Conformité et exigences légales

Avec Abakion Legal, vous bénéficiez d'une solution cloud en Software-as-a-Service exploitée par Microsoft dans son propre centre de données.

C'est un aspect essentiel, car Microsoft assume une très grande part de la responsabilité en matière de sécurité et de conformité. Vous obtenez bien sûr une solution conforme aux exigences légales actuelles – et, comme il s'agit d'une solution Software-as-a-Service, Microsoft et Abakion s'engagent conjointement à ce que votre solution réponde aussi aux exigences légales de demain.

Exigences légales

Abakion Legal est vérifiée par Microsoft, ce qui garantit que la solution répond aux exigences et aux normes de Microsoft. Microsoft propose Abakion Legal dans sa boutique d'apps, Microsoft AppSource.

Vous constaterez que votre solution Abakion Legal est toujours à jour et que de nouvelles fonctionnalités y sont proposées en continu – sans que vous ayez quoi que ce soit à faire et sans temps d'arrêt.

Microsoft publie régulièrement des mises à jour de Microsoft Dynamics 365 Business Central, la solution sur laquelle Abakion Legal est construite. Et Abakion suit bien sûr le mouvement et publie de nouvelles versions qui exploitent les nouvelles possibilités de la solution Microsoft.

En plus de la mise à disposition constante de nouvelles fonctionnalités dans votre solution Business Central, Abakion Legal maintient à jour et conformes en permanence les parties de la solution propres à l'activité juridique. Vous n'attendrez jamais longtemps les mises à jour, et vous les recevrez de façon entièrement automatique.

Sécurité

La solution Microsoft Dynamics 365 fonctionne dans le centre de données de Microsoft, l'un des environnements informatiques les plus sûrs, tant en termes de fiabilité que de protection contre le piratage.

Vous n'avez plus à vous contenter de votre équipe informatique à temps partiel. Avec Abakion Legal, vous avez aussi derrière vous l'armée d'experts en sécurité de Microsoft, qui surveillent en permanence la sécurité du système.

Microsoft assume non seulement une grande part de la responsabilité de la sécurité, mais vous pouvez aussi choisir vous-même le niveau de sécurité que vous souhaitez activer. Cela comprend notamment l'authentification multifacteur, qui vous permet d'accéder au système uniquement avec un mot de passe et une app sur votre propre téléphone.

Vous pouvez également choisir si le système active une couche de sécurité supplémentaire sur votre messagerie, de sorte que les e-mails comportant des pièces jointes soient toujours soumis à un contrôle de sécurité avant d'être acheminés par le système.

La solution Abakion Legal suit bien sûr les normes de la politique de mots de passe de Microsoft, ce qui signifie que l'on vous demandera automatiquement de changer fréquemment de mot de passe.

Pour renforcer la sécurité de votre solution Microsoft Dynamics 365, Abakion Legal vous permet aussi d'ajuster vos autorisations d'utilisateur afin que les dossiers puissent être classés secrets jusqu'au niveau de l'utilisateur, ce qui préserve à tout moment la confidentialité de chaque dossier.

Pour garantir la confidentialité de chaque dossier, il est bien sûr également possible de suivre les activités, afin de savoir à tout moment qui a consulté quels clients, qui a modifié des documents ou s'est connecté aux systèmes, etc.

Ouverture de clients et de dossiers

La création de nouveaux clients, dossiers et parties implique des tâches telles que la lutte contre le blanchiment d'argent, la conformité, le RGPD et les contrôles de conflits d'intérêts – et cela passe souvent par beaucoup trop de mains dans un cabinet d'avocats. C'est chronophage, et ce n'est ni contrôlé en qualité ni correctement suivi.

Avec Abakion Legal, vous pouvez systématiser vos processus d'ouverture de clients et de dossiers et bénéficier d'une aide pour l'enregistrement cohérent, la validation, le suivi et le contrôle du statut des différentes étapes à réaliser dans les processus – sans rendre la vie impossible à ceux qui doivent assurer ce suivi, car ils seront guidés tout au long des processus et aidés à ne rien oublier.

Pour faciliter la conformité, Abakion Legal propose des guides pas à pas qui vous assistent pour tous les enregistrements pertinents en matière de conformité, et il existe même des modèles pour différents types de clients afin de faciliter le travail.

Saisir les informations essentielles pour créer un dossier doit être rapide et simple, mais aussi sécurisé. Votre solution Abakion Legal vous garantit donc aussi de disposer de la bonne documentation sur qui a fait quoi dans quels dossiers, afin que vous respectiez toujours vos obligations de conformité.

Dossiers à supprimer

Nous vous fournissons une liste des dossiers dont la dernière activité remonte à plus d'une certaine durée. Ici, par « activité », nous entendons la saisie des temps, la gestion documentaire, la facturation ou l'archivage. Vous voyez ainsi facilement quels dossiers peuvent être supprimés de votre système afin de ne pas conserver de données trop anciennes.

Parties à supprimer

Nous vous fournissons également une liste des parties qui n'ont pas été impliquées dans un dossier avec des activités depuis une certaine durée. Cette liste vous permet d'effacer facilement les données des parties inactives.

Demande d'accès

Cette fonctionnalité vous permet d'exporter toutes les données et tous les documents personnels relatifs à une personne donnée. Elle aide votre entreprise à satisfaire les exigences de transparence et de protection de la vie privée du RGPD, afin de pouvoir facilement fournir à une personne un aperçu des données collectées à son sujet.

Demande de suppression

Vous disposez également d'une fonctionnalité qui permet de supprimer ou d'anonymiser les données relatives à une personne. Elle vous permet de contrôler quelles données doivent être supprimées et lesquelles doivent être anonymisées. Cette fonctionnalité vous aide à respecter l'exigence du RGPD selon laquelle les personnes ont le droit de faire supprimer leurs données.

Votre accord de traitement des données

En tant que client, vous disposerez d'un accord de traitement des données et d'un accord de sous-traitance du traitement des données de la part de Microsoft, pour ceux d'entre vous qui sont hébergés dans Azure. Un inventaire complet des données personnelles auxquelles nous avons accès dans le système de votre entreprise sera joint en annexe.

Votre entreprise est bien sûr tout à fait libre d'utiliser cet inventaire dans son propre cheminement vers la conformité au RGPD.

Souhaitez-vous renforcer la sécurité de vos données ?

En plus des fonctionnalités RGPD d'Abakion Legal, nous avons développé plusieurs add-ons que vous pouvez acquérir si vous souhaitez renforcer la sécurité des données de votre entreprise.

Authentification multifacteur

Ce produit offre une sécurité supplémentaire lorsque vous vous connectez à un bureau à distance.

SecureMail

Cette solution de FuseMail facilite l'envoi et la réception d'e-mails sécurisés.

Portail client

Le portail client vous permet d'échanger des documents en toute sécurité avec vos clients.