#2
Så här gör du BUSINESS CENTRAL
med hjälp av APPS

FÖRSÄLJNING &
KUNDER

Sune Lohse
av SUNE LOHSE
Business Central expert

Detta är nr 2 av 8 artiklar om hur du kan täcka hela ditt företag med BUSINESS CENTRAL

– utan kundtillägg
– använder endast APPS

Uppfyll alla dina behov för att hantera SALES och CUSTOMERS i BUSINESS CENTRAL.
I den här artikeln förklarar vi vad du bör kräva, hur du undviker anpassningar och vilka APPS du ska använda.

Försäljning handlar i grunden om att ha en dialog med kunder och affärspartners, där vi erbjuder varor och tjänster – och matchar kundens förväntningar med vår förmåga att leverera.

Därefter får vi in en order, och den kan komma in via många olika orderkanaler. Vi bekräftar sedan ordern till kunden och när det kommer till leverans planerar vi leveransen, som ofta även involverar säljavdelningen, och som minst ska motsvara det vi har lovat i säljprocessen.

Det här är i princip de säljprocesser som Business Central måste hantera.

Försäljning och kunder

Prissättning och offerter

Det kan vara en komplex uppgift att beräkna priser för kunder i Business Central. Kampanjrabatter och prisavtal kan se ut på många olika sätt, och vi måste kunna hantera allt detta i Business Central.

Det finns volymrabatter och kampanjrabatter, och så finns det anpassade prisavtal för enskilda kunder. Gäller endast under en begränsad tid. Specifikt för en plats. Eller för ett utvalt sortiment. Det kan vara mycket komplicerat att beräkna ett exakt pris automatiskt.

Om vi snabbt vill ta fram en offert måste vi ha våra priser strukturerade och uppdaterade. Business Central är ganska bra på detta utan att behöva tilläggslösningar.

Men det kan vara så att artikeln måste konfigureras enligt kundens önskemål. Detta är vanligtvis också en utmaning i Business Central.

Läs mer om vad du bör kräva:
» Konfiguration av försäljning
App på Microsoft AppSource
APP
Sales Configurator
Konfigurera artikelhierarkier för försäljningsorder på ett effektivt sätt utan att skapa nya artikelnummer för varje försäljningsorderrad

Prenumeration

Om vi säljer prenumerationer är detta ett separat hanteringsbehov. Vi behöver ett enkelt sätt att producera abonnemangsbaserade fakturor – i bulk för ett valt förnyelsedatum.

App på Microsoft AppSource
APP
Subscription Management
Hantera abonnemangsbaserad fakturering på kunder på ett enkelt och effektivt sätt i Business Central.

Hyra

Och om vi har uthyrningsartiklar kräver detta också en dedikerad lösning. Vi vill kunna hyra ut artiklar till kunder på en vanlig försäljningsorder och utnyttja all funktionalitet i Business Central för planering, tillgänglighet, reservationer, lagerhantering med platser, serienummer osv.

App på Microsoft AppSource
APP
Rental Management
Komplett lösning för uthyrning, inklusive fakturering, planering, tillgänglighet, platser, reservationer, serienummer etc.

Kommunikation

Vi hanterar kommunikationen och relationen med kunden i ett CRM-system, för det är det som det är bra för.

CRM är bra för att hantera relationer. Vi kan föra en dagbok över dialogen. Medan ERP är bra för transaktioner och allt som handlar om siffror och pengar. Innesäljarna och säljassistenterna kommer förmodligen att vilja skriva i ERP eftersom de är intresserade av kvantiteter och pengar, men säljarna skulle hellre använda CRM eftersom de är intresserade av relationerna och dialogerna.

Läs mer om vad du bör kräva:
» CRM & Marknadsföring
Försäljning och kunder med CRM

Ordermottagning

Ordern kan tas emot i Business Central via många olika kanaler. Dessa är till exempel fältförsäljning, internförsäljning, order via e-post, försäljningsställe etc.

Vi kan ha en e-handelsbutik eller en partnerportal där franchisetagare, distributörer eller andra återförsäljare kan lägga order. Vi kan också ha EDI-avtal med utvalda kunder. Och så måste vi vara redo för alla nya orderkanaler som dyker upp – det kan till exempel vara chatbots, handel i sociala medier, köp i appar etc.

Läs mer om vad du bör kräva:
» E-handel Webbshop
» Försäljningspunkt
Försäljningskanaler

Vi använder följande appar för att ta emot beställningar i Business Central – vissa appar är för specifika ändamål, och Commerce Manager är multiverktyget som gör att vi enkelt kan lägga till nya beställningskanaler.

