Vea lo que los despachos de abogados necesitarán de sus TI en el futuro

By: Lars Houmann, CTO, Abakion
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Abakion invitó a varios de los despachos de abogados más importantes de Dinamarca a una reunión de inspiración sobre TI con el fin de conocer las ambiciones de los abogados para sus TI, tanto ahora como en el futuro.

Los despachos que asistieron están a la vanguardia de los avances tecnológicos y tienen requisitos y retos muy específicos en el frente informático, especialmente en las áreas de registro de tiempos, facturación e informes. Puede leer sobre ellos aquí.

Varios de los grandes despachos de abogados acudieron a participar en la jornada de conversación, que tuvo lugar en el Vibenshuset de Copenhague.

Entre los consultorios asistentes se encontraban Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner y otros.

La jornada tuvo una temática centrada en el futuro que giró en torno al intercambio de documentos internos y externos, el control de las facturas y la cuestión de si los complejos procesos de registro de tiempos, facturación y elaboración de informes pueden acelerarse.

Temas que nos parecen de gran importancia en el trabajo jurídico cotidiano.

La sesión fue inaugurada por representantes de Microsoft, que acudieron por dos motivos: presentar las mejoras de la versión de abril de Dynamics 365, y conocer los retos a los que se enfrenta el sector jurídico para poder tenerlos en cuenta.

El paso a los informes dictados por el cliente

Cuando los representantes de los distintos bufetes tomaron la palabra, hubo consenso en que el proceso de facturación sigue ocupando mucho tiempo, incluso en las empresas que ya lo han automatizado.

Todavía hay demasiado trabajo manual en la facturación. Y eso a pesar de que los grandes despachos jurídicos se han puesto al día con los avances tecnológicos y han intensificado el proceso hace tiempo.

Por lo general, los sistemas no pueden soportar todos los requisitos especiales que conlleva un contrato con un cliente, porque carecen de la agilidad necesaria.

De hecho, cada vez son más los abogados que se encuentran con que los clientes hacen cada vez más estipulaciones en materia de facturación e informes, incluidas estructuras de precios y descuentos y diversos tipos de descuentos escalonados. Todo ello puede resultar difícil de gestionar en el sistema.

Por lo tanto, el reto surge porque a menudo estas cosas tienen que gestionarse manualmente.

Por la misma razón, una de las cosas que suelen solicitar los despachos de abogados es un sistema más dinámico, con mayor flexibilidad y la posibilidad de editar y ajustar las entradas de tiempo, las especificaciones, etc. sobre la marcha.

Una de las razones es que ya no se puede elaborar una norma sobre el aspecto que deben tener las facturas sin más.

Esto hace que los abogados necesiten sistemas ágiles si quieren tener éxito en la automatización de sus procesos de facturación y, al mismo tiempo, adaptarse a los sistemas informáticos y a los requisitos de información de sus clientes. El consenso predominante fue que, por tanto, no es posible utilizar un único método para todo el sistema.

Hay que utilizar varios métodos diferentes para cumplir todos los numerosos requisitos establecidos por los clientes.

Así que, como organización, es muy posible que quiera mejorar la eficiencia estandarizando sus procesos e incorporando al sistema la mejor fluidez y uniformidad posibles. Sin embargo, mientras tenga que adaptarse a los sistemas descendentes de los clientes, los sistemas de los abogados deben ser capaces de abarcar todo el espectro.

Al fin y al cabo, el parámetro competitivo para cualquier bufete de abogados implica la capacidad de ofrecer un paquete global al cliente.

Errores y discrepancias en los registros horarios

El talón de Aquiles de los abogados se asocia a menudo con el registro del tiempo. Esto quedó claro en la reunión.

El registro del tiempo tiene que ser rápido y sencillo. Pero también tiene que ser correcto y minucioso para que no requiera medidas correctoras.

En una jornada laboral ajetreada, en la que las cosas suelen hacerse con prisas, la gente comete errores de registro y realiza entradas que tienen sentido para la persona que las hace, pero no siempre para otras dentro o fuera de la organización.

Esto es un problema.

Ocupa demasiado tiempo en el otro extremo, cuando las entradas deben utilizarse para la facturación y la elaboración de informes.

Es ineficaz – y es un reto de comportamiento que debe tenerse en cuenta.

Impone exigencias a los flujos de trabajo que ayudan a los abogados a encontrar registros erróneos lo antes posible en el proceso. Porque, si el registro temporal es correcto y cumple los requisitos del cliente en general, los abogados pueden concentrarse en el trabajo jurídico, que es tanto lo que quieren hacer como lo que mejor se les da.

Por lo tanto, es importante que todo el mundo sea consciente de estos problemas.

Pero la evaluación cualitativa de cuándo un caso está o no listo para la facturación no es sólo cuestión de introducir algunos flujos de trabajo internos en la organización. También implica llegar a un punto en el que pueda incorporar el proceso de selección en el sistema para minimizar el tiempo perdido en la facturación.

Una caja de herramientas de aprendizaje digital, por favor

En la actualidad, por tanto, nos enfrentamos tanto a procesos como a sistemas que sólo apoyan parcialmente el comportamiento deseado.

Por tanto, hay que cuestionar la forma en que entendemos actualmente el registro del tiempo.

También se trata de facilitar al personal la transmisión de la información que tienen, cuando la tienen, cuando está disponible y puede añadir valor en el proceso en curso. Por ello, también se abogó por un flujo de trabajo digital capaz de hacer avanzar el proceso en lugar de detenerlo.

Ejemplos de esta información podrían ser: ¿quién es el destinatario correcto de la factura? ¿Cuándo se debe facturar al cliente? ¿Qué descuento debe aplicarse? ¿Cuándo está a punto de superarse el presupuesto?

Un sistema capaz de impulsar un flujo de trabajo de facturación de este tipo ocupa un lugar destacado en las listas de deseos de los despachos de abogados como forma de hacer un seguimiento lo más eficaz posible.

Por tanto, la cuestión es si es probable que se consiga un proceso de facturación automatizado.

Hubo un acuerdo general entre los bufetes de abogados en que sí. Pero requiere que pensemos de forma diferente y tengamos en cuenta el aspecto del comportamiento.

La solución para el bufete de abogados del futuro

Para apoyar el mejor proceso de facturación posible, el registro de tiempos, la facturación y la elaboración de informes deben considerarse como un único viaje.

Sin embargo, en la actualidad existen demasiados factores perturbadores que merman la eficacia del flujo de trabajo deseado.

Algunos despachos de abogados se han propuesto automatizar el proceso en la medida de lo posible, pero aún hay margen de mejora. La eficacia del proceso de facturación está relacionada con la necesidad de poder cumplir los requisitos del cliente y, al mismo tiempo, disponer de sistemas que respalden el flujo de facturación deseado.

Sólo el tiempo dirá si en el futuro el aprendizaje automático, los servicios cognitivos y la IA podrán intervenir y satisfacer las necesidades de los bufetes basándose en las cosas que hacen los abogados.

Mientras tanto, puede leer sobre Abakion Legal, una solución creada para bufetes de abogados y basada en las últimas versiones de Microsoft Dynamics 365 y SharePoint.