med hjälp av APPS
INKÖP &
LEVERANTÖRER

Business Central expert
Detta är #3 av 8 artiklar om hur du kan täcka hela ditt företag med BUSINESS CENTRAL
– utan kundtillägg
– använder endast APPS
Uppfyll alla dina behov för att hantera PURCHASE och VENDORS i BUSINESS CENTRAL.
I den här artikeln förklarar vi vad du bör kräva, hur du undviker anpassningar och vilka APPS du ska använda.
Inköp handlar om att ha en dialog med leverantörerna om att köpa varor till bästa möjliga pris, i rätt mängd och vid rätt tidpunkt – och att därefter förvalta avtalen och hantera eventuella förändringar.
Det är oftast kvantiteter och leveranstider som upptar det mesta av inköparens tid. När vi har etablerat ett samarbete med en leverantör, priset är förhandlat och vi vet vilken kvalitet produkten har. Då måste kvantitet och leveranstid avtalas från gång till gång.
Roller
Det finns en rollmässig skillnad mellan att köpa och att sälja som är intressant att notera.
Inom försäljning har vi två typer av roller:
1) De som hanterar relationer och arbetar med CRM – och
2) Ordermottagarna som hanterar kvantiteter och priser och lägger in försäljningsorder i ERP.
På inköpsavdelningen har vi personer som fokuserar på kvantiteter och priser. De är inte inriktade på försäljning på samma sätt som säljarna och de behöver inte föra en försäljningsdialog med leverantörerna.
Deras uppgift är att hantera inköpen i affärssystemet och därför måste affärssystemet också stödja att inköparna hanterar hela dialogen med leverantörerna i affärssystemet. Detta är en punkt där Business Central inte kan göra tillräckligt out-of-the-box.

1. Planering
Inköp handlar mycket om planering, och i rollen som inköpare ingår ofta också planering. Vi måste styra hur mycket vi ska köpa in och när, så att lagerbindningen inte blir för stor, samtidigt som vi kan leverera allt som kunderna har beställt.
Planering & Tillgänglighet har ett eget kapitel, så den här artikeln handlar bara om att hantera inköp.
Inköpsavtal och uppföljning av lagda order är viktiga ämnen inom inköp. Vi måste välja den leverantör som kan leverera rätt produkt i rätt mängd och vid rätt tidpunkt.
2. Begäran om inköp
Vi måste kunna fråga en eller flera leverantörer om de kan leverera en artikel i en viss kvantitet och inom en viss tid, och vad det kommer att kosta. Vi ska kunna hantera dialogen i ERP och välja rätt leverantör för ordern.
Vi måste ha en överblick över alla outstandings, så att vi har en överblick över alla inköpsorder och samtidigt har kontroll över de inköpsförfrågningar där vi saknar svar från leverantörerna.

Prisavtal med leverantörer är viktigt att hantera väl i alla delar av verksamheten, och Business Central kan hantera detta mycket bra.
3. Inköpsorder
Integrationer
Integrationer är ofta ett viktigt ämne när vi vill automatisera samarbetet med leverantörer. Det kan handla om EDI eller inköpsportaler. Det viktiga är att undvika att behöva mata in allt manuellt.

När ordern väl har lagts måste vi se till att leverantören uppfyller sin del av avtalet, och samtidigt måste vi hantera förändringar när en leverantör inte kan leverera enligt överenskommelse.
I ERP är de viktiga ämnena inköpsrekvisitioner, dialog om order och ändringshantering.
Intercompany
När vi har en internationell organisation med produktionsbolag, lagerbolag och säljbolag i olika länder kan vi behöva göra inköp från såväl interna bolag som från externa leverantörer.
I så fall måste koncerninterna transaktioner automatiseras så att vi enkelt kan registrera inköp och försäljning mellan många bolag – och så att vi till exempel kan kolla upp hur många som finns i lager hos ett annat bolag i koncernen.

Dokument
Det finns ofta krav på hur inköpsdokument ska se ut. Vi kan ha leverantörer som kräver en specifik dokumentlayout eller specifik information på inköpsordern.
Kanske registrerar säljarna information på försäljningsordern som måste inkluderas på inköpsordern eftersom den externa leverantören behöver informationen. Det kan t.ex. vara en anpassning av produkten eller en logotyp som måste tryckas på produkten.

4. Leverans
Fraktplanering
Vi måste hålla reda på när vi ska få leveransen från leverantören och i Business Central kan vi ange leveransdatum och viss information om leveransmetod, men det saknas vissa hanteringsverktyg.
En inköpare vill kunna kontrollera hur lång leveranstiden är för olika leveranssätt som flyg, container, lastbil etc. – för varje enskild leverantör. Då kan vi planera leveransen mycket bättre.
Vi måste också kunna kontrollera om det avtalade leveransdatumet är det datum då leverantören skickar paketet eller när vi tar emot det.
Containers
När vi beställer varor som ska fraktas i containrar måste vi packa containern på ett klokt sätt. Den ska helst vara helt fylld, men vi måste också se till att leveranstiden inte blir för lång.
Vi måste kunna hantera detta så att det håller inköpsordern uppdaterad, och om containern blir försenad måste vi kunna hantera ändringarna för alla inköpsordrar på ett enkelt sätt.

Ändra hantering
När vi vill göra ett inköp från en leverantör långt borta föredrar vi att få det skickat eftersom det är billigast.
Men i planeringen kan vi se att varan kanske inte kommer fram i tid, eftersom det finns en stor osäkerhet i att få varor skickade. Vi kanske ska överväga att få varan levererad med flygplan. Det är dyrare, men det går snabbare. Inköparen måste kunna hantera den här typen av överväganden på inköpsordern.
Om vi beställer varor som ska skickas i en container kan vi ha 5 inköpsorder i containern, som kommer att leverera 100 försäljningsorder. Om containern blir försenad måste vi kunna ändra leveransdatumet för containern, enkelt ändra datum på inköpsorder och försäljningsorder – och övervaka de konflikter på försäljningsorder som detta skapar, så att vi kan hantera konflikterna proaktivt.