Fallbearbeitung und Compliance mit Microsoft Teams

Treffen Sie Ihre Mandanten in Microsoft Teams. Mit Abakion Legal erhalten Sie viele nützliche Werkzeuge für Teams, sodass Sie die interne wie die externe Kommunikation in Teams abwickeln können – sicher und DSGVO-konform.

Wenn Sie Mandanten über Teams treffen, gibt es einen internen und einen externen Bereich, und Sie müssen nicht ständig zwischen Anwendungen wechseln.

Sie haben einen internen Bereich, den der Mandant nicht sehen kann. Dort können Sie alle Dokumente öffnen und mit Kollegen chatten. Vielen ist E-Mail für Diskussionen etwas zu schwerfällig, und sie chatten lieber in Teams.

Außerdem haben Sie einen Raum, in dem Sie das Gespräch mit Ihrem Mandanten führen, Dokumente teilen und vieles mehr. Dieser Raum ist vollständig verschlüsselt und DSGVO-konform, und das ist sehr wichtig. Wenn das Mandantengespräch in Teams stattfindet, müssen Sie keine sichere E-Mail versenden. Ein Vorteil des Verzichts auf E-Mail: 80 % aller Datenlecks entstehen dadurch, dass E-Mails an den falschen Empfänger gehen. Diese Fehlerquelle können Sie vollständig ausschalten.

Teams-Verschlüsselung für vollständige Compliance

Teams kann Ihnen auch helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie beispielsweise den Scan des Führerscheins eines Mandanten erhalten müssen, darf das selbstverständlich weder per E-Mail noch per gewöhnlicher Post geschehen. Er muss verschlüsselt übermittelt werden. Das lässt sich in Teams einfach lösen, da der Teams-Raum verschlüsselt ist.

Attraktiv an Teams ist außerdem, dass Sie mit Office 365 möglicherweise bereits Zugang dazu haben. Dann müssen Sie nicht einmal extra für eine Dialogplattform zahlen, die verschlüsselt, DSGVO-konform und in Ihre Kanzleilösung integriert ist.

Dokumentenverwaltung mit Microsoft Sharepoint

Greifen Sie online und offline bestmöglich auf Dokumente zu und arbeiten Sie mit ihnen.

Bei der Dokumentenverwaltung ist nicht interessant, welches System die Dokumente verwaltet. Interessant sind die Möglichkeiten, die sich in Ihrem Arbeitsalltag ergeben.

Sie können im Gerichtssaal sitzen und alle Akten auf Ihrem PC oder iPad dabeihaben.

Wenn Sie unterwegs sind, können Sie den Fall offline mitnehmen.

Ohne Netzwerkverbindung arbeiten Sie am Fall weiter und synchronisieren ihn, sobald Sie wieder im Büro sind.

Die Lösung

Technisch gesehen sorgt ein Dokumentenmanagementsystem für diese Möglichkeiten. Wir verwenden häufig Microsoft SharePoint, es kann aber auch ein anderes Dokumentensystem sein. Abakion Legal ist offen für viele verschiedene Dokumentensysteme. Interessant an Microsoft SharePoint ist, dass viele Unternehmen bereits als Teil von Office 365 Zugang dazu haben – dann kostet es nichts.

Sie können ebenso gut nutzen, was Sie bereits bezahlt haben.

Der Remote-Desktop ist Geschichte

Mit Abakion Legal brauchen Sie keinen Remote-Desktop mehr.

Kaum jemand arbeitet gern mit einem Remote-Desktop auf dem Computer. Er ist nicht besonders effizient. Wenn Sie in Ihrer Arbeit derzeit einen Remote-Desktop nutzen müssen, wird es Sie freuen zu hören, dass Sie ihn mit Abakion Legal nicht mehr benötigen.

Warum braucht man einen Remote-Desktop?

Der Remote-Desktop wird benötigt, weil Ihre Kanzleilösung eine Anwendung ist, die in einem Rechenzentrum gehostet wird.

Keine Kanzlei möchte einen eigenen Server im Keller betreiben. Dann müssten Sie IT-Mitarbeiter einstellen, die die Hardware warten. Die allermeisten lagern diese Aufgabe an einen Hosting-Partner aus.

