour cabinet d'avocats est une application hébergée dans un centre de données.

Aucun cabinet ne souhaite maintenir son propre serveur dans la cave. Il faudrait alors employer des informaticiens pour entretenir le matériel. L'immense majorité choisit de confier cette tâche à un partenaire d'hébergement.

C'est donc le partenaire d'hébergement qui exploite votre solution, et vous vous y connectez via un bureau à distance, car, sur le plan purement pratique, elle se trouve ailleurs, à savoir chez l'hébergeur, et non dans votre cave.

Les avocats ont souvent de nombreux systèmes ouverts

Le problème, c'est que les avocats ont invariablement un très grand nombre de programmes ouverts en même temps.

Il n'est probablement pas rare que vous ayez 14 sessions de navigateur, 10 documents Word et 8 documents PDF ouverts simultanément – et cela fonctionne donc assez mal si vous devez faire des allers-retours entre votre ordinateur et un bureau à distance pour collaborer avec vos collègues.

Avec Abakion Legal, vous utilisez la solution pour cabinet d'avocats dans un navigateur ordinaire, et elle s'intègre facilement à votre travail quotidien. Et le bureau à distance, c'est du passé.

Une meilleure trésorerie pour le cabinet

Comment améliorer la trésorerie d'un cabinet d'avocats ? C'est en fait assez simple…

Il faut facturer souvent, et les clients doivent payer à temps. En pratique, ce n'est cependant pas si simple.

De nombreuses mesures permettent d'optimiser la trésorerie, et la grande majorité des cabinets n'exploitent que peu ou pas ces possibilités.

À quelle fréquence envoyez-vous vos factures ?

Nous constatons que, lorsque les cabinets facturent « fréquemment », il s'agit au mieux d'une fois par mois. Nous avons aussi rencontré de nombreux cabinets qui facturent moins souvent encore.

Il est évident que cela pèse fortement sur la trésorerie ; cela semble élémentaire, mais pour un grand nombre de cabinets, c'est l'amélioration la plus simple à mettre en œuvre.

Nous reviendrons dans un instant sur la manière de facturer plus souvent, car une autre question fondamentale se pose :

Avez-vous tout inclus dans la facture ?

Si vous oubliez des heures ou des frais, il vous faudra plus de temps pour être payé par le client. Et les frais pèsent davantage sur la trésorerie. Ce ne sont pas seulement des frais de parking, après tout.

Il peut s'agir de frais de justice ou de droits de timbre ; vous pouvez alors avoir beaucoup d'argent à récupérer qui n'apparaîtra dans votre trésorerie qu'au moment où vous facturerez votre client en fin de mois… à moins que vous n'oubliiez de mettre les frais sur la facture, et qu'un mois de plus ne passe.

Il vous faut un flux de travail défini, afin que la qualité de votre facturation ne dépende ni de l'autodiscipline ni d'une bonne mémoire – et c'est précisément là que réside la force d'un bon système informatique.

Vous devez d'abord décider ce que vous voulez.

À quelle fréquence souhaitez-vous créer des factures ?
À quelle fréquence souhaitez-vous facturer les honoraires et les frais ?

Si vous êtes ambitieux dans vos réponses, le système informatique s'en acquitte sans difficulté. Une fois paramétré avec les critères souhaités, votre système est prêt à soutenir vos processus et rend la facturation fréquente simple et aisée.

Liste de facturation générée automatiquement

Imaginez recevoir chaque semaine la liste des dossiers comportant plus de dix heures de travail ou des frais importants enregistrés, puis pouvoir utiliser ces listes pour facturer vos clients au fil de l'eau.

Moins de questions et un paiement rapide

Vous recevrez moins de questions sur les factures de la part de vos clients, car ils se souviennent encore de ce que vous avez fait pour eux la semaine dernière, et vous pouvez souvent être payé plus tôt, car il est plus facile d'obtenir un paiement rapide pour de nombreuses petites factures que pour une grosse.

Moins de temps passé à facturer

La tâche devient plus simple, car vous n'avez à penser qu'à la semaine écoulée et le système compile les données sous-jacentes pour vous. Vous passez ainsi moins de temps à répondre à des questions sur votre temps de travail, et moins de temps à facturer.

Comment simplifier la saisie des frais

Enregistrez-vous tout votre temps sur les bons dossiers le jour même, en n'oubliant rien ? Ou attendez-vous quelques jours ? Et pouvez-vous alors vous rappeler exactement ce que vous faisiez sur tel dossier pendant un quart d'heure mercredi dernier ?

Le système informatique ne peut vous aider à facturer que si vous veillez à ce qu'il dispose de données. Si vous tardez à saisir vos temps, les factures partiront elles aussi plus tard ou, dans le pire des cas, pas du tout.

Faire payer les clients à temps

Le plus malin est évidemment de laisser Abakion Legal récupérer lui-même les informations nécessaires dans le cadre de votre flux de travail.

Par exemple, lorsque vous envoyez un document à votre client, vous indiquez dans le même flux de travail dans Outlook de quel dossier il s'agit et combien d'heures sont à enregistrer. L'idée est que vous n'avez pas à revenir plus tard pour saisir vos heures.

Vous devez aussi vous assurer que les clients paient à temps. Votre trésorerie en souffre si les clients peuvent payer en retard sans conséquence, et peut-être même sans que personne ne s'en aperçoive. C'est là que votre solution pour cabinet d'avocats intervient de nouveau et peut vous aider.