Integrationer är ett stort ämne inom orderhantering. Integration är inte något som är särskilt intressant för den som vill optimera säljprocesser, men det är en viktig förutsättning för att få företagets alla orderkanaler att fungera på ett automatiserat sätt.

App på Microsoft AppSource
APP
B2B Ecommerce
Lansera en B2B-webbutik utan integrationsarbete och tungt underhåll
App på Microsoft AppSource
APP
Commerce Manager
Automatiserad hantering av konsignation och påfyllning med ett enhetligt gränssnitt för automatiserad import av försäljningsorder

Reservation och tilldelning

När vi tar emot försäljningsordern måste vi kunna reservera artikeln i lagret på ett smart sätt. Vi måste prioritera försäljningsorder och fördela artiklar i lager på bästa möjliga sätt.

Vi har en artikel i lager nu, men det finns bara ett fåtal kvar. Den återstående kvantiteten är reserverad för en försäljningsorder som ska levereras om en månad.

Vi kommer dock att få en hel container full med produkten nästa vecka. Om det finns en kund som vill lägga en order för leverans nu, kommer Business Central att avvisa ordern eftersom det aktuella lagret är reserverat. Men vi vill hantera reservationer på ett smartare sätt. Vi får ju trots allt många artiklar levererade i god tid, så att vi kan släppa det aktuella lagret till en annan kund. Det är viktigt att vi kan utföra den här typen av prioriteringar.

Läs mer om vad du bör kräva:
» Reservationer och tilldelningar i detalj
App på Microsoft AppSource
APP
Assign Quantity
Uppfylla alla försäljningsorder på ett intelligent sätt och ge snabba och tillförlitliga orderlöften till kunderna

Bekräftelse

När vi skickar en orderbekräftelse till kunden, och när vi senare skickar en följesedel och en faktura, är layouten på dessa dokument ett viktigt ämne på Business Central.

Dokumenten måste innehålla viss information och masterdata, och de kan behöva ha en annan layout för vissa kunder. Vi måste också kunna skicka dokumenten via e-post eller EDI. Detta löser vi med följande två appar:

App på Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
Det enkla sättet att anpassa och utforma dokument, inklusive paket med bästa praxis med de vanligaste utgående dokumenten
App på Microsoft AppSource
APP
Document Handling
En fullfjädrad lösning för att skicka personliga e-postmeddelanden som dina mottagare litar på – med bifogade dokument från Business Central

Om vi har många företag som handlar med varandra måste vi också hålla reda på koncerninterna transaktioner.

Vi måste kunna kolla upp hur många som finns i lager hos andra företag och få varan skickad direkt till kunden. Och vi kommer inte att lägga tid på att bokföra transaktionerna.

App på Microsoft AppSource
APP
Intercompany
Minimera manuella uppgifter med enkel, automatiserad och funktionsrik orderintegration mellan flera företag

Leverans

Leveransplanering och genomförande involverar inte försäljningsavdelningen särskilt mycket, men om det uppstår en brist på en försäljningsorder måste vi kunna hantera den, och säljaren kan involveras igen för att ge god kundservice och lösa konflikten.

För den här uppgiften behöver vi verktyg för att lösa bristkonflikter på bästa sätt, klargöra exakt vad som är möjligt att leverera när – och för att ge leveransdatum som vi kan lita på.

App på Microsoft AppSource
APP
Shortage on Demand Orders
Planeringsverktyg för att optimera orderhanteringen och undvika delleveranser genom att hantera brister och flytta fram leveransdatum
App på Microsoft AppSource
APP
Reverse Planning
Kontrollera lagernivåerna och få åtgärdsbaserade förslag om tillgång och efterfrågan. Upptäck artiklar som inte kan levereras inom ledtiderna

Försäljningen kan också vara involverad i planeringen av leveranser till kunden. Vi behöver ett enkelt sätt att boka en sändning med en speditör och skriva ut en fraktsedel. Och för större sändningar måste vi kunna planera transporten av en container, packa den på ett effektivt sätt och få den skickad utan alltför mycket manuellt registreringsarbete.

