#1
Så här gör du BUSINESS CENTRAL
med hjälp av APPS

HANTERING AV MASTERDATA

Sune Lohse
av SUNE LOHSE
Business Central expert

Detta är #1 av 8 artiklar om hur du kan täcka hela ditt företag med BUSINESS CENTRAL

– utan kundtillägg
– använder endast APPS

I DEN HÄR ARTIKELN:
» Huvudsakliga krav

Uppfyll alla dina behov av MASTER DATA MANAGEMENT i BUSINESS CENTRAL. I den här artikeln förklarar vi vad du bör kräva, hur du undviker anpassningar och vilka APPS du ska använda.

Vad är masterdata?

Alla affärssystem har tabeller för att lagra data om artiklar, kunder och leverantörer. Utmaningen är att olika företag har olika datakrav, vilket ofta leder till att många nya fält måste skapas.

Alla behöver ytterligare fält för att lagra masterdata om sina artiklar, t.ex. färg, höjd, elektriskt motstånd, tjocklek, hårdhet etc. Vissa företag köper fristående, specialiserade PIM-system (Product Information Management), som sedan måste integreras med ERP-systemet.

Masterdata kan också vara textstycken om artikeln som ska visas på webbplatsen eller i e-handelsbutiken. Eller så kanske vi vill inkludera artikelns masterdata på fakturan – eller ha produktbeskrivningar som ska stå på hyllkantsetiketterna i butiken.

Master data kan också vara filer, t.ex. användarmanualer, installationsinstruktioner eller monteringsanvisningar, eller produktionsinformation, dokument för kvalitetskontroll etc.

Masterdata kan vara många olika saker, och vi vill att de ska vara tillgängliga på Business Central, men utan att lägga till anpassade fält på artikelkortet.

Hantering av masterdata

Även kunder och leverantörer

Behovet av att hantera masterdata gäller även för kunder och leverantörer. Och vi vill också undvika anpassade fält på kundkortet och leverantörskortet.

Vi kan registrera en marknadssegmentkod för kunder, ABC-klassificeringar, kedjerelationer, servicekrav, ägarstrukturer etc. Vi har mycket information om kunder och leverantörer, vilket också är masterdata.

Ett traditionellt PIM-system fokuserar bara på artiklar. I allt större utsträckning ser vi att företagen också vill ha PIM-liknande data om kunder och leverantörer – men också om andra enheter som serviceartiklar, serienummer, stycklistor etc. Vi måste kunna arbeta med masterdata om vad som helst.

App på Microsoft AppSource
APP
Master Data Information
Definiera din egen masterdatastruktur utan några anpassningar. Det enkla sättet att aktivera Master Data Management i Business Central

Det finns flera olika behov inom Master Data Management som vi måste ta hänsyn till.

Berikning med masterdata

En är att kunna berika med nya masterdata. Vi skulle vilja ha våra egna dimensioner av data, t.ex. 20 nya fält på artikelkortet, eller ett PIM-system där vi kan berika artiklarna med bilder och data, eller andra möjligheter att lägga till metadata till alla typer av poster i systemet.

Vi är vana vid att arbeta med masterdata på artiklar – men vi måste också kunna hantera masterdata på leverantörer eller kunder – eller på artiklar med olika värden beroende på leverantör.

Anpassade attribut

Vi måste också kunna hantera anpassad information eller konfiguration för en försäljningsorder, så att vi kan lägga till masterdata till en specifik försäljningsorderrad.

Det kan vara ett meddelande till produktionen om vad som ska tryckas på varan – eller hur den ska förpackas. Det kan också vara information om att vi har kommit överens om särskilda villkor för returer, och att den informationen ska tryckas på försäljningsordern och på följesedeln och fakturan.

Det här är inte vad vi menar med “klassiska” artikelmasterdata, men det är attribut som vi måste kunna registrera på artiklar, order och inkludera i dokument.

Vi måste kunna lägga till masterdata och extra information på allt i Business Central. Vi vill t.ex. kunna registrera masterdata på serienummer för att kunna utföra kvalitetskontroller. Vi kan också använda masterdata för att hantera produktvarianter. Det finns många användningsfall där vi har möjlighet att lägga till attribut till allt på Business Central.

