Se hva advokatkontorene vil trenge av IT i fremtiden
Abakion inviterte en rekke av Danmarks største advokatkontorer til et IT-inspirasjonsmøte for å få en forståelse av advokatenes ambisjoner for sin IT, både nå og i fremtiden.
Praksisene som deltok, ligger i forkant av den teknologiske utviklingen, og de har helt spesifikke krav og utfordringer på IT-fronten, særlig når det gjelder tidsregistrering, fakturering og rapportering. Du kan lese mer om dem her.
Flere av de store advokatfirmaene kom for å delta i dagens samtale, som fant sted i Vibenshuset i København.
Blant de fremmøtte praksisene var Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner og andre.
Dagen hadde et fremtidsrettet tema som dreide seg om intern og ekstern dokumentdeling, fakturakontroll og spørsmålet om hvorvidt de komplekse prosessene med timeregistrering, fakturering og rapportering kan intensiveres.
Temaer som vi opplever at preger det daglige juridiske arbeidet.
Sesjonen ble innledet av representanter fra Microsoft, som deltok av to grunner: for å presentere forbedringene i april-versjonen av Dynamics 365, og for å høre om de utfordringene advokatbransjen står overfor, slik at de kunne ta hensyn til dem.
Overgangen til kundediktert rapportering
Da representantene fra de ulike advokatfirmaene tok ordet, var det enighet om at faktureringsprosessen fortsatt tar mye tid – selv i selskaper som allerede har automatisert prosessen.
Det er fortsatt for mye manuelt arbeid knyttet til fakturering. Og det til tross for at de store advokatfirmaene har fulgt med i den teknologiske utviklingen og for lengst har trappet opp prosessen.
Systemene kan vanligvis ikke støtte alle de spesielle kravene som følger med en kundekontrakt, fordi de mangler den nødvendige smidigheten.
Stadig flere advokater opplever at klientene stiller stadig flere krav til fakturering og rapportering, inkludert pris- og rabattstrukturer og ulike former for trinnvis rabatt. Alt dette kan være vanskelig å håndtere i systemet.
Utfordringen oppstår derfor fordi disse tingene ofte må håndteres manuelt.
Av samme grunn er noe av det som ofte etterspørres av advokatfirmaer, et mer dynamisk system med større fleksibilitet og mulighet til å redigere og justere tidsregistreringer, spesifikasjoner osv. underveis.
En av grunnene til dette er at en standard for hvordan fakturaer skal se ut, ikke lenger kan produseres uten videre.
Det betyr at advokatene trenger smidige systemer hvis de skal lykkes med å automatisere faktureringsprosessene sine og samtidig imøtekomme klientenes IT-systemer og rapporteringskrav. Den rådende enigheten var at det derfor ikke er mulig å bruke én systemomfattende metode.
Flere ulike metoder må tas i bruk for å oppfylle alle de mange kravene som stilles av kundene.
Som organisasjon kan det derfor være lurt å forbedre effektiviteten ved å standardisere prosessene og innarbeide best mulig flyt og ensartethet i systemet. Men så lenge dere må ta hensyn til klientenes nedstrømssystemer, må advokatenes systemer kunne spenne over hele spekteret.
Konkurranseparameteren for enhver advokatpraksis er tross alt evnen til å levere en samlet pakke til klienten.
Feil og avvik i tidsregistreringer
Akilleshælen for advokater er ofte knyttet til tidsregistrering. Dette ble tydelig på møtet.
Tidsregistreringen skal være rask og enkel. Men den må også være korrekt og grundig hvis den ikke skal kreve korrigerende tiltak.
I en travel hverdag, der ting ofte gjøres i all hast, kan det forekomme feilregistreringer og oppføringer som gir mening for den som foretar dem, men ikke alltid for andre i eller utenfor organisasjonen.
Dette er et problem.
Det tar for mye tid i den andre enden, når oppføringene skal brukes til fakturering og rapportering.
Det er ineffektivt – og det er en atferdsutfordring som det må tas hensyn til.
Det stiller krav til arbeidsflyten som hjelper advokatene med å finne feilregistreringer så tidlig som mulig i prosessen. For hvis tidsregistreringen er korrekt og oppfyller klientens krav, kan advokatene konsentrere seg om det juridiske arbeidet – som både er det de ønsker å gjøre og det de er best til.
Det er derfor viktig at alle er oppmerksomme på problematikken.
Men den kvalitative vurderingen av når en sak er klar for fakturering eller ikke, handler ikke bare om å innføre noen interne arbeidsflyter i organisasjonen. Det handler også om å komme til et punkt der man kan bygge screeningprosessen inn i systemet, slik at man minimerer bortkastet tid på fakturering.
En digital verktøykasse for læring, takk
I dag har vi altså å gjøre med både prosesser og systemer som bare delvis støtter den ønskede atferden.
Måten vi i dag forstår tidsregistrering på, må derfor utfordres.
Det handler også om å gjøre det enkelt for medarbeiderne å videreformidle den informasjonen de har, når de har den, når den er tilgjengelig og kan tilføre verdi i prosessen fremover. Derfor ble det også tatt til orde for en digital arbeidsflyt som kan bringe prosessen videre i stedet for å stoppe den.
Eksempler på slik informasjon kan være: Hvem er riktig fakturamottaker? Når skal kunden faktureres? Hvilken rabatt skal gis? Når er budsjettet i ferd med å bli overskredet?
Et system som kan drive en slik faktureringsflyt, står høyt på advokatfirmaenes ønskeliste for å gjøre oppfølgingen så effektiv som mulig.
Så spørsmålet er om det er sannsynlig å oppnå en automatisert faktureringsprosess.
Det var det generell enighet om blant advokatfirmaene. Men det krever at vi tenker ut av boksen og tar hensyn til atferdsaspektet.
Fremtidens løsning for advokatpraksis
For å støtte en best mulig faktureringsprosess bør tidsregistrering, fakturering og rapportering betraktes som én og samme reise.
For øyeblikket er det imidlertid for mange forstyrrende faktorer som svekker effektiviteten i den ønskede arbeidsflyten.
Noen advokatfirmaer har begynt å automatisere prosessen i den grad det er mulig – men det er fortsatt rom for forbedringer. Effektiviteten i faktureringsprosessen henger sammen med behovet for å kunne oppfylle kundenes krav og samtidig ha systemer som støtter den ønskede faktureringsflyten.
Hvorvidt maskinlæring, kognitive tjenester og kunstig intelligens i fremtiden vil kunne gå inn og dekke advokatkontorers behov med utgangspunkt i det advokater gjør, vil bare tiden vise.
I mellomtiden kan du lese om Abakion Legal, en løsning som er utviklet for advokatfirmaer og basert på de nyeste versjonene av Microsoft Dynamics 365 og SharePoint.