App på Microsoft AppSource
APP
Shipping Manager
Skapa fraktsedlar och koppla upp dig mot fraktmäklare för att hantera frakt av dina leveranser till dina kunder
App på Microsoft AppSource
APP
Sales Container Handling
Tilldela säljorderrader och hantera containrar för att packa och skicka alla rader på en gång
Försäljningsreservationer och -tilldelningar

RESERVATIONER OCH TILLDELNINGAR

I DENNA ARTIKEL
FÖRSÄLJNING & KUNDER
» Reservationer och tilldelningar

Standarden i de flesta affärssystem är att man kan skapa reservationer som “hårda reservationer”.

Det innebär att om du har artikeln i lager, eller har en inköpsorder på väg eller en produktionsorder som artiklarna ska produceras på, så kan du peka på det relevanta kvittot från försäljningsordern och reservera det för efterfrågan.

Det finns många företag som använder sig av denna funktion.

Tyvärr låser detta upp en hel del saker i ERP-systemet eftersom reservationen är “fast” när du väl har gjort den. Det innebär att om du vill revidera dina planer på grund av att efterfrågedatumen har ändrats måste du “bryta” bokningen manuellt.

Problemet är att försäljningsorder inte alltid kommer i kronologisk ordning efter önskad leverans, eller att du prioriterar kunder på olika sätt.

Om du får en order som måste levereras om 3 veckor och du reserverar artikeln från lagret, och du sedan i morgon får en brådskande order som måste levereras om 3 dagar, kanske du inte kan leverera.

Du har inte tid att köpa in artikeln eftersom ledtiden är 1 vecka. Det är dock uppenbart att du bara kan bryta reservationen, använda artikeln i lager för att leverera den akuta ordern och sedan beställa nya artiklar för ordern som ska levereras om 3 veckor.

Det är ganska logiskt – men det måste göras rent manuellt om vi använder hårda reservationer.

Och frågan är: kommer vi någonsin att inse att problemet kan lösas genom att bryta en reservation? För de flesta system kommer bara att säga att vi inte kan leverera den akuta beställningen.

Mjuka reservationer

Det är detta som gör idén med “mjuka” reservationer i ERP-systemet intressant. För många företag är “mjuka” reservationer nyckeln till att höja servicenivån.

De flesta företag behöver ett smartare sätt att hantera bokningar, ett sätt där systemet kan beräkna vad som är möjligt enligt principen “först till kvarn”.

När vi lägger till en artikel på en orderrad ska affärssystemet beräkna vad som är genomförbart; om vi inte får ett meddelande ska vi kunna anta att den är leveransbar.

ERP-systemet bör hjälpa oss att räkna ut de matematiskt mest intelligenta fördelningarna. Det är detta vi menar med “mjuka” reservationer.

Bokningar och lagerhantering

Reservationer är ännu svårare om vi också kör ett lagerhanteringssystem. Det kräver att vi tar hänsyn till partinummer och fack.

Om vi har placerat samma artikel i olika fack i lagret, eftersom de har plockats undan i flera omgångar, kommer en reservation vanligtvis att avse ett specifikt fack- och partinummer.

Systemet tvingar plockaren att plocka från ett visst lot-nummer och en viss behållare, vilket kan leda till ganska olämpliga processer i lagret, kanske att en pall bryts i onödan eller att en suboptimal plockrutt skapas.

Med Warehouse Management blir hanteringen av reservationer mer komplicerad.

Bokningar och försäljningsorder

Låt oss säga att vi har en kund i telefon som vill beställa 100 exemplar av en vara för leverans om 2 veckor. Vi lägger till den på orderraden och konstaterar att den tyvärr inte kan levereras.

Vi säger till kunden att han kan få en delleverans på 80 enheter inom 14 dagar, men om han kan acceptera leverans inom 18 dagar kan han få alla 100 enheter i en leverans.

Att kunna ha det här samtalet med kunden redan i beställningsskedet är fantastiskt. Alla förväntningar har stämts av redan från början.

Vi vill att Business Central ska kunna ge oss den här informationen – direkt när vi lägger till artiklar på orderraderna, inte efter att ett batchjobb har slutförts under natten.

App på Microsoft AppSource
APP
Assign Quantity
Uppfylla alla försäljningsorder på ett intelligent sätt och ge snabba och tillförlitliga orderlöften till kunderna
Konfiguration av försäljning

FÖRSÄLJNINGSKONFIGURATION

Konfiguration handlar i grunden om att hantera de sätt på vilka konfigurerbara produkter kan sättas samman enligt kundernas önskemål.

Det kan handla om produkter med relativt låg komplexitet, men med vissa variabler som kunden kan välja. Utmaningen är att detta snabbt kan resultera i tusentals eller miljontals möjliga kombinationer, som vi inte vill skapa som separata artikelnummer i Business Central.

