Compliance und rechtliche Anforderungen
Mit Abakion Legal erhalten Sie eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung, die von Microsoft in einem eigenen Rechenzentrum betrieben wird.
Das ist ein entscheidender Aspekt, denn Microsoft übernimmt einen sehr großen Teil der Verantwortung für Sicherheit und Compliance. Sie erhalten selbstverständlich eine Lösung, die den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht – und da es sich um eine Software-as-a-Service-Lösung handelt, stehen Microsoft und Abakion gemeinsam dafür ein, dass Ihre Lösung auch künftig die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Rechtliche Anforderungen
Abakion Legal wird von Microsoft verifiziert, was garantiert, dass die Lösung die Anforderungen und Standards von Microsoft erfüllt. Microsoft bietet Abakion Legal in seinem App-Store, Microsoft AppSource, an.
Sie werden feststellen, dass Ihre Abakion-Legal-Lösung stets auf dem neuesten Stand ist und laufend neue Funktionen in der Lösung verfügbar werden – ohne dass Sie etwas dafür tun müssen und ohne dass es Sie Ausfallzeiten kostet.
Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates für Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Lösung, auf der Abakion Legal aufbaut. Und selbstverständlich zieht Abakion nach und veröffentlicht neue Versionen, die die neuen Möglichkeiten der Microsoft-Lösung nutzen.
Zusätzlich zur laufenden Bereitstellung neuer Funktionen in Ihrer Business-Central-Lösung sorgt Abakion Legal dafür, dass die kanzleispezifischen Teile der Lösung jederzeit aktuell und konform sind. Sie müssen nie lange auf Updates warten, und Sie erhalten sie völlig automatisch.
Sicherheit
Die Microsoft-Dynamics-365-Lösung läuft im Rechenzentrum von Microsoft, einer der sichersten Umgebungen in der IT – sowohl hinsichtlich Zuverlässigkeit als auch Schutz vor Hackerangriffen.
Sie müssen sich nicht länger allein auf Ihre Teilzeit-IT-Mitarbeiter verlassen. Mit Abakion Legal haben Sie außerdem Microsofts Heer von Sicherheitsexperten im Rücken, die die Systemsicherheit ständig überwachen.
Microsoft übernimmt nicht nur einen großen Teil der Verantwortung für die Sicherheit, sondern Sie können auch selbst wählen, wie viel Sicherheit Sie aktivieren möchten. Dazu gehört unter anderem die Multi-Faktor-Authentifizierung, bei der Sie nur mit einem Passwort und einer App auf Ihrem eigenen Telefon auf das System zugreifen können.
Sie können auch selbst entscheiden, ob das System eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre E-Mails aktiviert, sodass E-Mails mit Anhängen immer eine Sicherheitsprüfung durchlaufen, bevor sie durch das System gelassen werden.
Die Lösung Abakion Legal folgt selbstverständlich den Passwortrichtlinien von Microsoft, sodass Sie automatisch regelmäßig aufgefordert werden, Ihr Passwort zu ändern.
Um die Sicherheit in Ihrer Microsoft-Dynamics-365-Lösung weiter zu erhöhen, können Sie mit Abakion Legal Ihre Benutzerberechtigungen außerdem so abstimmen, dass Fälle bis hinunter auf Benutzerebene als geheim eingestuft werden können und die Vertraulichkeit einzelner Fälle jederzeit gewahrt bleibt.
Um die Vertraulichkeit einzelner Fälle sicherzustellen, können Sie selbstverständlich auch Aktivitäten nachverfolgen, sodass Sie stets im Blick behalten, wer welche Mandanten eingesehen, wer Dokumente bearbeitet oder sich an Systemen angemeldet hat usw.
Mandanten-/Fallaufnahme
Das Anlegen neuer Mandanten, Fälle und Beteiligter umfasst Aufgaben wie Geldwäscheprävention, Compliance, DSGVO und Interessenkonfliktprüfungen – und das durchläuft in einer Kanzlei oft viel zu viele Hände. Es ist zeitaufwendig und wird weder qualitätsgesichert noch ordentlich nachverfolgt.
