med hjälp av APPS
PLANERING &
TILLGÄNGLIGHET

Business Central expert
Detta är #4 av 8 artiklar om hur du kan täcka hela ditt företag med BUSINESS CENTRAL
– utan kundtillägg
– använder endast APPS
Uppfyll alla dina behov för PLANERING och hantering av TILLGÄNGLIGHET i BUSINESS CENTRAL.
I den här artikeln förklarar vi vad du bör kräva, hur du undviker anpassningar och vilka APPS du ska använda.
Vanligtvis handlar planering i grunden om att kunder vill köpa varor av oss, och vi vill se till att vi har tillräckligt många artiklar i lager, men vi vill inte heller ha fler artiklar i lager än vi kan sälja.
Lagerbindning kontra kundservice
Konflikten i planeringen står mellan lagerbindningen, det vill säga de pengar som är bundna i lagret, och servicenivån, det vill säga hur stor andel av försäljningsorderna vi kan leverera. Försäljningschefen vill ha en hög servicenivå och ekonomidirektören vill ha en låg lagerbindning.
Konflikten mellan lagerbindning och kundservicenivå är en planeringsklassiker.
Å ena sidan vill du att kunderna ska få en hög grad av leveranssäkerhet. Det innebär att man vill kunna leverera en vara så snabbt som möjligt när kunden efterfrågar den. Om du kan uppfylla alla kundens beställningar har du en servicenivå på 100%.
Det kräver att du har alla artiklar i lager i mycket stora kvantiteter.
Samtidigt vill man också ha så lite kapital som möjligt bundet i lager. Man vill inte ha varor i lager för länge, som binder kapital och blir föråldrade. En vanlig tumregel är att ett varulager kostar 20-25% per år. Om du har 10 miljoner bundet i lager kan det kosta dig 2 miljoner per år i lagerkostnader. Det är därför kapital bundet i lager är otroligt viktigt för din ekonomi.
Försäljningschefen vill ha en hög kundservicenivå för att göra kunderna nöjda, och han är inte intresserad av kapitalfrågor. Ekonomichefen vill ha en låg lagerbindning och är inte intresserad av kundservicenivån. Planeraren har till uppgift att hitta den rätta balansen.

Prognoser
Planering och tillgänglighet handlar om att kunna förutse vad kunderna kommer att köpa, så att vi kan köpa in och producera rätt varor – i rätt mängd – vid rätt tidpunkt. Planering är matematiskt komplicerat – även om vi bara köper och säljer varor.
Vi köper in varor i stora kvantiteter och i god tid för att få varorna till bästa pris. Det vi faktiskt tjänar pengar på är att vi tar risken genom att ha varan i lager så att den finns tillgänglig när kunden vill ha den.
Ju längre leveranstiden för produkten är och ju större partier vi måste köpa in produkten i, desto större är behovet av planering. Vi måste kunna förutse hur stort antal artiklar vi kommer att behöva. Om vi säljer till återförsäljare vill vi att de ska kunna prognostisera sin försäljning eller göra beställningar i god tid.
När en kund vill lägga en order skulle vi vilja kunna se vad som finns tillgängligt på lagret och reservera varorna för kunden.
» Bokningar och tilldelningar

Behållare
När vi köper in containrar som skickas från andra sidan jorden och tar lång tid på sig att komma fram, vill vi ha koll på exakt vad som finns i containern.
Om ankomsttiden ändras vill vi kunna ändra datumet för alla inköpsrader i containern, och då måste vi kunna planera vilka konsekvenser detta får.