Konfigurering har gradvis kommit in i många olika branscher, oavsett om det handlar om att köpa en bil, en säng, en vedspis eller något annat.

Det finns två saker som vi vill uppnå med konfigurationen, och i praktiken är det en svår avvägning mellan dessa mål:

  • Vi vill skapa en bra kundupplevelse där kunden guidas genom alternativen;
  • Vi vill ha en enkel hantering av konfigurationerna i ERP-systemet, så att vi inte drunknar i artikelnummer och stycklistor.

Detta är svårt att uppnå i ERP. Det finns några tillägg som stöder konfiguration, och du bör välja ett av dem om du behöver konfiguration, eftersom det är mycket arbete att bygga din egen.

Logiska, giltiga val

Det måste vara enkelt för kunden att göra rätt val när artikeln ska konfigureras, och affärssystemet måste naturligtvis säkerställa att kunden bara gör val som är giltiga och som vi faktiskt kan leverera.

Alla beroenden mellan olika alternativ måste konfigureras i affärssystemet. Och det skulle vara fantastiskt om konfiguratorn kunde visa kunden vilken effekt varje val har på pris och leverans.

Ingen fast order

Upplevelsen ska vara användarvänlig och kunden ska inte tvingas att fatta beslut i en viss ordning.

Affärssystemet måste stödja beslut som fattas i godtycklig ordning. Detta skapar vissa utmaningar när det gäller att hantera beroendet mellan olika val – och ERP-systemet måste hantera denna struktur på ett bra sätt.

Sekvens och obeslutsamhet

Val kan också innebära att det inte längre finns några beslut att fatta om några av de efterföljande frågorna, och konfiguratorn bör inte fråga om dem. Det ska också vara okej om kunden inte har några preferenser när det gäller vissa frågor. Konfiguratorn ska inte tvinga kunden till något.

Ordningsföljden på frågorna, regler för vad som måste besvaras först – dessa saker har stor inverkan på användarupplevelsen på webbplatsen eller hos beställarna.

Undvik att skapa objekt

Vissa konfiguratorer kan endast producera en konfigurerad artikel genom att skapa den som en artikel i ERP-systemet. Det innebär att när kunden har satt ihop sin artikel skapas den som en separat artikel i ERP, med en ny routing och en ny stycklista.

Vi kommer förmodligen bara att använda den artikeln för den här beställningen. Vi kanske aldrig kommer att producera en exakt likadan igen. Vi vill inte att affärssystemet ska bli fullt av artikelnummer, rutiner och stycklistor som var och en bara har använts en enda gång.

Det är väldigt svårt att rapportera hur många av en konfigurerbar artikel som har sålts när alla försäljningsorder hamnar på separata artikelnummer.

Vi vill ha en konfigurationslösning som inte skapar ett nytt artikelnummer för varje order – såvida inte säljaren uttryckligen vill ha ett sådant.

Istället vill vi skapa en hanterbar uppsättning artikelnummer för den konfigurerbara artikeln. Det bör vara de mest typiska, genomsnittliga fallen. Vi kallar dessa för “masterkonfigurationer”.

När vi nu skapar en ny konfiguration använder vi en masterkonfiguration som utgångspunkt och registrerar anpassningarna. Huvudkonfigurationen är det artikelnummer som artikeln sedan kommer att produceras på.

Produktionen kan alltså se vilken masterkonfiguration de ska producera och vilka ändringar som gjorts från den standard som kunden har valt. Men produktionen kommer att ske på artikelnumret för masterkonfigurationen, och efterföljande rapportering kommer att visa hur många av varje masterkonfiguration som du har producerat och sålt.

Det här är ett mycket smartare sätt att hantera konfigurationer i ERP. Vi kommer inte att drunkna i artikelnummer, och vi kommer att kunna köra rapporter på våra försäljningsorder och produktioner.

Citat från försäljning

Det bör också vara möjligt att göra en första konfiguration på en offert och sedan senare flytta den till en försäljningsorder för en huvudkonfiguration med en modifierad stycklista om kunden vill köpa artikeln.

De parametrar som registreras på offerten ska kunna följa med hela vägen till produktionsordern, så att ingen manuell kopiering/klistring behövs.

Specifikationer på dokument

De val som kunden har gjort ska också framgå av den offert som skickas till kunden, orderbekräftelsen, fakturan etc.

