El BI plantea exigencias organizativas a su bufete

Si va a utilizar Business Intelligence, planteará ciertas exigencias a su bufete. No se trata sólo de tecnología; también es en gran medida una cuestión de organización. Aquí, Jacob examina los factores en los que debe centrarse en los escenarios antes y después – y le da algunos consejos sobre lo que debe y no debe hacer.

Escrito por Jacob Sanchez Garcia, Consultor Business Intelligence, Abakion

BI plantea exigencias a su organización

Una solución Business Intelligence (BI) abre muchas oportunidades para hacer un buen uso de los datos y adquirir conocimientos empresariales que pueden ayudarle a tomar mejores decisiones, optimizar procesos y generar innovación. Sin embargo, el beneficio que se pueda obtener del BI dependerá de cómo se implante y utilice la solución de BI.

BI es algo más que la mera implementación técnica de la solución. También plantea ciertas exigencias a su organización.

Para aprovechar el potencial y obtener todo el valor del BI, la herramienta debe considerarse no sólo como un nuevo artilugio técnico, sino más bien como un proyecto dinámico e impulsado por la empresa que abarca, además de la tecnología y los datos, su organización, sus empleados y sus flujos de trabajo, y que en principio no tiene fecha de caducidad.

Esto implica adoptar un enfoque estructurado y establecer una estrategia clara.

A grandes rasgos, el proceso puede dividirse en lo que ocurre antes y después de la implementación técnica real de la solución de BI. A continuación encontrará un resumen de los factores esenciales que pueden afectar al beneficio obtenido de una solución de BI.

Antes de

Elabore una estrategia clara y una hoja de ruta para el proyecto de BI. Puede intentar responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué quiere conseguir con el BI? ¿Cuál es el objetivo?
  • ¿Cómo encaja en su estrategia empresarial global?
  • ¿Quiénes son las partes interesadas, es decir, quién es el propietario del proyecto y quiénes son los usuarios?
  • ¿Cómo se puede garantizar la adopción del proyecto por parte de los usuarios de la organización?
  • ¿Qué información y datos deben incluirse en el BI y por qué?
  • ¿Qué métricas y KPI son importantes para usted?
  • ¿Cómo medirá si se están cumpliendo sus objetivos y KPI? ¿Y cómo se hará un seguimiento?
  • ¿Qué pasos debe dar para tener éxito con la implantación del BI, y cuándo?

Otro buen consejo es designar a las personas relevantes (clave) que utilizarán la solución de BI e implicarlas en el proyecto desde el principio y a lo largo de todo el proceso.

Después de

Con una buena estrategia y una hoja de ruta para el despliegue del proyecto de BI, se han sentado las bases para cosechar los beneficios futuros del BI tras la implantación técnica. Luego viene la parte no menos importante que implica la introducción, la adopción y el desarrollo.

Incluso la solución de BI más completa y avanzada carecerá de valor si no se adopta y utiliza en la organización.

La experiencia demuestra que la adopción por parte de los usuarios suele ser uno de los mayores retos en los proyectos de BI y, desgraciadamente, suele ser una de las causas de que el proyecto fracase o no esté a la altura de las expectativas. Por lo tanto, no hay que subestimar esta parte.

La adopción por parte de los usuarios puede asegurarse mediante cursos introductorios, talleres, evaluaciones, seguimiento y desarrollo posterior. Puede resultar ventajoso en este proceso volver a los objetivos originales y a la justificación del proyecto de BI y recordar a los usuarios, y a usted mismo, los problemas que el BI pretendía resolver.

Como se ha mencionado a modo de introducción, un proyecto de BI es una entidad dinámica sin fecha de caducidad. En principio, se trata de un proceso iterativo que consta de las conocidas fases descritas a menudo como: Aprender – Iterar – Hacer.

En otras palabras, el BI no es simplemente algo que se compra, se pulsa un botón y todo va bien. Considere el BI como una inversión a largo plazo y un proceso dinámico que usted desarrolla, ajusta y perfecciona continuamente para que siempre siga el ritmo de su negocio. Por lo tanto, también es importante reconocer desde el principio que, más adelante, se encontrará con la necesidad de introducir cambios que le permitan obtener el mayor beneficio empresarial posible.

Con ese reconocimiento y ese enfoque, puede evitar que el desarrollo, y con él el proyecto de BI, se estanque.

Qué hacer y qué no hacer

Aunque es fácil empezar a trabajar con Business Intelligence, hay varias cosas que afectarán a su éxito con el BI y al rendimiento que le reporte. A continuación encontrará algunas reglas generales sobre cómo y cómo no abordar un proyecto de BI.

Qué hacer

  • Identifique y defina sus necesidades de información. ¿Qué quiere conseguir?
  • Trace un proceso de implantación y puesta en marcha en la empresa.
  • Incluya a los usuarios finales y prepárelos.
  • Designe un “propietario del informe”. ¿Quién será responsable del contenido?
  • Utilice la herramienta.

No hacer

  • No haga como de costumbre. Deshágase de las hojas de cálculo Excel que viven aquí y allá en los PC locales.
  • No atiborre los informes de cifras y gráficos. Se volverá desordenado e inmanejable, y el mensaje se perderá. Menos es más.
  • No deje de lado su sentido racional y crítico. Haga siempre preguntas a sus datos.

Ver más

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