So betreibt der Hosting-Partner Ihre Kanzleilösung, und Sie melden sich über einen Remote-Desktop an der Lösung an, die ganz praktisch gesehen woanders steht – nämlich beim Hosting-Unternehmen und nicht in Ihrem Keller.

Juristen haben oft viele Systeme gleichzeitig geöffnet

Das Problem dabei: Juristen haben stets sehr viele Programme gleichzeitig geöffnet.

Es ist wahrscheinlich nicht ungewöhnlich, dass bei Ihnen 14 Browsersitzungen, 10 Word-Dokumente und 8 PDF-Dokumente gleichzeitig offen sind – und dann funktioniert es nicht besonders gut, wenn Sie zur Zusammenarbeit mit Kollegen ständig zwischen Ihrem Computer und einem Remote-Desktop hin- und herwechseln müssen.

Mit Abakion Legal nutzen Sie die Kanzleilösung in einem gewöhnlichen Browser, und sie fügt sich mühelos in Ihren Arbeitsalltag ein. Und der Remote-Desktop ist Geschichte.

Besserer Cashflow in der Kanzlei

Wie verbessert man den Cashflow einer Kanzlei? Eigentlich ganz einfach …

Es muss häufig abgerechnet werden, und die Mandanten müssen pünktlich zahlen. In der Praxis ist das jedoch nicht so einfach.

Es gibt sehr viele Maßnahmen, mit denen sich der Cashflow optimieren lässt, und die allermeisten Kanzleien nutzen diese Möglichkeiten kaum oder gar nicht.

Wie oft stellen Sie Rechnungen?

Wenn Kanzleien „häufig“ abrechnen, bedeutet das nach unserer Erfahrung höchstens einmal im Monat. Wir haben auch viele Kanzleien getroffen, die seltener abrechnen.

Es liegt auf der Hand, dass dies den Cashflow stark beeinflusst; es klingt banal, aber für sehr viele Kanzleien ist es die einfachste Verbesserung.

Auf die Frage, wie Sie häufiger abrechnen können, kommen wir gleich zurück, denn zuvor stellt sich eine weitere grundlegende Frage:

Haben Sie alles in die Rechnung aufgenommen?

Wenn Sie einige Stunden oder Auslagen vergessen, dauert es länger, bis Sie das Geld vom Mandanten erhalten. Und Auslagen belasten den Cashflow zusätzlich. Schließlich sind das nicht nur Parkgebühren.

Auslagen können Gerichtskosten oder Stempelgebühren sein, sodass Ihnen womöglich viel Geld geschuldet wird, das erst dann in Ihrem Kontostand erscheint, wenn Sie Ihrem Mandanten am Monatsende die Rechnung stellen … es sei denn, Sie vergessen, die Auslagen in die Rechnung aufzunehmen, und wieder vergeht ein Monat.

Sie brauchen einen festen Arbeitsablauf, damit die Qualität Ihrer Rechnungsstellung nicht von Selbstdisziplin und einem guten Gedächtnis abhängt – und genau hier liegt die Stärke eines guten IT-Systems.

Zunächst müssen Sie entscheiden, was Sie wollen.

Wie oft möchten Sie Rechnungen erstellen?
Wie oft möchten Sie Honorare und Auslagen abrechnen?

Wenn Sie hier ehrgeizig sind, bewältigt das IT-System das problemlos. Sobald es mit den gewünschten Kriterien eingerichtet ist, unterstützt Ihr System Ihre Prozesse und macht häufiges Abrechnen einfach und unkompliziert.

Automatisch erzeugte Abrechnungsliste

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten wöchentlich eine Liste der Fälle, in denen mehr als zehn Arbeitsstunden oder hohe Auslagen erfasst wurden, und können anhand dieser Listen laufend Rechnungen an Ihre Mandanten stellen.

Weniger Rückfragen und schnelle Zahlung

Sie erhalten weniger Rückfragen zu Rechnungen von Ihren Kunden, weil diese sich noch daran erinnern, was Sie letzte Woche für sie getan haben, und Sie werden oft schneller bezahlt, weil viele kleine Rechnungen leichter schnell beglichen werden als eine große.