Det är inte bara specifikationer som måste finnas med i dokumenten. Det finns ofta förklarande eller juridisk text som måste inkluderas när kunden gör ett specifikt val i konfigurationen.

Självbetjäning

Ska konfiguratorn också vara tillgänglig på din webbplats som självbetjäning?

I så fall måste webbplatsen kunna kommunicera med ERP-systemet via en webbtjänst eller ett API och få ett svar tillbaka varje gång kunden gör ett val. Det är inte bra att behöva underhålla konfigurationslogiken på två olika ställen.

App på Microsoft AppSource
APP
Sales Configurator
Konfigurera artikelhierarkier för försäljningsorder på ett effektivt sätt utan att skapa nya artikelnummer för varje försäljningsorderrad
Extern försäljning

FÖRSÄLJNING TILL UTOMSTÅENDE

Utesäljare och ordermottagning i butiker handlar mycket om att ha fjärråtkomst till Business Central.

Många företag har anställda “ute på fältet”. Gemensamt för många av dem är att de inte är vana vid att arbeta med ett affärssystem. Säljarna på kontoret som tar emot beställningar via telefon eller arbetar med större offerter är bekanta med affärssystemet, men de som besöker kunder och butiker är sällan erfarna ERP-användare.

Mobil ordermottagning

Det innebär att vi behöver en lösning som gör det enkelt att ta en försäljningsorder när du är på språng.

Det fungerar ofta så att säljaren använder en surfplatta eller någon annan mobil enhet med ett enkelt användargränssnitt som gör det möjligt för säljaren att registrera order; en connector ser sedan till att orderna synkroniseras med ERP-systemet varje natt. Det finns flera utmärkta fristående lösningar för detta.

En integration måste byggas, så att ordern kan tas utanför ERP-systemet och synkroniseras med det senare. Det är bra, men det kan bli väldigt komplicerat.

ERP-systemets logik för ordermottagning kan behöva speglas på den mobila enheten.

När vi t.ex. anger en kvantitet på en försäljningsorder i ERP kan det hända att ERP-systemet omedelbart validerar när vi kan leverera ordern, eller hur många av artikeln som finns i lager, eller om kunden i fråga överhuvudtaget kan köpa den här artikeln.

Utesäljaren måste ha den logiken tillgänglig även när han eller hon tar emot order, så att servicenivån blir densamma oavsett om man har att göra med säljaren eller huvudkontoret.

Det är inte bra om säljaren måste ringa kontoret på telefon och be någon kolla upp om en vara kan levereras i morgon.

Om den här typen av valideringsrutin också ska vara tillgänglig för säljaren behöver vi en lösning som kan tillämpa ERP-systemets logik. Det finns i huvudsak två sätt att göra detta på:

  • Offline: kod eller logiska anslutningar kan replikeras mellan ERP-systemet och de mobila enheterna, vilket ger samma funktionalitet i båda.
  • Online: Alternativt kan ERP-systemet göras så att funktionerna blir tillgängliga i runtime på de mobila enheterna. På så sätt använder den mobila enheten affärssystemets logik direkt.

Så vilket är bäst? Det finns inget slutgiltigt svar.

Om dina kunder förväntar sig att ordern ska packas och skickas samma dag är offlinelösningen förmodligen inte aktuell.

Business Central är nu helt webbläsarbaserat, har fantastiska funktioner som att visa artiklar med bilder i listuppslagningar och är informationsberikat på ett mycket smartare sätt. Det är något som utesäljarna gillar. Online-alternativet blir hela tiden mer attraktivt.

Vi vill låta säljarna ta emot order direkt i affärssystemet.

Utan mobiltäckning

Det kan hända att de externa säljrepresentanterna åker till platser med opålitlig internettäckning. I den situationen kommer online-lösningen att orsaka problem och offline-lösningen, med separat programvara, kommer att rädda dagen.

Numera är internettäckningen generellt sett mycket god, men det finns definitivt undantag och det är också en fråga om hur kritiskt det blir om ordermottagningen inte är tillgänglig.

I Business Central kan vi kanske klara oss med en Team Member-licens om vi vill ge onlineåtkomst till externa säljare. Detta ger tillgång till ett urval av tabeller.

I Business Central kan vi skapa ett Role Centre där vi väljer ut de funktioner som säljaren ska använda; vi får då ett mycket avskalat användargränssnitt, där våra säljare faktiskt har tillgång till alla funktioner och logiska konfigurationer i ERP-systemet, men där allt som inte är nödvändigt har skalats bort, vilket ger säljarna ett intuitivt verktyg.