Läs mer om vad du bör kräva:
» Struktur för masterdata

Masterdata i 3 nivåer

Det räcker inte med att kunna lägga till ett fält på artikelkortet och skriva lite text i det. Vi behöver en 3-stegsstruktur i masterdata för att tillgodose alla behov:

  1. Vi behöver kunna lägga till ett fält. Det kan till exempel vara på ett objekt som heter “hjuldiameter”.
  2. Sedan kan vi välja om diametern ska vara i tum eller cm, och
  3. då kan vi välja att värdet är 27,5. Det är inte bara en vanlig rullgardinsmeny. Det här är vad som kallas lookup-logik i Business Central, och om vi inte har det i masterdatastrukturen kommer vi att stöta på begränsningar.

Enhetliga masterdata

Vi behöver enhetliga data, så att data har samma struktur och värden i olika företag och system, t.ex. ERP, CRM och webbshop – i alla företag i koncernen.

Detta kallas för Unified Master Data. Om du har bolag i två länder och använder intercompany är det ingen idé om en order misslyckas för att kunden heter något annat i de två bolagen.

Vissa uppgifter kommer att vara gemensamma för alla företag – andra uppgifter kommer att vara unika för varje företag. Vi måste kunna kontrollera var data ägs och var data inte får uppdateras eftersom den ägs av någon annan.

Läs mer om vad du bör kräva:
» Global synkronisering
App på Microsoft AppSource
APP
Global Master Data Sync
Med den här appen kan du centralisera och hantera dina masterdata på ett ställe och synkronisera dem med alla företag på Business Central som prenumererar på uppgifterna.

Masterdata på dokument

Masterdata måste finnas med på många utgående dokument, och därför måste masterdata automatiskt överföras mellan artiklar, kunder, leverantörer, försäljningsorder och inköpsorder. Vi kallar detta för masterdata på dokument.

När vi lägger till en kommentar till en försäljningsorder – måste den kommentaren flöda till produktionsordern (eller till leverantörsföretaget via intercompany, om vi ingår i ett företag med flera företag), och när produktionsavdelningen köper in komponenter för produktionen måste vår kommentar finnas med på den inköpsrekvisition som skickas till leverantören. Eller när vi skickar ett e-postmeddelande med en faktura för en artikel, måste den relevanta användarhandboken eller dokumentationen för artikeln bifogas automatiskt.

Läs mer om vad du bör kräva:
» Masterdata på dokument
App på Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
Det enkla sättet att anpassa och utforma dokument, inklusive paket med bästa praxis för de vanligaste utgående dokumenten.

Filtrering

Om vi har 100 000 artiklar och vi har en kund i telefon som säger att det måste vara en viss färg och en viss storlek, då måste vi kunna filtrera på masterdata och se de 14 artiklar som uppfyller kriterierna.

Underhåll av data

När en leverantör skickar en ny lista med masterdata vill vi enkelt kunna importera den till Business Central. Om vi har 1000 artiklar med en viss färgkod, som kommer att byta namn inom en snar framtid, skulle vi vilja kunna skapa en vy med de 1000 artiklarna och massuppdatera namnet på färgen.

Enkelt underhåll och massuppdatering är viktigt när vi har många artiklar.

Verktyg för hantering

Det är mycket viktigt att skapa en solid masterdatastruktur redan från början. När vi väl har börjat använda Business Central är det svårt att ändra strukturen. Därför är det enklast att införa en masterdatastruktur när man väljer ett nytt affärssystem eller när man uppgraderar.

Men det är viktigt att masterdatalösningen har verktyg för att massuppdatera data och rensa upp data. Om vi har ett anpassat fält på artikelkortet som vi vill ändra till ett masterdataattribut för att bli av med anpassningar, måste vi kunna utföra en massuppdatering som flyttar data från ett anpassat fält till masterdatastrukturen.

