De 9 saker som advokater behöver från dokumenthantering. Välj din ambitionsnivå här

Dokumenthantering är viktigt för jurister. Det är i stort sett så de försörjer sig – genom att skriva kontrakt, avtal och andra typer av dokument. En advokatbyrå har därför mycket att vinna på att sköta dokumenthanteringen på ett bra sätt.

Här kan du läsa om vad du bör kräva av ett dokumenthanteringssystem. Lars Houmann ger en överblick över de ambitionsnivåer du kan välja mellan.

By: Lars Houmann, CTO, Abakion
» Lars on Linkedin

Att skicka Word-dokument fram och tillbaka via e-post är rutin för många jurister. Det är här vi börjar vår berättelse – och sedan kommer vi att lägga till fler och fler krav på dokumenthantering.

Punkt ett: versionshantering

Klienten är på väg att ingå ett avtal med en samarbetspartner, och nu skickar han utkastet till avtal till sin advokat för granskning. Vanligtvis är det ett Word-dokument, så advokaten slår på “spåra ändringar” och lägger till ändringar och kommentarer i dokumentet.

För att undvika att förstöra originalet vill vi versionshantera dokumentet.

Med versionshantering kan både originalet och ändringarna visas. Sedan vill vi ha möjlighet att spåra alla versioner genom hela processen. Versionshantering är oftast det första kravet som dyker upp när vi diskuterar dokumenthantering.

Vi vill kunna se vilken version av dokumentet som är aktuell och vem som äger dokumentet just nu.

Klassiskt filutbyte

Så vi bifogar dokumentet till ett e-postmeddelande och skickar tillbaka det till kunden – och dokumentet kan pendla fram och tillbaka på det här sättet många gånger.

Detta är klassiskt filutbyte. Om du inte har något dokumenthanteringssystem är detta det enda sättet att göra det på. De flesta jurister tycker att metoden är krånglig, men man får leva med det om man inte har något annat alternativ.

Det finns många felkällor.

Om vi har skickat en ny version till den andra parten, men har glömt några ändringar, lägger vi till dem nästa dag och skickar iväg en ny version… Men under tiden ändrar den andra parten den döda kopian, och nu har vi plötsligt olika versioner med olika ändringar. Det är ett klassiskt problem.

Versionskontroll är en stor utmaning.

Strukturerad versionshantering

Det gör att vi vill ha en mer strukturerad versionshantering, och det kräver ett dokumenthanteringssystem.

Nu finns Word-dokumentet inte bara i en mapp på en nätverksenhet, utan i ett dokumenthanteringssystem – och innan vi börjar ändra i dokumentet skapar vi en ny version av det i dokumenthanteringssystemet, och sedan håller systemet reda på versionerna.

Ja, vi kunde också ha gjort detta manuellt genom att klicka på “Spara som” i Word och kalla filen “Kontrakt-version12.docx” – men ett system är mycket bättre på att hantera detta utan att göra misstag.

Systemet ser till att dokumentet sparas på rätt ställe och att vi kan se i dokumentet att det finns olika versioner, det går att bläddra fram och tillbaka mellan versionerna.

När endast kollegor inom organisationen har tillgång till systemet behöver den andra parten fortfarande få dokument skickade, precis som tidigare. Vi har alltså fortfarande den grundläggande utmaningen att personer utanför vårt nätverk som inte har tillgång till dokumentsystemet riskerar att ändra en död kopia, eftersom de inte kan se att det finns en nyare version.

Vi löser denna utmaning med nästa krav på dokumenthanteringssystem: direktåtkomst för externa parter.

Kundportal

Många dokumenthanteringssystem kan ge externa parter direkt tillgång till dokument. De flesta kallar detta för en klientportal.

En klientportal ger externa parter tillgång till att läsa och redigera dokument. De kan skapa nya versioner, de kan se vem som ändrar i dokumentet just nu och de kan redigera det direkt.

I klientportalen finns en gemensam åtkomstpunkt för dokumentet och vi behöver inte längre skicka filer fram och tillbaka. Vi riskerar inte längre att skicka en fil till fel mottagare. Sammantaget löser det en hel del praktiska utmaningar.

Det finns bara en kritisk punkt där vi kan göra misstag, och det är när vi lägger till de personer som ska ha tillgång till ärendehandlingarna via klientportalen.

Simultan redigering

Vi har nu nått en nivå som väldigt många advokatbyråer kommer att vara nöjda med – men om ni är många som ska arbeta med samma dokument behöver ni lite mer.

Det finns vissa system som tillåter samtidig redigering av dokument. Då kan flera parter läsa och ändra i samma dokument samtidigt. Det kan hända att du är halvvägs genom dina ändringar av dokumentet och medan du arbetar med den andra halvan kan en annan part börja överväga de tidigare sidorna.

