English
Dansk
Bättre kassaflöde i advokatbyrån
Hur förbättrar man kassaflödet i en advokatbyrå? Det är faktiskt ganska enkelt…
Fakturering måste ske ofta och kunderna måste betala i tid. I praktiken är det dock inte så enkelt.
Det finns en hel del steg du kan ta för att optimera kassaflödet, och de allra flesta advokatbyråer drar bara liten, eller ingen, nytta av dessa möjligheter.
Två frågor som är avgörande för kassaflödet
Det kan hävdas att optimering av kassaflödet beror på ens självdisciplin som advokat och på byråns rutiner, men Abakions juridiska IT-system kan stödja processen mer än du kanske tror. Vi ska titta på möjligheterna så att du kan fundera över vad du kommer att begära av lösningen för din advokatbyrå i framtiden.
Hur ofta skickar du fakturor
Vi märker att när advokatbyråer utfärdar fakturor “ofta” innebär det högst en gång i månaden. Vi har också stött på många advokatbyråer som fakturerar mer sällan än så.
Det är uppenbart att det här har en stor inverkan på kassaflödet – det låter väldigt grundläggande, men för många företag är det den enklaste förbättringen att göra.
Vi kommer strax tillbaka till frågan om hur du kan börja fakturera oftare, eftersom det finns en annan grundläggande fråga som ska ställas:
Har du inkluderat allt i fakturan?
Om du glömmer några timmar eller vissa utgifter kommer det att ta längre tid för dig att få pengarna från kunden. Och utgifter orsakar extra smärta i kassaflödet. Det är trots allt inte bara parkeringsavgifter.
Kostnader kan vara rättegångskostnader eller stämpelskatt, i vilket fall du kan ha en hel del utestående betalningar till dig som inte kommer att visas i ditt saldo förrän du fakturerar din kund i slutet av månaden… Om du inte glömmer att lägga ut utgifterna på fakturan, och ännu en månad går.
IT ska göra arbetsflödena enklare, inte svårare
Vi ska nu titta på hur Abakion Legal kan hjälpa till med de här grundläggande frågorna.
Du behöver ett fastställt arbetsflöde, så kvaliteten på din fakturering beror inte på självdisciplin och ett bra minne – och inställda arbetsflöden är just där styrkan i ett bra IT-system ligger.
Först och främst måste du fatta ett beslut om vad du vill.
Hur ofta vill du fakturera för avgifter och utgifter?
Om du är ambitiös i dina svar kan IT-systemet enkelt klara det. När ditt system har konfigurerats med de önskade kriterierna kommer det att vara redo att stödja dina processer, vilket gör det enkelt och lätt att fakturera ofta.
Så underlättar Abakion Legal dina arbetsflöden
Månatlig fakturering tar kål på många advokatbyråer.
Det finns också vissa företag som fakturerar ad hoc, eller när ett ärende är avslutat, och det kan också vara tidskrävande.
Men Abakion Legal kan hjälpa till att organisera ett mindre betungande arbetsflöde.
Autogenererad
faktureringslista
Tänk dig att du varje vecka får en lista över de ärenden som innebär mer än tio timmars arbete har eller stora utgifter registrerade, och att sedan kunna använda de här listorna för att fakturera kunder på löpande basis.
Färre förfrågningar och
snabb betalning
Du får färre fakturaförfrågningar från dina kunder, eftersom de fortfarande kan komma ihåg vad du gjorde för dem förra veckan, och du kan ofta få betalt tidigare eftersom det är lättare att få snabb betalning för många små fakturor än för en stor.
Mindre tid
på fakturering
Uppgiften blir enklare eftersom du bara behöver tänka en vecka bakåt, och systemet sammanställer den underliggande datan åt dig. Det innebär att du inte behöver spendera lika lång tid på att svara på förtydligande frågor om den tid du har arbetat, och du kommer inte att spendera lika lång tid på fakturering.
IT ska göra jobbet åt dig
IT-systemets uppgift är att sammanställa underliggande data och presentera dem så att det är enkelt för dig att fatta beslut. IT-systemet ska också säkerställa att processen löper oavbrutet, vecka efter vecka.
Och IT-systemet kan påminna dig om att slutföra tidsregistrering och lägga in kvitton. Ärligt talat: hur viktigt det än är för kassaflödet är den här sortens registreringsarbete inte det roligaste i världen. Så nästa fråga är:
Hur kan IT hjälpa dig att utföra registreringarna på ett enklare sätt?
