Lärdomar av ett mallbaserat Business Central-projekt

När Tabellae bestämde sig för att överföra sina ERP-lösningar i Danmark, Norge och Sverige till Microsoft Dynamics 365 Business Centralvalde de ett intensivt migreringsprojekt. Stefan Reina var ansvarig för projektet, och här berättar han om sina lärdomar och ger några tips.

Stefan Reina, COO, Tabellae

Tabellae använde e-conomic i Danmark, Fortnox i Sverige och Tripletex i Norge, och de ville migrera allt detta till Dynamics 365 Business Central.

De valde det mallbaserade projektformatet Unbox, vilket innebar att arbetet faktiskt kunde slutföras på ett par veckor. Läs mer om Unbox här.

Varför välja ett intensivt projekt?

“Intensivprojektet var attraktivt för oss eftersom det är ett styrt projektformat med ett fast pris. Det faktum att det var ett projekt med fast pris var mycket tilltalande. , säger Stefan Reina, som är COO på Tabellae.

“Tanken bakom ett intensivt schema är riktigt bra. Jag tycker att de processer som ingår i projektet är riktigt väl utformade.

“Vår inställning och vårt förhållningssätt gjorde det också lätt för oss att välja ett standardprojekt. Vi vill egentligen inte ha några anpassningar gjorda. Vi känner att vi är ett företag med relativt enkla processer och vi är vana att använda standardsystem ändå, så vi hade inga betänkligheter att välja ytterligare ett standardsystem.

Fokusera på projektets omfattning redan från början

Ett projekt på Unbox omfattar utbildning, installation, datamigrering – allt som behövs för att gå live, faktiskt.

Men det berodde också på att Tabellae var beredda att följa mallarna. Detta innebar att Tabellae fick en standardkontoplan och ett standardupplägg och att projektet genomfördes enligt en strikt mall.

Så vad gör du om du behöver saker som faller utanför ramen för Unbox -projektet?

“För oss var abonnemangshantering det enda som lösningen inte kunde göra som standard. Vi säljer programvaruabonnemang och vi måste hantera servicenivåavtal och underhållsavtal. Det täcks inte av standardsystemet, men det var vi medvetna om redan från början”, säger Stefan Reina.

“I själva verket tog processen hänsyn till det. Projektet Unbox inleddes med ett möte där Abakion gick igenom ett mycket strukturerat frågeformulär för att klargöra allt och fånga upp sådant som kanske inte täcktes av standardprojektet. Sedan kunde vi välja hur vi ville hantera det.

“Vi valde att gå live med standardlösningen – och senare kommer vi att genomföra en andra fas för att lägga till abonnemangshantering.

“Vi fick sedan reda på att lösningen faktiskt kan göra mycket av det vi behöver, så fas 2 kanske inte blir riktigt så mycket jobb som vi förväntade oss. Vilket naturligtvis är helt okej.

Några tips om du funderar på att göra en Unboxing

“Vi var nöjda med det intensiva projektformatet, eftersom det är riktigt välstrukturerat. Men det är klart att det intensiva schemat också sätter press på en.

“Att leva i tre länder samtidigt var förmodligen en dålig idé. Jag skulle råda andra att ta ett land i taget. Vi borde ha gjort Danmark först och byggt upp kompetens och erfarenhet i den danska organisationen, som sedan kunde ha hjälpt kollegorna i de andra länderna, ett i taget. Det skulle ha varit smartare.

Jag tror också att det är stor skillnad på att komma från Navision och att komma från ett annat system. Om man är van att använda Navision är det nya Business Central relativt lätt att lära sig, eftersom användargränssnittet och processerna är bekanta.

“Vi kom från e-conomic i Danmark och andra lösningar i Sverige och Norge. Det kräver lite mer utbildning och förtrogenhet. Om du inte kommer från Navision-världen är det en omvandlingsprocess, eftersom personalen måste lära sig att använda ett helt annat system. Man måste se till att de nödvändiga resurserna tilldelas internt och låta personalen ta den tid de behöver.

När projektet väl har kommit igång…

Sammantaget skulle Stefan Reina gärna rekommendera ett intensivt projekt till andra.

“Jag tycker att Unbox är ett lysande sätt att arbeta. Jag skulle rekommendera det till andra när som helst. Det är imponerande att de kan paketera allt som mallar, följa en bestämd process och hålla sig till standardlösningen – och göra det till ett fast pris.

“Men jag skulle också råda andra företag att inte stirra sig blinda på priset. Det var logiskt för oss att komplettera med ytterligare utbildning, eftersom vi kom från olika lösningar.

“Använd de inledande aktiviteter som är inbyggda i processen för att bedöma om något behöver läggas till i projektet. Det är värt att lägga tid på detta i början, för när projektet väl kommer igång är tempot högt.

ERP – read more

Prices and subscriptions
Calculate your own price using the calculator to see what your next ERP-project will cost.

All about Business Central
Learn about the ERP solution from Microsoft – and calculate and buy your subscription.

The 2-week migration project
With Abakion Unbox, you can migrate to Dynamics 365 Business Central in less than 2 weeks. Full service – no DIY.

Apps for Business Central
Expand the functionality of Business Central by deploying apps from Microsoft AppSource on your own.

Tabellae specialiserar sig på dokumentutskrifter
Tabeller

Tabellae är ett implementeringsföretag som specialiserar sig på Output Management-lösningar baserade på Lasernet.

Tabellae finns representerat i Danmark, Norge, Sverige samt i USA.

tabellae.com

Stefan Reina

Stefan Reina är Chief Operations Officer (COO) och partner på Tabellae, där han har arbetat sedan 2010.

Besök Stefan på LinkedIn