Det innebär också att vi slipper köpa en separat beställningslösning och genomföra integrationen för att synkronisera den med ERP. Det kan man faktiskt spara mycket pengar på.

Säljares provision

Provision hanteras inte särskilt bra på Business Central. Det innebär alltid en massa rapporter, något som säljare hatar. Att behöva samla in data och reda ut saker i efterhand kommer aldrig att vara populärt bland provisionsavlönade säljare.

Våra säljare kan ha flera olika provisionsavtal, beroende på vilka kunder de säljer till, och de vill själva kunna se vilken provision de tjänar för vad – och ha ett enkelt sätt att verifiera att beloppen är korrekta.

I Business Central finns det inga standardkomponenter som hanterar detta på ett bra sätt.

Vi vill hämta data från ERP och importera dem till ett Business Intelligence system, t.ex. Microsoft Power BI. Vi behöver ett sätt att enkelt hämta data från Business Central.

App på Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Använd Data Access Managed API-integration för de mest populära tabellerna från Business Central – för att ansluta till Microsoft Power BI eller någon annan tredjepartslösning
Försäljningsställe

FÖRSÄLJNINGSSTÄLLE (POS)

POS betyder Point-of-Sale, förstås, och det handlar om att ha en kassaterminal som kan kommunicera med affärssystemet.

De viktigaste funktionerna

POS är en kategori av IT-lösningar som har kommit långt rent tekniskt. Det handlar inte längre bara om kontanter och betalkort, nu handlar det om mobila betalningar, lojalitetskort, myntautomater, kampanjhantering, rabatter – listan kan göras lång.

Många frågor är viktiga:

  • Ska vi kunna ta emot mobila betalningar?
  • Måste vi hantera kontanter, och bör det ske utan att kassörskan har tillgång till kontanter?
  • Måste vi registrera lojalitetskort?
  • Hur många kunder passerar genom kassan per timme, och hur mycket tid som går åt till manuell hantering är acceptabelt?
  • Hur snabb bör registreringen av föremål vara?
  • Måste vi hantera artiklar utan streckkoder?
  • Måste assistenterna själva kunna sätta priser och kanske ge rabatter?
  • Ska kassan kunna tillämpa rabatter från affärssystemet för vissa kunder?
  • Ska varje assistent logga in i kassan och ska alla transaktioner i ERP stämplas med kassörens ID?
  • Måste kassan tåla en viss miljö, t.ex. kyla eller fukt?
  • Bör POS föreslå merförsäljning eller kompletterande artiklar?
  • Borde det vara möjligt att se lagret, kanske även hos andra butiker?
  • Ska det vara möjligt att beställa varor som inte finns på hyllan?
  • Ska POS synkronisera med ERP-lösningen över natten, eller behöver vi order som registreras omedelbart?

Det finns många frågor att ta ställning till när man ska välja en POS-lösning. Ovanstående är bara några av de mest uppenbara.

Artikelstruktur och lagerhantering

Artikelnummer och streckkoder är ett stort ämne i kassasystem. Om vi säljer varor som köpts in från leverantörer är vi i viss mån utlämnade till deras godtycke när det gäller streckkoder.

Mappning av artikelstreckkoder till artikelnummer i ERP-systemet är en viktig förberedelse inför införandet av ett POS-system.

Vi ser fall där alldeles för mycket pressas in på samma artikelnummer i kassasystemet eftersom butiken arbetar med enhetspris på massor av olika artiklar, vilket innebär att samma streckkod används för olika artiklar.

Det är dåliga nyheter, eftersom det gör lagerhanteringen omöjlig. Du kan inte se vilka varor som har passerat kassan. Du kan inte mäta svinn och stöld. Du kan inte räkna inventarierna.

Streckkoderna måste också återspegla strukturen på de varianter som du arbetar med i ERP.

Om du säljer en skjorta i fyra olika färger, sex storlekar och två material måste POS-registreringen göra det möjligt att i ERP-systemet se exakt vilken variant som har sålts. Vi kommer att prata mer om ämnet varianter i avsnitten om e-handel och masterdata.

Du bör också besluta om nivån på lagerhanteringen i butiken.

Företag vill vanligtvis hantera fjärrlagret mycket detaljerat, medan lagerhanteringen i de enskilda butikerna ofta är mindre detaljerad.

Det är inte många affärssystem som erbjuder en bra lösning för planering, påfyllning och tillgänglighet samtidigt som de har en snygg POS-lösning.

