Cumplimiento normativo y requisitos legales

Con Abakion Legal obtiene una solución de software como servicio en la nube, operada por Microsoft en su propio centro de datos.

Este es un aspecto clave, porque Microsoft asume gran parte de la responsabilidad tanto de la seguridad como del cumplimiento normativo. Por supuesto, obtiene una solución que cumple los requisitos legales actuales y, al tratarse de una solución de software como servicio, Microsoft y Abakion se comprometen conjuntamente a que su solución también cumpla los requisitos legales en el futuro.

Requisitos legales

Abakion Legal está verificada por Microsoft, lo que garantiza que la solución cumple los requisitos y estándares de Microsoft. Microsoft ofrece Abakion Legal en su tienda de aplicaciones, Microsoft AppSource.

Comprobará que su solución Abakion Legal está siempre actualizada y que las nuevas funciones llegan de forma continua, sin que usted tenga que hacer nada y sin que le cueste tiempo de inactividad.

Microsoft publica actualizaciones periódicas de Microsoft Dynamics 365 Business Central, la solución sobre la que está construida Abakion Legal. Y, por supuesto, Abakion hace lo propio y publica nuevas versiones que aprovechan las nuevas posibilidades de la solución de Microsoft.

Además del suministro constante de nuevas funciones en su solución de Business Central, comprobará que Abakion Legal mantiene siempre actualizadas y conformes las partes de la solución relacionadas con la práctica jurídica. Nunca tendrá que esperar mucho por las actualizaciones, y las recibirá de forma totalmente automática.

Seguridad

La solución de Microsoft Dynamics 365 se ejecuta en el centro de datos de Microsoft, uno de los entornos de TI más seguros tanto por su fiabilidad como por su protección frente a ataques.

Ya no tiene que conformarse con su personal de TI a tiempo parcial. Con Abakion Legal, también cuenta con el ejército de expertos en seguridad de Microsoft, que supervisan constantemente la seguridad del sistema.

Microsoft no solo asume gran parte de la responsabilidad de la seguridad, sino que usted también puede elegir cuánta seguridad desea activar. Esto incluye, entre otras cosas, la autenticación multifactor, que significa que solo puede acceder al sistema mediante una contraseña y una app de su propio teléfono.

También puede decidir si el sistema activará una capa adicional de seguridad en su correo electrónico, de modo que los correos con archivos adjuntos pasen siempre por un control de seguridad antes de poder entrar en el sistema.

Por supuesto, la solución Abakion Legal sigue los estándares de la política de contraseñas de Microsoft, lo que significa que se le pedirá automáticamente que cambie la contraseña con frecuencia.

Para reforzar la seguridad de su solución de Microsoft Dynamics 365, con Abakion Legal también puede ajustar los permisos de usuario para que los asuntos puedan clasificarse como secretos hasta el nivel de usuario, manteniendo en todo momento la confidencialidad de cada asunto.

Para garantizar la confidencialidad de cada asunto, también es posible, por supuesto, realizar un seguimiento de las actividades, de modo que siempre sepa quién ha consultado qué clientes, quién ha editado documentos o quién ha iniciado sesión en los sistemas, etc.

Alta de clientes/asuntos

Crear nuevos clientes, asuntos y partes conlleva tareas como la prevención del blanqueo de capitales, el cumplimiento normativo, el RGPD y las comprobaciones de conflicto de intereses, y con frecuencia esto pasa por demasiadas manos en un despacho de abogados. Requiere mucho tiempo y no cuenta con aseguramiento de calidad ni con un seguimiento adecuado.

Con Abakion Legal puede sistematizar sus procesos de alta de clientes/asuntos y obtener ayuda para el registro coherente, la validación, el seguimiento y el control del estado de cada uno de los pasos que deben realizarse en los procesos, sin amargarle la vida a quienes tienen que hacer el seguimiento, porque se les guiará a lo largo de los procesos y se les ayudará a recordarlo todo.

Para ayudar con el cumplimiento normativo, Abakion Legal ofrece guías paso a paso que le ayudarán con todos los registros relevantes para el cumplimiento, e incluso hay plantillas para distintos tipos de clientes que facilitan el trabajo.

Proporcionar la información más esencial para crear un asunto debe ser rápido y sencillo, pero también seguro. Por ello, su solución Abakion Legal también garantiza que disponga de la documentación adecuada sobre quién ha hecho qué en cada asunto, de modo que siempre cumpla sus obligaciones de cumplimiento normativo.

Asuntos listos para eliminar

Le ofrecemos una lista de los asuntos cuya última actividad se produjo hace más de un determinado periodo de tiempo. Por «actividad» entendemos aquí el registro de tiempo, la gestión de documentos, la facturación o el archivo. De este modo, puede saber fácilmente qué asuntos pueden eliminarse de su sistema para no conservar datos demasiado antiguos.

Partes listas para eliminar

También le ofrecemos una lista de las partes que no han participado en ningún asunto con actividad durante un determinado periodo de tiempo. Esta lista le facilita borrar los datos de las partes inactivas.

Solicitud de acceso

Esta función le permite exportar todos los datos y documentos atribuibles a una persona determinada. Facilita que su empresa cumpla los requisitos de transparencia y privacidad del RGPD, de modo que pueda ofrecer fácilmente a una persona un resumen de los datos que ha recopilado sobre ella.

Solicitud de supresión

También dispone de una función que le permite eliminar o anonimizar los datos de una persona. La función le permite controlar qué datos se eliminan y cuáles se anonimizan. Esta función le ayudará a cumplir el requisito de privacidad del RGPD según el cual las personas tienen derecho a que se supriman sus datos.

Su acuerdo de tratamiento de datos

Como cliente nuestro, dispondrá de un acuerdo de tratamiento de datos y de un acuerdo de subencargo del tratamiento de datos de Microsoft, para quienes tengan el alojamiento en Azure. Se adjuntará como anexo un inventario completo de los datos personales a los que tenemos acceso en el sistema de su empresa.

Su empresa puede, por supuesto, utilizar con total libertad este inventario en su propio camino hacia el cumplimiento del RGPD.

¿Necesita reforzar la seguridad de sus datos?

Además de las funciones del RGPD de Abakion Legal, hemos desarrollado varios complementos que puede adquirir si desea reforzar la seguridad de los datos de su empresa.

Autenticación multifactor

Este producto ofrece seguridad adicional al iniciar sesión en un escritorio remoto.

SecureMail

Esta solución de FuseMail le facilita enviar y recibir correos electrónicos seguros.

Portal de clientes

El portal de clientes le permite intercambiar documentos de forma segura con sus clientes.