Gestión de casos y cumplimiento normativo con Microsoft Teams

Reúnase con su cliente en Microsoft Teams. Con Abakion Legal dispone de numerosas herramientas para Teams, de modo que puede gestionar el diálogo interno y externo en Teams, de forma segura y conforme al RGPD.

Cuando utiliza Teams para reunirse con clientes, hay una parte interna y una parte externa, así que no tiene que cambiar constantemente de aplicación.

Dispone de un espacio interno que el cliente no puede ver, donde puede abrir todos los documentos y chatear con sus compañeros. Mucha gente considera que el correo electrónico es demasiado pesado para las conversaciones y prefiere un chat en Teams.

También dispone de una sala en la que puede mantener la conversación con su cliente, compartir documentos, etc. Esta sala está totalmente cifrada y cumple con el RGPD, y eso es muy importante. Si la conversación con su cliente tiene lugar en Teams, evita enviar un correo electrónico seguro. Una ventaja de no usar el correo electrónico es que el 80 % de todas las fugas de datos se deben a correos enviados al destinatario equivocado. Es una fuente de errores que puede eliminar por completo.

Cifrado de Teams para un cumplimiento total

Teams también puede ayudarle a cumplir los requisitos normativos. Por ejemplo, si necesita recibir un escaneo del carné de conducir del cliente, esto, por supuesto, no puede hacerse por correo electrónico ni por correo postal ordinario. Es obligatorio que esté cifrado. Y eso se resuelve fácilmente en Teams, porque la sala de Teams está cifrada.

Un aspecto atractivo de Teams es que es posible que ya tenga acceso a él si dispone de Office 365. Entonces ni siquiera tiene que pagar de más por una plataforma de diálogo cifrada, conforme al RGPD e integrada con la solución de su despacho de abogados.

Gestión documental con Microsoft Sharepoint

Acceda a los documentos y trabaje con ellos de la mejor forma posible, con o sin conexión.

En la gestión documental, lo interesante no es qué sistema gestiona los documentos, sino las posibilidades que se abren en su trabajo diario.

Puede estar en el juzgado y tener todos los documentos del caso en su PC o iPad.

Cuando está de viaje, puede llevarse el caso consigo sin conexión.

Sin conexión de red, puede seguir trabajando en el caso y sincronizarlo cuando vuelva a la oficina.

La solución

Desde el punto de vista técnico, lo que le ofrece estas posibilidades es un sistema de gestión documental. Con frecuencia utilizamos Microsoft SharePoint, pero también puede ser otro sistema documental. Abakion Legal está abierto a utilizar muchos sistemas documentales distintos. Lo interesante de Microsoft SharePoint es que muchas empresas ya tienen acceso a él como parte de Office 365, en cuyo caso no cuesta nada.

Más vale aprovechar algo que ya ha pagado.

El escritorio remoto es historia

Con Abakion Legal ya no necesita un escritorio remoto.

Casi a nadie le gusta usar un escritorio remoto en su ordenador. No es especialmente eficiente. Si ahora tiene que usar el escritorio remoto en su trabajo, le alegrará saber que con Abakion Legal no lo necesitará.

¿Por qué hace falta un escritorio remoto?

La necesidad de un escritorio remoto surge porque la solución de su despacho de abogados es una aplicación alojada en un centro de datos.

Ningún despacho quiere mantener su propio servidor en el sótano. Tendría que contratar personal de TI para mantener el hardware. La gran mayoría opta por externalizar esta tarea de mantenimiento a un socio de alojamiento.

De este modo, es el socio de alojamiento quien opera la solución de su despacho, y usted accede a ella mediante un escritorio remoto que le conecta con la solución, porque en términos puramente prácticos esta se encuentra en otro lugar, es decir, en la empresa de alojamiento y no en su sótano.

Los abogados suelen tener muchos sistemas abiertos

El único inconveniente es que los abogados siempre tienen una gran cantidad de programas abiertos al mismo tiempo.

Probablemente no sea raro que tenga 14 sesiones de navegador, 10 documentos de Word y 8 documentos PDF abiertos a la vez, y por eso no funciona demasiado bien tener que alternar constantemente con un escritorio remoto para colaborar con sus compañeros.

Con Abakion Legal, utiliza la solución del despacho en un navegador normal y encaja fácilmente en su trabajo diario. Y el escritorio remoto es historia.

Mejor flujo de caja en el despacho de abogados

¿Cómo se mejora el flujo de caja de un despacho de abogados? En realidad es bastante sencillo…

Hay que facturar con frecuencia y los clientes tienen que pagar a tiempo. Sin embargo, en la práctica no es tan simple.