Webbshop för e-handel

E-HANDEL WEBBSHOP

En webbshop är något som många företag behöver, oavsett om de arbetar business-to-business (B2B) eller business-to-consumer (B2C) – eller kanske business-to-agent (B2A), eller genom någon annan typ av relation.

Det finns många olika sätt att bedriva e-handel på, men vi vill börja i affärssystemet och arbeta oss fram till webbutiken.

Vår resa börjar i ERP

Affärssystem är bra på att hantera data. Det är vad de är utformade för. E-handelssystem är inte alltid optimala när det gäller att hantera data; det är ofta bara de som arbetar i webbutikens back-end-system som känner till masterdata och datastrukturer och förstår hur de ska underhållas.

Vi vill behålla så mycket data som möjligt i ERP-systemet. Vi pratar om strukturerade dataattribut, textsträngar som ska användas i webbutiken, bilder som ska kunna visas eller filer som ska kunna laddas ner. Det är mycket data inblandat.

Det är ett omfattande arbete att underhålla stora volymer artikeldata i e-handelssystemet. Att uppdatera data manuellt i båda systemen är definitivt inte en bra lösning.

Strukturerad masterdata

De mest grundläggande datakraven är masterdata för alla artiklar, alla artikelbeskrivningar, försäljningspriser osv. Så mycket som möjligt av detta ska vara sökbart, så att kunden kan söka efter produkter.

Den information som kunderna vill hitta i din webbshop är av samma typ som du vill ha i form av strukturerad data i ditt ERP-system. Det är logiskt att underhålla masterdata i ERP och synkronisera dem med webbshoppen.

Varianter av masterdata

Vi har olika varianter av samma masterdata. Färger är ett bra exempel. Vi säljer en artikel som är avsedd för barn, och vi lagerför den i sex olika färger: Cyan, Turkos, Royal Blue, Magenta, Cherry och Pink.

Det här är inte de färgkoder som används av vår leverantör, så vår inköpsavdelning har ett fält som visar CMYK-färger för alla artiklar.

I din webbshop kanske kunderna inte söker så detaljerat. De söker efter blått eller rött och får upp de olika varianterna.

I det här fallet får vi tre olika färgkoder på varje artikel. Vi behöver all denna information på varje artikel.

HTML-formaterad text

Affärssystemet måste också kunna lagra HTML-formaterad text som skickas till webbutiken och visas korrekt.

Vi behöver visa ikoner och piktogram på varor för att visa att varan är ekologisk, parabenfri etc. Vi måste kunna registrera detta i ERP-systemet så att ikonerna visas i onlinebutiken.

Vi måste också kunna lagra bilder av artikeln i ERP-systemet för visning i onlinebutiken.

Den utesäljare som arbetar i affärssystemet kan skapa försäljningsorder på sin surfplatta och kommer att dra nytta av att ha samma bilder, information och sökmöjligheter i affärssystemet som kunderna har i onlinebutiken. Och lagerarbetarna kan också se beskrivningar och alla bilder av den vara som ska plockas.

Hierarkier

Vi vill också hantera hierarkierna av artiklar och artikelgrupper i affärssystemet, dvs. den struktur som styr hur artiklar hittas i webbutiken när kunden väljer en kategori eller söker efter artiklar.

Målet är att vi ska kunna skapa en ny artikel och med masterdata i Business Central som automatiskt placerar artikeln i hierarkin, så dyker artikeln automatiskt upp på rätt plats i webbutiken – med bilder, priser och allt – utan att någon behöver kopiera/klistra in något i webbutiken.

Integration

Egentligen är den svåraste frågan när det gäller integration hur du vill utnyttja funktionerna i ERP-systemet för att ge bra kundservice i onlinebutiken.

När en kund vill veta om en vara finns i lager, hur går nätbutiken då in i affärssystemet för att ta reda på det?

Vi vill egentligen inte ha integrationer. Vi föredrar att onlinebutiken hanteras direkt från Business Central. Och idag är det möjligt.

App på Microsoft AppSource
APP
B2B Ecommerce
Lansera en B2B-webbutik utan integrationsarbete och tungt underhåll
CRM och marknadsföring

CRM & MARKNADSFÖRING

ERP & CRM

Generellt sett integreras ERP-system ganska dåligt med CRM-system (Customer Relationship Management), med tanke på hur värdefull den integrationen faktiskt kan vara.

I stort sett slutar jobbet med en order i CRM-systemet, och i ERP börjar allt med en offert eller en order. Det finns dock en hel del överlappningar.

