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Mejor flujo de caja en el bufete
¿Cómo mejorar la tesorería de un bufete de abogados? En realidad es bastante sencillo…
Hay que facturar a menudo y los clientes tienen que pagar a tiempo. En la práctica, sin embargo, no es tan sencillo.
Hay muchas medidas que puede tomar para optimizar el flujo de caja, y la gran mayoría de los bufetes de abogados aprovechan poco o nada esas posibilidades.
Dos cuestiones cruciales para el flujo de caja
Es discutible que la optimización del flujo de caja dependa de la autodisciplina de cada uno como abogado y de los procedimientos del bufete, pero el sistema informático Abakion Legal puede apoyar el proceso más de lo que usted cree. Veamos las posibilidades para que pueda considerar lo que le pedirá a la solución para su bufete en el futuro.
¿Con qué frecuencia envía facturas?
Nos encontramos con que, cuando los bufetes de abogados emiten facturas “con frecuencia”, estamos hablando de una vez al mes como mucho. También nos hemos encontrado con muchos bufetes que facturan con menos frecuencia que eso.
Es obvio que esto tiene un gran impacto en el flujo de caja; parece básico, pero para un gran número de empresas es la mejora más fácil de realizar.
Volveremos dentro de un momento a la cuestión de cómo puede empezar a facturar más a menudo, porque hay otra pregunta básica que pide ser formulada:
¿Ha incluido todo en la factura?
Si olvida algunas horas o algunos gastos, tardará más en recibir el dinero del cliente. Y los gastos causan un dolor de caja adicional. Al fin y al cabo, no son sólo gastos de aparcamiento.
Los gastos pueden ser costas judiciales o derechos de timbre, en cuyo caso puede que le deban mucho dinero que no aparecerá en su saldo de caja hasta que facture a su cliente a final de mes… A menos que se olvide de poner los gastos en la factura y pase otro mes.
Las TI deben facilitar los flujos de trabajo , no dificultarlos
Veamos ahora cómo puede ayudarle Abakion Legal con estas cuestiones básicas.
Necesita un flujo de trabajo establecido, para que la calidad de su facturación no dependa de la autodisciplina y de una buena memoria, y en los flujos de trabajo establecidos es precisamente donde reside la fuerza de un buen sistema informático.
En primer lugar, tiene que tomar una decisión sobre lo que quiere.
Si es ambicioso en sus respuestas, el sistema informático podrá hacerle frente fácilmente. Una vez configurado con los criterios deseados, su sistema estará listo para apoyar sus procesos, lo que simplificará y facilitará la facturación frecuente.
Cómo Abakion Legal facilita sus flujos de trabajo
La facturación mensual es la pesadilla de la vida de muchos despachos de abogados.
También hay algunos despachos que facturan ad hoc o cuando se cierra un caso, y eso también puede llevar mucho tiempo.
Pero Abakion Legal puede ayudar a organizar un flujo de trabajo menos pesado.
Lista de facturación autogenerada
Imagínese obtener una lista semanal de los casos en los que se han registrado más de diez horas de trabajo o grandes gastos, y luego poder utilizar estas listas para facturar a los clientes de forma continua.
Menos consultas y
pago rápido
Recibirá menos consultas sobre facturas de sus clientes, porque aún pueden recordar lo que hizo por ellos la semana pasada, y a menudo podrá cobrar antes, porque es más fácil recibir un pago rápido por muchas facturas pequeñas que por una grande.
Menos tiempo
en facturación
La tarea resulta más sencilla porque sólo tiene que pensar una semana hacia atrás, y el sistema recopila los datos subyacentes por usted. Eso significa que no tendrá que dedicar tanto tiempo a responder preguntas aclaratorias sobre el tiempo trabajado, ni a facturar.
Las TI deberían hacer el trabajo por usted
El trabajo del sistema informático consiste en recopilar los datos subyacentes y presentarlos de forma que le resulte fácil tomar decisiones. El sistema informático también debe garantizar que el proceso se ejecute sin fallos, semana tras semana.
Y el sistema informático puede recordarle que debe completar el registro de horas e introducir los comprobantes. Seamos sinceros: por muy importante que sea para el flujo de caja, este tipo de trabajo de registro no es el más divertido del mundo. Así que la siguiente pregunta es:
¿Cómo puede ayudarle la TI a realizar los registros más fácilmente?