Weniger Zeitaufwand für die Rechnungsstellung

Die Aufgabe wird einfacher, weil Sie nur eine Woche zurückdenken müssen und das System die zugrunde liegenden Daten für Sie zusammenstellt. So müssen Sie weniger Zeit auf Rückfragen zu Ihrer geleisteten Arbeitszeit verwenden und verbringen insgesamt weniger Zeit mit der Rechnungsstellung.

So wird die Erfassung von Auslagen einfach

Erfassen Sie Ihre gesamte Arbeitszeit noch am selben Tag auf den richtigen Fällen, und nehmen Sie alles auf? Oder warten Sie ein paar Tage? Und können Sie sich dann noch genau erinnern, was Sie letzten Mittwoch eine Viertelstunde lang in einem bestimmten Fall getan haben?

Das IT-System kann Sie bei der Rechnungsstellung nur unterstützen, wenn Sie dafür sorgen, dass ihm Daten zur Verfügung stehen. Wenn Sie Ihre Zeiterfassung verschleppen, werden auch die Rechnungen später oder im schlimmsten Fall gar nicht verschickt.

Mandanten zur pünktlichen Zahlung bewegen

Am klügsten ist es natürlich, Abakion Legal die erforderlichen Angaben im Rahmen Ihres Arbeitsablaufs selbst einholen zu lassen.

Wenn Sie beispielsweise ein Dokument an Ihren Mandanten senden, erfassen Sie im selben Arbeitsablauf in Outlook, um welchen Fall es sich handelt und wie viele Stunden zu erfassen sind. Der Punkt ist, dass Sie später nicht noch einmal zurückkommen und Ihre Stunden erfassen müssen.

Sie müssen auch dafür sorgen, dass Mandanten pünktlich zahlen. Es schadet Ihrem Cashflow, wenn Mandanten ohne Konsequenzen und vielleicht sogar unbemerkt zu spät zahlen können. Auch hier kommt Ihre Kanzleilösung ins Spiel und kann Sie unterstützen.

Abakion Legal erfasst, welche Mandanten Zahlungen leisten, und ordnet die Zahlungen Ihren Rechnungen zu. Auf dieser Grundlage kann das System Ihnen schnell zeigen, welche Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, damit Sie darauf reagieren können.

Das System benötigt außerdem ein Mahnverfahren, das automatisch ausgelöst werden kann. Mandanten müssen wissen, dass Sie im Blick behalten, ob sie pünktlich zahlen. Das ist die Grundlage, aber Ihr System kann sogar noch proaktiver sein.

Das System kann Ihnen zeigen, welche Mandanten pünktlich oder sogar vorzeitig zahlen und welche in der Regel zu spät zahlen. So können Sie notorisch säumige Zahler proaktiv ansprechen.

Sie können außerdem Zahlungsfristen, Abrechnungsschwellen oder Mahnverfahren danach variieren, wie zuverlässig der einzelne Mandant pünktlich zahlt.

Mit künstlicher Intelligenz kann Abakion Legal inzwischen sogar vorhersagen, welche Mandanten künftig nicht pünktlich zahlen werden. Das System erkennt die Muster, die auf einen säumigen Zahler hindeuten, mit beeindruckender Sicherheit.

Sanfte Mahnverfahren

Mahnverfahren sind in der Rechtsbranche oft ein eher heikles Thema. Kanzleien möchten ihre gute Beziehung zu Mandanten erhalten und Verstimmungen vermeiden. Wie sehr möchten Sie bei Mandanten, die nicht pünktlich zahlen, die Daumenschrauben anziehen?

Unser erster Vorschlag lautet daher, Mahnungen mit der Buchhaltung als Absender zu versenden. So kann die anonyme Buchhaltung streng gegenüber den Mandanten sein, während Sie Ihre positive Beziehung bewahren. Wie erwähnt, können Sie auch festlegen, Mahnungen nur an Kunden zu senden, die die Zahlungsfrist mehrfach überschritten haben. Auch dabei kann Abakion Legal Sie unterstützen.