Den säljare som gör en affär med kunden vill ha tillgång till all information och alla affärsregler i affärssystemet i CRM-systemet för att kunna göra så bra affärer som möjligt.

Affärssystemet innehåller produktdata, klassificeringar, rabattregler, inköpshistorik, fakturor, betalningshistorik, utestående belopp, lager, reservationer, leveranstider, kapaciteter etc.

Arbetar du med ERP eller CRM?

Säljaren kan naturligtvis också skapa offerter i ERP, och det kan vara den bästa lösningen, särskilt om artiklarna behöver konfigureras.

Men all kunddialog, alla e-postmeddelanden och alla aktiviteter hanteras normalt i CRM-systemet, inte i affärssystemet, så enligt det argumentet skulle det vara att föredra att ha offerten i CRM-systemet.

Integration

Integrationen mellan ERP och CRM är ofta enkel och handbyggd. Integrationen mellan Business Central och Dynamics 365 Sales förbättras gradvis.

I grund och botten måste vi kunna skapa en order i CRM och skicka den till ERP, men det är långt ifrån tillräckligt. CRM och ERP måste vara två integrerade affärsprocesser. Att överföra data från ERP till CRM räcker inte heller för att hålla säljaren informerad.

Hur är det med felhantering, till exempel, eller ändringar? Vad ska hända om en order ändras, antingen i ERP eller i CRM? Ska en ändring i CRM synas i inköp och produktion i ERP? Kommer en ändring av t.ex. leveransdatum i ERP också att synas i CRM och kan säljaren se att han borde prata med kunden om det nya datumet?

Det finns många exempel på detta, och integrationen blir till slut en stor uppgift.

Den ultimata lösningen är att säljaren använder ERP-komponenter som gjorts tillgängliga av ERP till CRM och som är så vackert integrerade att säljaren inte märker att vissa av funktionerna faktiskt kommer från ett annat system.

Vanlig tvåvägssynkronisering av masterdata som t.ex. kontaktuppgifter kan därmed hanteras med hjälp av vanlig integration och affärslogik kan hanteras genom att bädda in funktioner från det andra systemet.

Integration av marknadsföring

När vi talar om försäljning och marknadsföring får vi inte glömma att marknadsavdelningen har ett växande IT-behov.

Enligt vår erfarenhet är de flesta nuvarande CRM-system inte utformade för marknadsförare som arbetar i de tidiga stadierna av kundresan. Säljchefen är normalt inte medveten om marknadsföringens IT-behov, medan de flesta moderna marknadsförare bara ser CRM som en kontaktdatabas.

Det är långt ifrån ovanligt att marknadsavdelningen prenumererar på 10-20 olika molnsystem som IT-avdelningen aldrig har hört talas om. Och vissa av dem integreras till och med med CRM eller ERP, utan att CRM- och ERP-cheferna är medvetna om det.

Olika verktyg för olika skeden

Generellt sett arbetar vi i olika faser av kundresan:

  • ERP-registreringar: från säljoffert till inköpsorder.
    ERP handlar om transaktioner och affärsregler.
  • CRM-registreringar: från lead till säljorder.
    Säljare behöver kommunikationsmöjligheter och tillgång till information för att stärka dem i mötet med kunden; de behöver hjälp med att hålla koll och prioritera i det dagliga arbetet.
  • Marknadsföringens registreringskrav: från första kontakt till lead.
    CRM räcker inte för marknadsföring, eftersom CRM bara ger full kontroll om du tittar på varje enskild kund manuellt.

Marknadsföring behöver automatiserade processer som efterliknar manuell bearbetning.

Marketing köper därför processverktyg såsom marketing automation för att övervaka stora mängder data, profilera kunder och utföra automatiserade processer på grundval av detta.

CRM bör naturligtvis integreras med marknadsavdelningens verktyg. Ibland kan detta göras mycket enkelt. Power Automate kan t.ex. ta data från e-postsystem eller marknadsföringskampanjer och direkt skapa leads eller kontakter i Dynamics 365 Sales.

Marknadsavdelningens verktyg kan vara till stor hjälp för säljarna. De kan samla in en hel del information om kundbeteenden som är av intresse för säljarna.

Sune Lohse

Sune Lohse avslöjar alla väsentliga krav

– och vilka apps som kan uppfylla dem

den kompletta guiden
Hur man gör BUSINESS CENTRAL
– utan kundtillägg – använder endast APPS