Samtidig redigering är riktigt snyggt – men du måste tänka på hur du samarbetar. Alla tillägg är synliga för alla i samma ögonblick som de skrivs.

Ibland vill man skriva interna kommentarer i dokumentet eller låta andra interna personer granska dokumentet innan det lämnas ut till en extern part; här måste man komma ihåg att allt som standard är synligt omedelbart vid samtidig redigering.

Simultanredigering är särskilt smidigt för stora avtal, där flera interna medarbetare kan arbeta med samma dokument samtidigt. På så sätt kan en sekreterare börja skapa bilagorna och innehållsförteckningen samtidigt som juristerna skriver det faktiska innehållet. Om det finns en hård deadline är simultanredigering oumbärlig.

Arbeta offline

Som standard kräver ett dokumentsystem att du är online för att kunna arbeta med dokument. Vissa jurister behöver dock kunna arbeta med dokument när de vill – även när de är offline.

Många system erbjuder möjligheten att checka ut ett dokument ur systemet och ta det med sig offline.

Systemet hindrar sedan andra från att redigera dokumentet medan du har det offline. Du kan alltså ta med dig dokumentet till stugan över helgen och checka in det när du kommer tillbaka till kontoret på måndagen. Men under tiden är det låst för andra användare.

Online överallt

Omvänt vill vissa människor också vara online överallt.

Om du är ute hos en kund och behöver ett visst dokument är det praktiskt om du kan hitta alla dokument i systemet via dokumenthanteringsfunktionen. Vissa system ger tillgång till dokument på surfplattor och mobiler, så att du har tillgång till dem var du än befinner dig.

Samling av mallar

Vi har talat mycket om att ta fram dokument. De flesta byråer har en samling mallar för detta ändamål.

Advokater producerar ofta dokument som liknar något som har skapats tidigare, så det är verkligen användbart att ha en samling dokumentprototyper för olika typer av ärendehantering – det vill säga en mallsamling.

Dokumentsystem kan vanligtvis inte hantera mallsamlingen på det sätt som jurister behöver för att använda dem, men det underlättar ändå om systemet kan arbeta med dokumentmallar.

Fritextsökning och taggar

Att ha stöd för mallar i dokumentsystemet är en sak. En annan är att när man har utgått från en mall och anpassat den till en specifik kund, så är det lätt hänt att man ett år senare får ett liknande ärende och tänker: “Vad var det egentligen vi gjorde förra gången?”. Då är det en verklig välsignelse att kunna hämta tillbaka tidigare dokument på ett effektivt sätt.

Fritextsökning är verkligen viktigt här. Om dokumenten lagras på en filserver är sökningarna mycket besvärliga, men många dokumenthanteringssystem gör det enklare. Dokument kan också berikas med metadata.

Om du kopplar alla relevanta taggar till dina dokument blir det mycket lättare att hämta rätt dokument senare.

Inbyggd ordbehandlare

Vid införandet av ett dokumenthanteringssystem är det också nödvändigt att beakta följande:

Kan den andra parten överhuvudtaget läsa och redigera dokumentet?

Till att börja med kräver det att den andra parten har tillgång till det ordbehandlingsprogram som dokumentet skapades i. Om vi använder Word, vad gör vi då om vi behöver arbeta med någon som inte har Word? Det är väldigt irriterande om Word-dokumentet kommer tillbaka från någon som har redigerat det i OpenOffice, och allt plötsligt ser konstigt ut.

Lösningen är att vissa dokumenthanteringssystem har redigeringsprogramvaran inbyggd. Om man till exempel använder SharePoint som dokumenthanteringssystem ingår även Word i klientportalen, så motparten behöver inte själv ha Word installerat för att kunna läsa och redigera.

Detta är särskilt praktiskt för advokater med privata klienter, som kanske inte alla kan förväntas ha tillgång till Word.

Vill du veta mer?

Vi har presenterat nio bra saker som advokater bör kräva av en dokumenthanteringslösning. I grund och botten handlar det om möjligheten att enkelt utbyta och redigera dokument. För att förhindra att dina anställda blir kreativa på egen hand med Dropbox eller Google Drive är det vettigt att tillhandahålla en bra dokumenthanteringslösning.

Vi hoppas att du nu känner dig inspirerad att bedöma vilken nivå din advokatbyrås dokumenthanteringsambitioner bör ligga på. Och vilka krav du bör ställa.

Om du vill veta hur vi på Abakion hanterar dokumenthantering med SharePoint för Abakion Legal, ring oss på 70 23 23 17 eller skriv till min kollega Tom de la Cour på tdc@abakion.com.