Cómo facilitar el registro de gastos
¿Consigue registrar todo su tiempo contra los casos correctos el mismo día, e incluirlo todo? ¿O espera unos días? ¿Y puede entonces recordar exactamente lo que estuvo haciendo en un caso concreto durante un cuarto de hora el miércoles pasado?
El sistema informático sólo puede ayudarle con la facturación si usted se asegura de que dispone de datos con los que trabajar. Si es lento con el registro de los tiempos, las facturas también se enviarán más tarde o, en el peor de los casos, no se enviarán.
Conseguir que los clientes paguen a tiempo
La forma más inteligente es, por supuesto, dejar que Abakion Legal recabe los detalles necesarios por sí mismo, como parte de su flujo de trabajo.
Por ejemplo, cuando envía un documento a su cliente, en el mismo flujo de trabajo de Outlook registra de qué caso se trata y cuántas horas hay que registrar. La cuestión es que no tenga que volver más tarde a registrar las horas.
También debe asegurarse de que los clientes pagan a tiempo. Perjudica a su flujo de caja que los clientes puedan pagar tarde sin consecuencias y quizá incluso sin que nadie se dé cuenta. Aquí es donde el sistema de su bufete entra de nuevo en escena y puede ayudarle.
Abakion Legal registra qué clientes realizan pagos y los coteja con sus facturas. Sobre esa base, el sistema puede mostrarle rápidamente qué facturas no se están pagando a tiempo, para que pueda responder a ese hecho .
El sistema también necesita un procedimiento de recordatorio que pueda activarse automáticamente. Los clientes necesitan saber que usted está pendiente de si pagan a tiempo. Esto es algo básico, pero su sistema puede ser aún más proactivo.
También puede optar por variar los plazos de pago, los umbrales de facturación o los procedimientos de recordatorio en función de lo bueno que sea cada cliente para pagar a tiempo.
Gracias a la inteligencia artificial, Abakion Legal puede ahora incluso predecir qué clientes no pagarán a tiempo en el futuro. El sistema puede reconocer los patrones que indican un pagador lento con un grado de certeza impresionante.
Procedimientos de recordatorio suaves
Los procedimientos de recordatorio pueden ser a menudo una especie de tema tabú en el sector jurídico. Los bufetes quieren mantener su buena relación con los clientes y evitar malos rollos. ¿Hasta qué punto quiere apretar las clavijas a sus clientes cuando no pagan a tiempo?
Nuestra primera sugerencia, por tanto, es que envíe recordatorios con el contable como remitente. De este modo, el contable sin rostro puede ser estricto con los clientes mientras que usted puede mantener su relación positiva. Como hemos mencionado, también puede optar por enviar recordatorios sólo a los clientes que hayan sobrepasado varias veces los plazos de pago. Abakion Legal también puede ayudarle con esto.
Muy pocos bufetes de abogados añaden intereses o gastos de recordatorio. Algunos lo ponen en sus términos y condiciones sin esperar realmente aplicarlo en la práctica. No obstante, si lo desea, Abakion Legal puede ayudarle a hacerlo, incluso simplemente escribiéndolo en la factura sin cobrarlo en la práctica.
Hablando de procedimientos de recordatorio, también es importante que el sistema pueda registrar cuándo el cliente se ha opuesto a una factura. Es importante no enviar recordatorios si se está dialogando con el cliente sobre los detalles de una factura, por lo que el sistema debe, por supuesto, llevar un registro de ello.
¿Está en el camino hacia? ¿un mejor flujo de caja ahora?
Ahora puede plantearse cómo su sistema de despacho de abogados debería proporcionarle una visión más amplia y una mejor información sobre la que actuar. ¿Qué le parece un panel de control que muestre los casos activos, los artículos listos para facturar en cada caso, la persona encargada del caso y las horas y gastos registrados contra el mismo?. O quizás un flujo de trabajo de aprobación para la facturación. Tenemos un montón de buenas ideas para que la solución de su bufete le ayude en su actividad diaria.
Pero empecemos por que Abakion Legal acelere su proceso de facturación y garantice que las facturas estén siempre completas y que sus clientes paguen a tiempo. Entonces estará bien encaminado hacia un mejor flujo de caja.
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