Prise en main de Global Master Data Sync

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1. OBJECTIF

Vous avez choisi d'évaluer ou de démarrer avec Global Master Data Sync pour Dynamics 365 Business Central, et vous poursuivez probablement l'un des trois objectifs suivants :

• Vous souhaitez gérer de manière centralisée et locale les droits de modification des données de base. Votre groupe dispose d'une structure de données bien définie et a instauré des règles précisant quelles sociétés peuvent créer et modifier quelles données. Chacun doit respecter les procédures et vous voulez un système qui l'impose.
• Vous souhaitez créer facilement de nouvelles sociétés. Vous ne voulez pas saisir manuellement les données de configuration et les données de base à chaque création de société. Il vous faut un outil qui simplifie cela.
• Vous avez des processus de travail répétitifs et fastidieux, dans lesquels vous devez transférer et saisir des données manuellement. Vous voulez les automatiser.

2. INSTALLATION

La première étape consiste à installer l'application depuis Microsoft AppSource. Ensuite, vérifiez dans votre centre de rôle de Business Central si une notification relative à Global Master Data Sync s'affiche en haut de l'écran. Si une notification apparaît, l'application a besoin d'informations indispensables : commencez alors par suivre les instructions de la notification.
Une fois cette étape terminée, l'application est installée et prête.

3. OUVRIR LE CENTRE DE RÔLE

Global Master Data Sync dispose de son propre centre de rôle, où tout ce qui est utile est disponible : fonctions, configurations et modèles. La première chose à faire dans Business Central est donc d'ouvrir le centre de rôle de Global Master Data Sync.

Pour cela, sélectionnez « Mes paramètres » puis le centre de rôle intitulé « Global Master Administrator ». Vous avez ainsi vérifié que l'application est prête à l'emploi.

4. ÉTABLIR UNE VUE D'ENSEMBLE

Avant de configurer Global Master Data Sync, vous devez établir une vue d'ensemble du projet. Commencez par noter ce que vous souhaitez globalement obtenir grâce à la synchronisation.

Nous vous suggérons ensuite de dessiner sur papier quelles données vous souhaitez déplacer entre quelles sociétés. Choisissez les tables et les champs à synchroniser, ainsi que la société qui sera propriétaire des données.

Il peut s'agir, par exemple, de synchroniser le plan comptable, les clients et les articles, en centralisant la maintenance : seul le siège peut alors modifier le plan comptable et les filiales ne peuvent pas créer de nouveaux comptes de leur propre initiative.

5. SE FAIRE CONSEILLER

Lorsque vous disposez d'une vue conceptuelle des synchronisations prévues, il est judicieux de vous faire conseiller par un consultant expérimenté en synchronisation avant de configurer quoi que ce soit dans Business Central.

Il y a plusieurs raisons à cela :

• Nous aimerions discuter des conséquences de vos décisions. Êtes-vous sûr que toutes les filiales doivent contacter le siège à chaque fois qu'elles doivent modifier ou créer un article ou un client ? Il vaut souvent mieux trouver un juste milieu, et nous pouvons vous y aider en tant que consultants.Par exemple, les nouveaux articles ne peuvent être créés que dans la société « master », mais l'article peut être modifié localement pour ajouter des textes d'article dans la langue locale. Ce ne sont pas toujours des tables entières qui doivent être ouvertes ou verrouillées.
• Il existe aussi des pièges simples et pratiques. Si vous transférez un prix de revient vers une autre société qui travaille dans une autre devise, un prix de revient de 100 euros devient soudain 100 dollars. Nous vous aidons à éviter de tels pièges.
• Si vous voulez synchroniser le plan comptable, les clients et les articles, vous pensez probablement qu'il faut synchroniser 3 tables, mais Business Central n'est malheureusement pas aussi simple.Pour le seul plan comptable, 15 à 20 tables doivent être synchronisées. Quelles que soient les tables choisies, plusieurs autres tables de configuration et de données de support doivent souvent être incluses.
• Il existe aussi des champs que Business Central ne souhaite pas que nous synchronisions. Ce sont des champs que Business Central doit lui-même calculer dans les sociétés réceptrices pour que les données soient correctement intégrées. Nous ne devons pas écraser ces champs.

6. APPRENDRE LES FONCTIONNALITÉS

Une fois le plan bien établi, nous sommes prêts à tout configurer dans Business Central. Vous pouvez le faire vous-même ou vous faire aider par un consultant.

Si vous souhaitez faire tout le travail vous-même, ou seulement une partie, vous devez apprendre à utiliser Global Master Data Sync. Elle est assez intuitive si vous avez l'habitude de Business Central, mais il est conseillé de regarder les vidéos de formation sur Use Dynamics.

Il s'agit d'un parcours guidé de 59 vidéos pédagogiques qui vous font parcourir les domaines fonctionnels suivants :

• Prise en main
• Introduction aux champs et aux actions des modèles
• Création de modèles
• Utilisation des packages de modèles
• Introduction au centre de rôle Global Master Administrator
• Configuration du Global Master
• Fiche partenaires / abonnés
• Fonctionnalités particulières des modèles
• Utilisation quotidienne par l'abonné

7. COMMENCER PAR TESTER

Vous devez tout tester dans un sandbox. C'est un point important.

La synchronisation peut causer de gros dégâts, car c'est un outil conçu pour écraser des données et verrouiller des données dans d'autres sociétés. Mal configurée, elle peut corrompre des données ou paralyser l'activité.

Des outils permettent d'annuler des actions, mais tout ne peut pas toujours être annulé. Et si vous verrouillez des champs dans les filiales, vous devez être certain que cela ne bloque pas leurs processus de travail quotidiens.

Rares sont ceux qui, de par leur rôle, connaissent tous les processus de tous les services de toutes les sociétés. Il est donc important de tester la configuration dans un sandbox. C'est obligatoire.

8. UTILISER LES MODÈLES

Il n'y a aucune raison de tout construire vous-même depuis zéro. Vous pouvez utiliser l'un des modèles fournis avec la solution, ce qui vous protège aussi des erreurs de configuration de base.

Si vous transférez trop de tables et de données, vous détruisez la configuration existante ; si vous en transférez trop peu, des données manquent et la synchronisation génère une erreur.

Pour faciliter les choses, nous avons créé des modèles. Ils garantissent que vous obtenez toutes les tables pertinentes lorsque vous choisissez, par exemple, de synchroniser le plan comptable, et que nous synchronisons tous les champs qu'il faut, et uniquement ceux que nous sommes autorisés à synchroniser.

Utilisez le modèle. Il faudrait trop de temps pour tout configurer vous-même depuis zéro. Vous trouverez les modèles dans le centre de rôle de Global Master Data Sync.

9. TERMINER LA CONFIGURATION

Si vous avez suivi ce guide, vous ne rencontrerez probablement aucune difficulté ; en revanche, si vous êtes allé directement à ce point, vous aurez probablement des erreurs de synchronisation au début du transfert des données, car le système manque de données spécifiques. Cela tient souvent à des données manquantes ou chargées dans le mauvais ordre. Vous devrez peut-être synchroniser un groupe comptable avant de synchroniser d'autres données qui en dépendent.

Si vous ne comprenez pas bien le message d'erreur, il est facile de rester bloqué, et cela paraît alors difficile. Ce n'est pas vraiment l'outil de synchronisation qui est difficile, mais la configuration des premières synchronisations demande une certaine expérience de la structure de données de Business Central.

Si cela vous arrive, revenez aux premières étapes, celles de la conception de la synchronisation, et faites valider le concept par un consultant expérimenté en synchronisation. Vous atteindrez alors rapidement l'objectif.