Så gör du det enkelt att registrera utgifter
Får du all din tid registrerad mot rätt ärende samma dag, och inkluderar du allt? Eller väntar du några dagar? Och kan du då minnas exakt vad du gjorde i ett visst fall under en kvart förra onsdagen?
IT-systemet kan bara hjälpa dig med fakturering om du ser till att det har data att arbeta med. Om du är långsam med din tidsregistrering kommer fakturorna också att skickas ut senare eller, i värsta fall, inte alls.
Få kunderna att betala i tid
Det smartaste sättet är naturligtvis att låta Abakion Legal ta fram de nödvändiga detaljerna själv, som en del av ditt arbetsflöde.
När du till exempel skickar ett dokument till din kund registrerar du i samma arbetsflöde i Outlook vilket fall det handlar om, och hur många timmar som ska registreras. Poängen är att du inte behöver komma tillbaka senare och registrera dina timmar.
Du måste också se till att kunderna betalar i tid. Det skadar ditt kassaflöde om kunderna kan betala sent utan konsekvenser och kanske till och med utan att någon märker det. Det är här som ditt advokatbyråsystem återigen kommer in i bilden och kan hjälpa dig.
Abakion Legal registrerar vilka kunder som gör betalningar och matchar betalningarna till dina fakturor. På den grunden kan systemet snabbt visa vilka fakturor som inte betalas i tid, så att du kan svara på det.
Systemet behöver också en påminnelsefunktion som kan aktiveras automatiskt. Kunderna behöver veta att du håller reda på om de betalar i tid. Det här är grundläggande saker, men ditt system kan faktiskt vara ännu mer proaktivt.
Du kan också välja att variera betalningsfrister, faktureringströsklar eller påminnelseförfaranden beroende på hur bra den enskilda kunden är på att betala i tid.
Med artificiell intelligens kan Abakion Legal nu till och med förutsäga vilka kunder som inte kommer att betala i tid i framtiden. Systemet kan känna igen mönstren som indikerar en långsam betalare med en imponerande grad av exakthet.
Varsamma påminnelseförfaranden
Påminnelseförfaranden kan ofta vara något av ett tabubelagt ämne inom juridikbranschen. Företagen vill behålla sin goda relation med kunderna och undvika dåliga känslor. Hur mycket vill du dra åt tumskruvarna på dina kunder när de inte betalar i tid?
Vårt första förslag är därför att du kan skicka ut påminnelser med revisorn som avsändare. På så sätt kan den ansiktslösa revisorn vara strikt mot kunderna medan du kan upprätthålla din positiva relation. Som vi har nämnt kan du också välja att bara skicka påminnelser till kunder som har överskridit betalningsvillkoren flera gånger. Abakion Legal kan hjälpa dig med det också.
Mycket få advokatbyråer lägger till ränte- eller påminnelseavgifter. Vissa formulerar det i sina villkor utan att egentligen förvänta sig att genomföra det i praktiken. Om du vill kan Abakion Legal naturligtvis hjälpa dig att göra det – inklusive att bara skriva det på fakturan utan att debitera det i praktiken.
På tal om påminnelseförfaranden är det också viktigt att systemet kan registrera när kunden har bestridit en faktura. Det är viktigt att inte skicka påminnelser om du är i dialog med kunden om detaljerna i en faktura, så systemet måste naturligtvis hålla reda på det.
Är du på väg till? Bättre kassaflöde nu?
Du kan nu fundera över hur din advokatbyrå ska ge dig en bredare bild och bättre information att agera utifrån. Vad sägs om en cockpit som visar aktiva ärenden, de poster som är redo för fakturering i varje ärende, den person som ansvarar för ärendet och de arbetstimmar och kostnader som registrerats mot det?. Eller kanske ett arbetsflöde faktureringsgodkännande. Vi har massor av bra idéer för hur lösningen för din advokatbyrå kan stödja din dagliga aktivitet.
Men vi börjar med att Abakion Legal påskyndar din faktureringsprocess och ser till att fakturorna alltid är kompletta och att dina kunder betalar i tid. Då kommer du att vara på god väg till bättre kassaflöde.
PRATA MED EN MÄNNISKA
Ställ en fråga och prata med Christian Solon
om dina behov.
Phone +45 53 75 40 19 | [email protected]