Sehr wenige Kanzleien berechnen Zinsen oder Mahngebühren. Manche nehmen dies in ihre Geschäftsbedingungen auf, ohne es in der Praxis wirklich durchsetzen zu wollen. Wenn Sie es wünschen, kann Abakion Legal Sie dabei selbstverständlich unterstützen – auch indem Zinsen lediglich auf der Rechnung vermerkt, aber praktisch nicht berechnet werden.

Apropos Mahnverfahren: Wichtig ist auch, dass das System erfassen kann, wenn der Mandant eine Rechnung beanstandet hat. Es ist wichtig, keine Mahnungen zu versenden, wenn Sie mit dem Mandanten im Gespräch über Details einer Rechnung sind – das System muss dies selbstverständlich im Blick behalten.

Sind Sie jetzt auf dem Weg zu einem besseren Cashflow?

Sie können nun überlegen, wie Ihre Kanzleilösung Ihnen einen breiteren Überblick und bessere Entscheidungsgrundlagen liefern sollte. Wie wäre es mit einem Cockpit, das aktive Fälle, die abrechnungsbereiten Positionen je Fall, den Fallverantwortlichen sowie die erfassten Stunden und Auslagen zeigt?

Oder vielleicht mit einem Genehmigungsworkflow für die Rechnungsstellung. Wir haben viele gute Ideen, wie Ihre Kanzleilösung Ihren Arbeitsalltag unterstützen kann.

Beginnen wir aber damit, dass Abakion Legal Ihren Abrechnungsprozess beschleunigt und sicherstellt, dass Rechnungen immer vollständig sind und Ihre Mandanten pünktlich zahlen. Dann sind Sie auf dem besten Weg zu einem besseren Cashflow.

Rechnungskontrolle in Abakion Legal

Die Rechnungskontrolle ist ein Bereich, in dem Sie als Jurist sehr viel Zeit sparen können.

Wir stellen uns vor, Sie sitzen in Ihrem Ferienhaus und prüfen Rechnungen am Laptop. Sie brauchen keine Zettel. Sie arbeiten direkt im Browser.

Weniger gebundenes Kapital

Leider ist die Rechnungsstellung in vielen Kanzleien noch immer ein zeitaufwendiger manueller Prozess.

Das bedeutet leider auch, dass zu selten abgerechnet wird, wodurch ganz unnötig mehr Kapital gebunden ist. Die Juristen warten viel zu lange mit der Abrechnung gegenüber dem Mandanten; bei langen Abständen vergessen Mandanten leider, wie zufrieden und glücklich sie waren, was zu mehr Rückfragen und Einwänden gegen die Rechnungen führt.

Weniger Papier

Bei der monatlichen Abrechnung vieler Kanzleien bekommen die Juristen einen großen Papierstapel auf den Schreibtisch, den sie durchgehen müssen. Das ist Handarbeit. Und erst nachdem Sie Ihre Anmerkungen auf den Rechnungen gemacht haben, kann die Buchhaltung buchen.

In Abakion Legal haben wir das Papier abgeschafft und die Rechnungskontrolle zu einer App in Outlook gemacht. So können Sie Rechnungen ohne Papierstapel freigeben.

Ein Kunde berichtet, allein mit dieser Funktion eine Million dänische Kronen pro Jahr zu sparen.

Mehr Automatisierung

Mit der Rechnungskontrolle in Abakion Legal erzeugt das System fortlaufend und automatisch Rechnungsvorschläge – rund um die Uhr. Wann immer Sie Rechnungen versenden möchten, liegen die Daten im Finanzsystem bereit. Sie müssen nicht warten.

Sie können für Mandanten Kriterien zu Häufigkeit und Mindestbetrag festlegen und das System automatisch Rechnungsvorschläge erzeugen lassen, sobald die Kriterien erfüllt sind. Anschließend können Sie Honorare, Auslagen, Texte usw. per Smartphone oder PC anpassen, die Rechnungen schließlich freigeben und die Buchhaltung oder das Sekretariat die Rechnungen buchen und an die Kunden versenden lassen.

Juristen müssen an diesem Prozess nicht unbedingt beteiligt sein. Ihre Zeit ist in abrechenbaren Fällen besser investiert.

Vergessen Sie tagelange Arbeit an Rechnungen, insbesondere im Dezember, wenn alle prüfen und freigeben müssen.