Struktur för masterdata

STRUKTUR FÖR MASTERDATA

I DENNA ARTIKEL
HANTERING AV MASTERDATA
» Struktur för masterdata

Vissa företag tycker att masterdata är en mycket större utmaning än andra. När vi har ett registreringskrav verkar det enkelt att bara skapa ett nytt fält för ändamålet – och problemet är löst.

Men generellt sett vill vi inte fylla Business Central med nya fält. Det skapar underhållsutmaningar, och tyvärr inser företagen ofta inte det förrän senare i processen. Låt oss titta på dem kortfattat:

  • Till slut finns det så många fält att man tappar överblicken, och olika avdelningar registrerar samma information i sina egna fält.
  • Allt måste uppdateras i ERP, i onlinebutiken (CMS) och även i CRM (eller ordersystemet).
  • ERP-uppgraderingar blir komplicerade på grund av de många anpassningar som måste migreras.

Vi vill skapa och hantera masterdata utan att behöva göra anpassningar i Business Central.

På traditionellt sätt skulle vi kunna få hundratals fält på artikelkortet, med många olika syften, och många av dem skulle förmodligen relatera till särskilda artikelkategorier.

Struktur för masterdata

Vad vinner vi på att ha en struktur för masterdata?

Sammanhängande data: Vi kan hantera situationer där t.ex. färgen på en artikel registreras i många fält på artikelkortet. Färgkoden för produktionen är RAL6005, medan ett annat fält säger att en leverantör kallar färgen British Racing Green. I ett tredje fält har Marketing dock skrivit “dark green” för onlinebutiken, och i ett fjärde fält står det bara “green”, eftersom färgen grön måste vara sökbar.

Strukturerad data: Ett annat typiskt problem är att data är ostrukturerade. Köparen skriver in färgen på varan, och en säger “racing green” medan en annan säger “British green”. När det gäller sökning är det en mardröm.

Om vi använder strukturerade data kommer köparen att välja färg från en fördefinierad lista och alla förekomster kommer att ha samma värde. Masterdata måste vara noggrant utformade och strukturerade så att de kan användas i hela organisationen.

Massuppdatering: Om vi bestämmer oss för att ändra namnet på färgen ändrar vi det bara på ett ställe, och det sprider sig sedan överallt.

Utan en funktion för massuppdatering måste uppdatering av många poster vanligtvis utföras genom att anlita en konsult som kan konfigurera ett batchjobb för att redigera data.

Vyer, filter och sorteringar

Vi behöver också bra verktyg för att visa och hantera data.

Marknadsföraren vill t.ex. filtrera artikeltabellen och titta på vissa specifika artiklar för onlinebutiken, välja vilka kolumner som ska ingå i vyn och hur data ska sorteras. Han vill också kunna ändra och uppdatera data direkt i vyn så att han kan hålla sig uppdaterad.

Och enheter måste vara i separata fält. Om det är ett decimalfält får vi inte kunna skriva in text. Ofta ingår enheter i fältinnehållet: det kan stå “2,8 m” på en artikel och “280 cm” på en annan, och en sökning efter artiklar som är längre än 2 meter ger inga resultat, eftersom uppgifterna tolkas som text, inte som siffror. Vi behöver värden och enheter i separata fält.

Om vi vill kunna filtrera och sortera eller använda masterdata på ett intelligent sätt i planeringen måste vi ha data lagrad i en strukturerad form.

Språkhantering av masterdata

Språkhantering

Master Data Management måste omfatta språkhantering om vi arbetar på flera språk. Om vi väljer färgen “Röd” på en artikel måste systemet ha en annan tabell som gör det möjligt att styra hur värdet “Röd” visas på andra språk.

Den korrekta språkversionen av masterdata måste synkroniseras på ett intelligent sätt till onlinebutiken och sammanfogas till dokument på ett intelligent sätt.

Vi måste kunna se alla dokument på det språk som vi själva väljer. Då kan vår engelsktalande lagerpersonal se den kinesiska fraktsedeln på engelska, och en spansktalande kollega på lagret kan se alla dokument på spanska.

