Komma igång med Global Master Data Sync
Ladda ner denna sida som PDF på engelska
1. SYFTE
Du har valt att utvärdera eller komma igång med Global Master Data Sync för Dynamics 365 Business Centraloch du har förmodligen något av följande tre syften:
- Du vill hantera rättigheter att ändra masterdata centralt och lokalt. Din koncern har en väldefinierad datastruktur och har infört regler om vilka företag som får skapa och redigera vilka data. Alla måste följa rutinerna och du vill ha ett system för att genomdriva detta.
- Du vill ha ett enkelt sätt att skapa nya företag. Du vill inte behöva ange konfigurationsdata och masterdata manuellt varje gång du skapar ett nytt företag. Du behöver ett verktyg som gör det enkelt.
- Du har arbetsintensiva, repetitiva arbetsprocesser med data där du måste överföra och mata in data manuellt. Det vill du automatisera.
2. INSTALLATION
Det första steget är att installera appen från Microsoft AppSource. När du har gjort det, kontrollera ditt Role Center i Business Central för att se om det finns ett meddelande högst upp på skärmen om Global Master Data Sync. Om ett meddelande visas kräver appen nödvändig information, och då måste du börja med att följa instruktionerna i meddelandet.
När du är klar med det är appen installerad och klar.
3. ÖPPNA ROLLCENTRET
Global Master Data Sync har ett eget Role Center där allt relevant finns tillgängligt. Det finns funktioner, konfigurationer och mallar. Så det första du ska göra i Business Central är att öppna Role Center för Global Master Data Sync.
Detta gör du genom att välja “My Settings” och välja Role Center som heter “Global Master Administrator”. Nu har du verifierat att appen är redo att användas.
4. SKAPA EN ÖVERSIKT
Innan du börjar konfigurera Global Master Data Sync måste du skapa dig en överblick över projektet. Börja med att skriva ner vad du vill uppnå totalt sett genom synkroniseringen.
Vi föreslår att du sedan ritar upp på papper vilken data du vill flytta mellan vilka företag. Välj vilka tabeller och fält du vill synkronisera och vilket företag som ska äga datan.
Det kan t.ex. handla om att du vill synkronisera kontoplan, kunder och artiklar och att du vill centralisera underhållet så att endast huvudkontoret kan ändra kontoplanen och dotterbolagen inte kan skapa nya konton på eget initiativ.
5. FÅ RÅDGIVNING
När du har en konceptuell översikt över dina planerade synkroniseringar är det en bra idé att få råd från en konsult med erfarenhet av synkronisering innan du ställer in något i Business Central.
Det finns flera skäl till detta:
- Vi skulle vilja prata om konsekvenserna av era beslut. Är du säker på att alla dotterbolag måste kontakta huvudkontoret varje gång de behöver ändra eller skapa en artikel eller en kund? Ofta är det bättre att hitta en gyllene medelväg och det kan vi som konsulter hjälpa till med, det kan t.ex. vara att nya artiklar bara får skapas i “master”-bolaget, men att man tillåter att artikeln redigeras lokalt för att lägga till artikeltexter på det lokala språket. Det är inte alltid hela tabeller som ska vara öppna eller låsta.
- Det finns också enkla, praktiska fallgropar. Om du flyttar ett självkostnadspris till ett annat företag som arbetar i en annan valuta, blir ett självkostnadspris på 100 euro plötsligt 100 dollar. Vi hjälper dig att undvika sådana fallgropar.
- Om du vill synkronisera kontoplan, kunder och artiklar tänker du säkert att 3 tabeller måste synkroniseras, men tyvärr är Business Central inte så enkelt. Bara i kontoplanen finns det 15-20 tabeller som måste synkroniseras. Oavsett vilka tabeller du har valt finns det ofta flera andra tabeller med konfigurationer och stöddata som måste inkluderas.
