BI ställer organisatoriska krav på din advokatbyrå

Om du ska använda Business Intelligence kommer det att ställa vissa krav på din advokatbyrå. Det handlar inte bara om teknik, utan i hög grad också om organisation. Här går Jacob igenom vilka faktorer du bör fokusera på i före- och efterscenarierna – och ger dig några do’s and don’ts.

Skrivet av Jacob Sanchez Garcia, konsult Business Intelligence, Abakion

BI ställer krav på din organisation

En BI-lösning ( Business Intelligence ) öppnar upp för många möjligheter att utnyttja data på ett bra sätt och skaffa sig affärsinsikter som kan hjälpa dig att fatta bättre beslut, optimera processer och skapa innovation. Hur mycket nytta man kan dra av BI beror dock på hur BI-lösningen implementeras och används.

BI är mer än bara den tekniska implementeringen av lösningen. Det ställer också vissa krav på din organisation.

För att förverkliga potentialen och få ut det fulla värdet av BI måste verktyget inte bara ses som en ny teknisk pryl, utan snarare som ett dynamiskt, affärsdrivet projekt som omfattar, förutom viss teknik och data, din organisation, dina medarbetare och arbetsflöden – och som i princip inte har något utgångsdatum.

Detta innebär att man måste arbeta strukturerat och ha en tydlig strategi.

I stora drag kan processen delas in i vad som händer före och efter den faktiska tekniska implementeringen av BI-lösningen. Nedan följer en sammanfattning av de viktigaste faktorerna som kan påverka nyttan av en BI-lösning.

Före

Utarbeta en tydlig strategi och en färdplan för BI-projektet. Du kanske vill försöka besvara följande frågor:

  • Vad vill du uppnå med BI? Vad är målet?
  • Hur passar det in i din övergripande affärsstrategi?
  • Vilka är intressenterna, dvs. vem är projektägare och vilka är användarna?
  • Hur kan man säkerställa att projektet tas i bruk av användarna ute i organisationen?
  • Vilken information och vilka data ska ingå i BI, och varför?
  • Vilka mätvärden och KPI:er är viktiga för dig?
  • Hur ska ni mäta om era mål och KPI:er uppfylls? Och hur kommer det att följas upp?
  • Vilka steg måste du ta för att lyckas med BI-implementeringen, och när?

Ett annat bra tips är att utse relevanta (nyckel)personer som kommer att använda BI-lösningen och involvera dem i projektet från början och under hela processen.

Efter

Med en bra strategi och en färdplan för utrullningen av BI-projektet har grunden lagts för att dra nytta av BI i framtiden efter den tekniska implementeringen. Sedan kommer den inte mindre viktiga delen som handlar om introduktion, införande och utveckling.

Även den mest kompletta och avancerade BI-lösning är värdelös om den inte införs och används i organisationen.

Erfarenheten visar att användaranpassning ofta är en av de största utmaningarna i BI-projekt – och tyvärr är det ofta en orsak till att projektet misslyckas eller inte lever upp till förväntningarna. Den här delen ska därför inte underskattas.

Användaranpassning kan säkerställas genom introduktionskurser, workshops, utvärderingar, uppföljning och vidareutveckling. I denna process kan det vara en fördel att återgå till de ursprungliga målen och motiven för BI-projektet och påminna användarna och sig själv om de problem som BI var tänkt att lösa.

Som vi nämnde inledningsvis är ett BI-projekt en dynamisk enhet utan något slutdatum. I princip är det en iterativ process som består av de välkända faser som ofta beskrivs som: Lära – iterera – göra.

BI är med andra ord inte bara något man köper, trycker på en knapp och sedan är allt bra. Se BI som en långsiktig investering och en dynamisk process som du kontinuerligt utvecklar, justerar och förfinar så att den hela tiden håller jämna steg med din verksamhet. Därför är det också viktigt att redan från början vara medveten om att du längre fram kommer att behöva göra förändringar för att få bästa möjliga affärsnytta.

Med den insikten och det förhållningssättet kan man förhindra att utvecklingen, och därmed BI-projektet, stagnerar.

Vad man bör och inte bör göra

Även om det är lätt att komma igång med Business Intelligence finns det flera saker som kommer att påverka din framgång med BI och den avkastning det ger. Nedan följer några allmänna regler för hur man bör och inte bör ta sig an ett BI-projekt.

Do’s

  • Identifiera och definiera dina rapporteringsbehov. Vad vill du uppnå?
  • Kartlägg en process för implementering och utrullning i företaget.
  • Inkludera slutanvändarna och förbered dem.
  • Utse en “rapportägare”. Vem kommer att ansvara för innehållet?
  • Använd verktyget.

Vad man inte får göra

  • Gör inte som du brukar göra. Gör dig av med Excel-kalkylblad som finns lite här och var på lokala datorer.
  • Fyll inte rapporterna med siffror och diagram. Det blir rörigt och oöverskådligt och budskapet går förlorat. Mindre är mer.
  • Lägg inte ditt rationella, kritiska sinne åt sidan. Ställ alltid frågor om dina data.

Se mer om

Om du vill ta en titt på Abakions BI-lösning för advokatbyråer kan du läsa mer på vår webbplats (på danska). Vi har skapat en BI-lösning som är särskilt utformad för jurister och som fungerar direkt och kan tas i bruk direkt. Datastrukturering och utveckling av rapporter och visualiseringar är klara, och du kan borra dig rakt ner i siffrorna och få nya insikter om din verksamhet.

Vår BI-lösning omfattar både finansiell rapportering och ärenderapportering. Förutom ett antal standardrapporter får du en komplett datamodell till ditt förfogande så att du kan skapa dina egna rapporter och analyser.