Se vad advokatbyråer kommer att behöva från sin IT i framtiden

By: Lars Houmann, CTO, Abakion
» Lars on Linkedin

Abakion bjöd in ett antal av Danmarks största advokatbyråer till ett IT-inspirationsmöte för att få en förståelse för advokaternas ambitioner för sin IT, både nu och i framtiden.

De praktiker som deltog ligger i framkant av den tekniska utvecklingen och har mycket specifika krav och utmaningar på IT-fronten, särskilt inom områdena tidsregistrering, fakturering och rapportering. Du kan läsa mer om dem här.

Flera av de stora advokatbyråerna kom för att delta i dagens samtal, som ägde rum på Vibenshuset i Köpenhamn.

Bland de deltagande byråerna fanns Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner med flera.

Dagen hade ett framtidsinriktat tema som kretsade kring intern och extern dokumentdelning, fakturakontroll och frågan om de komplexa processerna för tidsregistrering, fakturering och rapportering kan effektiviseras.

Ämnen som vi tycker är viktiga i det dagliga juridiska arbetet.

Sessionen inleddes av representanter från Microsoft, som deltog av två skäl: för att presentera förbättringarna i aprilversionen av Dynamics 365, och för att höra om de utmaningar som den juridiska branschen står inför så att de kan ta hänsyn till dem.

Övergången till kunddikterad rapportering

När representanter för de olika advokatbyråerna tog till orda var det en sak som det rådde enighet om, nämligen att faktureringsprocessen fortfarande tar mycket tid i anspråk – även i företag som redan har automatiserat processen.

Det är fortfarande för mycket manuellt arbete med fakturering. Och detta trots att de stora advokatbyråerna har följt med i den tekniska utvecklingen och har intensifierat processen för länge sedan.

Systemen kan vanligtvis inte stödja alla de särskilda krav som följer med ett kundkontrakt, eftersom de saknar den nödvändiga flexibiliteten.

Allt fler jurister upplever att klienterna ställer allt fler krav på fakturering och rapportering, inklusive pris- och rabattstrukturer och olika typer av differentierade rabatter. Allt detta kan vara svårt att hantera i systemet.

Utmaningen uppstår därför att dessa saker ofta måste hanteras manuellt.

Av samma anledning är en av de saker som advokatbyråer ofta efterfrågar ett mer dynamiskt system med större flexibilitet och möjlighet att redigera och justera tidrapporter, specifikationer etc. under arbetets gång.

En anledning till detta är att en standard för hur fakturor ska se ut inte längre kan tas fram hur som helst.

Det innebär att advokaterna behöver agila system för att lyckas automatisera sin faktureringsprocess och samtidigt tillgodose klienternas IT-system och rapporteringskrav. Den rådande uppfattningen var att det därför inte är möjligt att använda en enda systemövergripande metod.

Flera olika metoder måste användas för att uppfylla alla de många krav som ställs av kunderna.

Så som organisation kan man mycket väl vilja förbättra effektiviteten genom att standardisera sina processer och införliva bästa möjliga flöde och enhetlighet i systemet. Men så länge ni måste ta hänsyn till klienternas system i senare led måste advokaternas system kunna spänna över hela spektrumet.

Konkurrensparametern för alla advokatbyråer handlar trots allt om förmågan att leverera ett helhetspaket till klienten.

Felaktigheter och avvikelser i tidsregistreringar

Akilleshälen för jurister är ofta förknippad med tidsregistrering. Detta blev tydligt vid mötet.

Tidsregistreringen måste vara snabb och enkel. Men den måste också vara korrekt och noggrann om den inte ska kräva korrigerande åtgärder.

Under en hektisk arbetsdag, när saker ofta görs i all hast, gör människor felregistreringar och inmatningar som är logiska för den person som gör dem, men inte alltid för andra inom eller utanför organisationen.

Det här är ett problem.

Det tar för mycket tid i anspråk i andra änden, när posterna ska användas för fakturering och rapportering.

Det är ineffektivt – och det är en beteendeutmaning som måste tas i beaktande.

Det ställer krav på de arbetsflöden som hjälper juristerna att hitta felregistreringar så tidigt som möjligt i processen. För om tidsregistreringen är korrekt och uppfyller klientens krav i övrigt kan advokaterna koncentrera sig på det juridiska arbetet – vilket är både vad de vill göra och vad de är bäst på.

Det är därför viktigt att alla är medvetna om dessa frågor.

Men den kvalitativa bedömningen av när ett ärende är redo för fakturering eller inte är inte bara en fråga om att införa några interna arbetsflöden inom organisationen. Det handlar också om att komma till en punkt där man kan bygga in screeningprocessen i systemet så att man minimerar den tid som går till spillo på faktureringen.

En verktygslåda för digitalt lärande, tack

I dagsläget har vi alltså att göra med både processer och system som bara delvis stödjer det önskade beteendet.

Det sätt på vilket vi idag förstår tidsregistrering måste därför utmanas.

Det handlar också om att göra det enkelt för personalen att vidarebefordra den information de har, när de har den, när den är tillgänglig och kan tillföra värde i den fortsatta processen. Därför efterlystes också ett digitalt arbetsflöde som kan föra processen framåt i stället för att stoppa den.

Exempel på sådan information kan vara: Vem är rätt fakturamottagare? När ska kunden faktureras? Vilken rabatt ska ges? När är budgeten på väg att överskridas?

Ett system som kan driva ett sådant faktureringsflöde står högt på advokatbyråernas önskelista som ett sätt att göra uppföljningen så effektiv som möjligt.

Så frågan är om det är troligt att en automatiserad faktureringsprocess kommer att uppnås.

Det fanns en allmän enighet bland advokatbyråerna om att det är det. Men det kräver att vi tänker i nya banor och tar hänsyn till beteendeaspekten.

Framtidens lösning för advokatbyråer

För att faktureringsprocessen ska bli så bra som möjligt bör tidsregistrering, fakturering och rapportering ses som en enda resa.

För närvarande finns det dock alltför många störande faktorer som försämrar effektiviteten i det önskade arbetsflödet.

Vissa advokatbyråer har börjat automatisera processen så långt det är möjligt – men det finns fortfarande utrymme för förbättringar. Effektiviteten i faktureringsprocessen hänger samman med behovet av att kunna uppfylla klienternas krav och samtidigt ha system som stöder det önskade faktureringsflödet.

Om maskininlärning, kognitiva tjänster och AI i framtiden kommer att kunna gå in och tillgodose advokatbyråernas behov utifrån det som advokater gör, får framtiden utvisa.

Under tiden kan du läsa mer om Abakion Legal, en lösning som är byggd för advokatbyråer och baserad på de senaste versionerna av Microsoft Dynamics 365 och SharePoint.