- Det finns även fält som Business Central inte vill att vi ska synkronisera. Det är fält som Business Central själv måste beräkna i de mottagande bolagen, för att uppgifterna ska komma in korrekt. Vi får inte skriva över dessa fält.
6. LÄRA DIG FUNKTIONALITETEN
När vi har en solid plan är vi redo att sätta upp allt i Business Central. Du kan välja att göra detta själv eller ta hjälp av en konsult.
Om du vill göra allt arbete själv, eller bara en del av det, måste du lära dig att använda Global Master Data Sync. Det är ganska intuitivt om du är van att använda Business Central, men det är en bra idé att titta på utbildningsvideorna på Use Dynamics.
Det är en vägledd kurs med 59 instruktionsvideor som tar dig igenom följande funktionsområden:
- Så här kommer du igång
- Introduktion till fält och åtgärder på mallar
- Skapande av mallar
- Hur man använder mallpaket
- Introduktion till rollcentret Global Master Administrator
- Global huvudinställning
- Partner / abonnentkort
- Särskilda egenskaper på mallar
- Daglig användning för abonnenten
7. BÖRJA MED ATT TESTA
Du måste testa allt i en sandlåda. Detta är en viktig punkt.
Synkronisering kan göra stor skada eftersom det är ett verktyg som är utformat för att skriva över data och låsa data i andra företag. Om det konfigureras felaktigt kan det korrumpera data eller stoppa verksamheten.
Det finns verktyg för att ångra åtgärder, men man kan inte alltid återställa allt. Och om du låser fält i dotterbolag måste du vara säker på att detta inte stoppar deras dagliga arbetsprocesser.
Det är få personer som har en roll där de känner till alla processer på alla avdelningar i alla företag. Därför är det viktigt att testa installationen i en sandlåda. Det är obligatoriskt.
8. ANVÄNDA MALLAR
Det finns ingen anledning att bygga allt från grunden själv. Du kan använda någon av de mallar som medföljer lösningen. Då är du också skyddad mot grundläggande felkonfigurationer.
Om du överför för många tabeller och data förstör du den befintliga konfigurationen, och om du överför för få tabeller och data saknas data och då får du ett fel i synkroniseringen.
För att göra det enklare har vi skapat mallar. Mallarna säkerställer att du får med alla relevanta tabeller när du väljer att synkronisera t.ex. kontoplanen och att vi synkroniserar alla fält som vi ska och bara de som vi får.
Använd mallen. Det tar för lång tid att sätta upp den själv från början. Du hittar mallarna på Role Center för Global Master Data Sync.
9. SLUTFÖR INSTALLATIONEN
Om du har följt den här guiden kommer du förmodligen inte att uppleva några utmaningar längs vägen, men om du har hoppat direkt till den här punkten kommer du förmodligen att uppleva synkroniseringsfel när du börjar överföra data eftersom systemet saknar specifika data. Detta beror ofta på att data saknas eller inte laddas i rätt ordning. Du kan behöva synkronisera en bokföringsgrupp innan du synkroniserar andra data som är beroende av den bokföringsgruppen.
Om man inte riktigt förstår felmeddelandet är det lätt att fastna. Då känns det svårt. Det är egentligen inte synkroniseringsverktyget som är svårt, men det krävs en viss erfarenhet av datastrukturen i Business Central för att sätta upp de första synkroniseringarna.
Om du upplever detta, gå tillbaka till de första stegen i processen med att rita synkroniseringen konceptuellt och låt en erfaren synkroniseringskonsult verifiera konceptet. Då kommer du omedelbart att nå målet.

STÖD
Abakion Front Desk är redo att hjälpa dig i alla faser av processen. Om du har ett supportavtal med Abakion, kontakta oss på +45 70 23 23 17 eller frontdesk@abakion.com.
Om du inte har prenumererat på Global Master Data Sync ännu, kontakta oss på appsales@abakion.com. Då hjälper vi dig att komma igång.
Hantera masterdata i Business Central för olika företag med Global Master Data Sync