Abakion Legal enregistre quels clients effectuent des paiements et rapproche les paiements de vos factures. Sur cette base, le système peut rapidement vous montrer quelles factures ne sont pas payées à temps, afin que vous puissiez réagir.

Le système a aussi besoin d'une procédure de relance pouvant s'activer automatiquement. Les clients doivent savoir que vous vérifiez s'ils paient à temps. C'est élémentaire, mais votre système peut en réalité être encore plus proactif.

Le système peut vous montrer quels clients paient à temps, voire en avance, et lesquels paient généralement en retard. Vous pouvez ainsi relancer de manière proactive les mauvais payeurs notoires.

Vous pouvez aussi faire varier les délais de paiement, les seuils de facturation ou les procédures de relance selon la ponctualité de chaque client.

Grâce à l'intelligence artificielle, Abakion Legal peut même désormais prédire quels clients ne paieront pas à temps à l'avenir. Le système reconnaît avec une certitude impressionnante les schémas révélant un mauvais payeur.

Des procédures de relance en douceur

Les procédures de relance sont souvent un sujet un peu tabou dans le secteur juridique. Les cabinets veulent préserver leur bonne relation avec leurs clients et éviter les tensions. Jusqu'où voulez-vous serrer la vis à vos clients qui ne paient pas à temps ?

Notre première suggestion est donc d'envoyer les relances avec le service comptable comme expéditeur. Ainsi, le comptable, une figure sans visage, peut se montrer strict avec les clients, tandis que vous préservez votre relation positive. Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez aussi choisir de n'envoyer des relances qu'aux clients ayant dépassé plusieurs fois les conditions de paiement. Abakion Legal peut également vous y aider.

Très peu de cabinets ajoutent des intérêts ou des frais de relance. Certains les mentionnent dans leurs conditions générales sans vraiment compter les appliquer en pratique. Si vous le souhaitez, Abakion Legal peut bien sûr vous aider à le faire, y compris en les mentionnant simplement sur la facture sans les facturer en pratique.

À propos des procédures de relance, il est aussi important que le système puisse enregistrer le moment où le client a contesté une facture. Il est important de ne pas envoyer de relances lorsque vous êtes en discussion avec le client sur les détails d'une facture, et le système doit donc évidemment en garder la trace.

Êtes-vous maintenant sur la voie d'une meilleure trésorerie ?

Vous pouvez maintenant réfléchir à la manière dont votre solution pour cabinet d'avocats doit vous offrir une vision plus large et de meilleures informations pour agir. Que diriez-vous d'un tableau de bord présentant les dossiers actifs, les éléments prêts à facturer dans chaque dossier, le responsable du dossier ainsi que les heures et les frais enregistrés ?

Ou peut-être d'un workflow d'approbation pour la facturation. Nous avons de nombreuses bonnes idées pour que votre solution soutienne votre activité quotidienne.

Mais commençons par qu'Abakion Legal accélère votre processus de facturation et garantisse que les factures soient toujours complètes et que vos clients paient à temps. Vous serez alors bien engagé sur la voie d'une meilleure trésorerie.

Le contrôle des factures dans Abakion Legal

Le contrôle des factures est un domaine où vous, en tant qu'avocat, pouvez gagner énormément de temps.

Nous vous imaginons dans votre résidence de vacances, en train de contrôler des factures sur votre ordinateur portable. Plus besoin de papiers. Vous travaillez directement dans un navigateur.

Moins de trésorerie immobilisée

Malheureusement, la facturation reste un processus manuel chronophage dans de nombreux cabinets.

Et cela signifie aussi, hélas, que l'on facture trop rarement, ce qui immobilise inutilement davantage de trésorerie. Les avocats attendent bien trop longtemps avant de facturer le client ; or, lorsque l'intervalle est long, les clients ont le temps d'oublier à quel point ils étaient satisfaits, ce qui donne lieu à davantage de questions et de contestations des factures.

Moins de papier

Dans de nombreux cabinets, la facturation mensuelle fonctionne ainsi : les avocats reçoivent sur leur bureau une grosse pile de papier qu'ils doivent parcourir. C'est un travail manuel. Et ce n'est qu'après avoir annoté les factures que le comptable peut les comptabiliser.

Dans Abakion Legal, nous avons supprimé le papier et transformé le contrôle des factures en application dans Outlook. Vous pouvez ainsi approuver les factures sans pile de papier.

L'un de nos clients affirme économiser un million de couronnes danoises par an grâce à cette seule fonctionnalité.

Plus d'automatisation

Avec le contrôle des factures d'Abakion Legal, le système génère en continu et automatiquement des propositions de factures, en permanence. Chaque fois que vous souhaitez envoyer des factures, les données sont prêtes dans le système financier. Vous n'avez pas à attendre.

Vous pouvez définir pour les clients des critères de fréquence et de montant minimum, puis laisser le système générer automatiquement des propositions de factures lorsque les critères sont remplis. Vous pouvez ensuite ajuster honoraires, frais, textes, etc. depuis votre téléphone ou votre PC, puis approuver les factures et laisser le comptable ou le secrétariat les comptabiliser et les envoyer aux clients.

Les avocats n'ont pas nécessairement à intervenir dans ce processus. Leur temps est mieux employé sur des dossiers facturables.

Oubliez les journées passées à travailler sur les factures, surtout en décembre, quand tout le monde doit relire et approuver.