MRP
Vi tillverkar en artikel som består av flera komponenter, och vissa av dessa komponenter tillverkas också av ett antal komponenter. På så sätt har vi en BOM-struktur (Bill-of-Material) med produktion i flera nivåer.
En försäljningsorder innehåller ett antal av den färdiga toppartikeln, och sedan måste vi bryta ner detta behov till inköpsbehov för alla de komponenter som ingår i BOM-strukturen. Den uppgiften kallas MRP, vilket betyder materialbehovsplanering. Om vi känner till försäljningsorder och prognoser på den övre nivån kan Business Central beräkna produktbehoven på de lägre nivåerna.
MRP är omfattande att använda i Business Central. Detta kräver naturligtvis att alla stycklistor underhålls i Business Central, och det kan vara en hel del arbete.
I princip är automatiserad MRP genomförbart. Utmaningarna uppstår när verkligheten förändras, vilket den gör hela tiden.
Sedan kommer det automatiserade MRP-systemet att föreslå förändringar som är problematiska, ologiska eller praktiskt omöjliga. Vi behöver en planeringsmotor som är mycket enklare att använda.
» Agil planering för små och medelstora företag
Enligt vår erfarenhet är det väldigt få företag som lyckas köra helautomatisk MRP. De flesta företag ger upp eftersom det kräver otroligt mycket konfigurering eller helt enkelt inte är tillräckligt flexibelt för deras situation.
Det mycket enkla exempel vi ofta ser är när datumen på försäljningsorderna ligger i det förflutna. Om du har försäljningsorder som skulle ha levererats för en månad sedan, får du problem med MRP.
» Planering av materialbehov (MRP)
Praktisk planering
Varför måste MRP absolut använda efterfrågedatumet som startpunkt för allt?
Vi vill planera utifrån vad som faktiskt är genomförbart.
Om leveransen från din leverantör är försenad eller aldrig kunde levereras på önskat datum, är det helt klart bättre att affärssystemet föreslår ett nytt leveransdatum till din kund – än att det föreslår att du ska be leverantören att leverera för flera månader sedan.
Om systemet vet vad du har i lager, vilka kvitton du redan har planerade, vilken ledtid du har för inköp och vilken produktionstid du har för en artikel, kan systemet föreslå datum för försäljningsorder så att alla processer i hela hierarkin blir genomförbara.
Om du följer den traditionella MRP-metoden måste du ägna timmar åt att manuellt ändra inköp och produktion. Om man gör tvärtom krävs det oftast bara en enda ändring av datumet för en försäljningsorder.
» Planering i omvänd ordning

AGIL PLANERING FÖR SMB
Stora företag som använder stora ERP-system lever ofta i en annan verklighet än små och medelstora företag (SMB).
Stora företag har relativt sett lättare att prognostisera sin försäljning. Om vi har sålt massor av korv i 50 år har vi goda möjligheter att förutse vår försäljning, så att vi kan låsa vår produktionsvolym tidigt, vilket underlättar planeringen.
Om vi har en mycket komplex produktion med många, kanske dyra, komponenter eller en lång produktionstid behöver vi låsa produktionsprognosen. En bilfabrik måste tidigt bestämma sig för hur många bilar som ska produceras. Annars går det inte att planera produktionen överhuvudtaget. Och vi kan inte bara halvvägs in i månaden bestämma att hälften av sedanproduktionen ska bli SUV:ar istället.
Det är därför som de stora affärssystemen utgår från att vår efterfrågan är känd i relativt god tid, eftersom vi annars inte kan basera inköpsplaneringen på den.
För de flesta små och medelstora företag ser verkligheten dock annorlunda ut. Vi måste vara mycket flexibla. Affärssystem för små och medelstora företag är därför ofta fulla av anpassningar för att tillgodose behovet av flexibilitet.
När vår kund plötsligt bestämmer sig för att försändelsen om två veckor måste vara orange i stället för svart, sätter vi himmel och jord i rörelse i fabriken, gör en specialanpassad spraymålning och rusar ut genom dörren i sista stund – och sedan tycker kunden att vi är fantastiska.
Det är vad många små och medelstora företag måste göra för att förbli konkurrenskraftiga – och ERP-systemet måste stödja det.
Agilitet har blivit otroligt viktigt för planeringen av produktion och inköp. De flesta MRP-lösningar i ERP-system är helt enkelt inte redo för den här typen av flexibilitet. De återkommer med ologiska förändringsförslag om kraven förändras dramatiskt.
Om vi har hög uttagsförutsägbarhet och relativt få artiklar är MRP-planeringen enklare att använda.
Om vi har många artiklar och ofta skapar nya, eller nya konfigurationer eller kombinationer, eller om det är svårt för oss att förutsäga uttag och om kundernas krav ofta ändras, kommer traditionell MRP ofta till korta.
Vi måste fråga oss själva vilken flexibilitet vi behöver – och hur mycket vi kan stå ut med att behöva hantera manuellt.
PLAN I OMVÄND ORDNING
Det “omvända” tillvägagångssättet är en mycket smart metod för många små och medelstora företag.
Det finns många hinder när vi försöker automatisera MRP: orderstorlekar, säkerhetslager etc. Allt måste sättas upp korrekt på artikelkortet och spegla en vettig verklighet för att MRP-systemet ska kunna bete sig intelligent.
Även om systemet har alla förutsättningar att räkna på ett intelligent sätt kan vi lätt hamna i en situation där det föreslår en hel del förändringslinjer som vi inte anser vara optimala.
Detta beror på att nya försäljningsorder kommer in mellan de befintliga, och bilden förändras hela tiden. Varje gång vi gör en beräkning kommer MRP att föreslå att vi ändrar allt. Detta genererar en hel del brus.
Ett klassiskt exempel är när vi har registrerat en försäljningsorder som är uppdelad i några krav och vi har skapat en inköpsorder för att få de nödvändiga komponenterna.
Nu vill kunden ha leverans en dag tidigare, och du flyttar fram datumet på försäljningsordern med en dag. Då räknar MRP också om din inköpsorder och föreslår att den flyttas fram en dag. Så fortsätter det varje gång en ny försäljningsorder kommer in eller något förändras.
Det kan vara så att inköpsordern inte kan flyttas överhuvudtaget. Då har det skeppet seglat. Lyckligtvis kan du i de flesta MRP-lösningar låsa inköpsordern så att MRP vet att ingen mer planering ska göras på den. Den är ordentligt låst.
Vi har dock fortfarande en efterfrågan på råmaterial för dagen innan, så MRP kommer omedelbart att föreslå att vi skapar en ny inköpsorder för dagen innan.
Om inte köparen är uppmärksam i den här situationen riskerar vi att köpa samma vara igen, kanske med expressleverans för att hinna med datumet.
Med rätt överblick kanske vi hellre skulle ändra leveranstyp på den befintliga inköpsordern (till en snabbare leveranstyp) eller övertala kunden att få försäljningsordern levererad en dag senare.
Problemet är att MRP inte alltid ger den överblick som krävs.
Vi vill kunna basera planeringen på vad som faktiskt är genomförbart – och inte bara på efterfrågedatumet. Detta är vad som kallas “omvänd” planering.