App på Microsoft AppSource
APP
Master Data Information
Definiera din egen masterdatastruktur utan några anpassningar. Det enkla sättet att aktivera Master Data Management i Business Central
Masterdata på dokument

MASTERDATA PÅ DOKUMENT

I DENNA ARTIKEL
HANTERING AV MASTERDATA
» Masterdata på dokument

Business Central måste kunna producera många dokument, t.ex. offerter, orderbekräftelser, fraktsedlar, fakturor, kreditnotor, kontoutdrag, påminnelser osv.

Sedan version 2013 av Dynamics NAV har dokument varit en ständig utmaning, eftersom det nu är ett stort åtagande att ändra utformningen av dokument och rapporter.

Vi vill ha ett verktyg som gör det möjligt att styra både innehållet och layouten i våra dokument, utan att behöva anlita en utvecklare varje gång vi vill justera ett dokument.

App på Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
Det enkla sättet att anpassa och utforma dokument, inklusive paket med bästa praxis med de vanligaste utgående dokumenten

Hantering av dokument måste ha följande fem funktioner:

1. Mallar
Vi behöver mallar för dokument i Business Central. När vi skapar en försäljningsorder vill vi kunna
välja vilken mall för orderbekräftelse som är lämplig i det här fallet.

Mallvalet måste också vara beroende av kundposten och styras automatiskt, så att olika kunder kan ha olika rapportdesign.

2. Villkorad text
Även det detaljerade textinnehållet i en offert, orderbekräftelse, faktura etc. ska kunna variera beroende på vilka artiklar som ingår i ordern eller vilken kund den säljs till.

På så sätt kan vi lägga till en “Observera…”-kommentar om en viss artikel ingår och vi behöver göra kunden uppmärksam på något viktigt.

Flödet av information om masterdata

3. Master data
Vi måste kunna lagra kund- eller artikeldata som kommer att föras runt i systemet från en offert till en försäljningsorder, därifrån till en produktionsorder, till de bokförda försäljningsdokumenten och så vidare.

För en viss vara kan vi till exempel vilja att det i fraktsedeln ska stå att kunden måste kontrollera varan vid ankomst.

Ett annat exempel kan vara att säljarens kontaktuppgifter måste anges på fakturan, och dessa uppgifter kommer från kundkortet och måste flöda genom offerten och försäljningsordern för att synas på fakturan. Samma sak kan gälla för tullbestämmelser, reklamationsvillkor etc.

4. Språk
Språkhantering är en viktig fråga för företag med internationella kunder. Det får inte göras för hand – det är slöseri med tid.

Det måste vara möjligt att lagra data på olika språk. Vi kanske har tullbestämmelser som måste visas på fakturor på olika språk – och varje tullbestämmelsekod bör innehålla texten på olika språk så att vi kan sätta samma kod mot alla kunder utan att behöva oroa oss för vilket språk de behöver fakturan på – det kommer att styras av kundens språkkod.

5. Email
Sist men inte minst måste vi naturligtvis kunna skapa ett dokument som ska bifogas ett e-postmeddelande och få e-posttexten genererad automatiskt. Vi måste kunna mejla orderbekräftelser, fakturor etc. till kunder.

Vi måste kunna ange i kundregistret vilket språk kunden föredrar och att fraktsedeln ska mejlas till en adress, fakturan till en annan och så vidare.

App på Microsoft AppSource
APP
Document Handling
En fullfjädrad lösning för att skicka personliga e-postmeddelanden som dina mottagare litar på – med bifogade dokument från Business Central
Global synkronisering av masterdata

GLOBAL SYNKRONISERING

I DENNA ARTIKEL
HANTERING AV MASTERDATA
» Global synkronisering

Vi kan ha fem olika företag (juridiska personer) som i praktiken kommer att ha samma kunder, artiklar, masterdata osv. När vi skapar en ny artikel på huvudkontoret vill vi att den ska replikeras till de andra företagen så att vi inte behöver konfigurera den flera gånger.

Läs mer om denna struktur i artikeln om Global Business.

Sune Lohse

Sune Lohse avslöjar alla väsentliga krav

– och vilka apps som kan uppfylla dem

den kompletta guiden
Hur man gör BUSINESS CENTRAL
– utan kundtillägg – använder endast APPS