Las 9 cosas que los abogados necesitan de la gestión documental. Elija aquí su nivel de ambición

Enviar documentos de Word de un lado a otro por correo electrónico es rutinario para muchos abogados. Aquí es donde empezaremos nuestra historia – y luego iremos añadiendo más y más requisitos de gestión de documentos.

Punto uno: versionado

El cliente está a punto de concluir un acuerdo con un socio colaborador, y ahora envía el borrador del contrato a su abogado para que lo revise. Normalmente, será un documento de Word, por lo que el abogado activa el “seguimiento de cambios” y añade enmiendas y comentarios al documento.

Para evitar destruir el original, queremos versionar el documento.

Con el control de versiones, se pueden ver tanto el original como las modificaciones. Además, queremos tener la capacidad de hacer un seguimiento de todas las versiones a lo largo del proceso. El control de versiones suele ser el primer requisito que surge cuando hablamos de la gestión de documentos.

Queremos poder ver qué versión del documento es la actual y a quién pertenece el documento en este momento.

Intercambio clásico de archivos

Entonces, adjuntamos el documento a un correo electrónico y se lo devolvemos al cliente, y el documento puede ir y venir así muchas veces.

Se trata del clásico intercambio de archivos. Si no dispone de un sistema de gestión de documentos, ésta es la única forma de hacerlo. La mayoría de los abogados piensan que este método es engorroso, pero hay que vivir con ello si no tiene otra opción.

Hay muchas fuentes de error.

Si hemos enviado una nueva versión a la otra parte, pero hemos olvidado algunas enmiendas, las añadimos al día siguiente y enviamos una nueva versión… Pero, mientras tanto, la otra parte enmienda la copia muerta, y ahora de repente tenemos versiones diferentes con enmiendas diferentes. Es un problema clásico.

El control de versiones es un gran reto.

Control de versiones estructurado

Esto hace que queramos un control de versiones más estructurado, y eso requiere un sistema de gestión de documentos.

Ahora, el documento de Word no sólo vive en una carpeta de una unidad de red, sino en un sistema de gestión de documentos – y, antes de ponernos a modificar el documento, creamos una nueva versión del mismo en el sistema de gestión de documentos, y entonces el sistema llevará la cuenta de las versiones.

Sí, también podríamos haberlo hecho manualmente haciendo clic en “Guardar como” en Word y llamando al archivo “Contrato-versión12.docx”, pero un sistema es mucho mejor para gestionar esto sin cometer errores.

El sistema garantiza que el documento se guarda en el lugar correcto y que podemos ver en el documento que existen diferentes versiones; es posible avanzar y retroceder entre versiones.

Cuando sólo los colegas de la organización tienen acceso al sistema, la otra parte sigue necesitando que se le envíen los documentos, como antes. Así pues, seguimos teniendo el reto fundamental de que las personas ajenas a nuestra red sin acceso al sistema documental corren el riesgo de modificar una copia muerta, porque no pueden ver que existe una versión más reciente.

Resolvemos este reto con el siguiente requisito del sistema de gestión de documentos: el acceso directo de las partes externas.

Portal del cliente

Muchos sistemas de gestión de documentos pueden proporcionar a las partes externas acceso directo a los documentos. La mayoría lo denomina portal del cliente.

Un portal de clientes da a las partes externas acceso de lectura y edición a los documentos. Pueden crear nuevas versiones, ver quién está modificando el documento en ese momento y editarlo directamente.

El portal del cliente proporciona un punto de acceso compartido para el documento, y ya no tenemos que enviar archivos de un lado a otro. Ya no corremos el riesgo de enviar un archivo al destinatario equivocado. En conjunto, resuelve un gran número de retos prácticos.

Sólo hay un punto crítico en el que podemos cometer errores, y es cuando añadimos a las personas que deben tener acceso a los documentos del caso a través del portal del cliente.

Edición simultánea

Ahora hemos alcanzado un nivel con el que muchos bufetes de abogados estarán satisfechos, pero si son muchos los que necesitan trabajar en el mismo documento, necesitará un poco más.

Hay algunos sistemas que permiten la edición simultánea de documentos. Así, varias partes pueden leer y modificar el mismo documento al mismo tiempo. Puede ocurrir que usted esté a mitad de camino en sus enmiendas al documento y, mientras trabaja en la otra mitad, otra parte pueda empezar a examinar las páginas anteriores.

La edición simultánea está muy bien, pero hay que tener cuidado con la forma de colaborar. Todas las adiciones son visibles para todos en el momento en que se escriben.