PLANERING AV MATERIALBEHOV
Om vi producerar artiklar som består av hundratals komponenter är MRP mycket meningsfullt, men volymen av
ändringsförslag i MRP kan också bli ganska ohanterlig.
MRP är smart när det är korrekt konfigurerat och alla data finns på plats. Men det blir ett hinder om en leverans av en komponent blir försenad, vilket tvingar oss att manuellt arbeta oss igenom många nivåer i hierarkin och göra justeringar.
Det är sällan vi ser att MRP kan hantera allt automatiskt via de förändringsförslag som algoritmen returnerar. Det som brukar hända i praktiken är att företag kör MRP på en delmängd av sina artiklar.
Detta kan vara logiskt om vi kör MRP på de 10% av våra artiklar som står för merparten av vårt flöde.
De övriga 90%, där det i praktiken sker relativt lite, bör i stället hanteras med en enkel kontroll av artikeltillgängligheten som endast skapar nya orderförslag utifrån ombeställningspunkten.
Att köra MRP på alla artiklar orsakar vanligtvis alltför många problem.
När vi har valt att använda MRP finns det en mängd detaljerade saker som vi skulle vilja kunna göra i vår planering i ERP-systemet.
Här är några av de saker som vi oftast stöter på – saker som inte alltid hanteras som standard i ERP-systemet.
Planera utvalda säljorderlinjer
Vi vill ha möjlighet att planera med hjälp av ett filter på en orderrad. Om en viktig kund lägger en stor order och vill ha ett visst leveransdatum skulle det vara bra att kunna isolera planeringen för den artikel som kunden beställt.
Detta kräver att vi kan lägga ett filter på orderraden så att beräkningen endast tar hänsyn till artikeln i fråga och alla artiklar i hierarkin under den.
Det praktiska skälet är att om vi kör full MRP-planering kan det finnas 3 000 rader i journalen, så det kan ta lite tid att avgöra vilka rader som har att göra med vår order, medan det kanske bara finns 30 rader om vi bara planerar för artiklarna under den översta artikelhierarkin.
Översikt över inventarieprofilen
Vi måste också ha en överblick över lagerprofilen.
På en orderrad kanske vi upptäcker att vi inte kan leverera en viss artikel, och då vill vi ha en översikt som visar när den kommer in i lager. Detta kan hjälpa oss att undvika att beställa artiklar som kommer att finnas i lager nästa dag.
Denna kunskap och denna överblick kommer att ge oss möjlighet att fatta förnuftiga beslut.
Den mest användarvänliga versionen är en grafisk översikt som visar lagernivåerna över tid och alla förväntade kvitton och problem.