Hay muchísimas medidas que puede tomar para optimizar el flujo de caja, y la gran mayoría de los despachos apenas aprovecha esas posibilidades, o no lo hace en absoluto.

¿Con qué frecuencia envía facturas?

Comprobamos que, cuando los despachos dicen emitir facturas «con frecuencia», se refieren como máximo a una vez al mes. También hemos encontrado muchos despachos que facturan con menos frecuencia.

Es evidente que esto tiene un gran impacto en el flujo de caja; parece algo básico, pero para muchísimos despachos es la mejora más sencilla de aplicar.

Enseguida volveremos sobre cómo puede empezar a facturar con más frecuencia, porque hay otra pregunta básica que reclama una respuesta:

¿Ha incluido todo en la factura?

Si olvida algunas horas o algunos gastos, tardará más en cobrar del cliente. Y los gastos provocan un dolor de cabeza adicional en el flujo de caja. Al fin y al cabo, no se trata solo de tasas de aparcamiento.

Los gastos pueden ser costas judiciales o impuestos de timbre, en cuyo caso puede que le adeuden mucho dinero que no aparecerá en su saldo hasta que facture al cliente a final de mes… A menos que olvide incluir los gastos en la factura y pase otro mes.

Necesita un flujo de trabajo establecido, para que la calidad de su facturación no dependa de la autodisciplina ni de una buena memoria, y los flujos de trabajo establecidos son precisamente el punto fuerte de un buen sistema informático.

En primer lugar, debe decidir qué quiere.

¿Con qué frecuencia quiere crear facturas?
¿Con qué frecuencia quiere facturar honorarios y gastos?

Si es ambicioso en sus respuestas, el sistema informático puede asumirlo con facilidad. Una vez configurado con los criterios deseados, su sistema estará listo para apoyar sus procesos, haciendo que facturar con frecuencia sea sencillo.

Lista de facturación generada automáticamente

Imagine recibir cada semana una lista de los casos con más de diez horas de trabajo o con gastos importantes registrados, y poder usar esas listas para facturar a los clientes de forma continua.

Menos consultas y pago rápido

Recibirá menos consultas sobre facturas de sus clientes, porque aún recuerdan lo que hizo por ellos la semana pasada, y a menudo cobrará antes, porque es más fácil obtener un pago rápido de muchas facturas pequeñas que de una grande.

Menos tiempo dedicado a facturar

La tarea resulta más fácil porque solo tiene que pensar una semana atrás, y el sistema reúne los datos subyacentes por usted. Eso significa que no tendrá que dedicar tanto tiempo a responder preguntas aclaratorias sobre sus horas trabajadas, ni a facturar.

Cómo simplificar el registro de gastos

¿Registra todas sus horas en los casos correctos el mismo día y lo incluye todo? ¿O espera unos días? ¿Y puede entonces recordar exactamente qué estuvo haciendo en un caso concreto durante un cuarto de hora el miércoles pasado?

El sistema informático solo puede ayudarle con la facturación si usted se asegura de que tiene datos con los que trabajar. Si tarda en registrar sus horas, las facturas también se enviarán más tarde o, en el peor de los casos, no se enviarán.

Consiga que los clientes paguen a tiempo

Lo más inteligente es, por supuesto, dejar que Abakion Legal recoja por sí mismo los datos necesarios como parte de su flujo de trabajo.

Por ejemplo, cuando envía un documento a su cliente, en el mismo flujo de trabajo en Outlook registra a qué caso corresponde y cuántas horas deben registrarse. Lo importante es que no tenga que volver más tarde a registrar sus horas.

También debe asegurarse de que los clientes paguen a tiempo. Su flujo de caja se resiente si los clientes pueden pagar tarde sin consecuencias y quizá incluso sin que nadie se dé cuenta. Aquí es donde la solución de su despacho vuelve a entrar en escena y puede ayudarle.

Abakion Legal registra qué clientes realizan pagos y los concilia con sus facturas. Con base en ello, el sistema puede mostrarle rápidamente qué facturas no se están pagando a tiempo, para que pueda reaccionar.

El sistema también necesita un procedimiento de recordatorios que pueda activarse automáticamente. Los clientes deben saber que usted controla si pagan a tiempo. Esto es lo básico, pero su sistema puede ser aún más proactivo.

El sistema puede mostrarle qué clientes pagan a tiempo, o quizá por adelantado, y cuáles suelen pagar tarde. Así puede reclamar de forma proactiva a los malos pagadores habituales.