A veces, se desea escribir comentarios internos en el documento o hacer que otras personas internas lo revisen antes de entregarlo a un tercero; en este caso, es necesario tener en cuenta que, con la edición simultánea, todo es visible inmediatamente por defecto.

La edición simultánea es especialmente ingeniosa con los grandes contratos, en los que varios empleados internos pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente. De este modo, una secretaria puede empezar a crear los anexos y la lista de contenidos al mismo tiempo que los abogados redactan el contenido propiamente dicho. Si hay un plazo estricto, la edición simultánea es indispensable.

Trabajar fuera de línea

Por defecto, un sistema documental requiere que usted esté en línea para poder trabajar en los documentos. Sin embargo, algunos abogados necesitan trabajar en los documentos siempre que lo deseen, incluso cuando están desconectados.

Muchos sistemas ofrecen la opción de sacar un documento del sistema y llevárselo con usted fuera de línea.

El sistema impide entonces que otras personas editen el documento mientras usted lo tenga desconectado. Así, puede llevarse el documento a la casa de campo para pasar el fin de semana y revisarlo cuando vuelva a la oficina el lunes. Pero, mientras tanto, estará bloqueado para otros usuarios.

En línea en todas partes

A la inversa, algunas personas también quieren estar en línea en todas partes.

Si se encuentra en casa de un cliente y necesita un documento concreto, resulta práctico poder encontrar todos los documentos del sistema a través de la gestión documental. Algunos sistemas proporcionan acceso a los documentos en tabletas y móviles, por lo que tendrá acceso esté donde esté.

Colección de plantillas

Hemos hablado mucho de la elaboración de documentos. La mayoría de las empresas disponen de una colección de plantillas para ese fin.

Los abogados suelen producir documentos similares a algo que ya se ha creado antes, por lo que resulta realmente útil disponer de una colección de prototipos de documentos para distintos tipos de tratamiento de casos, es decir, una colección de plantillas.

Por lo general, los sistemas documentales no pueden gestionar la colección de plantillas de la forma en que los abogados necesitan utilizarlas, pero sigue siendo útil que el sistema pueda trabajar con plantillas de documentos.

Búsqueda de texto libre y etiquetas

Una cosa es que el sistema documental admita plantillas. Otra es que, cuando se ha partido de una plantilla y se ha adaptado a un cliente concreto, es normal que un año después le llegue un caso similar y piense: “¿Qué fue exactamente lo que hicimos la última vez? Entonces es una verdadera bendición poder recuperar documentos anteriores de forma eficaz.

La búsqueda de texto libre es realmente importante aquí. Si los documentos se almacenan en un servidor de archivos, las búsquedas son muy engorrosas, pero muchos sistemas de gestión de documentos lo facilitan. Los documentos también pueden enriquecerse con metadatos.

Si adjunta todas las etiquetas pertinentes a sus documentos, será mucho más fácil recuperar los documentos correctos más adelante.

Procesador de textos incorporado

A la hora de implantar un sistema de gestión de documentos, también es necesario tener en cuenta lo siguiente:

¿Puede la otra parte leer y editar el documento en absoluto?

Para empezar, esto requiere que la otra parte tenga acceso al software de tratamiento de textos con el que se creó el documento. Si utilizamos Word, ¿qué hacemos si necesitamos trabajar con alguien que no tiene Word? Resulta muy irritante que el documento Word vuelva de alguien que lo ha editado en OpenOffice y de repente todo tenga un aspecto extraño.

La solución es que algunos sistemas de gestión de documentos tienen el software de edición incorporado. Si utiliza SharePoint como sistema de gestión de documentos, por ejemplo, también incluye Word en su portal de clientes, por lo que no es necesario que la otra parte tenga él mismo Word instalado para poder leer y editar.

Esto resulta especialmente práctico para los abogados con clientes privados, de los que quizá no quepa esperar que todos tengan acceso a Word.

¿Quiere saber más?

Hemos presentado nueve cosas buenas que los abogados deberían exigir a una solución de gestión de documentos. En el fondo, se trata de la capacidad de intercambiar y editar documentos con facilidad. Para evitar que sus empleados se pongan creativos por su cuenta con Dropbox o Google Drive, tiene sentido ofrecer una buena solución de gestión de documentos.

Esperamos que ahora se sienta inspirado para evaluar a qué nivel deben situarse las ambiciones de gestión documental de su bufete. Y qué requisitos debería establecer.

Si desea saber cómo abordamos en Abakion la gestión de documentos con SharePoint para Abakion Legal, llámenos al 70 23 23 17 o escriba a mi colega Tom de la Cour a tdc@abakion.com.