Mit Abakion Legal können Sie Ihre Prozesse zur Mandanten-/Fallaufnahme systematisieren und erhalten Unterstützung bei der einheitlichen Erfassung, Validierung, Nachverfolgung und Statusüberwachung der einzelnen Schritte in den Prozessen – ohne denjenigen das Leben schwer zu machen, die nachverfolgen müssen, denn sie werden durch die Prozesse geführt und bei allem erinnert.
Zur Unterstützung der Compliance bietet Abakion Legal Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie bei allen compliance-relevanten Erfassungen unterstützen, und es gibt sogar Vorlagen für verschiedene Mandantentypen, die die Arbeit erleichtern.
Die wichtigsten Informationen zum Anlegen eines Falls sollten schnell und einfach erfasst werden können, aber auch sicher. Ihre Abakion-Legal-Lösung stellt daher auch sicher, dass Sie die richtige Dokumentation darüber haben, wer in welchen Fällen was getan hat, sodass Sie Ihren Compliance-Pflichten stets nachkommen.
DSGVO-Konformität
Abakion Legal hilft Ihnen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Ohne Zweifel hat die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) erhebliche Auswirkungen auf die Überwachung und Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen.
Zur Löschung anstehende Fälle
Wir liefern Ihnen eine Liste der Fälle, in denen die letzte Aktivität länger als eine bestimmte Zeitspanne zurückliegt. Unter „Aktivität“ verstehen wir hier Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung, Rechnungsstellung oder Archivierung. So behalten Sie leicht den Überblick, welche Fälle aus Ihrem System gelöscht werden können, damit Sie keine zu alten Daten speichern.
Zur Löschung anstehende Beteiligte
Wir liefern Ihnen außerdem eine Liste der Beteiligten, die über einen bestimmten Zeitraum an keinem Fall mit Aktivitäten beteiligt waren. Mit dieser Liste können Sie die Daten inaktiver Beteiligter einfach löschen.
Auskunftsersuchen
Mit dieser Funktion können Sie alle personenbezogenen Daten und Dokumente zu einer bestimmten Person exportieren. Die Funktion erleichtert es Ihrem Unternehmen, die Transparenz- und Datenschutzanforderungen der DSGVO zu erfüllen, sodass Sie einer Person leicht einen Überblick über die zu ihr erhobenen Daten geben können.
Löschersuchen
Sie erhalten außerdem eine Funktion, mit der Sie Daten zu einer Person löschen oder anonymisieren können. Die Funktion lässt Sie steuern, welche Daten gelöscht und welche anonymisiert werden. Diese Funktion unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutzanforderung der DSGVO, wonach Personen das Recht haben, ihre Daten löschen zu lassen.
Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag
Als unser Kunde erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Unterauftragsverarbeitungsvertrag von Microsoft, sofern Sie in Azure hosten. Ein vollständiges Verzeichnis der personenbezogenen Daten, auf die wir im System Ihres Unternehmens Zugriff haben, wird als Anhang beigefügt.
Ihr Unternehmen kann dieses Verzeichnis selbstverständlich gerne auf seinem eigenen Weg zur DSGVO-Konformität verwenden.
Möchten Sie Ihre Datensicherheit erhöhen?
Zusätzlich zu den DSGVO-Funktionen von Abakion Legal haben wir eine Reihe von Add-ons entwickelt, die Sie erwerben können, wenn Sie die Datensicherheit Ihres Unternehmens erhöhen möchten.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Dieses Produkt bietet zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung an einem Remote-Desktop.
SecureMail
Diese Lösung von FuseMail erleichtert Ihnen das Senden und Empfangen sicherer E-Mails.
Mandantenportal
Das Mandantenportal ermöglicht Ihnen den sicheren Austausch von Dokumenten mit Ihren Mandanten.