También puede variar los plazos de pago, los umbrales de facturación o los procedimientos de recordatorio según lo bien que pague cada cliente.

Con inteligencia artificial, Abakion Legal puede incluso predecir qué clientes no pagarán a tiempo en el futuro. El sistema reconoce con un grado de certeza impresionante los patrones que indican a un mal pagador.

Procedimientos de recordatorio amables

Los procedimientos de recordatorio suelen ser un tema casi tabú en el sector jurídico. Los despachos quieren mantener una buena relación con sus clientes y evitar malestar. ¿Hasta qué punto quiere apretar las tuercas a sus clientes cuando no pagan a tiempo?

Por eso, nuestra primera sugerencia es que envíe los recordatorios con el contable como remitente. De este modo, el contable, una figura sin rostro, puede ser estricto con los clientes mientras usted mantiene su relación positiva. Como ya hemos mencionado, también puede optar por enviar recordatorios solo a los clientes que hayan superado varias veces las condiciones de pago. Abakion Legal también puede ayudarle con esto.

Muy pocos despachos aplican intereses o comisiones por recordatorio. Algunos lo incluyen en sus condiciones generales sin esperar realmente aplicarlo en la práctica. Si lo desea, Abakion Legal puede ayudarle a hacerlo, incluso limitándose a indicarlo en la factura sin cobrarlo en la práctica.

Hablando de procedimientos de recordatorio, también es importante que el sistema pueda registrar cuándo el cliente ha impugnado una factura. Es importante no enviar recordatorios si está dialogando con el cliente sobre los detalles de una factura, por lo que el sistema debe, por supuesto, llevar un control de ello.

¿Va ya camino de un mejor flujo de caja?

Ahora puede plantearse cómo debe ofrecerle la solución de su despacho una visión más amplia y mejor información para actuar. ¿Qué le parece un panel de control con los casos activos, los elementos listos para facturar de cada caso, el responsable del caso y las horas y gastos registrados?

O quizá un flujo de aprobación para la facturación. Tenemos muchas buenas ideas sobre cómo la solución de su despacho puede apoyar su actividad diaria.

Pero empecemos por que Abakion Legal acelere su proceso de facturación y garantice que las facturas estén siempre completas y que sus clientes paguen a tiempo. Entonces estará bien encaminado hacia un mejor flujo de caja.

Control de facturas en Abakion Legal

El control de facturas es un área en la que, como abogado, puede ahorrar muchísimo tiempo.

Nos lo imaginamos sentado en su casa de vacaciones, revisando facturas en el portátil. No necesita papeles. Simplemente trabaja directamente en un navegador.

Menos dinero inmovilizado

Por desgracia, en muchos despachos la facturación sigue siendo un proceso manual que consume mucho tiempo.

Y, por desgracia, eso también significa que se factura con muy poca frecuencia, lo que inmoviliza más dinero de forma totalmente innecesaria. Los abogados esperan demasiado antes de facturar al cliente; por desgracia, cuando el intervalo es largo, los clientes tienen tiempo de olvidar lo satisfechos y contentos que estaban, lo que genera más consultas y objeciones a las facturas.

Menos papel

En muchos despachos, la facturación mensual funciona así: los abogados reciben una gran pila de papel en sus escritorios que deben revisar. Esto implica trabajo manual. Y, una vez que ha hecho sus anotaciones en las facturas, el contable puede contabilizarlas.

En Abakion Legal hemos eliminado el papel y hemos convertido el control de facturas en una aplicación en Outlook. De este modo, puede aprobar facturas sin la pila de papel.

Tenemos un cliente que afirma ahorrar un millón de coronas danesas al año solo con esta función.

Más automatización

Con el control de facturas de Abakion Legal, el sistema genera propuestas de factura de forma continua y automática, todo el tiempo. Siempre que quiera enviar facturas, los datos están listos en el sistema financiero. No tiene que esperar.

Puede definir criterios en los clientes en cuanto a frecuencia e importe mínimo, y dejar que el sistema genere automáticamente propuestas de factura cuando se cumplan los criterios. Después puede ajustar honorarios, gastos, textos, etc. desde su teléfono o PC y, por último, aprobar las facturas y dejar que el contable o el secretario las contabilice y las envíe a los clientes.

Los abogados no tienen por qué participar necesariamente en este proceso. Su tiempo se aprovecha mejor en casos facturables.

Olvídese de dedicar varios días a las facturas, especialmente en diciembre, porque todos deben revisar y aprobar.